Verwaltung der Auftragszyklen

Im Bereich Auftragszyklusmanagement gibt es zwei Berichte: Zahlungsarten und Lieferbericht.

Die in diesen Berichten enthaltenen Daten lassen sich auf einen Blick zusammenfassen:

*Lieferadresse ist entweder die Adresse des Drehkreuzes/Vertriebspartners (bei Abholung) oder eine vom Kunden angegebene Adresse (bei Lieferung)

**Versandkategorie = Standard, gefroren, gekühlt

Produktmanagement

Unter Produkte & Inventar finden Sie drei Berichte, die nützlich sind, wenn Sie die von Ihrem Hub gelagerten Artikel verschiedener Hersteller überprüfen möchten.

Die Berichte "Alle Produkte" und "Bestand" unterscheiden sich nur dadurch, dass der letztere (Bestand) nur Daten für Produkte enthält, deren Lagerbestand größer als Null ist.

Die Daten, die sie für jedes Produkt enthalten, sind:

• Name des Lieferanten und Stadt/Vorort der Adresse des Lieferanten

• Produktname, Variantenname und SKU

• Produkteigenschaft und Kategorie (Taxon)

• Preis

• Stückzahl des Gruppenkaufs (falls zutreffend)

Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für den Bericht Alle Produkte:

Der Bericht "Salatanteil" enthält weitere Einzelheiten zu jedem Produkt: Name, Variantenname (aufgeführt unter "Beschreibung"), Einheit (g, l, Artikelbezeichnung usw.), Packungsgröße (z. B. bei einem Produkt "500 g Tomaten" die Einheit = g, Packungsgröße = 500), Preis, in den Kosten enthaltene Steuer, Erzeugereigenschaften (nicht Produkteigenschaften) und Produktkategorie (Taxon).

Kundenmanagement

Verteilerliste

Der Verteilerlistenbericht zeigt die Namen und E-Mail-Adressen der Kunden, die in Ihrem Schaufenster Bestellungen aufgegeben haben. Dieser Bericht kann Ihnen helfen, Kunden zu kontaktieren, die Artikel in Ihrem Schaufenster gekauft haben. Sie müssen beispielsweise einen Kunden (oder eine Gruppe von Kunden) benachrichtigen, wenn ein von ihm gekauftes Produkt nicht verfügbar ist oder wenn Sie (z. B. aufgrund von Krankheit) nicht in der Lage sind, den von ihm gewünschten Liefertermin einzuhalten.

Nachstehend finden Sie ein Beispiel für den Mailinglistenbericht:

Adressen

Der Bericht "Adressen" enthält die Kontaktdaten des Kunden, den Hub und die Versandart und kann nach Bestellzyklus, Schaufenster (Händler) und Lieferant gefiltert werden.

Gebühren für Unternehmen

Unternehmen können Unternehmensgebühren einrichten, um die Zuweisung von Kosten/Preisen für verschiedene Zwecke zu ermitteln und zu kontrollieren. Diese Gebühren ermöglichen eine Preistransparenz für Kunden, wenn sie Ihr Geschäft besuchen.

Der Bericht kann nach Schaufenster (Hub), Produzent und Bestellzyklus sowie nach Gebührennamen und Versand- und Zahlungsarten gefiltert werden.

Beispiel 1: Ein Shop erhebt bei jeder Bestellung eine Gebühr von 2 % für die Mittelbeschaffung. Mit dem Bericht "Unternehmensgebührenzusammenfassung" kann er die in einem bestimmten Bestellzyklus gesammelten Mittel ermitteln.

Beispiel 2: Ein Hub erhebt eine Transportgebühr, die er einem Erzeuger dafür zahlt, dass er Produkte von anderen Landwirten abholt und sie zum Hub bringt. Diese Gebühr wird als Prozentsatz für jedes Produkt im Auftragszyklus berechnet. Mit dem Bericht "Enterprise Fee Summary" kann er berechnen, wie viel er dem Produzenten für den Transport in jedem Auftragszyklus zahlen muss.

Beispiel 3: Ein Hub enthält eine Gebühr, um den Kunden den Betrag anzuzeigen, den sie an Open Food Network für die Nutzung der Plattform zahlen. Diese Gebühr wird als Prozentsatz aller aufgegebenen Bestellungen berechnet. Der folgende Screenshot ist ein Beispiel für dieses Szenario:

Daten

Die Daten, die in einem zusammenfassenden Bericht über Unternehmensgebühren enthalten sind, umfassen:

• Gebührenart (Unternehmensgebührenarten sind Verwaltung, Verpackung, Transport, Fundraising, Verkauf), Name und Steuersatz der Gebühr.

• Name des Kunden

• An welcher Stelle des Auftragszyklus wird die Gebühr erhoben (eingehende/ausgehende Produkte oder Gebühr des Koordinators des Auftragszyklus)

• Name des Unternehmens, das die Gebühr festgelegt hat ("Fee Calc on Transfer though")

• Gesamtwert der für den Verkauf der Position erhobenen Unternehmensgebühr.

Zahlungsberichte

Zahlung nach Art

Der einfachste Zahlungsbericht. Dieser dokumentiert die Summe der gezahlten Beträge, den fälligen Saldo und das geschuldete Guthaben für die verschiedenen Zahlungsarten, die ein Hub verwenden kann (z. B. eine Summe für Stripe-Zahlungen, eine Summe für Bargeld/EFT-Zahlungen und eine für PayPal).

Einzelverbindungsnachweis Gesamtbetrag der Zahlungen

Dieser Bericht ist nach Zahlungsstatus (bezahlt, fälliger Saldo, ausstehendes Guthaben) und nicht nach Zahlungsanbieter geordnet und enthält eine Aufschlüsselung der Einnahmen (Produktkosten, Versandgebühren) sowie der Gesamtsumme. Die Spalte Ausstehender Saldo ist 0,0 für den Zahlungsstatus "bezahlt".

Zahlungssummen

Zusätzlich zu den Gesamtbeträgen der Einzelzahlungen werden in diesem Bericht die Einnahmen aus EFT (Bargeld oder Banküberweisung) und Paypal separat aufgeführt.

Verkaufssteuer

Es gibt zwei Umsatzsteuermeldungen: Steuerarten und Steuersätze.

Der Bericht über die Steuersätze enthält eine auftragsbezogene Aufschlüsselung der Steuern nach dem jeweiligen Steuersatz (voll, ermäßigt oder zum Nullsatz). Es werden auch die Auftragssummen einschließlich und ausschließlich der Steuer angegeben.

Xero-Rechnungen

Dieser Bericht erstellt CSV-Dateien, die in das Buchhaltungspaket "Xero" importiert werden können, um Rechnungen für Kunden zu erstellen.

Generierung des Berichts

Datumsbereich: Sie können Bestellungen nach dem Datum filtern, an dem die Bestellung aufgegeben wurde.

Berichtstyp: Sie können einen "detaillierten" Bericht herunterladen, der einen Einzelposten für jeden Artikel enthält, den der Kunde gekauft hat, einschließlich aller Gebühren und Anpassungen an seiner Bestellung.

Hub und Auftragszyklus: Sie können angeben, über welchen Hub und Auftragszyklus die Aufträge erteilt wurden.

Erste Rechnungsnummer: Um die Kompatibilität mit Ihrem Xero-Rechnungsnummerierungssystem zu gewährleisten, geben Sie die erste Rechnungsnummer ein, die neuen Rechnungen zugewiesen werden soll. Alle nachfolgenden Rechnungen werden ab diesem Punkt nummeriert.

Rechnungsdatum: Sie können das Datum auswählen, mit dem die Rechnungen in Xero gekennzeichnet werden sollen. Dieses Datum kann bearbeitet werden, sobald Sie die Rechnung in Xero haben, aber wenn Sie es hier eingeben, können Sie alle Rechnungen in einem einzigen Bericht datieren.

Fälligkeitsdatum: Sie können das Fälligkeitsdatum auswählen, das auf Xero-Rechnungen markiert werden soll. Auch dies ist in Xero bearbeitbar.

Kontocode: Wenn Sie hier einen Xero-Kontocode eingeben, werden alle Posten der Rechnung diesem Konto zugeordnet. Dieser Code kann in Xero bearbeitet werden.

Als CSV herunterladen: Wenn Sie bereit sind, die Datei für den Import herunterzuladen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen und klicken Sie auf Suchen.

Daten verfügbar

• Kundenname, E-Mail, Rechnungsadresse (keine Telefonnummer)

• Rechnungsnummer und Datum des Kaufs. Das Fälligkeitsdatum ist ein Monat nach Rechnungsdatum. Die Referenznummer ist dieselbe wie die Rechnungsnummer.

• Produktname, Menge, Kosten, Steuersatz, SKU, Gebühr

• Zahlungsstatus (bezahlt oder fälliger Saldo)

• Währung der Transaktion.

Importieren des Berichts in Xero

Gehen Sie in Xero zu Konten, Verkäufe und klicken Sie auf Importieren.

Als nächstes wählen Sie Ihren heruntergeladenen OFN Xero-Bericht zum Hochladen aus. Die Einstellungen, die Sie auswählen sollten, sind unten aufgeführt.

Durch die Auswahl von Ignorieren der Kontaktadressdaten wird sichergestellt, dass Ihre Xero- Kundendaten nicht verändert werden.

Wenn Sie die Option "Steuerfrei" auswählen, wird sichergestellt, dass die Produkte, die Sie im Open Food Network als steuerpflichtig gekennzeichnet haben, auch steuerpflichtig sind, während Ihre steuerfreien Artikel steuerfrei bleiben.

Bericht über Bestellungen und Vertriebspartner

Die Datenfelder, die Sie in diesem Bericht sehen können, sind

• Datum und Uhrzeit der Bestellung zusammen mit der Bestell-ID

• Versandart (und -kosten), Zahlungsart, Kundenhinweise

• Kundenname, E-Mail, Telefonnummer, Stadt (aber keine vollständige Adresse)

• Für jedes Produkt innerhalb einer Bestellung gibt es den Namen des Produkts, den Variantennamen, die Menge (und die maximale Menge bei Großbestellungen), die Kosten

• Adresse des Hub (Verteiler)

Berichte zu Aufträgen und Auftragsabwicklung

Unter den Berichten zu Bestellungen und Fulfillment finden Sie vier Optionen: Bestellzyklus Lieferanten- Summen, Bestellzyklus Lieferanten-Summen nach Lieferant, Bestellzyklus Lieferanten-Summen nach Lieferant und Bestellzyklus Kunden-Summen.

Bestellzyklus Lieferanten-Summen

Nachstehend finden Sie eine Zusammenfassung der in den einzelnen Berichten enthaltenen Daten:

Auftragszyklus Kundensummen

Dieser Bericht enthält die meisten Daten:

• Datum und Uhrzeit der Bestellung zusammen mit der Bestell-ID

• Kundenname, E-Mail, Telefonnummer, Rechnungs- und Lieferadresse

• Für jedes Produkt innerhalb einer Bestellung gibt es den Namen des Produkts, den Variantennamen, die Menge, den Preis, den vom Kunden gezahlten Preis (Artikelpreis + Gebühren), eine Aufschlüsselung der Gebühren (Unternehmens-, Zahlungs- und Versandartgebühren für jedes Produkt), den Hersteller

• Name des Hub.

• Zahlungsmethode und Status (z. B. bezahlt, unbezahlt)

• Versandart, Lieferung oder Abholung

Die folgende Abbildung zeigt die Informationen, die in einem Bericht über die Gesamtzahl der Kunden im Auftragszyklus enthalten sind.

Sie können auf Berichte zugreifen, indem Sie im blauen horizontalen Menü auf Berichte klicken.

Hier finden Sie eine Liste der vordefinierten Datenexporte, die zur Ansicht und zum Download zur Verfügung stehen. Alle Berichte können als CSV-Datei heruntergeladen werden, indem Sie das Kontrollkästchen Als CSV herunterladen aktivieren, wenn Sie die Filter für jeden Bericht festlegen.

Alle Berichte

Bei den meisten Berichten können Sie die Daten nach bestimmten Kriterien filtern:

• Datumsbereich

• Hub-Name

• Herstellername

• Name des Auftragszyklus

Berichte für Zulieferer

Einige hilfreiche Berichte

*Denken Sie daran, dass Sie die Datenschutzgesetze einhalten müssen, wenn Sie E-Mail- und Adressdaten von Kunden für einen Newsletter verwenden wollen.

Daten

Eine Zusammenfassung der in den einzelnen Berichten enthaltenen Daten ist im folgenden Dokument zu finden:

Die im Bereich Bulk Coop verfügbaren Berichte sind ideal für Unternehmen auf der OFN-Plattform, z. B. Einkaufsgemeinschaften, die die nutzen.

Es gibt vier Berichte in diesem Abschnitt sind:

Daten

Die Daten in jedem Bericht sind wie folgt:

Beispiel: Bulk Co-op Suppliers Bericht

Dieser Bericht enthält die folgenden Informationen:

• Haben die Kunden genug von einem Produkt bestellt, um die Bestellung der Großpackung beim Lieferanten zu rechtfertigen?

• Wie viele Bulk-Größen werden benötigt, um die Kundennachfrage zu befriedigen?

• Wenn die Großpackung bestellt wird, wie viel Bestand bleibt dann noch übrig?

• Wie viele Kunden werden enttäuscht sein, wenn dieses Produkt nicht bestellt wird?

Das nachstehende Beispiel veranschaulicht, wie der Bericht "Bulk Co-op Totals by Supplier" verwendet werden kann:

Beispiel 1: Wenn die Großbestellmenge erreicht ist:

Beispiel 2: Die Menge der Großbestellung ist noch nicht erreicht:

• Beachten Sie, dass der Bericht "Co-op-Großzuteilungen" eine ähnliche Funktion wie dieser Bericht hat, aber die Bestellungen jedes einzelnen Kunden anzeigt und nicht die kumulierte Summe aller Kunden.

Berichte verpacken

Einige Unternehmen verwenden ihre Auftragsbestätigungs-E-Mails als Packzettel oder laden den Bericht Auftragszyklus-Kundensummen herunter und passen ihn an ihre spezifischen Anforderungen an. Die beiden Verpackungsberichte bieten zusätzliche Optionen für die Verwaltung des Verpackungsprozesses.

Verpackung nach Lieferant

In diesem Bericht sind alle Lieferanten und ihre Produkte aufgeführt. Neben jedem Produkt steht der Name des Kunden, der das Produkt bestellt hat, und die Menge, die er bestellt hat.

Packen nach Kunde

Dieser Bericht listet jeden Kunden auf, der eine Bestellung aufgegeben hat, und zeigt jeden Artikel, den der Kunde bestellt hat, einschließlich der Mengen der einzelnen Artikel.