Iniziare ad usare OFN è semplice, basta attuare i seguenti passaggi:

1. Registra il tuo profilo aziendale. Scegli le opzioni "Produttore" e poi "Negozio" e completa le tue impostazioni dell'azienda con i dettagli richiesti.

2. Inserisci i tuoi prodotti.

3. Imposta i metodi di pagamento disponibili per i tuoi clienti (in contanti alla consegna, bonifico, pagamento online con carta di credito, ecc.)

4. Imposta i metodi di spedizione disponibili per i tuoi clienti (ritiro in luogo ed orario definito; consegna a domicilio, ecc.)

5. Imposta un ciclo di richieste : così il tuo negozio aprirà alla data di inizio da te definita! Un ciclo di richieste è un periodo durante il quale i consumatori possono richiedere i prodotti che saranno consegnati o ritirati in un momento stabilito. Alcuni Hub hanno un ciclo di richieste settimanale. Alcuni hanno un ciclo di richieste sempre aperto.

Congratulazioni! Il tuo Negozio è ora attivo!

Quando inizi a ricevere gentili richieste, puoi gestirle nella sezione gentili richieste.

Tutti i dati di cui hai bisogno per preparare e consegnare i tuoi prodotti possono essere consultati nella sezione report.

Funzionalità più avanzate che ti potrebbero servire

• Il tuo profilo aziendale:

  • puoi dare ad altri distributori locali (Hub su OFN) il permesso di vendere i tuoi prodotti nel loro negozio.

  • Puoi aggiungere gestori al tuo negozio per condividere i compiti amministrativi!

• I tuoi prodotti:

  • Puoi specificarne particolari caratteristiche (es. BIO, plastic free, ecc...)

  • Se un prodotto può essere venduto in diverse forme (es. patate in confezioni da 500g, 1kg e 2 kg), puoi semplificare il tuo listino aggiungendo varianti.

  • Se vendi prodotti con peso e dunque prezzo variabile come carne o ortaggi di grossa taglia (es. un pollo intero, una zucca, ecc.), puoi imparare a gestirli qui.

  • Puoi importare il tuo listino completo se è in formato Excel.

• La tua vetrina:

  • Puoi limitare l'accesso al tuo negozio se vuoi che sia accessibile solo ai "soci" o ad utenti invitati. Per esempio potresti offrire prodotti scontati ai membri della comunità che hanno svolto lavoro volontario per te, oppure potresti voler vendere solo a determinati clienti commerciali.

  • Puoi proporre prezzi differenziati, o mostrare prodotti differenziati, a specifici gruppi di utenti, utilizzando le funzioni di raggruppamento utenti (tramite "etichette") e personalizzazione visualizzazione e prezzi.

  • Se vuoi solo essere visibile su OFN, senza vendere i tuoi prodotti attraverso la piattaforma, puoi impostare una vetrina di sola visualizzazione.

Iniziare ad usare OFN è semplice, basta attuare i seguenti passaggi:

1. Registra il tuo profilo aziendale. Se hai intenzione di vendere sia i tuoi prodotti che quelli di altri produttori, allora scegli le opzioni "Produttore" e poi "Hub"; se invece hai intenzione di vendere solo prodotti di altri produttori, scegli le opzioni "Non-Produttore" e poi "Hub" Completa le tue impostazioni dell'azienda con i dettagli richiesti.

2. Inserisci i tuoi prodotti. Se sei un 'Hub Produttore' allora crea (o importa) il listino dei tuoi prodotti. Sia per Hub 'Produttore' che 'Non-Produttore', contatta le aziende locali i cui prodotti vorresti vendere nel tuo Hub. Chiedi loro di impostare permessi dell'Azienda per collegare i vostri profili aziendali su OFN.

3. Imposta i metodi di pagamento disponibili per i tuoi clienti (in contanti alla consegna, bonifico, pagamento online con carta di credito, ecc.)

4. Imposta i metodi di spedizione disponibili per i tuoi clienti (ritiro in luogo ed orario definito; consegna a domicilio, ecc.)

5. Imposta un ciclo di richieste : così il tuo negozio aprirà alla data di inizio da te definita! Un ciclo di richieste è un periodo durante il quale i consumatori possono richiedere i prodotti che saranno consegnati o ritirati in un momento stabilito. Alcuni Hub hanno un ciclo di richieste settimanale. Alcuni hanno un ciclo di richieste sempre aperto.

Congratulazioni! Il tuo Hub è ora attivo!

Quando inizi a ricevere gentili richieste, puoi gestirle nella sezione gentili richieste.

Tutti i dati di cui hai bisogno per preparare e consegnare i tuoi prodotti possono essere consultati nella sezione report.

Funzionalità più avanzate che potrebbero servirti

• Il tuo profilo aziendale:

  • Da Hub Produttore puoi dare ad altri hub locali il permesso di vendere i tuoi prodotti anche nel suo negozio oltre che nel tuo.

  • Puoi aggiungere gestori al tuo hub per condividere i compiti amministrativi!

• I tuoi prodotti (solo per Hub Produttori):

  • Puoi specificarne particolari caratteristiche caratteristiche (es. BIO, plastic free, ecc...)

  • Se un prodotto può essere venduto in diverse forme (es. patate in confezioni da 500g, 1kg e 2 kg), puoi semplificare il tuo listino aggiungendo varianti.

  • Se vendi prodotti con peso e dunque prezzo variabile come carne o ortaggi di grossa taglia (es. un pollo intero, una zucca, ecc.), puoi imparare a gestirli qui.

  • Puoi importare il tuo listino completo se è in formato Excel.

• La tua vetrina:

  • Puoi limitare l'accesso al tuo negozio se vuoi che sia accessibile solo ai "soci" o ad utenti invitati. Per esempio potresti offrire prodotti scontati ai membri della comunità che hanno svolto lavoro volontario per te, oppure potresti voler vendere solo a determinati clienti commerciali.

  • Puoi proporre prezzi differenziati, o mostrare prodotti differenziati, a specifici gruppi di utenti, utilizzando le funzioni di raggruppamento utenti (tramite "etichette") e personalizzazione visualizzazione e prezzi.

  • Se vuoi solo essere visibile su OFN, senza vendere i tuoi prodotti attraverso la piattaforma, puoi impostare una vetrina di sola visualizzazione.

Il tuo utilizzo della piattaforma Open Food Network dipende dal tipo di attività che svolgi.

Ci sono tre diversi tipi di profili: Profili, Negozi o Hub.

La flessibilità di Open Food Network ti permette comunque di passare da profilo, a negozio, a hub (o viceversa) se la tua attività cresce e/o i tuoi bisogni cambiano.

Hub

Gli Hub possono assumere forme diverse, ma, in sostanza, la tua attività corrisponde ad un "Hub" se hai intenzione di vendere anche prodotti di altri. Puoi distribuire i tuoi prodotti insieme a quelli di altri produttori (un 'Hub Produttore') o agire come semplice distributore di prodotti di diversi produttori (locali) (un Hub Non-Produttore').

OFN può supportare il tuo hub:

1. Aumentando la tua visibilità online.

2. Fornendo ai consumatori un'esperienza vituale di "mercato contadino"

3. Rendendo più fluidi e funzionali i tuoi compiti amministrativi attraverso funzionalità di gestione stock, ordini, flussi di cassa, report di distribuzione, tutto nello stesso posto.

4. Permettendoti di ricevere ordini periodici che si adattano con la stagionalità della produzione e altro...

5. Aiutandoti ad organizzare ordini ciclici regolari come abbonamenti a cassette miste.

6. Aiutandoti a costruire relazioni lavorative solide con i produttori locali che ti forniscono i prodotti.

Il profilo Hub è il più flessibile su OFN e potresti aver bisogno di passare il tuo profilo ad "Hub" per accedere ad alcune funzionalità complesse che offre la piattaforma.

Configurare il tuo profilo su OFN è molto semplice, seguendo i 5 passaggi indicati nella nostra Guida veloce per iniziare, qui.

Negozio

I Negozi possono assumere forme diverse, ma, in sostanza, la tua attività corrisponde ad un "Negozio" su OFN se hai intenzione di vendere solo i tuoi prodotti.

Come negozio, oltre a vendere direttamente i tuoi prodotti attraverso la tua vetrina, puoi anche fornire i tuoi prodotti ad altri distributori (Hub) di OFN.

OFN può supportare il tuo Negozio:

1. Aumentando la tua visibilità online.

2. Rendendo più fluidi e funzionali i tuoi compiti amministrativi attraverso funzionalità di gestione stock, ordini, flussi di cassa, report di distribuzione, tutto nello stesso posto.

3. Permettendoti di vendere in una modalità che si adatti ai tuoi bisogni, che sia un ordine periodico che corrisponde al tuo raccolto annuale o un ciclo settimanale che corrisponde ai tuoi ritmi di panificazione...dipende da te!

4. Supportandoti nel creare relazioni solide con i distributori locali.

Configurare il tuo profilo su OFN è molto semplice, seguendo i 5 passaggi indicati nella nostra Guida veloce per iniziare, qui.

Profilo

Il semplice 'Profilo' è l'opzione base ed è ideale per le micro imprese o gli individui che preferiscono concentrarsi nella produzione del cibo affidandosi ad altri per la distribuzione.

Un Profilo OFN è ideale per aumentare la tua visibilità online e per relazionarti in modo semplice ai distributori locali (Hub) che possono distribuire i tuoi prodotti per conto tuo.

OFN può supportare la tua azienda:

1. Aumentando la tua visibilità online.

2. Aiutandoti a creare relazioni solide con i distributori locali (Hub di OFN) a cui fornisci i tuoi prodotti.

Configurare il tuo profilo su OFN è molto semplice, seguendo i 5 passaggi indicati nella nostra Guida veloce per iniziare, qui.

Questa guida per gli utenti è pensata per aiutarti ad ottenere il massimo dall'utilizzo della piattaforma Open Food Network per supportare il funzionamento delle imprese alimentari locali e delle "filiere alimentari corte" ovunque tu viva.

Panoramica

Open Food Network consente alle persone di costruire modi migliori e più giusti per procurarsi il cibo a livello locale e direttamente da agricoltori, allevatori e produttori. Ampie reti di piccoli produttori alimentari, distributori, rivenditori, hub alimentari, cooperative alimentari e gruppi di acquisto possono unirsi con l'aiuto di Open Food Network per trovare il modo migliore per accorciare la filiera alimentare. E nel processo aiuta a costruire comunità forti.

Open Food Network è un progetto globale che supporta l'organizzazione operativa di agricoltori, gruppi di consumatori, cooperative, ecc. nella distribuzione locale dei prodotti. Il programma che abbiamo costruito è open source e collaboriamo con persone fantastiche da tutto il mondo per continuare a migliorarlo. Forniamo anche supporto negli aspetti organizzativi per impostare e gestire un "hub". Contatta il tuo contatto locale di OFN per saperne di più!

questo breve video ti dà una breve introduzione, in inglese, sul funzionamento di Open Food Network e di come può essere utile per la tua attività.

Come usare questa guida?

> Guida di configurzione rapida su misura per la tua attività

Partendo da zero, apri un profilo online che si adatti perfettamente alle tue esigenze in pochi semplici passaggi!

> Funzionalità per soddisfare le tue esigenze

Ecco una spiegazione dettagliata di ogni funzionalità della nostra piattaforma, per impostare il tuo profilo Open Food Network in modo da soddifare le tue esigenze specifiche.

> Guida ai programmi complementari che potresti usare insieme a Open Food Network

Open Food Network fa molte cose, ma nessuno degli strumenti si addice alle tue esigenze. Abbiamo preparato una lista di alcune esigenze che necessitano di programmi complementari e di come impostarli per integrarli con la tua piattaforma Open Food Network locale.

> Risoluzione dei problemi

Non trovi ancora quello che cerchi? Controlla la sezione di risoluzione dei problemi per vedere se anche altri hanno i tuoi stessi dubbi!

> Cerca

Cerchi informazioni su un argomento specifico? Usa la barra di ricerca in alto a sinistra per trovare l'informazione che cerchi.

Feedback

Hai qualche difficoltà con questa guida? Ti sembra che manchi qualche informazione? O vorresti condividere funzionalità che vorresti trovare in futuro? Contatta la tua entità locale OFN per qualsiasi feedback.

Iniziare ad usare OFN è semplice, basta attuare i seguenti passaggi:

1. . Scegli le "Produttore" e poi "Negozio" e completa le tue con i dettagli richiesti.

2. Inserisci i tuoi .

3. Contatta gli Hub di OFN attraverso cui vorresti vendere i tuoi prodotti - puoi mandare loro una mail o incontrarli fisicamente ad una loro distribuzione.

4. Collega il tuo profilo a quello degli Hub che hai selezionato impostando i appropriati.

Congratulazioni! Il gioco è fatto!

L'Hub che gestisce le tue vendite ti manderà periodicamente le sue gentili richieste in base alla tempistica concordata. Le notifiche per le gentili richieste possono essere automatizzate dall'Hub e arrivarti direttamente via mail alla chiusura dei cicli di richieste.

Funzionalità più avanzate che ti potrebbero servire

• I tuoi prodotti:

Puoi accedere alla piattaforma Open Food Network in diverse lingue, e da diversi fornitori, a seconda di dove sei.

Le istanze locali forniscono un servizio "Saas" ("Software as a service" - Software come servizio, così non devi sviluppare e implementare il codice da solo), ma puoi sempre trovare il codice sorgente , poichè è un programma open source rilasciato con la licenza AGPL 3.

Di solito le istanze locali che forniscono questo servizio Saas forniscono anche altri servizi per supportare più in generale lo sviluppo del settore alimentare locale, come formazione, consulenze, programmi di incubazione di imprese, ecc. Contattale attraverso il loro sito web per saperne di più! Vedi .

Vuoi conoscere di più riguardo Open Food Network? !

*La piattaforma locale è gestita solo da volontari e non è aggiornata regolarmente, ci potrebbero essere discrepanze tra questa guida e la piattaforma locale in uso.

**Il fornitore locale sta impostando la piattaforma locale e costruendo l'offerta di supporto per gli utenti locali.

Attraverso il Pannello di Controllo puoi modificare e gestire le impostazioni e le funzionalità del tuo profilo di Open Food Network. Se hai deciso di registrarti come o qui puoi anche modificare i tuoi prodotti ed i tuoi cicli di richieste.

Accedi al tuo pannello di controllo dalla pagina principale: innanzitutto effettua l'accesso, poi clicca sull'icona del profilo nell'angolo in alto a destra e seleziona Amministratione dal menù a tendina.

Le opzioni che visualizzerai sul tuo pannello di controllo dipendono dal tipo di profilo che hai scelto in fase di . Le immagini seguenti mostrano i pannelli di controllo per i dversi tipi di profilo.

Produttore - solo Profilo

Negozi e Hub

Dopo aver completato la puoi accedere direttamente al .

Qui dovrai scegliere il profilo OFN che . Senza questo passaggio, il tuo profilo aziendale non sarà creato e quindi la tua azienda non sarà visibile sulla nostra mappa.

Open Food Network offre tre tipi di profili aziendali, che variano a seconda se sei o no un produttore e se intendi o no aprire una vetrina online per vendere tramite la piattaforma. La prima scelta che dovrai fare è se sei un produttore o no. A seconda di questa scelta iniziale, ti verranno proposte le seguenti opzioni.

Per Produttori

Puoi scegliere uno dei tre tipi di profili per i produttori:

Per Non Produttori (Hub rivenditori)

Per i Non-Produttori sono disponibili due tipi di profili:

Cambiare il tipo di profilo

Puoi cambiare il tuo tipo di profilo (pacchetto) in qualunque momento. Effettua l'accesso nel tuo account di amministrazione:

Prossimo passo

Crea il tuo profilo

• Dall'homepage, clicca su "Login" nell'angolo in alto a destra, poi su "Iscriviti"

• Inserisci la tua email e scegli una password.

• Riceverai una mail entro qualche minuto con un link di conferma. Cliccando sul link verrai indirizzato alla pagina di accesso.

• Accedi

Crea il tuo primo profilo "aziendale"

• Una volta effettuato l'accesso, clicca sulla striscia grigia in basso "Interessato a vendere attraverso Open Food Network? Registrati qui."

• Spunta la casellla "Accetto i Termini di Servizio" e clicca si "Cominciamo!"

• Inserisci il nome dell'azienda ed i dettagli di contatto.

• Scegli tra "Produttore" (se coltivi/allevi/trasformi prdotti tu setesso) o "Non Produttore" (se distribuisci prodotti altrui).

• Clicca su "Crea profilo". Riceverai una mail di conferma. Puoi fermarti qui e compilare più tardi le informazioni mancanti, o continuare e seguire i passaggi per completare il tuo profilo ora.

• Inserisci la descrizione della tua azienda, aggiungi immagini, sito e profili social, dettagli, ecc..

Hai ora creato la tua prima "azienda" e hai iniziato a compilare il tuo profilo, ma non hai finito!

Dopo questo passaggio, la tua azienda sarà inserita nella mappa di OFN!

Un breve video per la registrazione di un'azienda (in inglese):

Accedi al Pannello di controllo della tua azienda

Una volta creato il tuo Profilo Aziendale, devi accedere al tuo Pannello di controllo per continuare ad impostare il tuo profilo aziendale.

Per prima cosa ti verrà chiesto di scegliere il pacchetto OFN (o il tipo di profilo) che meglio rappresenta la tua attività.

In questa sezione trovi i dettagli dei diversi menù a cui hai accesso per poter raffinare il tuo profilo aziendale e poter così accedere alle specifiche funzionalità di cui potresti avere bisogno.

Iniziare con Open Food Network è molto semplice!

Segui la lista rapida per configurare il tuo profilo:

• Hub

• Negozio

• Profilo

Non sai quale profilo corrisponde alle tue esigenze? dai un'occhiata a questa pagina.

Puoi apllicare delle "proprietà" ai tuoi prodotti, per comunicare ai consumatori informazioni sul processo produttivo e sulle caratteristiche specifiche dei prodotti. Le proprietà attualmente applicabili sono al momento:

• Certified Organic/ Fair Trade / Biodynamic

• Produced within 15 / 30 / 50 miles

• RSPCA assured

• Grown in Polycultures

• Gluten-free

• Nut-free

• Plastic-free

• Dairy-free

• Special Dietary Requirements

• Vegan

• Vegetarian

• Special Offer

• Green Coffee Shop Scheme

Ci sono due modi per assegnare le proprietà ai prodotti:

1) Puoi attribuire una proprietà ad un'azienda: in questo modo questa proprietà sarà attribuita automaticamente a tutti i prodotti di quell'azienda (a meno che non venga rimossa manualmente, come descritto nella sezione "Proprietà ereditate" qui sotto).

2) Puoi assegnare una proprietà ad un singolo prodotto.

Assegnare una proprietà ad un'azienda

Assegnando una proprietà ad un'azienda, questa proprietà sarà attribuita automaticamente a tutti i prodotti di quell'azienda. Per esempio, se tutti i tuoi prodotti sono "BIO certificati", puoi assegnare la proprietà BIO alla tua azienda, per evitarti di attribuirla manualmente a ciascuno dei tuoi prodotti. Se invece una proprietà riguarda solo una minoranza di prodotti, conviene assegnarla al singolo prodotto piuttosto che all'azienda (istruzioni più sotto)

Puoi impostare le proprietà della tua azienda nelle Impostazioni Azienda: dal tuo Pannello di controllo, vai su Aziende --> Proprietà

Ci sono due campi quando si appicano le proprietà ad un'azienda:

Nome Proprietà: Puoi selezionare una proprietà pre-definita dall'elenco a tendina. Questo sarà il nome della proprietà con cui saranno etichettati i tuoi prodotti, e che i consumatori potranno filtrare nel tuo negozio.

Descrizione: Puoi aggiungere una breve descrizione per dare maggiori informazioni riguardo la tua etichetta. Ad esempio potresti voler aggiungere il tuo numero di certificato, o l'ente certificatore.

Assegnare una proprietà ad un prodotto

Per assegnare una proprietà ad un singolo prodotto, clicca su Prodotti nel menù azzurro orizzontale e poi modifica un prodotto esistente (non è possibile assegnare una proprietà nella schermata di creazione di un nuovo prodotto).

Per modificare un prodotto, clicca sull'icona di modifica (carta e matita) al lato destro della riga corrispondente.

Una volta aperta la modifica del prodotto, puoi aggiungere o modificare le sue proprietà, selezionando "Proprietà Prodotto" dal menù di destra.

Dovrai impostare 2 campi quando assegni una proprietà:

Nome Proprietà: Puoi selezionare una proprietà pre-definita dall'elenco a tendina. Questo sarà il nome della proprietà con cui saranno etichettati i tuoi prodotti, e che i consumatori potranno filtrare nel tuo negozio.

Descrizione: Puoi aggiungere una breve descrizione per dare maggiori informazioni riguardo la tua etichetta. Ad esempio potresti voler aggiungere il tuo numero di certificato, o l'ente certificatore.

Puoi applicare tutte le proprietà che ddesideri, cliccando su “+ Aggiungi Proprietà Prodotto“.

Proprietà ereditate

Come scritto qui sopra, quando ad un'azienda viene assegnata una proprietà, tutti i suoi prodotti la "ereditano" automaticamente. E' comunque sempre possibile sovrascrivere questa "eredità automatica".

Nella schermata di modifica delle proprietà di un prodotto, è visibile una casella di controllo intitolata “Eredita proprietà da (Nome Azienda)(Se non sovrascritto)”. Quando un'azienda ha almeno una proprietà assegnata, ogni suo prodotto ha in automatico la spunta in questa casella. Togliendo la spunta, rimuoverai dal prodotto tutte le proprietà che aveva ereditato.

Visualizzare le Proprietà dei Prodotti nel negozio online

Ciccando sul profilo di un produttore, le Proprietà dell'azienda appariranno nella paBnestra che si apriràn the profile of a producer, Enterprise Properties appear on the pop out page:

I consumatori possono anche filtrare i prodotti di un negozio in base alle loro proprietà:

Quando i consumatori navigano su Open Food Network, possono cercare i produttori per nome o località. Possono anche filtrare i profili produttori a seconda dei tipi di prodotto che hanno a disposizione (vedi sotto).

Il sistema considera i dati dei prodotti caricati dai produttori che hanno un negozio online su OFN per filtrarli per categoria. Dunque, i produttori che non hanno un profilo "Azienda" ma solo un semplice profilo non saranno ricercabili a meno che non aggiungano prodotti fittizi nel sistema. Aggiungendo un prodotto fittizio per ogni categoria di prodotto sotto cui vuoi che il tuo profilo sia ricercabile, apparirai quando i consumatori cercheranno produttori con prodotti di quella categoria.

Ecco come fare...

Clicca Prodotti nel menu blu orizzontale, poi clicca su + Nuovo Prodotto per aggiungere i tuoi prodotti fittizi.

Dal momento che non hai una vetrina su OFN, questo prodotto non sarà visibile da nessuna parte. Quindi puoi inserire nome, prezzo ed unità a caso. L'importante è selezionare la Categoria Prodotto corretta, che corrispnde alla tua produzione. Clicca poi su "crea" in basso a sinistra. Qui sotto un esempio di un prodotto fittizio della categoria "Frutta". Questo profilo produttore comparirà ora se un consumatore cercherà produttori di frutta.

La categoria "Frutta" comparirà anche nella scheda del profilo.

Accedi alle tue Impostazioni Azienda

1. Dopo aver effettuato l'accesso ed essere entrato nel pannello di controllo "Amministrazione", seleziona "Aziende" nel menù orizzontale azzurro.

2. Seleziona "impostazioni" a lato del nome della tua azienda.

Cliccando su "Impostazioni" accederai ad un menù con multiple opzioni. Le opzioni disponibili variano a seconda del tipo di profilo impostato.

Questo è un esempio per un Hub (il più completo e complesso):

Questo breve video (in inglese) riassume brevemente i passaggi e le opzioni descritte più sotto:

Dettagli Principali

Nome: Questo è il nome della tua azienda. Sarà il titolo del tuo profilo (e negozio).

Produttore Primario?: Seleziona la casella "PRODUTTORE" se lo sei.

Visibile nella ricerca: Se il tuo profilo è pronto per essere pubblicato, seleziona "visibile", e la tua azienda comparirà negli elenchi e nella mappa di OFN. Se stai ancora apportando modifiche, puoi selezionare "non visibile" fino a quando non sarai pronto.

Permalink: Puoi modificare parte dell'indirizzo web che ospiterà il tuo negozio.

Link alla tua vetrina: Questo è l'indirizzo web del tuo negozio su OFN (se hai scelto un tipo di profilo che prevede una vetrina). Puoi modificare parte dell'URL al punto precedente.

OFN ID: Questo codice rende possibile identificare univocamente la tua azienda anche se deciderai di cambiare il suo nome, e semplifica il lavoro del team di supporto se necessario.

Indirizzo

Questa informazione è utilizzata per geolocalizzare la tua azienda sulla mappa di OFN. Il tuo indirizzo esatto non sarà visibile se sei registrato come Solo Profilo, sia Produttore che Non-Produttore. Sei sei registrato come Negozio o Hub, il tuo indirizzo apparirà nel riquadro dei contatti della tua vetrina.

Contatti

Nome: Chiediamo un nome di contatto. Questo nome non verrà visualizzato sul tuo profilo, ma sarà incluso nelle e-mail di conferma delle gentili richieste se gestisci un negozio.

Email, Telefono e Sito Web: Questi dati saranno visibili sul tuo profilo e sulla tua vetrina OFN, permettendo agli utenti di contattarti direttamente.

Social

Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter: I link a queste pagine saranno inseriti sul tuo profilo e sulla tua vetrina.

About

Breve descrizione: Questo testo sarà visibile nella versione "compatta" del tuo profilo nella lista dei produttori. Dovrebbe consistere in 1-2 frasi che descrivono brevemente ciò che fai.

Chi siamo: Questa è una descrizione più lunga della tua azienda. Sarà mostrata quando il tuo profilo è visualizzato in versione "completa". Dovrebbe essere lunga da mezza a una pagina.

Dettagli fiscali

Se vuoi tenere traccia degli importi IVA che vengono applicati ai prodotti in vendita nel tuo negozio, per poi visualizzarli nei resoconti fiscali e mostrarli ai tuoi consumatori, è fondamentale che compili le informazioni richieste in questa sezione.

Partita IVA: Inserisci la Partita IVA della tua Azienda

Codice Fiscale: Inserisci qui il Codice Fiscale della tua azienda

Vuoi calcolare gli importi IVA delle tue vendite? Se selezioni "Sì", verranno calcolati automaticamente gli importi IVA per ciascun ordine, e saranno visualizzati sia nella pagina di conferma delle Gentili richieste (il cliente visualizzerà una dicitura "importo IVA incluso nel totale: ...€"), sia nelle tue "Fatture di Cortesia", sia nel resoconto "Aliquote IVA"

Mostra logo nelle fatture: se selezioni la casella di controllo, il logo della tua azienda comparirà in alto a destra nelle tue fatture di cortesia.

Aggiungere testo personalizzato alla fine delle fatture: Puoi aggiungere un testo libero da inserire in fondo alle tue fatture di cortesia.

Termini e condizioni: Carica qui le tue condizioni di vendita a norma di legge.

Immagini

Logo: Questo sarà visibile quando il tuo profilo sarà visualizzato in versione "compatta", come una finestra pop up. Comparirà anche nel tuo profilo completo. Questa immagine deve essere quadrata (es. 100x100), o sarà ritagliata / deformata.

Immagine Promo: Questa immagine comparirà orizzontalmente in cima alla tua pagina di profilo. Dovrebbe essere di dimensione 1200 x 260 pixel.

Qui sotto puoi vedere un esempio di profilo in visualizzazione completa (dalla mappa o dalla lista dei negozi).

Mentre qui nella sua versione "compatta" (dalla pagina con l'elenco dei produttori).

Proprietà

Puoi aggiungere proprietà (ad esempio BIO o VEGAN) alla tua azienda. Queste proprietà saranno automaticamente applicate a tutti i tuoi prodotti.

Puoi anche specificare proprietà per i singoli prodotti. Qui per maggiori informazioni a riguardo.

Metodi di Spedizione, Metodi di Pagamento e Tariffe Aziendali

Metodi di Spedizione, Metodi di Pagamento e Tariffe Aziendali sono trattate in dettaglio nei prossimi capitoli di questa guida.

Impostazioni Inventario

Per la maggiorparte delle aziende si possono usare le impostazioni predefinite. .

Gli utenti avanzati che hanno bisogno di maggiore flessibilità con la gestione dei prodotti sono invitati a consultare la pagina Inventario di questa guida prima di cambiare le impostazioni.

Regole Tag (Etichette)

In questo menù ci sono tutti i "tag" (etichette) che sono stati assegnati ai clienti della tua azienda.

I 'Tag' sono etichette che puoi applicare aclienti, prodotti o altre impostazioni per assegnare diversi livelli di accesso, differenziazioni di prezzo o altri benefici rivolti a gruppi specifici. Sono particolarmente utili se vuoi riservare prezzi speciali ai clienti più attivi, o ai membri del tuo gruppo, o dare la possibilità solo ad un gruppo di utenti di utilizzare un determinato metodo di pagamento o di spedizione.

Per maggiori informazioni, visita la 'sezione gestione clienti e visualizzazioni/prezzi personalizzati

Preferenze Negozio

Messaggio Vetrina: Questo messaggio è facoltativo. Se inserito, il messaggio sarà visibile nella scheda "Note" sulla barra del menu in alto. Il tuo negozio (con i relativi prodotti) sarà invece visibile nella scheda "Negozio"

Il messaggio vetrina, o "nota" è un'opportunità per fornire al cliente informazioni base circa il funzionamento del tuo negozio. Ad esempio, potresti spiegare come sono strutturati i tuoi cicli di richieste, o eventuali esigenze di associarsi prima di acquistare. Può anche essere un saluto amichevole, o uno spazio di promozione. Puoi includere link a siti esterni.

Se lasciato in bianco, la scheda "Note" non apparirà nella tua vetrina.If left blank the 'Notices' tab will not appear on your shop front.

Messaggio Chiusura Vetrina: Questo messaggio sarà visualizzato nella scheda "Note" (se attivata) E nella scheda "Negozio", quando il tuo negozio è chiuso (non ci sono cicli di richieste attivi). Puoi indicare quando riaprirà il negozio.

Ordine Categorie in vetrina: Di default, i prodotti del tuo shop sono visualizzati in ordine alfabetico. Puoi scegliere di ordinare i prodotti per categoria, se lo desideri. In questo caso i prodotti saranno ordinati per categoria e, nella categoria, in ordine alfabetico. Per esempio potresti voler mostrare una categoria per prima e lasciare in fondo la categoria di prodotti meno importanti per te.

Ordina cicli di richiesta per: Se il tuo negozio ha più cicli di richieste aperti contemporaneamente puoi scegliere l'ordine in cui appariranno sulla tua vetrina: per "data apertura" (i primi ad aprire per primi) o per "data chiusura" (i primi a chiudere per primi).

Vetrina visibile pubblicamente? Se selezioni "pubblica", qualunque utente potrà accedere al tuo negozio e fare la propria gentile richiesta. Se selezioni "visibile solo agli utenti registrati", agli utenti che arrivano al tuo negozio verrà chiesto di effettuare l'accesso e solo gli utenti presenti nella tua lista clienti podranno visualizzare ii prodotti. Scopri di più sull'impostazione negozio privato.

Gentili richieste Ospiti Se selezioni "Permetti acquisto come ospite", gli utenti non avranno bisogno di accedere al proprio profilo OFN per acquistare i prodotti, dunque non dovranno necessariamente registrarsi ed avere un profilo utente. Se vuoi avere la sicurezza aggiuntiva di sapere che i tuoi consumatori debbano avere un account su OFN per acquistare i prodotti, allora seleziona "RICHIEDI LOGIN PER ORDINARE".

Per avere un account su OFN, un consumatore deve aver confermato la mail arrivata al momento della registrazione. Dunque, selezionare "Richiedi login per ordinare" potrebbe aiutare a limitare il numero di ordini vani: per lo meno la mail di conferma della richiesta sarà inviata ad un indirizzo mail attivo.

Nomi clienti nei Report. Se distribuisci prodotti di altri produttori, darai loro la possibilità di avere i report con i dettagli dei loro prodotti così come sono venduti tramite i tuoi Cicli di Richieste. Questa opzione ti permette di rendere visibili i nomi dei clienti in questi report. A seconda di come organizzi la tua distribuzione, potrebbe essere necessario se ai produttori richiedi di confezionare le gentili richieste per i consumatori.

Utenti

Proprietario: Questa è la mail dell'utente principale referente per questa azienda. Ha la possibilità di modificare ogni aspetto del profilo. Solo il proprietario può scegliere il proprietario, tra gli utenti nella lista dei referenti dell'azienda. Questi indirizzi avranno una stella di fianco al nome nella lista dei referenti.

Notifiche: Questo è l'indirizzo mail a cui saranno inviate le notifiche di sistema di OFN (es. conferme d'ordine) Solo il proprietario può stabilire chi riceverà tali notifiche, tra gli indirizzi dei referenti. Queso utente avrà il sibolo di una busta vicino al proprio nome nel campo "referenti".

Referenti: Altri utenti di OFN a cui è stato dato il permesso di gestire questo profilo. Vuoi aggiungere un nuovo referente? Puoi cercare le mail di utenti già registrati e aggiungerli come referenti. Se non trovi nessun utente con la mail che stai cercando, significa che l'utente non è registrato su OFN: occorrerà invitarlo (vedi punto successivo)

Invita referente: Questo permette di aggiungere un referente che non è registrato su OFN. Quando aggiungi un indirizzo, verrà inviata una mail di conferma e, una volta confermata la mail, l'utente potrà impostare una password ed accedere alla gestione di questa azienda.

È abbastanza usuale che il profilo di un produttore venga creato da un hub, quindi l'hub potrà aggiungere il produttore come "Referente" di quel profilo, oppure potrà impostarlo come "proprietario" (gestore principale) del profilo, quando il produttore è disponibile a gestire autonomamente il proprio profilo e catalogo prodotti. In questo caso se qualcuno dell'hub vuole poter operare per conto del proprietario basta che inserisca la sua mail di utente registrato nel campo "Referenti".

Per aggiungere un nuovo gestore ed eventualmente trasferire la proprietà, ecco la procedura da seguire:

• Dal Pannello di controllo dell'amministratore, vai al menu delle impostazioni aziendali (Impresa> Impostazioni> Utenti):

• In "Referenti", seleziona l'email del produttore che desideri aggiungere come referente.

Caso 1: il produttore in questione ha già un account utente con OFN: La sua email sarà già registrata e quindi apparirà non appena inizi a digitare. Seleziona e fai clic su "Aggiorna" (pulsante rosso, in basso a destra) per salvare.

Caso 2: il produttore in questione non dispone ancora di un account utente con OFN: In questo caso, non riesci a trovare la sua email quando digiti nella casella "Aggiungi un utente esistente". È quindi necessario fare clic su "Aggiungi un utente non registrato" appena sotto, accanto al campo "Invita Referente". Il produttore riceverà quindi un'e-mail dalla piattaforma per confermare la registrazione. Seguendo le istruzioni dettagliate nell'e-mail, potrà completare la configurazione del proprio account OFN, inclusa l'aggiunta di una password.

Una volta che il produttore è un Referente del profilo aziendale che hai creato per lui, puoi scegliere di nominarlo Proprietario e/o il contatto che riceve la notifica dell'ordine. In questa fase, come gestore hub potresti voler rimuovere te stesso dall'elenco dei referenti.

Permessi Aziende

In OFN i Permessi regolano le relazioni tra le aziende che hanno un profilo: fornitori e distributori. E' necessario impostare queste regole prima che un'azienda (con un Profilo Produttore - Semplice profilo, Negozio o Hub) possa diventare fornitrice di un'altra (Profilo Hub). Un permesso è assegnato da un'azienda ad un'altra per accedere o modificare un profilo o i relativi prodotti. Questa pagina spiega i diversi tipi di "permessi" e come fare ad assegnarli.

Per accedere ai permessi della tua azienda:

Infine, questo argomento può essere considerato da due punti di vista:

• un Hub (il distributore)

• un Produttore (il fornitore)

I quattro Permessi

Ci sono 4 diversi tipi di Permessi aziendali, che si possono combinare in vari modi per dare alle aziende più o meno diritti.

Permesso di aggiungere prodotti ai cicli di richieste: il fornitore (produttore) permette al distributore (Hub) di aggiungere i propri prodotti ai suoi cicli di richieste. Quindi i prodotti del fornitore potranno essere visualizzati nella vetrina del distributore.

Permesso di gestire i prodotti: il fornitore autorizza un'altra azienda registrata su OFN (tipicamente un Hub) a creare, modificare ed eliminare i prodotti direttamente sul proprio catalogo aziendale.

Per esempio, se il contadino Giovanni fornisce la propra frutta all'Hub A e B, ma assegna ad A il permesso di gestire i propri prodotti, allora se l'Hub A modifica il prezzo della frutta di Giovanni, questo prezzo cambierà anche nella vetrina dell'Hub B (a meno di impostazioni di inventario personalizzate).

Permesso di modificare il profilo: un'azienda permette ad un'altra di modificare i dettagli del proprio Profilo Aziendale (contatti, indirizzo, descrizione...)

Permesso di aggiungere prodotti all'inventario: il fornitore (produttore) autorizza il distributore (hub) ad aggiungere i propri prodotti al suo Inventario.

Garantire e gestire Permessi

Per modificare, aggiungere o eliminare permessi, accedi al pannello di controllo e poi clicca su "Aziende" nel menu blu e su "Permessi nel sottomenù verde.

Per assegnare permessi:

• Seleziona la tua azienda dalla prima tendina a sinistra (sei un produttore che rifornisce altri soggetti)

• Seleziona il nome dell'azienda (hub) che intendi rifornire dalla tendina di destra.

• Seleziona i permessi che indendi assegnare all'hub che stai autorizzando. Per garantirgli tutti i permessi, puoi selezionare "tutti".

• Clicca su "Crea".

Nota che puoi eliminare o modificare questi permessi in qualsiasi momento.

Se hai bisogni che un'altra azienda ti dia i permessi, contattala direttamente. Non c'è una funzionalità per farlo da sistema.

Permessi generati automaticamente

Quando un utente è il referente principale di varie aziende sulla piattaforma, i 4 permessi sono generati automaticamente tra le aziende che gestisce. Questo non avviene se le aziende sono gestite da utenti diversi.

La prospettiva dell'Hub

Gli scenari seguenti mostrano i permessi azienda-azienda di cui potresti aver bisogno per il tuo hub.

Ho creato i Profili Produttore di ciascuno dei miei fornitori. Quali permessi ho bisogno di impostare prima di poter vendere i loro prodotti nel mio negozio?

Il sistema è configurato in modo da assegnare automaticamente i permessi corretti agli hub che creano i profili dei propri fornitori. Non avrai dunque bisogno di ulteriori impostazioni.

I miei fornitori hanno già un profilo registrato su OFN. Vorrei aggiungere i loro prodotti al mio negozio.

Devi contattare i tuoi fornitori di persona. I loro contatti (numero di telefono, mail e indirizzo) sono indicati nel loro profilo OFN.

Se vuoi solo mostrare i loro prodotti nella tua vetrina e non intendi aiutarli a gestire il resto del loro profilo OFN, allora richiedi loro di assegnarti i permessi di aggiungere al ciclo di richieste e di aggiungere all'inventario.

Se il fornitore volesse che tu, in quanto gestore di un hub, lo aiutassi ad organizzare il suo profilo OFN, potrebbe concederti tutti e 4 i permessi. Allora saresti abilitato anche a modificare il loro profilo e i loro prodotti.

Il mio Hub distribuisce attraverso altri gruppi di acquisto (negozi o hub). Di quali permessi avrà bisogno ciascun gruppo sa parte del mio hub e dei miei fornitori?

L'Hub B dovrà concedere all'Hub A, coordinatore del ciclo di richieste, il permesso di aggiungere al ciclo di richieste (e, idealmente, anche quello di aggiungere all'inventario).

I Produttori che forniscono all'Hub A prodotti che devono poter essere venduti anche tramite l'Hub B devono concedere sia all'Hub A che all'Hub B il permesso di aggiungere al ciclo di richieste (e, idealmente, anche quello di aggiungere all'inventario).

La prospettiva del produttore

Quando un produttore vuole iniziare a vendere i propri prodotti tramite altre aziende (hub o negozi) deve impostare i corretti permessi azienda-azienda. Ci sono diversi livelli di permessi che un produttore può concedere, a seconda di quanto potere vuole dare al referente dell'hub nella gestione dei propri prodotti e del proprio profilo(vedi qui in alto).

Questi esempi mostrano alcuni scenari comuni.

Sono un produttore vorrei che un Hub potesse immagazzinare e vendere i miei prodotti.

Fondamentale: Per permettere ad un Hub di aggiungere i tuoi prodotti alla sua vetrina, devi concedergli il permesso di aggiungere al ciclo di richieste.

Opzionale: Potresti anche dare all'hub i permessi di gestire i tuoi prodotti, modificare il tuo profilo o aggiungere all'inventario.

Un hub che rifornisco distribuisce attraverso altri hub.

Dovrai concedere almeno il permesso di aggiungere al ciclo di richieste a tutti gli hub coinvolti nella distribuzione, sia all'hub che rifornisci direttamente, sia agli altri hub attraveso cui avviene nei fatti la distribuzione.

Sono un Produttore con profilo Negozio, rifornisco un Hub, ma allo stesso tempo vendo i miei prodotti attraverso il mio proprio Negozio su OFN. L'Hub vorrebbe gestire le disponibilità e i prezzi dei miei prodotti. Anche io vorrei gestire le disponibilità ed i prezzi dei miei prodotti.

Questo caso può essere risolto garantendo all'hub il permesso di aggiungere all'inventario e quello di aggiungere al ciclo di richieste.

Questo permette all'hub di creare un proprio inventario con i tuoi prodotti, impostando autonomamente disponibilità e prezzi, che saranno mostrati nella vetrina dell'HUb. La tua vetrina continuerà così a mostrare invece le disponibilità e i prezzi che imposti tu nel tuo profilo.

Per un Hub, è necessario collegarsi a produttori esistenti su OFN o creare profili per i produttori non registrati, per poter aggiungere i loro listini alla tua vetrina.

Qui sotto un esempio di come questo viene visualizzato nella vetrina:

Come Hub, prima di poter aggiungere prodotti alla tua vetrina, hai due opzioni:

1. Creare profili OFN per i produttori da cui ti vuoi rifornire (se non hanno già un profilo)

2. Richiedere il permesso di vendere i prodotti dei produttori già registrati su OFN. .

Se non sei sicuro che il tuo fornitore abbia già un profilo su OFN, puoi scoprirlo cercandolo nel menù "Produttori"

Fornitori che NON hanno un profilo OFN

Se un fornitore non ha un profilo su OFN, puoi chiedergli di crearne uno o puoi crearne uno per suo conto. In questo caso, sarai il "proprietario" di questo profilo e avrai la possibilità di aggiungere i prodotti di questa azienda, con i loro prezzi e le quantità disponibili, e di mostrarli nel tuo negozio. Il nuovo produttore sarà visibile sul tuo pannello di controllo quando ti colleghi con il profilo del tuo hub. Se il produttore volesse successivamente gestire il proprio profilo, la proprietà di un profilo può essere trasferita facilmente. Se il produttore vuole gestire il proprio listino, ma preferisce che sia tu ad essere il "proprietario" del profilo, puoi invitarlo come referente.

Considerazioni prima di creare un profilo produttore:

Prima di creare un profilo per un tuo fornitore, dovresti contattarlo e fargli sapere che intendi creare un profilo azienda su OFN. I produttori potrebbero voler essere coinvolti nel processo ed eventualmente volersi assumere responsabilità nella gestione del proprio profilo, del proprio listino, ecc. Ma solitamente i produttori preferiscono che siano gli hub a gestire i propri profili per loro.

Assicurati di chiedere al produttore quali informazioni vogliono condividere nel loro profilo. Spesso potrai utilizzare testi ed immagini presenti nei loro siti o profili social, ma è sempre necessario chiedere il permesso prima di utilizzare i loro contenuti. Una volta che hai disponibili tutte le informazioni, creare un profilo ti richiederà non più di 10 minuti.

Creare un profilo produttore:

Puoi creare un nuovo profilo produttore cliccando su Aziende nel menù orizzontale blu e poi cliccando su + Nuova Azienda. Ricorda che "azienda" è un termine generico, usato per qualsiasi tipo di profilo, produttore o hub, su OFN.

Ti si aprirà la pagina seguente:

Alcune osservazioni:

Nome: Inserisci il nome dell'azienda o del produttore. Se ti compare un messaggio di errore che ti segnala che il nome è già utilizzato, significa che esiste già un profilo per questo produttore. In questo caso passa a Fornitore che ha già un profilo su OFN.

Produttore Primario?: Seleziona questo riquadro, dal momento che stai aggiungendo un'azienda che produce i prodotti che vuoi vendere attraverso il tuo hub.

Email e Telefono: Queste informazioni saranno visibili sul profilo. Se il produttore non vuole essere contattato dagli utenti di OFN, allora inserisci i contatti del tuo hub in questo campo.

Avrai quindi accesso alla stessa pagina Impostazioni Azienda descritta precedentemente. Alcuni suggerimenti:

Visibile nella ricerca?: Dovresti chiedere al produttore se desidera o meno essere visibile su OFN. Se preferisce non essere visibile, il suo nome e profilo saranno comunque mostrati accanto ai suoi prodotti nel tuo negozio, ma non compariranno nella mappa o nella lista produttori.

Descrizione: Ricorda che alla base di OFN c'è la trasparenza nella filiera alimentare. E' dunque buona norma inserire quanti più dettagli possibile relativi ai produttori.

Immagini: Ti consigliamo caldamente di inserire un'immagine e un logo per ciascun profilo. Queste immagini migliorano l'esperienza online dei consumatori, oltre a dare maggiore credibilità alle aziende.

Fornitore che ha già un profilo su OFN

Se un fornitore ha già un profilo su OFN, dovrai avere il suo permesso per aggiungere prodotti al suo profilo (se non ne ha) e di mostrarli nel tuo negozio. Troverai i suoi contatti nel suo profilo OFN.

Considera la possibilità che il produttore sia registrato, ma il suo profilo potrebbe essere gestito da un altro Hub. OFN permette a due (o più) hub di mostrare i prodotti di uno stesso produttore nelle proprie vetrine, attraverso la funzionalità inventario per esempio. Se gli hub lavorano insieme e comunicano tra loro le proprie modifiche ai profili che gestiscono, si possono evitare problemi di distribuzione.

In OFN, i Permessi tra aziende regolano i rapporti commerciali tra produttori e hub. I Produttori possono garantire agli Hub diversi tipi di permessi, in diverse combinazioni, per specificare esattamente con quali aspetti del proprio profilo far interagire i referenti degli hub. Innanzitutto un produttore può garantire ad un hub il permesso di vendere i propri prodotti attraverso la sua vetrina, ma potrebbe anche permettergli di creare e modificare i propri prodotti o di cambiare il proprio profilo.

In questa pagina sono descritti in dettaglio tutti i permessi azienda disponibili e come un produttore può concederli ad un hub. Verifica con i tuoi fornitori di quali tipi di permessi avrai bisogno per operare al meglio.

Qui definiamo un prodotto "irregolare" se viene venduto in base al peso/volume, ma questo dato non è conosciuto fino al momento della raccolta/distribuzione.

Per esempio, pezzi di carne o di formaggi o ortaggi venfuti interi (cavoli, zucche...)

Ci sono diversi strumenti su OFN per aiutarti a gestire ed organizzare questo tipo di vendite.

Opzione 1: Imposta un peso medio con relativo prezzo e rimborsa

Puoi attribuire un prezzo medio al prodotto e poi rimborsare o richiedere un importo maggiore se il peso effettivo è diverso da quello medio.

Quando conosci il peso effettivo dei prodotti (ad esempio quando state confezionando le cassette) vai su Gentili richieste > Gentili richieste - vista tabella ed aggiungi la colonna Peso/Volume alla tabella.

You can then change the weight shown for each buyer for a given order and a given product. The price will be recalculated automatically according to the quantity entered.

Option Two: Display price ranges

Same logic as Option One, but simply instead of displaying an average price initially, indicate a price range. This solution has the advantage of clearly indicating to the buyer that the final price is likely to be modified.

Variants can also be utilised to create different ranges.

Example 1 (single product and one variant): Product = Chicken (between 8 and 12 kg with price according to weight, £10 / kg)

Example 2 (two variants for one product): Product = Chicken (£10 / kg) Variant 1 = Small chicken (between 8 and 12 kg, price according to actual weight) Variant 2 = Large chicken (between 13 and 20 kg, price according to actual weight) ...

Option Three: Create variants with fixed prices

A slightly simpler version of Option Two is to create variants for your products based on weight ranges but charge a fixed price for all items that fall within the range. For example if butternut squash costs £1/kg then you could list the variants with the following fixed prices:

• Small (0.7 - 0.9 kg) £0.80

• Medium (0.9 - 1.1 kg) £1.00

• Large (1.1 - 1.3 kg) £1.20

• Extra Large (1.3 - 1.5 kg) £1.40

Option Four: Create variants with known weights

If you know the weight of all your whole fish, for example, in advance you can use the variant functionality to directly display the precise price for each item. Example:

Editing Orders

It may be difficult for meat producers to know in advance about product availability or prepare their packaging accordingly. (Until slaughter the weight of a chicken or a leg of lamb maybe unknown.)

This is not a problem since orders can be modified (by adding, modifying or deleting products) if necessary. For more information, see Orders.

Reimbursing or Charging customers the difference: How does it work?

If a customer pays for their goods on their collection or delivery, then the hub manager will have been able to modify the order before payment according to the actual weight and the products actually delivered. Hence in this instance there will be no need to reimburse or re-bill customer.

If an order is paid online before delivery, then you must refund or invoice for the the difference between monies already received and that owing for the precise products to be delivered. Click here to see how.

Inform the buyer about your pricing policy

You can notify your customers about your pricing policies for variable weight items (such as meat) in the message box displayed at the top of your shop front. This is found in the Enterprise Settings -> Shop Preferences.

It might be useful to also add a reminder of these pricing policies in the description box of Payment Methods. For example, you may wish to add : "Remember that the final price may vary by 10% depending on weight if you have purchased non-divisible items such as meat or large vegetables.".

Se la tua azienda è di tipo "produttore" (hai selezionato la casella corrispondente nelle impostazioni del tuo profilo), ora puoi aggiungere prodotti e relative varianti al tuo catalogo produttore. Questi prodotti possono essere aggiunti in blocco importando un file csv (file excel salvato in formato csv).

Il prezzo inserito per ogni prodotto nel catalogo del produttore è l'importo che il produttore riceverà dalla vendita, quindi il prezzo "all'ingrosso". Gli hub (distributori) possono aggiungere le loro commissioni per l'amministrazione, il trasporto e l'imballaggio, ecc. Utilizzando le opzioni di commissione in Metodi di spedizione, Metodi di pagamento o Commissioni aziendali.

Se un hub desidera modificare il prezzo dei prodotti di un produttore senza utilizzare le impostazioni Metodi di spedizione, Metodi di pagamento o Commissioni aziendali, può utilizzare la nostra funzione Inventario. Aggiungendo prodotti all'inventario del proprio negozio, gli hub creano un secondo catalogo, indipendente dai cataloghi dei prodotti dei loro fornitori. I prezzi e i livelli delle scorte nell'inventario dell'hub possono essere modificati dall'hub senza influire sugli "originali" dei produttori.

Per i prodotti a prezzi irregolari, come un pollo intero con un prezzo che varia da pollo a pollo a seconda del peso, esiste un'opzione per impostare un prezzo "per pollo'' che può essere regolato al momento della consegna allo specifico pezzo di carne/verdura.

La pagina "Opzione di acquisto in blocco" descrive in dettaglio come i gruppi di acquisto possono utilizzare OFN per organizzare e registrare gli acquisti in blocco. Ad esempio, se un gruppo acquista riso in sacchi da 25 kg, questa funzione può aiutare a distribuire il riso tra i clienti in base a una fascia di peso richiesta al momento dell'acquisto.

Puoi aggiungere i prodotti al tuo catalogo uno ad uno (descritto di seguito) o tramite importazione in blocco, se hai tutti i dati inseriti in un file .csv.

Inserimento prodotti

Una volta fatto l'accesso al Pannello di Controllo , seleziona la voce Prodotti dal menù orizzontale e quindi + Nuovo prodotto

Questo ti porterà nella sezione NUOVO PRODOTTO.

Fornitore

Selezione dal menù a discesa l'azienda che produce e fornisce il prodotto.

Nome prodotto: Questo è il nome prodotto che appare nel catalogo prodotti del negozio.

Units: Choose the unit the product is sold in? (g, kg, L… or item (bunch, bag, packet))

If you choose g and then enter 1000, the product will be displayed as 1kg for the buyer. Keep in mind that some units of measurement will impact on the operation of certain enterprise fees.

For example, a fixed fee by weight can only be applied to products with units of kg. In this case, you can enter non-integer unit numbers, such as 0.2 kg, and the product will be displayed as 200 g but will be recorded in kg on the reports and when prices are calculated.

Value: Enter the value of units that this product is sold in (for example if it is sold as 100 g then enter '100' here and choose 'g' for 'units'; or if it is sold as bunches of flowers, enter '1' here and 'units= items'.

Display As: This field automatically shows you how the units and value fields will display, once you have filled the units and value fields. (i.e. units = kg, value = 2, Display as = 2kg)

Product category: Select the most appropriate category for this product. Assigning a product category makes it easier for customers to locate the items they wish to buy; shoppers can filter your product list by category on your shop front.

Price: Enter the price for the value noted above. Note, this is the base price charged by the producer and the amount they will receive for each purchase. Mark-ups and fees (for distribution admin etc) are added in Enterprise Fees, Shipping Fees and Payment Methods.

In Stock: State how much/many of this product you have available and ready for sale.

Use this field if you want to track your stock levels. As customers place orders, the stock level will reduce, and when the in stock amount reaches zero, the product will no longer be visible in your shop. If you don’t want to track inventory in this way, click 'on demand'.

Unlimited: If you select this box, it will indicate that this product is always available. This stops the software from tracking inventory levels for products, and instead it will always show that the product is in stock.

Image: Upload a photo of this product.

Tax category: Select the applicable tax category from the drop-down list. Tax (VAT in the UK) depends on the nature of the product and the country in which you are retailing in.

Product description: Tell your customers a little bit about this product. You might like to include a story about the specific tomato variety, include hyperlinks to any certification it may have etc.

A short demonstration of the steps outlined above:

When you have finished creating a product, you are redirected to the "products" page where you will find all your products:

Listing Similar / variations of a Product

If you are listing a product which comes in a number of different options (say different sizes or flavours, each of which may or may not have a different price), it is best to create a ‘variant’ for that product, rather than creating multiple, separate products. Creating product variants is discussed fully on the next page.

If you would like to create a SIMILAR product then you can duplicate products by selecting the double page icon to the right of an item (red box). By subsequently selecting the pencil and paper icon (green box) the copied product can be edited and the details amended for the second item.

Refine product attributes

Using OFN you can add properties or labels to your products. This allows customers to find your items when searching for specific criteria (eg. certified Organic) and highlights specific qualities your products may have. Find out more here.

For tips on how to manage sales of "irregular" products such as meat or large vegetables sold in units but costed by weight, please read here.

Our Group Buy tool enables you to manage and organise sales of products in bulk lots. Find out more here.

Se nel tuo listino ci sono due o più prodotti molto simili tra loro, che variano solo per prezzo, dimensione, o gusto, è consigliabile creare una "variante" per quel prodotto, piuttosto che creare più prodotti diversi. Questo renderà il listino più chiaro per i consumatori ed eviterà confusione nel tuo negozio.

Come creare una Variante?

Prima di tutto, è necessario creare un prodotto, che sarà automaticamente anche la prima variante di questo prodotto. Per maggiori dettagli sull'aggiunta di prodotti, clicca qui.

Nel tuo pannello di controllo, vai alla pagina "Prodotti", dove troverai la lista dei prodotti delle aziende produttrici che gestisci. Per visualizzare tutte le varianti associate ai tuoi prodotti, clicca su "Espandi tutto" in rosso nell'angolo in alto a sinistra della tabella.

Per vedere solo le varianti di uno specifico prodotto, clicca su ">", a sinistra della prima colonna della tabella, alla riga corrispondente al prodotto. Se desideri creare una nuova variante per questo prodotto, clicca sul piccolo "+" che compare proprio sotto, come si vede in questo esempio.

Sarà quindi aggiunta una nuova riga che ti permetterà di immettere rapidamente le informazioni relative a questa seconda variante:

La prima riga corrisponde al "prodotto madre", che sarà offerto alla vendita in diverse varianti. Quindi alcune informazioni di prodotto saranno applicate a tutte le sue varianti: l'unità di misura, il nome dell'unità se il prodotto è venduto al pezzo, le proprietà, le condizioni di trasporto, ecc.

La seconda e terza riga sono qui le 2 varianti del prodotto. Ogni variante si distingue dalle altre per almeno un elemento, che spesso può essere l'unità (ad esempio 500g o 100g) e, di conseguenza, il prezzo. Differenze nella natura del prodotto (ad esempio il gusto) possono essere dettagliati cambiando il nome di ciascuna variante (ad esempio la variante uno si chiama "formaggio di capra alle erbe" e la variante due "formaggio di capra all'aglio").

La funzionalità di Acquisto di gruppo è pensata per le aziende che acquistano all'ingrosso per rivendere in confezioni al dettaglio (ad esempio, acquistano il riso in sacchi da 25 kg e poi lo rivendono ai consumatori al kg).

L'acquisto di gruppo è una pratica comune tra i GAS (Gruppi di Acquisto Solidali), che, acquistando grossi volumi, possono usufruire di prezzi all'ingrosso al pari dei distributori convenzionali. Così facendo, i soci ottengono prezzi più convenienti rispetto a quelli che troverebbero nei negozi.

Queste realtà possono decidere di ordinare un certo prodotto solo se i consumatori hanno ordinato collettivamente una quantità sufficiente ad ottenere un prezzo più conveniente, grazie a sconti sui volumi o tariffe di consegna. Questa funzione rende più agevole per gli hub ottenere efficienze da acquisti "massivi".

Quando si imposta la funzionalità di acquisto di gruppo per un prodotto, quando il consumatore lo selezionerà per acquistarlo, comparirà una finestra pop up, con la richiesta di quantità minima e massima:

• La quantità minima - è la quantità ideale per il consumatore.

• La quantità massima - è la quantità massima che il consumatore è disposto ad acquistare per eventualmente raggiungere il minimo richiesto.

Abilitare Acquisto di gruppo per un prodotto

Dal pannello di controllo, vai alla voce "Prodotti" nel menu blu orizzontale. Clicca sull'icona con carta e penna a destra del prodotto che vuoi modificare:

Seleziona "Opzioni acquisti di gruppo" nel menu a destra.

Seleziona "Sì" sotto "Acquisto di gruppo?" per attivare questa funzionalità per il prodotto.

La "Quantità minima per Acquisto di Gruppo" è la quantità che l'ordine collettivo di gruppo deve raggiungere.

Adeguamento degli ordini per creare lotti completi

1. Seleziona il ciclo di richieste o l'intervallo di date di tuo interesse.

2. Cerca il prodotto (ad esempio Susine).

3. Assicurati che la colonna "Max" sia visualizzata, di modo che tu possa visualizzare le quantità massime che il consumatore è disposto ad acquistare.

4. Poi, clicca sul valore della colonna Prodotto: unità ("Susine" nell'esempio qui sotto), per visualizzare il riquadro (azzurro) con il totale degli ordini per quel prodotto.

5. Usando l'informazione nella colonna Max, puoi aumentare le quantità ordinate per raggiungere il lotto completo richiesto.

6. Clicca "Aggiorna" per salvare le modifiche agli ordini dei consumatori.

Unità attualmente raggiunte suddivide le quantità totali ordinate nelle unità dell'acquisto di gruppo. Se questo valore è maggiore di 1, indica che gli ordini attuali raggiungono o eccedono la quantità minima richiesta. Se questo valore è inferiore a 1, significa che gli ordini non raggiungono collettivamente il minimo richiesto. All'aumentare degli ordini individuali, questo valore aumenterà.

Unità massime raggiunte indica la somma di tutte le quantità MASSIME ordinate dai consumatori diviso la quantità minima per l'acquisto di gruppo. Se questo valore è inferiore a 1, significa che nemmeno la somma delle quantità MASSIME raggiunge la quantità minima richiesta.

Introduzione

L'Inventario consente alle aziende di avere maggiori controllo e flessibilità nella gestione dei prodotti. Questa funzionalità interessa principalmente gli Hub ed i loro gestori.

Usando l'"Inventario", un Hub A può modificare i prezzi e le disponibilità degli articoli che ha il permesso di rivendere. Questa funzionalità permette anche ad un Hub A di rivendere nel proprio negozio online solo una selezione di prodotti dei propri fornitori se non intende proporre la loro lista completa. Tutto questo può essere fatto senza modificare la scheda originale dei prodotti e dunque senza influenzare la disponibilità di quei prodotti per altri Hub. Se ad esempio gli Hub A e B rivendono gli stessi prodotti, l'Hub A, utilizzando lo strumento Inventario, può alterarne il prezzo ed altre informazioni fondamentali senza influenzare l'Hub B.

Impostazioni di profilo per l'Inventario

Per accedere all'Inventario, vai su 'Aziende' (nel menù azzurro orizzontale) e poi 'Impostazioni'. Dal menu a sinistra, seleziona quindi 'Impostazioni Inventario'.

Hai due opzioni:

• I nuovi prodotti possono essere inseriti nella mia vetrina (suggerita): I prodotti dei tuoi fornitori possono essere aggiunti nella tua vetrina senza che tu debba prima aggiungerli nel tuo inventario. Quando crei un ciclo di richieste, tutti i prodotti dei produttori selezionati potranno essere inseriti nei tuoi prodotti 'in entrata'. Questa è l'opzione di default ed è suggerita per gli hub che non desiderano modificare prezzo e disponibilità dei prodotti che rivendono.

• I nuovi prodotti devono essere aggiunti al mio inventario prima di poter essere inseriti nella mia vetrina: Quando crei un ciclo di richieste, solo quei prodotti che son stati inseriti nel tuo inventario saranno visibili nella sezione 'in entrata' del tuo ciclo di richieste.

Visitare l'inventario del tuo Negozio o Hub

Dal menù azzurro orizzontale, clicca su 'Prodotti' e poi su 'Inventario' nel sottomenù verde. Se gestisci più di un'azienda, ti sarà chiesto di selezionarne una, perchè ogni Inventario è gestito indipendentemente.

Se i tuoi fornitori hanno aggiunto nuovi prodotti dall'ultima volta che hai visitato l'inventario del tuo hub, allora visualzzerai il seguente messaggio:

Finchè non avrai aggiunto questi prodotti a tuo inventario, rimarranno nella categoria 'Nuovi Prodotti' e non saranno visibili quando crei un nuovo ciclo di richieste. Cliccando su 'Rivedi adesso' sarai ridiretto alla lista dei nuovi prodotti.

Revisione Nuovi Prodotti

I nuovi prodotti possono essere Aggiunti al tuo inventario oppure Nascosti. Se c'è un prodotto nella lista per il quale desideri sovrascrivere informazioni, dovrai aggiungerlo alla lista del tuo inventario. Se c'è un prodotto che non vuoi vendere nel tuo negozio, o che non vuoi immagazzinare nel prossimo futuro, puoi decidere di nasconderlo (vedi sotto la sezione Prodotti Nascosti).

Gestire i tuoi Prodotti in Inventario

La tua lista di Prodotti in Inventario è dove puoi sovrascrivere i dettagli dei prodotti, cambiarne le disponibilità, nascondere i prodotti.

Attraverso il pulsante 'Colonne' a destra della tabella, puoi scegliere quali campi visualizzare e modificare.

Modificare Codice ID, prezzi e disponibilità per i prodotti nella tua vetrina

Le modifiche che apporterai qui saranno visibili nel tuo negozio dove sovrascriveranno i dettagli impostati dal produttore. Puoi modificare i seguenti campi:

• Codice ID – se desideri utilizzare un codice ID alternativo per un prodotto, puoi sovrascrivere il codice ID inserito dal produttore, digitandone uno qui.

• Prezzo – Puoi impostare un prezzo differente da quello originale da mostrare nel tuo negozio. Le 'unità' del prodotto rimarranno però le stesse, quindi se un prodotto è venduto al kg non potrai impostare un prezzo ad articolo.

• Disponibile – Se la disponibilità per il tuo negozio di questo prodotto differisce da quella generica del produttore, puoi indicare qui la quantità disponibile per te. Questi prodotti non saranno più visibili nel tuo negozio quando la disponibilità arriverà a zero.

• A richiesta? – Puoi selezionare se ereditare le quantità disponibili dal produttore (in questo caso il numero nella colonna "disponibile" rimarrà grigio e non modificabile), se avere disponibilità illimitata, selezionando 'Sì' (quindi il prodotto non si esaurirà mai e sarà sempre disponibile se aggiunto ad un ciclo di richieste attivo), o se definire le tue proprie quantità disponibili, selezionando "no" (quindi il numero nella colonna "disponibile" avrà sfondo grigio e sarà modificabile).

Permetti Reset del magazzino?

La colonna Abilitare il reset del magazzino? ti permette di riportare il valore delle disponibilità ad un livello prestabilito, per esempio all'inizio di ogni nuovo ciclo di richieste. La quantità prestabilita è il numero inserito nella colonna a destra della casella selezionabile. Puoi selezionare con la spunta solo gli articoli che desideri reimpostare in un momento dato.

Per resettare il livello di disponibilità di questi prodotti, clicca su 'Azioni' nel pulsante in alto a sinistra della tabella dell'inventario, e poi 'Resetta le quantità disponibili alla quantità predefinita'. Solo i prodotti con la spunta nella casella 'abilitare reset magazzino?' subiranno l'effetto di questa azione.

In questo esempio, la disponibilità predefinita del prodotto è 5. Al momento ce ne sono 2 in giacenza. Se, all'inizio di un nuovo ciclo di richieste o in un altro momento a tua discrezione, desideri riportare la disponibilità a 5, allora clicca su 'Azioni'>'Resetta le quantità disponibili alla quantità predefinita'.

Eredita?

Se non hai modificato nessuna impostazione della tabella, la casella di controllo "Eredita?" avrà la spunta di default. Questo significa che le informazioni inserite dal produttore e visualizzate su fondo grigio saranno visibili nella tua vetrina.

Modificando uno o più campi, la spunta da questa casella sarà tolta automaticamente. Per resettare i valori (prezzo, disponibilità, codice ID, ecc.) al valore originale impostato dal produttore, puoi ri-slezionare questa casella in qualsiasi momento.

Nascondi

Prodotti nascosti

Questa è una lista di tutti i prodotti che hai deciso di nascondere: :

Accedendo alla lista dei prodotti nascosti, puoi scegliere di riportarli visibili cliccando il pulsante 'Aggiungi' nella colonna a destra.

Inventario e Cicli di Richieste

Ogni volta che imposti un ciclo di richieste puoi scegliere di selezionare tutti i prodotti disponibili o solo quelli che sono nell'inventario del tuo negozio/hub.

Puoi farlo accedendo alle 'Impostazioni avanzate', in alto a destra nella pagina del ciclo di richieste:

Per aprire il tuo negozio online su Open Food Network ed iniziare a vendere, la tua azienda deve essere registrata con un Profilo Negozio o con un Profilo Hub (o Produttore o Non-Produttore). Approfondisci i diversi tipi di profili aziendali e .

E' necessario impostare i metodi di e di per la tua azienda. Ti suggeriamo anche di creare le tue (eventuali ricarichi da aggiungere al prezzo dei prodotti al produttore, per coprire i costi amministrativi, di distribuzione e/o trasporto o quote associative per partecipare alla distribuzione)

I momenti di apertura e chiusura dei negozi di OFN e le eventuali opzioni di ritiro differenziato a seconda dei prodotti possono essere impostate nei .

I Negozi su OFN sono molto flessibili. Leggi di più se sei interessato a:

• .

• Permettere di richiedere i prodotti solo ad utenti registrati ()

• Impostare una vetrina di ""

Vista Cliente

Quando hai aperto il tuo negozio con un attivo, gli utenti possono visualizzare l'elenco dei tuoi prodotti, usare la barra di ricerca in alto a sinistra e/o filtrare i prodotti per o :

Per aggiungere prodotti al carrello, gli utenti possono cliccare su "Aggiungi" a destra di ciascun prodotto e successivamente modificare le quantità con le freccine collegate, sia da PC/Mac, sia da cellulare.

The product and inventory import tool lets you upload a .csv file to add and update your stock. This can be much quicker and efficient than adding or updating products one by one. For producers who already update a catalogue of their products in an Excel spreadsheet regularly, this can save a lot of time!

The product and inventory import tool can be found by clicking Products in the horizontal blue menu, and product import in the green menu.

There's four main ways you can use the tool:

1. Import new

2. Update existing product details

3. Import products to a new shop/hub

4. Update products in a shop/hub inventory

In all cases the process involves downloading a csv template, filling in the fields and then uploading your csv file back into OFN.

Import New Products

Use these instructions if you want to add new products to a producer's profile.

Prepare the CSV file for import

Firstly, download the Product List Template CSV file from the Product Import page and open it with Libre Office (Excel or equivalent).

You'll see that the template gives all the column headings required to successfully import a product. Each row is for a new product or variant. Below is a description of how to fill in each column.

Import Product Variants

In the import process, variants are distinguished by the units (such as salad sold as 500 g and 750 g bags) or display_name fields (such as a yoghurt sold in multiple flavours). As long as the product name is the same, the rows will be imported as variants. The example below shows a salad that comes in 500g and 750g variants, and a yoghurt that comes in multiple flavours.

The image below shows how these products will display in the shop. Note that the 'name' field becomes the primary heading, and the 'display_name' field becomes the secondary heading. In the case of the Salad Bag, the 'display_name' field is blank, so the 'name' is used by default.

Unit type examples

Below are some examples to show how products with different units (g, ml, kg and items) should be uploaded.

Import the CSV

Once you have filled out the Product List Template CSV you are ready to upload it into OFN.

1. Go to Products > Product Import.

2. Select import type: Select Product List

3. Select a spreadsheet to upload: Find the csv file you wish to upload.

   Because you are uploading new products, you can leave the 'Set stock to zero for all exiting products not present in the file' checkbox unchecked.

4. Click Upload.

You'll be shown a summary of your upload, including any errors. You'll also be told how many products you are creating and how many you are updating. If you're happy with the upload results, click save.

You can then upload another spreadsheet or go to the products page to view your new products.

Update Existing Product Details

The instructions below relate to updating the details of an existing product. This tool is intended as a quick way to update product prices and stock levels.

Prepare the CSV file for import

The system requires seven fields to correctly identify the product you want to update. There are four fields which can be updated and four fields which cannot using this tool.

^ if you try to update these fields you'll see an error message

*If you try to update these fields you'll actually create new products or variants, rather than update an existing product.

Import New Inventory or update your inventory

Prepare the CSV file for import

Firstly, download the Inventory Template CSV file from the Product Import page.

You'll see that the template gives all the column headings required to successfully import a product. Each row is for a new product or variant. Below is a description of how to fill in each column.

Import the CSV

Once you have filled out the Inventory Template CSV you are ready to upload it into OFN.

1. Go to Products > Product Import.

2. Select import type: Select Inventories

3. Select a spreadsheet to upload

4. Click Upload.

You'll be shown a summary of your upload, including any errors. You'll also be told how many products you are creating and how many you are updating. If you're happy with the upload results, click save.

Su OFN, i negozi online possono essere aperti e chiusi creando "cicli di richieste".

All'indirizzo del tuo negozio su OFN saranno visibili i tuoi prodotti solo dopo aver aperto un ciclo di richieste.

La procedura per impostare un (negozio multi-produttore) è molto differente da quella per un (con un solo produttore).

E' possibile aprire simultaneamente , per esempio per permettere acquisti con consegna tra 1, 2 o 3 settimane.

Per aprire il tuo negozio devi creare un Ciclo di Richieste. Quando crei un ciclo di richieste, selezioni un periodo di apertura del tuo negozio (da quando a quando), quali prodotti vuoi mostrare nella tua vetrina e quali tariffe intendi applicare.

Perchè Cicli di Richieste? Alcuni hub potrebbero volere il proprio negozio online sempre aperto e soddisfare le richieste una alla volta, via via che le ricevono. Ma molti hub preferiscono invece lavorare con un sistema di richieste periodiche, che permette loro di affrontare con maggior efficienza le attività di produzione, confezionamente e distribuzione (riducendo così i costi associati).

Per esempio, un ciclo di richieste può essere aperto per due settimane. Una volta raccolte tutte le richieste, queste possono essere preparate e consegnate nello stesso momento, il mercoledì successivo alla chiusura. Dopo aver consegnato i prodotti, l'hub può riaprire un nuovo ciclo di richieste, e così via.

Una rapida presentazione di come impostare un nuovo ciclo di richieste:

Visualizzare i Cicli di Richieste

O dal menu orizzontale in alto (Cicli di richieste)

Creare un nuovo Ciclo di Richieste

Una volta scelto il coordinatore del ciclo di richieste, il processo di impostazione si divide in tre passaggi:

1) Impostazioni generali

Nome (obbligatorio): Dai al ciclo di richieste un nome che sia significativo per te. Ti suggeriamo di seguire una regola di nominazione, per poi riuscire a trovare agevolmente il ciclo di richieste ad una ricerca futura. Ti suggeriamo inoltre di inserire il nome del tuo hub nel nome del ciclo di richieste, di modo da permettere un agevole supporto da parte di OFN in caso di necessità. Es. NomeCoordinatore_settimana12_2021.

Richieste aperte dal: Questa è la data e l'orario a partire da cui il tuo negozio OFN sarà aperto, visibile e pronto a ricevere richieste dai consumatori.

Richieste chiudono il: Questa è la data (e l'orario) in cui il tuo negozio OFN chiuderà e smetterà di accettare gentili richieste. Se desideri avere un negozio sempre aperto, seleziona una data di chiusura lontana nel futuro.

2) Prodotti in entrata

Il campo Dettagli ricevimento è facoltativo. Le informazioni aggiunte a questo campo saranno aggiunte automaticamente alle mail inviate ai produttori alla chiusura del ciclo di richieste (cliccando "Notifica Produttori"). Potrebbe essere una buona idea inserire qui un indirizzo esatto di consegna dei prodotti per i fornitori.

Seleziona il nome dell'azienda nella prima tendina, poi seleziona il nome della tariffa aziendale nella seconda. Nell'esempio qui sotto, la tariffa "OrderAdmin" è stata applicare al "Produttore di frutta".

3) Prodotti in uscita

Qui puoi selezionare uno o più hub-distributori. Ogni hub scelto come distributore per questo ciclo di richieste avrà un negozio aperto per la durata del ciclo. In un modello semplice, ci sarà un solo hub per un ciclo di richieste. Seleziona l'hub e metti la spunta su "Seleziona tutti" per aggiungere tutti i prodotti alla tua vetrina. Per maggiore flessibilità, lo stesso ciclo di richieste può avere più di un hub come distributore. In questo caso potresti voler selezionare un diverso listino di prodotti a seconda dell'hub, oppure impostare diversi orari di consegna per ciascuno.

Il campo "pronto per (es. data/ora)" (obbligatorio): Questo campo comunica ai consumatori quando i loro prodotti saranno pronti per la consegna o il ritiro. Se il tuo ciclo di richieste è impostato per essere costantemente aperto e soddisfare le richieste individuali e non di gruppo, dovresti inserire una dicitura tipo "Due giorni dopo la ricezione della richiesta". L'esempio qui sotto mostra come un consumatore possa scegliere tra diversi cicli di richieste quello con la data di consegna che preferisce.

Questa indicazione è visibile anche nella sezione Informazioni di consegna nella pagina di conferma richiesta (vedi sotto) ed è inclusa nella mail di conferma della gentile richiesta.

Il testo inserito nel campo Istruzioni per la consegna sarà incluso nella mail di conferma richiesta, sotto alle informazioni relative al metodo di consegna che hanno scelto (vedi sotto). Questo testo sarà visibile solo ai clienti che effettuano gentili richieste, quindi puoi inserire qui dati più sensibili come indirizzi, numeri di telefono, ecc. Vedi sotto per un esempio della mail di conferma richiesta.

Aggiungi tariffa: Ancora, una tariffa aziendale precedentemente creata può essere qui assegnata a questo distributore. Per i modelli semplici (con un solo hub distributore che corrisponde al coordinatore del ciclo), aggiugere una tariffa in questo campo è uguale ad aggiungere una "tariffa Coordinamento": sarà applicata a tutti i prodotti. Per modelli complessi, il coordinatore potrebbe voler applicare tariffe diverse a seconda dell'hub distributore. Il posto migliore per inserire tariffe differenziate è qui.

Aprire il negozio

Clicca su Salva per programmare un ciclo di richieste. Se la data di apertura è già passata, il tuo negozio sarà aperto immediatamente! Se non sei ancora pronto per aprire il tuo negozio, inserisci date future, che potrai modificare in seguito.

Per cicli di richieste periodici, ripetitivi, puoi copiare un ciclo esistente e modificare le date, per rendere il processo più rapido. Vedi sotto:

I cicli di richieste avranno un fondo verde quando sono attivi, giallo quando sono programmati per una data futura, grigio quando hanno chiuso. Non sono visualizzati in questa lista i cicli di richieste che sono chiusi da più di un mese. Per visualizzare tutti i tuoi cicli di richieste passati, clicca su "mostra di più" in cima alla lista.

Pulsante "Notifica produttori"

Cliccando su questo pulsante in cima alla pagina, tutti i produttori collegati al ciclo di richieste riceveranno una mail contenente la lista dei prodotti richiesti fino a quel momento in quello specifico ciclo.

Cliccando sul bottone, comparirà una finestra di conferma. Una volta confermato, la mail verrà inviata. Questa mail contiene le istruzioni di consegna (qualora il campo facoltativo nella sezione "prodotti in entrata" sia stato compilato) e le seguenti informazioni riguardanti i prodotti:

• Codici univoci (se rilevanti)

• Nome del Fornitore

• Nome del prodotto

• Quantità richieste

• Prezzo unitario

• Subtotale per prodotto

• Tasse incluse (se rilevante)

Report per produttori / fornitori

Le Tariffe aziendali sono utili per i produttori e gli hub che lavorano insieme: permette di collegare a soggetti differenti i costi di gestione di ciascuna fase (amministrazione, confezionamento, trasporto, vendita, quote associative o di autofinanziamento).

Per esempio, un hub potrebbe decidere di applicare una tariffa del 10% su tutti i prodotti che vende, per coprire i propri costi amministrativi (immagazzinamento dei prodotti, salari di chi si occupa delle vendite, ecc.) Per i produttori che si occupano autonomamente della vendita dei propri prodotti, questi costi sono già inclusi nel prezzo dei prodotti e dunque applicare queste tariffe potrebbe non essere necessario.

Uno dei vantaggi di OFN per il consumatore è la trasparenza sul prezzo. Chi acquista può vedere la composizione del prezzo di ciascun prodotto. Questa informazione è visualizzabile cliccando nel grafico a torta accanto al prezzo di ciascun prodotto in vetrina:

Prima di proseguire, puoi dare un'occhiata a questa rapida dimostrazione su come impostare la tua prima tariffa aziendale:

Impostare una Tariffa dell'Azienda

• Vai alla pagina Tariffe dell'Azienda, cliccando su Aziende nel menù blu orizzontale e poi su Impostazioni accanto al nome della tua azienda. La pagina delle Tariffe dell'Azienda si trova quindi nel menù a sinistra.

• Clicca su Creane una ora -> (o Gestisci Tariffe dell'Azienda, se ne hai già creata una e intendi modificarla). Sarai re-diretto ad una pagina come questa:

Azienda: Nella prima colonna, seleziona l'azienda a cui applicare la tariffa.

Tipo Tariffa: Seleziona il servizio a cui è collegata la tariffa. Le opzioni sono: Tariffa imballaggio, Tariffa trasporto, Contributo amministrativo, Commissione di vendita o Contributo Raccolta Fondi. .

Nome: Scegli un nome per questa tariffa.

Categoria d'imposta: Seleziona la categoria appropriata. Nella maggiorparte dei casi l'IVA della tariffa sarà ereditata dal prodotto. Se la tariffa è associata ad un servizio aggiunto al prodotto, la tariffa potrebbe essere soggetta ad un IVA differente. [If the enterprise fee is associated with a service added to the product the fee may be subject to VAT but the product itself not. In which case choose between 'Zero rated', 'Full Rate' and 'Reduced Rate' of VAT to applied to Enterprise fees.]

Calcolatore: La tariffa può essere calcolata in diversi modi. Seleziona il tipo di calcolatore adatto.

Clicca su Aggiorna per creare la tariffa.

Calcolatori della Tariffa

Percentuale fissa – Questa tariffa è calcolata come una percentuale fissa dell'importo totale della gentile richiesta.

Peso (per kg) – Questa tariffa è applicata ai prodotti in base al peso (kg). La tariffa verrà applicata solo ai prodotti il cui prezzo è indicato al kg, non ai prodotti venduti al pezzo (ad esempio, se il prezzemolo viene venduto "al mazzo", selezionando questa opzione al prezzemolo non verrà applicata alcuna tariffa).

Tariffa fissa (per gentile richiesta) – Questa tariffa è applicata come una tariffa standard, uguale per ogni gentile richiesta, indipendentemente dal suo importo.

Tariffa flessibile (per numero articoli) – Questa tariffa è particolarmente utile se vuoi incoraggiare i consumatori a fare gentili richieste sostanziose: la tariffa può essere ridotta o eliminata al raggiungimento di un numero minimo definito di articoli richiesti.

• ‘Costo Primo Articolo’: La tariffa applicata per il primo articolo nella gentile richiesta.

• ‘Costo Articoli Aggiuntivi’: La tariffa applicata per gli articoli successivi al primo.

• ‘Massimo Articoli’: Il numero massimo di articoli a cui la tariffa verrà applicata. Agli articoli acquistati oltre questo numero non verrà applicata alcuna tariffa.

Per esempio: si il "Costo Primo Articolo" = 0,20€, "Costo Articoli Aggiuntivi" = 0,10€ e "Massimo Articoli"= 3, un consumatore che acquista 5 articoli pagherà una tariffa aziendale di 0,40€ (0,20€ per il primo articolo, 0,10€ per il secondo ed il terzo, 0€ per il quarto e il quinto).

Tariffa fissa (per articolo): Questa è una tariffa costante, applicata ai prodotti venduti al pezzo (Non si applica ai prodotti venduti a peso o a volume. Non verrà applicata dunque alcuna tariffa ai consumatori che acquistano, ad esempio, frutta al kg).

Tariffa flessibile (per importo totale): Questa è una tariffa aziendale flessibile, calcolata in base all'importo totale della gentile richiesta, piuttosto che al numero di articoli acquistati (Tariffa Flessibile descritta precedentemente)

• ‘Importo minimo’: Valore monetario soglia tra la Tariffa Normale" e la "Tariffa Scontata".

• 'Tariffa Normale': Tariffa applicata per importi totali inferiori all' "Importo Minimo" impostato.

• ‘Tariffa Scontata’: Tariffa applicata per importi totali superiori all' "Importo Minimo" impostato.

Spesso un'azienda può voler applicare prezzi o proporre prodotti differenziati per tipologia di cliente (es. confezioni e/o prezzi all'ingrosso).

Alcune aziende (o gruppi "cooperativi") potrebbero voler applicare sconti ai propri soci rispetto al prezzo considerato per i "non soci".

Su OFN, si possono impostare prezzi o visualizzioni differenziate utilizzando il meccanismo delle 'Etichette'.

Puoi consultare la lista di tutti i clienti che hanno inserito gentii richieste nel tuo negozio, accedendo al menu Clienti nel tuo pannello di controllo.

Puoi anche aggiungere manualmente un cliente cliccando sul pulsante + Nuovo Cliente.

Indirizzi di spedizione e di fatturazione dei clienti

Ogni cliente può avere un indirizzo di fatturazione ed uno di spedizione di default. Se un cliente ha registrato un proprio profilo su OFN ed ha compilato i propri dettagli, i suoi indirizzi verranno copiati automaticamente in questa sezione. Salvare gli indirizzi di default rende più veloce il processo di acquisto per il cliente.

Etichette (per assegnare categorie ai clienti)

Puoi suddividere i tuoi clienti in sottogruppi e poi offrire loro prezzi o listini differenziati in base al loro sottogruppo di appartenenza.

Su OFN per farlo occorre assegnare la stessa etichetta a tutti i clienti appartenenti ad una stessa categoria (ad esempio i clienti all'ingrosso, o i soci). Per aggiungere un'Etichetta, scrivi semplicemente il suo nome nella colonna "Etichette" della pagina Clienti. Un cliente può avere più etichette ed ogni etichetta può essere assegnata a più clienti.

Le etichette compaiono anche nei report. Puoi utilizzarle durante l'esportazione dei csv/excel per filtrare rapidamente i dati.

E' possibile avere più cicli di richieste aperti contemporaneamente. L'effetto sarà avere due (o più) negozi aperti allo stesso indirizzo (URL), tra cui l'utente potrà scegliere autonomamente. Questa funzionalità è utile quando vuoi avere diverse "condizioni" nei diversi negozi, come diversi prodotti (al dettaglio o all'ingrosso), diverse tariffe aziendali (es. sconti per i membri) o diverse date di apertura o chiusura dei cicli di richieste (per diversi giri di consegna).

Quando un consumatore approda sulla pagina del tuo negozio, per prima cosa gli verrà chiesto di scegliere un ciclo di richieste, prima di poter visualizzare i prodotti:

Quando il consumatore sceglie il ciclo di richieste, il negozio mostrerà le informazioni specifiche del ciclo selezionato: prodotti, tariffe e date di apertura e chiusura.

Ordinare i tuoi cicli di richieste

Puoi scegliere in che ordine visualizzare i tuoi cicli di richieste nel menu a tendina: per data di chiusura (prima la chiusura più prossima) o per data di apertura (prima l'apertura più prossima).

Questo è da impostare nelle tue impostazioni azienda --> Preferenze di Acquisto --> Ordina Cicli di richieste in Vetrina per

I consumatori possono navigare tra i cicli di richieste:

In Open Food Network, per aprire un negozio online è necessario impostare un Ciclo di Richieste. Questo significa selezionare i prodotti disponibili, le eventuali tariffe applicate e le date apertura e chiusura del negozio.

Perchè usare Cicli di Richieste? Molti produttori, che vendono piccole quantità di prodotti, possono trovare comodo avere un negozio costantemente aperto, per soddisfare le richieste individualmente, nel momento in cui le ricevono. Altri produttori, che vendono quantità maggiori di prodotti, a gruppi di consumatori, trovano utile stabilire periodici cicli di richieste, che possono essere soddisfatte collettivamente alla fine di un determinato lasso temporale. Per esempio, un negozio può avere un ciclo di richieste aperto (che accetta "gentili richieste") per due settimane. Alla fine di questo ciclo, tutti i prodotti vengono confezionati e distribuiti nello stesso momento. Quando questo gruppo di richieste viene soddisfatto, si può aprire un nuovo ciclo. Strutturare i cicli di richieste in questo modo può rendere più efficente il compito di confezionare e consegnare i prodotti.

Accedere ai Cicli di Richieste

Una volta effettuato l'accesso al pannello di controllo, puoi accedere ai tuoi Cicli di Richieste cliccando su questo pulsante:

O su "Cicli di richieste" nel menù blu orizzontale in alto. Poi clicca su +Nuovo Ciclo di richieste

Sarai indirizzato ad una nuova schermata:

Nome (obbligatorio): Dai al ciclo di richieste un nome che sia significativo per te. Ti suggeriamo di seguire una regola di nominazione, per poi riuscire a trovare agevolmente il ciclo di richieste ad una ricerca futura. Es. NomeNegozio_settimana12_2021.

Richieste aperte dal: Questa è la data (e l'orario) a partire da cui il tuo negozio OFN sarà aperto, visibile e pronto a ricevere richieste dai consumatori.

Richieste chiudono il: Questa è la data (e l'orario) in cui il tuo negozio OFN chiuderà e smetterà di accettare gentili richieste. Se desideri avere un negozio sempre aperto, seleziona una data di chiusura lontana nel futuro.

Programma: Lascia vuoto se non usi Abbonamenti.

Pronto per (data/ora) (obbligatorio): Questo riquadro comunica ai consumatori quando i loro prodotti saranno pronti per la consegna o il ritiro.

Istruzioni per i Consumatori: Questo messaggio sarà incluso nella mail di conferma d'ordine che riceveranno i consumatori, sotto al messaggio che corrisponde al metodo di consegna selezionato (vedi sotto). Questa nota sarà visibile solo a chi acquista, quindi puoi inserire qui informazioni più sensibili come indirizzi, numeri di telefono, ecc.

Prodotti: Seleziona i prodotti che vuoi che siano visibili nel tuo negozio online durante questo ciclo di richieste.

Aggiungi tariffa coordinamento: C'è la possibilità di aggiungere una tariffa per retribuire il coordinamento. Qui puoi applicare una tariffa aziendale che è già stata creata per la tua azienda.

Apri il tuo negozio

Clicca Crea per salvare questo Ciclo di richieste.

Per cicli di richieste periodici, ripetitivi, puoi duplicare un ciclo di richieste e cambiare le date, per velocizzare il processo. Seleziona l'icona con i due fogli alla destra della tabella, come evidenziato qui sotto:

I cicli di richieste hanno lo sfondo verde quando sono attivi, giallo quando sono pianificati per una data futura, e grigio quando hanno chiuso. Se un ciclo di richieste è chiuso più di un mese fa, non apparirà più in questa lista. Per visualizzare tutti i tuoi cicli di richieste passati, clicca mostra 30 giorni in più o mostra 90 giorni in più in fondo alla lista.

Qui sotto trovi un breve tutorial (in inglese):

Impostare un metodo di spedizione

• Puoi accedere alla pagina "Metodi di Spedizione" cliccando su Aziende nel menù azzurro orizzontale e poi su Impostazioni, accanto al nome della tua azienda. La voce "Metodi di Spedizione" si trova nel menù laterale a sinistra.

• Clicca su Crea un nuovo metodo di spedizione. Sarai indirizzato ad una pagina come questa:

• Controlla il riquadro a destra "HUB". Puoi selezionare le aziende (anche più di una, se occorre) a cui applicare il metodo di spedizione che stai creando.

• Nome: Scegli un nome per il metodo. Questo nome sarà visibile nella schermata dedicata nel processo d'ordine e nelle mail di conferma che verranno inviate ai tuoi clienti. Esempio:

• Descrizione: Aggiungi ulteriori dettagli, come l'indirizzo completo del punto di ritiro. Questi dettagli saranno mostrati in un riquadro grigio di fianco al nome, quando selezionato.

• Visualizza: Puoi scegliere tra "Solo Back Office" o "Entrabi Checkout e back office"

• Categoria: si tratta di consegna o ritiro?

• Tag: inserisci qui le tue etichette se intendi differenziare i metodi di spedizione tra consumatori. Le tag possono esserti utili ad esempio se intendi offrire consegne gratuite ad un determinato tipo di utenti, o se vuoi proporre la consegna a domicilio solo a coloro che sono registrati con un indirizzo nelle vicinanze o altro. Approfondisci qui.

• Calcolatore: Seleziona la modalità con cui la tariffa verrà applicata al tuo metodo di spedizione. Una tariffa di spedizione può anche essere uguale a 0. Leggi sotto per maggiori dettagli.

• Categorie: Le condizioni di trasporto (refrigerato, surgelati, default) associate con questo metodo di spedizione.

• Zone: Seleziona la zona appropriata (questo permetterà il calcolo corretto delle imposte).

Cliccando su Crea, il metodo di spedizione verrà creato e compariranno nuovi campi, per aggiungere i dettagli delle tariffe. Questi campi dipendono da quale calcolatore di tariffa hai selezionato nella schermata precedente.

Fee Calculators

Peso (per kg) – questa tariffa è applicata ai prodotti in base ai kg. Questa tariffa sarà applicata solo ai prodotti che hanno il p rezzo al kg, non ai prodotti venduti a pezzo (es. un prodotto venduto al mazzo non contribuirà alla tariffa totale che il cliene pagherà per la spedizione)

Percentuale fissa – Questa tariffa è calcolata come una percentuale sul totale della gentile richiesta.

Tariffa fissa (per gentile richiesta) - Questa tariffa è applicata indistintamente a tutte le gentili richieste, indipendentemente dalla loro dimensione.

Tariffa flessibile (per numero articoli)– Questa tariffa è particolarmente utile se vuoi incoraggiare i consumatori a fare gentili richieste corpose: il costo di spedizione può essere ridotto a zero quando viene raggiunto il numero predefinito di articoli richiesti.

• "Costo primo articolo": la tariffa applicata al primo articolo della gentile richiesta.

• "Costo articolo aggiuntivo": la tariffa applicata agli articoli successivi al primo.

• ‘Max articoli’: il numero massimo di articoli a cui la tariffa verrà applicata. Per gli articoli successivi a questo numero, non verrà applicata alcuna tariffa.

Per esempio: se "Costo primo articolo"= 2€, "Costo articolo aggiuntivo" = 1 € e "Max articoli"= 3, un consumatore che acquista 5 articoli, pagherà una tariffa di 4€ (2€ per il primo articolo, 1€ per il secondo e il terzo articolo e 0€ per il quarto e il quinto).

Tariffa fissa (per pezzo) – Questa tariffa fissa viene applicata a tutti gli articoli venduti al pezzo (Non è applicata ai prodotti venduti a peso o a volume. Non ci sarà dunque nessuna maggiorazione per i consumatori che acquisteranno, ad esempio, un kg di arance).

Tariffa flessibile (per importo totale) – Questa è una tariffa di spedizione flessibile, calcolata sull'importo monetario totale, invece che sul numero di articoli acquistati (Tariffa flessibile per numero articoli descritta sopra)

• "Importo minimo": Minimum Amount’: Valore monetario della soglia tra la tariffa di spedizione normale e la tariffa di spedizione scontata.

• 'Tariffa Normale": Tariffa di spedizione applicata per importi inferiori al valore indicato in "Importo minimo".

• ‘Tariffa Scontata": Tariffa di spedizione applicata ad importi superiori al valore indicato come "Importo minimo".

Una volta che i clienti sono stati raggruppati in categorie tramite le etichette, potrai personalizzare la loro esperienza di acquisto nei modi seguenti:

• Rendendo visibili/invisibili determinate varianti

• Rendendo visibili/invisibili determinati metodi di spedizione

• Rendendo visibili/invisibili determinati metodi di pagamento

• Rendendo visibili/invisibili determinati cicli di richieste

Questa funzionalità generalmente è utile per i 'negozi' che hanno impostazioni differenti per soci/non soci o per clienti al dettaglio/all'ingrosso.

Come impostare una Regola di Etichette

Per accedere alle Regole di Etichette vai su Azienda --> Impostazioni --> Regole To access Tag Rules go to Enterprises -> Settings -> Regole Etichette

Predefinito

Di default, tutti i prodotti sono visibili per tutti i clienti, con o senza etichette. Puoi modificare le regole predefinite di visualizzazione selezionando + Aggiungi nuova regola predefinita. Nell'esempio di seguito, per impostazione predefinita, tutti i Cicli di Richieste che hanno l'etichetta 'Ingrosso' saranno invisibili. (In questo esempio, solo i clienti con l'etichetta 'clienteingrosso' potranno visualizzare i cicli di richieste che hanno l'etichetta 'ingrosso')

Regole Etichette

Una volta impostate le regole predefinite, puoi impostare le eccezioni per determinati gruppi di clienti.

• Innanzitutto stabilisci il gruppo di clienti a cui applicare l'eccezione. Nell'esempio precedente, l'eccezione è stata applicata a tutti i clienti con l'etichetta 'clientiingrosso'.

• Poi, per questo gruppo di clienti, puoi personalizzare l'esperienza di acquisto in uno dei seguenti quattro modi:

Analizziamo tutte le opzioni, una per una:

Mostrare o Nascondere Varianti nella mia vetrina

Questa regola ti permette di rendere determinate varianti visibili o invisibili per una categoria di clienti. Per rendere operativa questa regola, devi aver inserito le etichette menzionate nella regola, sia ai clienti che alle varianti dei prodotti nel tuo inventario (non nel listino del produttore).

Nell'esempio seguente, alla variante di 1 kg del muesli delux è stata associata l'etichetta "socio". Sarà quindi possibile impostare una regola che preveda che di default sia visibilie solo la variante da 500g (senza etichetta), a meno che al cliente non sia associata l'etichetta "socio". Solo per questi clienti sarà allora visibile anche la variante da 1 kg.

Mostrare o Nascondere Metodi di spedizione

Questa regola ti permette di rendere disponibili o indisponibili determinati metodi di spedizione a determinate categorie di clienti. Per rendere operativa questa regola, dovrai assegnare la stessa etichetta sia al gruppo di clienti che al metodo di spedizione. Per assegnare un'etichetta ad un metodo di spedizione, vai su Aziende-->Impostazioni-->Metodi di spedizione-->Modifica.

In questo esempio, il metodo di spedizione 'Ritira di persona' è stato assegnato ai clienti con l'etichetta 'socio'. Si può poi impostare:

• una regola etichette predefinita: il metodo di spedizione con l'etichetta 'socio' è invisibile

• un'eccezione alla regola: per i clienti con l'etichetta 'socio' il metodo di spedizione con l'etichetta 'socio' è visibile.

In questo caso, solo i soci potranno scegliere di ritirare la propria spesa di persona.

Mostrare/Nascondere Metodi di pagamento

Questa regola ti permette di rendere disponibili o indisponibili determinati metodi di pagamento a determinate categorie di clienti.

Per rendere operativa questa regola, è necessario aver assegnato la stessa etichetta ai clienti ed al metodo di pagamento. Per assegnare un'etichetta ad un metodo di pagamento, vai su Aziende-->Impostazioni-->Metodi di pagamento-->Modifica.

In questo esempio, il metodo "Contanti" è stato assegnato ai clienti con l'etichetta "socio". Si può poi impostare:

• una regola etichette predefinita: il metodo di pagamento con l'etichetta 'socio' è invisibile

• un'eccezione alla regola: per i clienti con l'etichetta 'socio' il metodo di pagamento con l'etichetta 'socio' è visibile.

In questo caso, solo i soci potranno scegliere di pagare la propria spesa in contanti alla consegna.

Mostrare/Nascondere cicli di richieste nella mia vetrina

Questa regola ti permette di rendere determinati cicli di richieste visibili solo a determinate categorie di clienti.

Per rendere operativa questa regola, devi aver prima applicato la stessa etichetta ai clienti ed ai cicli di richieste in questione. Per applicare un'etichetta ad un ciclo di richieste, vai alla sezione "Prodotti in uscita" (pagina 3) del Ciclo di richieste.

In questo esempio, il Ciclo di richieste è stato assegnato ai clienti con l'etichetta "socio". Si può poi impostare:

• una regola etichette predefinita: il ciclo di richieste con l'etichetta 'socio' è invisibile

• un'eccezione alla regola: per i clienti con l'etichetta 'socio' il ciclo di richieste con l'etichetta 'socio' è visibile.

In questo caso, solo i soci potranno visualizzare questo ciclo di richieste.

Prezzi specifici in base al cliente

A volte ci può essere l'esigenza di applicare prezzi differenti a seconda della categoria di clienti, per esempio a soci o non soci, o a clienti all'ingrosso o al dettaglio. Attualmente, non è possibile attribuire automaticamente prezzi diversi a diverse categorie di clienti, ma vi elenchiamo alcuni suggerimenti per ottenere lo stesso risultato, usando le etichette dei clienti e le relative regole:

• Rendere alcune varianti disponibili solo a determinati clienti: ad esempio prodotti "all'ingrosso" con un prezzo inferiore visibili solo ai clienti con l'etichetta "ingrosso".

• Aprire più di un Ciclo di Richieste contemporaneamente e rendere visibile il ciclo con tariffe aziendali più basse solo ai soci (o ai clienti all'ingrosso)

• Usare le tariffe collegate ai metodi di spedizione visibili solo a determinate categorie di clienti per applicare sconti solo a loro.

• Usare i metodi di pagamento disponibili solo a determinate categorie di clienti per applicare loro tariffe aziendali più basse.

Una volta che il tuo negozio sarà online (ovvero avrai un attivo), i tuoi clienti potranno inserire le loro gentili richieste. Questa sezione spiega come:

• (rimborsi ecc.)

Nell'interfaccia amministrativa ci sono due posti dove è possibile visualizzare ed eventualmente modificare le gentili richieste: la pagina e la pagina . Le caratteristiche di queste due pagine sono trattate qui sotto.

Lista delle gentili richieste

La pagina Gentili richieste mostra la lista di tutti gli ordini relativi al tuo, o ai tuoi, negozi. Da qui hai accesso ai dettagli delle richieste individuali, puoi modificarle e tracciare lo stato di spedizione e di pagamento. Per maggiori dettagli su come creare un ordine manualmente per un tuo cliente, vedi .

Questa pagina ha dei filtri The page has filters which allow you to select which orders you want to view. You can filter by date, status or the email and name of the customer.

Distributor: This is the enterprise through who's shop the order was placed.

Completed at: This is the date that the order was placed.

Number: This is an arbitrarily assigned order number. An exclamation mark symbol with with word 'Note' to the left of it will show if the customer included a comment with their order at checkout. Hover you mouse above the exclamation mark to view the comment.

State:

• Complete- the customer has finished checkout

• Cancelled- if admin edits the order and chooses to ‘cancel it’

• Cart- The customer is in the process of shopping, but hasn’t checked out

Payment State:

• Balance Due- if it’s cash, or bank transfer or eftpos (ie all non automated payments), then the order will be ‘balance due’ by default, until admin members of the distributing enterprise manually mark that the payment has been received, at which point the payment state will change to 'Paid'.

• Paid- For automated payments (PayPal, Stripe, PIN for instance), the payment portal will automatically mark an order as 'paid' when it has been processed. Non-automated payments (cash, bank transfer etc) will also be marked as 'paid' when manually updated.

• Credit Owed- If someone has paid for their order, but then you edit their order, and remove an item, the cost of that item becomes ‘credit owed’.

Shipment state:

• Pending- When the payment state is ‘balance due’ the shipping state will be pending, meaning that until payment is received, shipping should not commence.

• Ready- When payment has been received (paid, or credit owed status) the shipping state becomes ‘ready’.

• Shipped- After delivery or collection, an order can be manually updated by shop/hub management (edit order) so that the shipment state becomes 'Shipped'.

Total:The total value of the customer’s order

Changing the payment and shipping state of an order

On the right hand side of the listing view you can update the payment/shipping state of an order.

Click on the tick icon to indicate that payment has been received (this records full payments only).

Click on the road icon to indicate that the order has been shipped.

Editing an order

To the right of an order you will see a pen and paper icon. Click on this to access the order management page where you can edit, modify and cancel:

You can also access full information concerning an order by clicking on the order number (fourth column of the table).

This is what the order management page looks like:

Adding and removing products from an order

You can add a product to the order by selecting the variant you require from a drop down list of those available (at least 3 letters must be typed in to the field box 'Select Variant' for list of options to appear). To remove a product from an order click the rubbish bin icon on the right hand side of the product. You can also change the quantity of each item ordered. Remember to click the update and recalculate fees button to save changes (this will also update enterprise, shipping and payment method fees accordingly, where appropriate).

Additional options available under 'Actions'

• Resend Confirmation: If you have edited a customer's order, you may wish to resend them an updated order confirmation email.

• Send Invoice: This will automatically send the customer an invoice (in .pdf format) by email.

• Print Invoice: This will generate the invoice in the form of a pdf for printing.

• Cancel Order: Cancel the order

View customer details

Customer information (email, billing, shipping addresses and phone numbers) are accessible from the menu on the right of the page:

Modify an Order

Click on 'Adjustments' in the right hand menu (screen shot above). On this page you can add or subtract from the order total by selecting the + New Adjustment button.

You may wish to use this functionality to:

• grant a discount on an order if a product is damaged

• deduct credit owed to the customer from their total balance

Record Partial Payment

Visit the 'Payments' page from the right hand menu in screen shot above to record partial payments.

Batch Print Invoices

To save time you can print multiple invoices at once (rather than visiting each order in turn and selecting Actions-> Print Invoice). On the Listing Orders page check the box to the left of orders for which you would like to send an invoice. You can increase the number of orders per page from 15 to 100 and select all at once, if desired. Then click 'Print Invoices' button to the top right of the table:

A Loading page will pop up while the invoices are generated. On completion you will be able to view (and download) a file containing all the invoices for the orders selected:

Bulk order management

Start/End Date: You can filter to display all orders that were placed within a given window of time.

Producer: You can filter for a given producer. This can narrow down the display, if you’re only interested in one product, supplied by one producer.

Shop: You can filter according to the shop at which the order was placed.

Order Cycle: Perhaps the most useful filter, the order cycle filter, will display only those orders which were placed within a selected order cycle.

Quick Search: Before or after applying filters, you can narrow your search down even further by searching for a key word. This could be a name, product, hub, producer, date, order number…

Actions: You can select the check boxes of multiple orders (left hand column), to perform the same function to all of them, such as delete.

Columns: You can select which fields you do or do not want to be displayed in the table:

Examples of using Bulk Order Management:

Example 1: You have a stock shortage, and must reduce customer order quantities for a certain product.

In your current order cycle, customers placed orders for 20kg of tomatoes. Unfortunately there was a storm, and you were only able to harvest 10kg. You need to identify all customers who ordered tomatoes, and half their orders for tomatoes.

This can be done in bulk order management, as follows:

1. Filter according to the date range, or current order cycle.

2. Search for ‘tomatoes’. All orders for tomatoes within the date range/order cycle you selected will now display.

3. Click on the product ‘Tomatoes’ in the Product:Unit column.

4. A box will appear at the top of the page, showing the total quantity ordered (across the date range/order cycle you’ve selected).

You can then adjust the quantity (or delete products) of each unique order in the Quantity column. The Total Quantity Ordered in the box at the top will update automatically as you adjust orders.

Here, the amount of tomatoes allocated to each order has been reduced to meet the total available of 10kg:

The ‘Shared Resource’ checkbox

This checkbox allows you to make adjustments to all variants of the same product at once. For example, you may retail tomatoes in 1kg and 3kg bags. By selecting 'Shared Resource' you will be able to edit the quantities of both variants ordered at once.

Example 2: Updating the final weight of products.

For the example of a 1kg fish:

1. Filter for the order cycle or date range of interest.

2. Search for the desired product

3. Make the Weight/Volume and Price columns visible.

4. Enter the actual weight of the fish that each customer will receive in the weight/volume column. The price will automatically recalculate based on this weight.

5. Click update.

A Customer’s view of their order

Your customers can view a list of their orders when they login to the OFN, and click on their account (see below).

Here your customers will be able to see the past orders and payments as well as a running balance at your shop (and any others on OFN where they have placed an order).

In some cases, shop owners may want to be able to display products in their shop but not actually allow customers to checkout. For example to show their full product range (which may vary seasonally), or to give potential customers an idea of the products which will be on offer in the next order cycle, before it opens.

To setup a display only order cycle:

• Open an as usual, with the products you wish to display and date range for the order cycle to remain open.

• Change the 'Display' state of all your to 'Back Office Only'. This can be done from Enterprises -> Settings -> Payment Methods -> Edit:

Your shop will now be in the ‘display only’ state. Below is an example of how the shop appears to customers. It’s clearly marked as closed, but customers can see the product range.

This page explains the varying rights each enterprise has in the context of complex multiple enterprise order cycles. Be it:

• the producer ( or ) who supplies the order cycle only,

• a which distributes goods only,

• or a hub which the order cycle (and may or may not also supply or distribute goods).

For more details about simple order cycles involving a single producer selling their own stock only (), see .

The coordinator has the highest degree of control over an order cycle. Other enterprises can view the order cycles they are involved in, but only edit settings which affect them.

The Coordinator

The Coordinator of an can:

• Create the order cycles

• Set and edit the name of the order cycle as well as the opening and closing dates.

• Apply enterprise fees to all products (coordinator fee), to products supplied by producers (in the section), and/or to products distributed by hubs (in the section).

Incoming

• The coordinator can add enterprises as suppliers. However, to do this the supplying enterprise (registered as a with OFN) must have granted the coordinating hub .

• The coordinator can select all or a subset of products from their suppliers that they wish include in the order cycle.

• The coordinator can apply differential to each supplier. For example, they may wish to charge a supplying butcher a higher rate (to cover the extra cost of refrigerated transport) than a baker.

Outgoing

The coordinator can choose which enterprises the products listed in an order cycle are distributed through (including themselves).

To do this each potential distributor must be:

Supplying (Incoming) Enterprises

In the Reports section (top horizontal blue menu) an incoming supplying producer can view the orders they have received for the order cycle

Incoming

• A supplier can view, add and remove their products from the 'Incoming Products' section of an order cycle.

• A supplier can add/remove enterprise fees which are applied to their products in the 'Incoming Products' section of the order cycle. This might be useful for producers who supply several hubs, some of which are much further away from them than others. They may wish to add an extra levy to more distant hubs to cove transport costs.

Outgoing

The degree of influence a supplier has over their products in the 'Outgoing Products' section of an order cycle depends on the specific enterprise permissions they granted the distributing hub and vice versa.

• If the distributing hub granted the supplying producer (profile, shop or hub) the right to 'add to [the hub's] order cycle' then the supplier can view, add and remove products from the list in the 'Outgoing Products' section of the order cycle.

• If the distributing hub did not grant the supplying producer (profile, shop or hub) the right to 'add to [the hub's] order cycle' then the supplier can view but NOT add and remove products from the list in the 'Outgoing Products' section of the order cycle.

• A supplier is never able to change the pickup/delivery details, or the enterprise fees applied to the distributor.

Distributing (Outgoing) Enterprise

A distributor can view Order Cycles they’re involved with in their Order Cycle summary page, even if they did not create them themselves (ie. they are not the order cycle coordinator). By clicking on an order cycle, the outgoing distributing enterprise can see the details of an order cycle which relate to them only. (For example, if they are not the sole distributor of the order cycle they will not be able to see who the other distributing enterprises are nor the products they will offer on their shop front.) The outgoing distributing hub can view and edit details of their distribution- delivery dates and methods, and enterprise fees for distribution- but no the name nor period of the order cycle itself.

In the 'Reports' menu, a order cycle distributor can view the orders which have been placed (along with customer names) to aid delivery/dispatch of goods.

Incoming

A distributor can view the incoming products of supplier who have granted them the enterprise permission 'add to order cycle' but they can not edit stock levels/availability nor apply/remove producer specific enterprise fees.

Outgoing

The degree of influence the distributing hub has over the products in the 'outgoing products' section of an order cycle, depends on the enterprise permissions between them and the supplying producer.

• The distributing hub can add/remove products from its outgoing exchange. This only applies to product from producers who been added to the order cycle by the coordinator, and have granted the distributor the enterprise permission 'add to order cycle'.

• Can change the pickup/delivery details

• Can add/remove their enterprise fee

If I remove an Order Cycle from a schedule when it already has open subscription orders attached to it, what will happen to those orders? Will those subscriptions get deleted?

Those orders will remain open. At the close of the order cycle the subscription orders will be processed like normal subscription orders. If you wanted to cancel all subscription orders that were attached to that order cycle you would need to delete each subscription order individually.

If I add a new subscription in the middle of an open order cycle, will there be a subscription generated for that customer?

Yes, if you create a subscription while there is an open order cycle in that schedule, an order will be generated for that customer. If you don't want the subscription to apply to the current open order cycle you'll need to set the start date of the subscription to be after the close of that order cycle.

What if part of the stock is available but not all? Which customers get the limited stock?

In the case that a product’s In Stock? value is not adequate to meet all subscription orders, the limited stock won’t be allocated evenly across customers, instead it will fulfill customers orders with available stock until it runs out. Some customers will receive their full order, others will receive none.

What if I change the subscription while it’s ‘open’?

Any changes you make to the core subscription, while an OC is open, will carry on to the open subscription order. The second email confirmation going to the customer at the close of the order cycle will reflect the changes you make. If you don’t want the changes to apply to the open order, you’ll need to edit the subscription after the close of the order cycle.

What if there’s limited stock, but then a customer cancels their order, will this stock get automatically allocated to other subscribers who wanted that product but couldn’t have it due to insufficient stock?

No, if a customer cancels their subscription order or removes a product from it, that stock will be returned to the products's In Stock? value. It won't automatically be allocated to other customers, but you could now add this stock to another customer's order manually by editing their order.

What are subscriptions?

Subscriptions are recurring or standing orders that can be set up for the customers of any Enterprise with a shopfront. Once set up, these orders will be automatically processed at defined intervals (eg. weekly, fortnightly, monthly).

Features of Subscriptions

• Customers can choose to have their 'usual order' placed automatically.

• Customers can set up an automatic credit card payment (using Stripe) for their subscription

• Enterprises and/or customers can pause, cancel and/or add/remove products from their standard subscription order.

Set up subscriptions: Step-by-Step guide

Configuration: this page describes the steps to make your enterprise 'Subscription Ready'

• Enable Subscriptions in your Enterprise Settings.

• Make sure you have Shipping and Payment methods setup for customers.

• Gather information from your customers, including their contact details, which items they'd like in their subscription and which shipping and payment methods they'll use.

• Add your subscription customers to your Customers list, and then ask them to signup to OFN.

• Setup Schedules, which will dictate how frequently subscriptions are processed.

Creating and Managing Orders: this page describes the steps involved in actually creating a new subscription and subsequently processing the order.

• Create subscriptions for each customer.

• Edit, pause and delete subscriptions.

• Understand How subscriptions are processed (ie how they appear in your 'order list')

Customer Set Up: this page describes a customer's perspective of subscriptions.

A group is a subset of enterprises on the Open Food Network platform. A group page acts as a sub-directory within the OFN. You can create a group, specify the details of your group and select the enterprises which are part of it. These details will appear on your public group page.

Enterprises within a group usually share some feature or characteristic in common. It could be a set of enterprises associated with a certification body, a regional producer group, producers in a farmers market network or a complex multi-hub network with several distributors and many producers.

In this section you can find out how to create and manage a group page, and how to embed your OFN group page in your website.

Step-by-step instructions for downloading OFN sale data and importing into Xero can be found here.

The option for Hubs to reimburse their supplying producers for goods supplied by ABA files is available for Australian OFN users only. Read on for details on how to implement this.

As a food enterprise operating on the Open Food Network platform, you may wish to also use external software for specific, additional functionalities. For example, for increased flexibility over invoicing, more in depth accounting, marketing or even analysing your OFN sales.

Some users have already found ingenious ways to use the platform's data with other software, some interesting uses of which we will describe to you. We are also gradually developing integration possibilities, so do not hesitate to contact us if you have a specific need so that we can study it!

Do you have an idea for how a feature could be improved?

Is there something you need help with that you can't find in the guide?

Please get in touch, we're here to help.

Email: hello@openfoodnetwork.org

It is now possible to embed a group page into a website external to OFN. Here you will find step by step instructions for setting this up. This feature is relatively new, and has not been comprehensively tested across all platforms. Please contact your local OFN if you experience issues with embedding a group page in your website.

Pre-requisites for Embedding a Group Page

Platform

It is possible to embed a group page on any website where you can add custom html to the destination page, including platforms such as WordPress, Squarespace or Wix.

Below are some platform specific resources:

• Go to Squarespace for more information about adding custom html using “codeblocks”

Security

Because OFN is an eCommerce platform, and handles monetary transactions, it has a higher security requirement than some websites. Therefore, you’ll need to have SSL/TLS set up on the website you want to embed your group page into. You can get a free security certificate from Let’s Encrypt or for around $10-$30 for other paid service.

OFN Group page

Before proceeding, you should complete setting up your group page on the Open Food Network. You’ll need to know your OFN group page URL to complete the setup steps below.

How to Embed a Group Page

1) Contact your local OFN team

First of all, you’ll need to contact your local OFN team and let them know you want to embed your OFN group page in your website. You’ll need to provide them with your external domain. eg. regionalgroup.com.au so they can grant permission for your website to communicate with OFN.

2) Adding Custom HTML to your website

Embedding your group page is as simple as inserting a line of code into your website. Below is an example of the HTML that you should insert into the page where you want to embed your OFN group page. You will need to replace ‘flavour-crusader’ with your shop’s unique OFN permalink.

<iframe src="/groups/flavour-crusader?embedded_shopfront=true"style="width:100%;min-height:35em"></iframe>

Once you’ve done this, you should see your OFN group page appear within your website at the location where you inserted the HTML.

NOTE: See the instructions on creating and managing a group page to find out how to edit your unique OFN permalink.

3) Styling

Depending on the styling of your website you may need to edit the CSS. If you are not familiar with CSS you may need to engage the services of your website administrator. CSS may be needed to avoid having two scroll bars, and to make sure the length and width of the embedded group page is visually appealing. Make sure to test the display of your group page on a mobile device as well as this may require further changes.

Instructions for Visitors

Cookies

Most people have cookies enabled on their web browsers. But if a visitor doesn’t enable cookies they may see an error message similar to the one below, and not be able to view the embedded group.

If you don’t want your shopfront to be visible to the public (ie. you would like to host a shop front from which only members can place orders), there are two ways that you can make your shop more private:

• make you shop 'Invisible' and only share the shop website address (URL) with your desired customer base

• make your shop 'private' and only visible to registered customers.

Make your shop front invisible

In your Enterprise Settings, under Primary Details, you can set your profile to 'invisible'.

When the Visible in Search? option is set to 'not visible' your OFN enterprise will be hidden in both all searches within the platform and in external web the search engines. Your enterprise will not appear in the "shops" menu nor on the OFN map page.

The benefit of this method for making your OFN shop front invisible is that you can invite (by email, perhaps), customers by sending them the direct link to the store. It is also a simple and effective way to manage your enterprise.

Hence, if someone on your mailing list forwards an email from you to a friend, the friend can place an order without being a registered customer. You will need to manually double check that all orders came from registered customers, posteroiri.

Visible to registered customers only

A stricter, but potentially more time consuming approach, is to let your OFN enterprise remain visible in the enterprise settings above but change the Publicly Visible Shopfront option (under Enterprises-> Settings-> Shop Preferences) to Visible to Registered Customers Only.

Whilst your enterprise will be visible in a search of the OFN platform, your customers would need to log into their OFN account in order to view your shop front and the products on offer. Other registered OFN shoppers, who are not on your customer list, will not be able to see your shop front once logged into their OFN accounts.

You'll need to maintain your Customer list and manually add all new customers, before they can place their first order.

You can also delete customers who you no longer want to be able to see your shop or place an order.

How does the shopping experience change when your shop is private?

When visitors to your shop arrive at the shop, if they're not logged in yet, they'll see the message below.

From here there's 2 pathways:

a) If the customer logs in, or signs up with an email address that is on the shop's customer list, they'll be taken to the shopfront as usual.

b) If the customer logs in or signs up with an email that is not on the shop's customer list they'll see the message below. They can then contact the shop to request access.

Occasionalmente, ti può capitare di dover aggiustare l'importo pagato da un cliente per la sua gentile richiesta. Alcuni scenari comuni sono:

• Richieste contenenti prodotti con peso variabile non noto al momento della richiesta (come carne o grandi ortaggi, con prezzo al kg ma venduti al pezzo intero)

• Prodotto richiesto non consegnato dal produttore.

• Richiesta da parte del cliente di aggiunte di prodotti dopo l'avvenuto pagamento.

• Uno o più prodotti di qualità inferiore alle aspettative per cui desideri procedere ad un rimborso.

Generalmente si possono verificare due casi:

• Al cliente è richiesto il pagamento alla consegna e dunque non si effettuano pagamenti in anticipo. In questo caso, puoi correggere la gentile richiesta, reinviare la mail di conferma e richiedere il pagamento corretto il giorno della consegna.

• Il pagamento avviene al momento della conferma della richiesta (Stripe, PayPal..). In questo caso ci sono tre opzioni:

  1. Il saldo è in CREDITO (tu devi un importo al cliente) e desideri rimborsarlo.

  2. Il saldo è in CREDITO e desideri che il cliente possa utilizzare il suo credito per i suoi acquisti futuri.

  3. Il saldo è in DEBITO (il cliente ti deve un importo)

Come rimborsare un Pagamento

Rimborsare un pagamento Stripe

Se il cliente ha effettuato il pagamento sul tuo account business di Stripe, puoi ettuare un rimborso parziale o totale dall'interfaccia amministrativa di OFN.

Assicurati che la richiesta che desideri rimborsare sia contrassegnata come 'PAGATA':

Correggi la richiesta come da necessità (leggi qui per come modificare una gentile richiesta, oppure approfondisci la gestione tabellare delle richieste per i casi di mancanza di prodotti o di prodotti dal prezzo indefinito nel momento della richiesta).

Ti comparirà quindi un CREDITO nella richiesta modificata. Clicca sulla spunta a destra per effettuare il rimborso via Stripe:

Il rimborso sarà registrato sul tuo account business di Stripe:

Se una richiesta è stata completamente cancellata, puoi effettuare un rimborso totale (se il cliente ha pagato via Stripe): Modifica la richiesta --> Pagamenti. Seleziona la croce a destra della tabella:

Rimborsare un pagamento PayPal

Rimborsi parziali o totali automatici per pagamenti via PayPal non sono al momento supportati da OFN. Dovrai accedere al tuo account business di PayPal ed effettuare il rimborso da lì. Questa è una funzionalità che speriamo di sviluppare in futuro.

Rimborsare un Pagamento via bonifico

Un cliente ha pagato per i propri acquisti con un bonifico o qualsiasi altro metodo non automatizzato (qualsiasi altro metodo eccetto Stripe o PayPal) ed hai già registrato il pagamento. Successivamente è necessario modificare la sua gentile richiesta (un prodotto non è disponibile o è danneggiato). Dopo aver modificato la richiesta, la differenza tra l'importo pagato e l'importo dovuto viene visualizzata come CREDITO nella sua richiesta. Per effettuare un rimborso, dovrai farlo attraverso la tua banca.

Come considerare un CREDITO per le gentili richieste future

Un'alternativa al rimborso potrebbe essere sottrarre manualmente il credito dalla prossima gentile richiesta del cliente.

Come aggiungere importi al conto

Per esempio, un cliente ti chiede di aggiungere un prodotto ad una sua gentile richiesta già pagata, oppure un prodotto venduto al pezzo ma pagato al peso potrebbe essere risultato più grande della media prevista e dunque l'importo dovuto risulta maggiore dell'importo già pagato. Ogni importo aggiuntivo va registrato manualmente. Il cliente non potrà pagare importi aggiuntivi via Stripe o PayPal attraverso OFN.

This page describes how shops can setup unique subscriptions for individual customers, including which items are included in their subscription, which schedule the subscription applies to (ie the rate at which they receive their order) and how to pause/edit their subscription.

Checklist of things to do before you create subscriptions for you customers:

• Enable subscriptions in your Enterprise Settings

• Setup shipping and payment methods

• Have made contact with you customers to get their details

• Added your subscription customers to your customer list.

• Have contacted your customers to request that they sign up for an account with OFN, and if they will be billed with Stripe, to request they save their card and authorise your shop to charge it.

• Created at least one Schedule

Create subscriptions

Click on Orders in the blue horizontal menu and then select Subscriptions in the green sub-menu.

Click + New Subscription to setup a recurring order for your customer. You will first be prompted to select the shop with which you wish to create the new subscription.

Basic Details

Customer: Select a customer from the drop-down list. You can only choose from those people added to the Customer List for the Enterprise with which you are creating the subscription.

Schedule: Select the schedule that this customer wants to subscribe to.

Payment method: Select the customer’s preferred payment method. This must be either Stripe or a manual payment method (cash, cheque, bank transfer). See here for more information.

Shipping method: Select the customer’s preferred shipping method.

Begins at: This is the date that the customer’s first subscription generated order will be generated.

Ends at: After this date the customer’s subscription orders will no longer be generated. This field is optional, if left blank the order will continue to be generate indefinitely.

Address

Fill out the customer’s billing and shipping details. Address details for customers who have placed orders on OFN previously will load automatically.

Add Products

Add the items the customer wishes to receive from your enterprise on a regular basis.

Review & Save

Check that details are correct and then click Create Subscription or Cancel.

What happens if the price of a product changes after the subscription is made?

The prices of items within subscriptions will update and the customer will be charged according to the updated price. At the start of each order cycle with which their subscription is generated they will receive an email with a summary of their order, including up-to-date prices.

What if a product in a subscription is not available in an order cycle?

When an item in a subscription is not available (for example if it is a seasonal product) the customer will be alerted in their confirmation emails.

Edit a customer’s subscription

Edit the base subscription

To make changes to the whole subscription (ie all orders placed from now on for the customer) then visit Orders (blue menu) -> Subscriptions (green sub-menu).

Select the enterprise with which the customer has a subscription from the drop-down menu.

A table listing all your customers' subscriptions will be then visible. Select the Edit (pen and paper) icon to the right of the customer:

Edit one specific order

If you want to change a single upcoming order in a subscription you can click on the number in the customers’ orders column.

This will reveal all upcoming orders in the schedule, and you can then edit a specific order.

Delete a subscription

To delete a subscription for a customer who no longer wishes to receive the goods from you on a regular basis, click the cross button to the right of the table. This will prevent any future subscriptions from being generated and delete this subscription permanently.

Pause a subscription

A customer may want to pause their order while on holiday for instance. In this case, click on the pause button (two vertical lines) to the right hand side of the subscriptions table. This will prevent all future orders in the subscription from being generated, until it is activated again.

To un-pause (re-activate) a subscription, click on the play (arrow) button.

How are subscriptions processed?

You have set up a subscription for a customer. What happens now, each time an order cycle opens and closes?

Order Cycle belonging to the subscription schedule opens:

• Your customer's order will be created immediately. They will receive an email notifying them of this.

• Stock levels of products ordered by the subscription will be deducted accordingly at this time.

• An email will be sent to the manager of the enterprise coordinating the order cycle concerned summarising how many subscription have been placed, and how many had issues (e.g. insufficient stock).

• If your enterprise is configured such that 'Orders can be changed/canceled while an order cycle is open' (see here) then customers with a subscription generated order can edit or cancel.

The Order Cycle Closes

• When the Order cycle closes the subscription orders will be confirmed. Customers will be sent an order confirmation email.

• Customers who opted to pay for their subscription by Stripe will have their credit/debit card debited at this point.

• An email will be sent to the manager of the enterprise coordinating the order cycle concerned confirming how many subscription have been processed. It will also detail possible errors (eg. a credit card that couldn't be billed).

Planning for future subscriptions

There are several ways in which you may opt to plan future order cycles for your enterprise, now that you offer customers the option of a regular automated subscription order:

• Create all order cycles for the season in advance. A quick way of doing this is to copy an order cycle and modify open/closing dates and name to span the period of time desired. Add order cycles to the subscription schedules as desired.

• Create order cycles on a weekly (or monthly) basis. On creation, make sure you also add it to the relevant subscription schedule.

This page details what a customer with a subscription can expect. It also highlights some things that shops offering subscriptions should be aware of.

Signing up to OFN

Customers must have an account with OFN before you can process subscription orders for them.

To create an account, direct the customer to the local Open Food Network home page and 'Login' at the top right hand corner. They'll be guided through registering with OFN. Customers must have an active email address to register.

After signing up they'll be sent a confirmation email. Once they click on the link in this email their account will be confirmed and they will be able to login.

Saving credit cards and authorising charges

Customer who want to pay for their subscription orders via automated charges onto their credit/debit card (Stripe) need to a) save their preferred card in their OFN account and b) grant the shop permission to charge that card.

Saving credit card details in the customer account

The Customer's Account page can be accessed after logging into OFN by the top right hand 'Profile' button:

Your customer can save one or more cards in their account, in the credit cards tab.

If a customer registers more than one debit/credit card, then the card which is denoted as 'default' will be the one which is charged automatically by Stripe (if they have a subscription with Stripe as the chosen payment method).

If your customer saves credit cards in their account, they'll also be able to quickly select these when they shop in your shop at checkout.

Authorising a shop to charge their default card

You should add your customers to your Customer List before you ask them to save their credit card details and authorise your shop to bill their card. The customer will not see your enterprise under the 'Authorised Shops' list on the right if you have not done so.

For the Stripe payment method to work for a subscription the customer has with your enterprise they must check the 'Allow Charges' box:

Activate subscriptions

To activate the subscription functionality for your enterprise, go to Enterprises-> Settings-> shop preferences.

At the bottom of the page change Subscriptions to 'enabled'

Guest orders: For enterprises with subscriptions enabled, we recommend that you require all customers to login before they can shop with you. This will ensure that any customer with a subscription will login and see their existing subscription order, and not accidentally place a duplicate order.

Change orders: For customers with a regular repeating order from your enterprise on subscription, then the following options imply:

• Placed Orders cannot be changed/cancelled: The customer will need to contact you to modify their regular order (alter quantities of each product requested or cancel the order).

• Customers can change/cancel orders white order cycle is open: The customer can modify the quantities of products they request in their subscription and/or cancel the entire order.

Shipping and Payment methods for Subscriptions

When you are creating the customer's subscription, you'll need to select which shipping method they'll use and which payment method they'll be billed with. This will then subsequently apply to all following orders placed on their behalf by the subscriptions

Shipping methods

You can apply any shipping/delivery method to a subscription.

Payment methods

You can only assign two types of payment methods to subscriptions.

1. Manual payment methods: Cash, cheque, bank transfer (ie. any method which does not involve automatic validation online by the OFN platform).

2. Stripe: Stripe is a payment gateway that takes payment with credit cards. Details on how to configure Stripe payments for your enterprise can be found here.

Gather information from your customers

To setup a subscription for a customer you'll need to get some information from them, as detailed below:

Name, phone number and email address: Remember that any customer wishing to have an automated regular order (subscription) with your enterprise MUST have a registered and confirmed user account on the OFN platform. Customers with subscriptions must be on your enterprise Customer List. See below for more details.

Billing and shipping address

Products: Which items do they want to include in their subscription?

Shipping/Delivery method: You need to assign a shipping/delivery/collection method to their subscription order. How would they prefer to receive the goods?

Payment method: Customers can select from your manual payment methods (e.g. cash, bank transfer), or paying with their credit card through your shop's Stripe account. If the customer wishes to pay for their subscription orders by Stripe then they will need to add a default payment card and give authorisation. See here for more details.

Start and End Dates for their subscription orders: Remember, for a subscription order to be created for a given order cycle it must have a start date either before or after the order cycle opening date, and the subscription end date must be after the order cycle close date.

Add your subscribers to your customer list

Before you can setup a subscription order for a customer they need to be added to your Customers list.

After you've added your customers to your customer list email them and ask them to sign up for an account on OFN. If you plan to bill customers using Stripe, you need to also request that they follow the additional steps outlined here for adding a default credit/debit card to their OFN user account and giving your enterprise authorisation to take payments.

Schedules

About Schedules

Subscriptions are setup so that every time an enterprise opens an order cycle, orders can be automatically generated for customers who have a subscription with that shop. The frequency with which a subscription order is placed for a particular customer (ie which of your active order cycles triggers their subscription) is controlled by a facility called 'Schedules'.

Schedules are groups that order cycle can be assigned to. Once a schedule has been created, customer subscriptions are applied to the schedule, so that an order for their subscription will only be generated for new order cycles in that schedule.

Create a schedule

Having completed all the steps outlined above, the +New Schedule button will appear at the top of your Order Cycles menu:

Name: Give the schedule a logical name which describes this group of order cycles. E.g. ‘weekly’, ‘monthly’, ‘Tuesday Deliveries’, ‘wholesale’ or ‘retail’. This name is not visible to customers.

You can add existing order cycles into and out of the new schedule by clicking the < and > buttons.

Click create when you are finished.

Edit or Delete a schedule

To edit or delete a schedule, click on the schedule’s name next to a corresponding order cycle, in the ‘schedules’ column. (The 'Schedules' column may need to be made visible by ticking it in the drop-down columns menu at the top right.)

You can change the name of the schedule, add/remove order cycles from it or delete the schedule.