¡Iniciar en Open Food Network puede ser tan fácil como 1-5!

Siga la lista de configuración rápida para su empresa:

• Hub

• Tienda

• Perfil

¿No está seguro de cuál tipo de empresa es la suya? Revise esta página.

Es fácil iniciar en Open Food Network, sólo siga estos pasos:

1. Registre su empresa. Escoja los tipos de paquetes «Productora» y luego «Tienda»,. Complete la configuración de su empresa con los detalles de su negocio.

2. Haga una lista de sus productos.

3. Configure una selección de formas de pago disponibles para sus clientes (efectivo al momento de entrega, pago en línea con tarjeta de crédicto, etc.)

4. Configure una selección de opciones de entrega disponibles para sus clientes (servicio de «hacer clic y recoger» con una hora y ubicación, entrega a domicilio, etc...)

5. Configure un ciclo de órdenes: ¡esto abrirá su tienda en la fecha que definió!

¡Felicidades! ¡Su tienda está funcionando!

Cuando empiece a recibir órdenes, puede gestionarlas en la sección de órdenes.

Toda la información que necesita para preparar y entregar las compras a sus clientes está en la sección de reportes.

Funcionalidades más avanzadas que podría necesitar

• El perfil de su empresa:

  • Además de vender sus productos, ¿quiere permitir que otras vendedoras usando Open Food Network (un hub local de Open Food Network) muestre sus productos en las vitrinas de ellas? Déles permiso para vender sus productos.

• Sus productos:

  • Especificar credenciales especiales que podrían tener (eg. orgánico, libre de plásticos, etc...)

  • Si tiene un producto que puede ser vendido en distintas formas (eg. papas vendidas en cantidades de 500 g, 1 kg y 2 kg ), entonces puede simplificar sus listados agregando variantes.

  • Si vende cosas irregulares como carne o vegetales (eg. un pollo entero, un ayote muy grande) cuyo precio depende del tamaño, entonces puede leer cómo hacerlo aquí.

  • Puede importar todos los listados de sus productos de una vez si los tiene en una hoja de cálculo de Excel.

• La vitrina de su tienda:

  • Puede restringir el acceso a su tienda si quiere que sea accesible sólo para «personas miembros» o clientes invitadas. Por ejemplo, podría ofrecer productos con descuento a miembros de la comunidad que han contribuido con su negocio, o si quiere vender sólo para clientes comerciales específicos.

  • Puede ofrecer precios diferentes o mostrar productos diferentes a grupos específicos de clientes usando agrupación de clientes (a través de «etiquetas») y exhibición y precio personalizado.

  • Si quiere sólo estar visible en Open Food Network pero no vender productos a través de la plataforma, entonces puede configurar una vitrina sólo de exhibición.

  • Puede incrustar la vitrina de la tienda de Open Food Network en su propio sitio web.

Es posible accesar a la plataforma Open Food Network en varios idiomas, y desde varios proveedores, dependiendo de dónde se encuentre.

*Plataforma local manejada por voluntarias únicamente y no mantenida ni actualizada de forma regular. Podrían haber diferencias entre esta guía de usuarias y la plataforma local.

**La proveedora local está en proceso de configurar la plataforma local y construir la oferta y el soporte a usuarias locales.al users.

Dependiendo del tipo de empresa de alimentos que esté administrando, ppuede usar la plataforma Open Food Network de diferentes maneras.

La flexibilidad del software de Open Food Network le permite cambiar de perfil a tienda a hub (y vice versa) conforme su negocio crezca y/o necesite cambios.

Hub

Los hubs pueden tener muchas formas, pero en esencia, una empresa se clasifica mejor como «Hub» en Open Food Network si quieren vender productos hechos por otras. Se pueden vender productos propios junto a productos de granjeras, pasteleras, cultivadoras... (un «Hub de productoras») o actuar únicamente como distribuidora y vender una colección de comestibles hechos por empresas (locales) (un «Hub de no productoras»).

Open Food Network puede ayudar a que su hub prospere de las siguientes formas:

1. Aumentando su visibilidad en línea.

2. Brindándole a sus clientes una experiencia de «mercado de agricultoras» virtual.

3. Organizando sus tareas administrativas con niveles de inventario, órdenes, finanzas, reportes de empaque, todo en un mismo lugar.

4. Habilitando las órdenes periódicas para ajustare a la oferta de temporada, rotaciones de producción y más...

5. Ayudando a organizar ordenes repetidas regulares, tales como esquemas de cajas de vegetales.

6. Ayudando a construir fuertes relaciones de trabajo con productoras locales y empresas alimenticias que brindan bienes.

La empresa de Hub es la más flexible de los tres tipos de empresa en Open Food Network, y pueden encontrar necesario ajustar su tipo de empresa a «hub» para desbloquear algunas de las funcionalidades más complejas que ofrecemos.

Tienda

Las tiendas pueden tener muchas formas, pero en esencia, una empresa se clasifica mejor como «Tienda» en Open Food Network si quieren vender sólo productos que ustedes hacen.

Como una tienda, además de vender de forma directa a clientes a través de su escaparate, también se puede brindar sus productos a otros minoristas de Open Food Network (Hubs).

Open Food Network puede ayudar a que su hub prospere de las siguientes formas:

1. Aumentando su visibilidad en línea.

2. Organizando sus tareas administrativas con niveles de inventario, órdenes, finanzas, reportes de empaque, todo en un mismo lugar.

3. Habilitando las ventas de una forma que se ajuste a sus necesidades, ya sea con órdenes periódicas que calcen con una cosecha de temporada de papas, o un ciclo semanal que calce con su producciones de pasteles... ¡usted decide!

4. Ayudando a construir fuertes relaciones de trabajo con sus distribuidoras locales de comida.

Perfil

El «Perfil» es la clasificación de empresa más básica y es ideal para micro empesas o individuos que prefieren concentrarse en cultivar, hacer, hornear y/o producir alimentos.

Un perfil de Open Food Network es ideal para aumentar su visibilidad en línea y da la opoprtunidad de conectarse de forma simple con minoristas locales (hubs) que pueden administrar las ventas a clientes por usted.

Open Food Network puede ayudar a que su hub prospere de las siguientes formas:

1. Aumentando su visibilidad en línea.

2. Ayudándole a construir fuertes relaciones de trabajo con distribuidoras locales de alimentos y minoristas (Open Food Network hubs) a quienes les brinda bienes.

Puede explorar estas funciones en cualquier momento, pero para aquellos que recién comienzan, recomendamos nuestras guías de inicio rápido.

A continuación, las características de OFN se explican de forma "cronológica doble" con el orden de las secciones organizadas en función de un orden lógico de configuración:

• registro

• configuración del perfil de la organización

• productos

• tienda

• pedidos

• suscripciones

• reportes

• panel de administración

• grupos

• products

• shopfront

• orders

• subscriptions

• reports

• dashboard

• groups

y el contenido de cada uno se presenta desde el uso básico hasta el más avanzado.

Es fácil iniciar en Open Food Network, sólo siga estos pasos:

1. Registre su empresa. Si desea vender bienes que usted hace y también aquellos de otras personas, entonces escoja los tipos de paquetes «Productora» y luego «Hub». En cambio, si sólo desea vender bienes hechos por otras personas entonces escoja las opciones de paquetes «No productora» y «Hub». Complete la configuración de su empresa con los detalles de su negocio.

2. Agregue la lista de sus productos. Si usted es un «Hub de productora» entonces haga (o importe) el listado de productos que usted misma hace. Para ambos hubs de «Productoras» y «No productoras», contacte las empresas locales de Open Food Network que quiere mostrar en la vitrina de su tienda. Pídales configurar los permisos de su empresa para conectar sus negocios al suyo a través de Open Food Network.

3. Configure una selección de formas de pago disponibles para sus clientes (efectivo al momento de entrega, pago en línea con tarjeta de crédicto, etc.)

4. Configure una selección de opciones de entrega disponibles para sus clientes (servicio de «hacer clic y recoger» con una hora y ubicación, entrega a domicilio, etc...)

5. Configure un ciclo de órdenes: ¡esto abrirá su tienda en la fecha que definió! Un ciclo de órdenes es un periodo durante el cual las consumidoras pueden hacer ordenes para su recolección o entrega en un momento particular. Algunas empresas tienen ciclos de órdenes semanales. Algunas tienen un ciclo de órdenes abierto de forma permanente

¡Felicidades! ¡Su tienda está funcionando!

Cuando empiece a recibir órdenes, puede gestionarlas en la sección de órdenes.

Toda la información que necesita para preparar y entregar las compras a sus clientes está en la sección de reportes.

Funcionalidades más avanzadas que podría necesitar

• El perfil de su empresa:

  • Como un Hub de Productora puede dar permiso a otros hubs locales para vender sus productos en las vitrinas de las tiendas de ellas, además de en la suya.

  • Podría querer agregar administradoras de hub para que más personas puedan ayudarle a hacer el trabajo.

• Sus productos (sólo para Hub de Productoras):

  • Especificar credenciales especiales que podrían tener (eg. orgánico, libre de plásticos, etc...)

  • Si tiene un producto que puede ser vendido en distintas formas (eg. papas vendidas en cantidades de 500 g, 1 kg y 2 kg ), entonces puede simplificar sus listados agregando variantes.

  • Si vende cosas irregulares como carne o vegetales (eg. un pollo entero, un ayote muy grande) cuyo precio depende del tamaño, entonces puede leer cómo hacerlo aquí.

  • Puede importar todos los listados de sus productos de una vez si los tiene en una hoja de cálculo de Excel.

• La vitrina de su tienda:

  • Puede restringir el acceso a su tienda si quiere que sea accesible sólo para «personas miembros» o clientes invitadas. Por ejemplo, podría ofrecer productos con descuento a miembros de la comunidad que han contribuido con su negocio, o si quiere vender sólo para clientes comerciales específicos.

  • Puede ofrecer precios diferentes o mostrar productos diferentes a grupos específicos de clientes usando agrupación de clientes (a través de «etiquetas») y exhibición y precio personalizado.

  • Si quiere sólo estar visible en Open Food Network pero no vender productos a través de la plataforma, entonces puede configurar una vitrina sólo de exhibición.

  • Puede incrustar la vitrina de la tienda de Open Food Network en su propio sitio web.

Es fácil iniciar en Open Food Network, sólo siga estos pasos:

1. Registre su empresa. Escoja los tipos de paquete «Productora» y luego «Perfil» y complete la configuración de su empresa con los detalles de su negocio.

2. Haga la lista de sus productos.

3. Contacte a los hubs de Open Food Network a través de los cuales quiere vender sus productos- esto puede ser tan sencillo como hablar con la administradora del hub al recoger sus compras, o enviarles un correo electrónico.

4. Conéctese a través de Open Food Network con el hub donde quiere vender sus productos configurando los permisos de empresa apropiados.

¡Felicidades! Su trabajo está listo.

El hub que gestiona sus ventas debería enviarle órdenes de forma periódica con base en los periodos de tiempo que acordaron. Las notificaciones de órdenes pueden ser automatizadas en el Hub para que le lleguen por correo electrónico

Funcionalidades más avanzadas que podría necesitar

• Sus productos:

• Especificar credenciales especiales que podrían tener (eg. orgánico, libre de plásticos, etc...)

• Si tiene un producto que puede ser vendido en distintas formas (eg. papas vendidas en cantidades de 500 g, 1 kg y 2 kg ), entonces puede simplificar sus listados agregando variantes.

• Si vende cosas irregulares como carne o vegetales (eg. un pollo entero, un ayote muy grande) cuyo precio depende del tamaño, entonces puede leer cómo hacerlo aquí.

• Puede importar todos los listados de sus productos de una vez si los tiene en una hoja de cálculo de Excel.

Cree su cuenta de usuario

• Desde la página de inicio, haga clic en "Iniciar sesión" en la esquina superior derecha, luego "Registrarse"

• Ingrese su dirección de correo electrónico y elija una contraseña.

• Recibirá un correo electrónico en los próximos minutos con un enlace de confirmación. Haga clic en él y será redirigido a la página de inicio de sesión.

• Iniciar sesión

Cree su primera cuenta de "organización"

• Una vez que haya iniciado sesión, haga clic en el banner gris inferior "¿Está interesado en vender a través de Open Food Network? Regístrese aquí".

• Haga clic en el cuadro "Acepto las Condiciones de servicio anteriores" y seleccione "¡Empecemos!"

• Complete el nombre de su organización y los datos de contacto.

• Elija entre 'Productor' (usted mismo hace / hornea / cultiva productos) o 'No productor' (distribuye y vende alimentos hechos por otros).

• Haga clic en el botón "crear perfil".

• Recibirás un correo electrónico confirmando que se creó el perfil. Puede detenerse aquí y completar la información que falta más tarde, o continuar y seguir los pasos para completar su perfil ahora.

• Complete la descripción de su organización, agregue imágenes, enlaces a sitios web / redes sociales, detalles comerciales, etc.

• Cuando haya terminado, será redirigido al menú de perfil de empresa.

Su primera "organización" ya está creada y ha comenzado a completar su perfil, ¡pero no está terminado!

El siguiente paso es elegir el paquete OFN (= tipo de perfil) que mejor represente su modelo de negocio.

¡Después de hacerlo, su organización se agregará al mapa OFN!

Un breve clip del registro de su organización en OFN:

Acceda al panel de administración de su organización

Una vez que haya creado una organización, puede administrar su perfil usando el Panel de administración. Para acceder al Panel de Administración de su Organización, inicie sesión en Open Food Network y haga clic en "Perfil> Administración" en la esquina superior derecha. Consulte Panel de administración para obtener más información.

Acceda a su Configuración de la Organización

1. Una vez que haya iniciado sesión y accediendo a su panel de administración, seleccione "Organizaciones" en el menú horizontal azul

2. Seleccione 'Configuración' junto a su organización

Luego accederá a un menú con múltiples opciones. Las opciones exactas disponibles varían según el tipo de organización. Este es un ejemplo para un Hub/Nodo:

Este breve video brinda una visión rápida de los pasos y opciones que se detallan a continuación:

Detalles Primarios

Nombre: Este es el nombre de su organización. Será el título de su perfil (y tienda).

Productor Primario: Seleccione la caja del productor si es productor.

Visible en Buscar: Si su perfil está listo para hacerse público, seleccione "visible" y su empresa aparecerá en el directorio y mapa de la OFN. Si aún está haciendo ajustes, seleccione "no visible" hasta que esté listo.

Permalink: Puede personalizar parte de la dirección web que albergará su tienda.

Enlace a la tienda: Esta es la dirección web de su tienda en la OFN (si ha elegido un tipo de perfil con tienda). Puede personalizar parte de la URL anterior.

ID OFN: Este identificador permite reconocer sin ambigüedad su organización incluso si decide cambiar su nombre, por ejemplo, y simplifica el trabajo del equipo de soporte si es necesario.

Dirección

Esta información se utiliza para geolocalizar su organización en el mapa OFN. Su dirección exacta no se mostrará si solo está registrado como perfil de productor o no productor. Sin embargo, si está registrado como Tienda o Hub/Nodo, su dirección se mostrará en forma de texto en la pestaña de detalles de contacto de su tienda.

Contacto

Nombre del Contacto: Solicitamos un nombre de contacto para los registros de la OFN. Este nombre no se mostrará en su perfil, pero se incluirá en los correos electrónicos de confirmación del pedido si tiene una tienda.

Email, Teléfono y Sitio Web: Estos puntos de contacto se incluirán en su perfil de OFN y en la tienda, como un medio para que otros se pongan en contacto con usted.

Social

Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter: Los enlaces a estas páginas se crearán en su perfil y tienda.

Acerca

Descripción corta: Esto se mostrará cuando su perfil se vea en la lista. Debe tener entre 1 y 2 oraciones que describan brevemente lo que hace.

Acerca de Nosotros: Esta es una descripción más extensa de su organización. Se mostrará cuando su perfil se vea en su totalidad. Debe tener de media a una página.

Detalles Comerciales

Imágenes

Imágen del logo: Este será visible cuando su perfil se vea brevemente, como una ventana emergente. También se mostrará en su perfil. Esta imagen debe ser cuadrada (es decir, 100 x 100), o se recortará / deformará.

Imágen Promo: Esta imagen se mostrará horizontalmente en la parte superior de la página de su perfil. Debe tener un tamaño de 1200 x 260 píxeles.

A continuación se muestra un perfil de ejemplo en su versión completa (del mapa o de las páginas de la tienda).

Y ahora en su versión condensada (de la página de listado de productores).

Propiedades

Puede agregar propiedades (como cría en libertad u orgánica certificada) a su empresa. Estas propiedades se aplicarán automáticamente a todos sus productos.

También puede especificar propiedades solo para productos particulares. Esto es útil si, por ejemplo, almacena alimentos orgánicos y ordinarios certificados. Puede encontrar más información sobre esto aquí.

Métodos de Envío, Métodos de Pago y Tasas Organizacionales

Los Métodos de Envío, los Métodos de Pago y las Tasas Organizacionales se tratan con mayor detalle en los capítulos posteriores de este manual del usuario.

Configuración Inventario

Para la mayoría de las organizaciones, se puede utilizar la configuración recomendada.

Los usuarios avanzados que necesitan una mayor flexibilidad con la gestión de productos deben consultar la página Inventario de esta guía antes de cambiar la configuración.

Reglas de Etiquetas

Bajo este menú están todas las 'etiquetas' que se han asignado a los clientes de su organización.

Las 'etiquetas' son clasificaciones que se aplican a los clientes, productos y otras configuraciones para asignar acceso diferencial, precios u otros beneficios a grupos específicos. Son particularmente útiles si desea cobrar a los clientes leales o 'miembros' de su hub/nodo de alimentos precios preferenciales o permitirles pagar mediante BACS en lugar de PayPal / Stripe.

Para obtener más información, visite la sección 'gestión de clientes y exhibiciones / precios condicionales'.

Preferencias de la Tienda

Mensaje de la tienda: este mensaje es opcional. Si se completa, el mensaje será visible en la pestaña "Bienvenidos" en la barra de menú superior. Su tienda (y sus productos) aparecerán en la pestaña 'Tienda'.

El mensaje o "Bienvenida" de la Tienda es una oportunidad para proporcionar información básica al cliente sobre cómo funciona su tienda. Por ejemplo, puede explicar cómo están estructurados sus ciclos de pedidos o cualquier requisito de membresía. También podría ser un saludo amistoso o una oportunidad para promocionar especiales. Puede incluir enlaces a sitios web externos (tal vez para mostrar dónde se cultivan sus productos), redes sociales y más.

Si se deja en blanco, la pestaña 'Bienvenidos' no aparecerá en el frente de su tienda.

Mensaje de Tienda cerrada: Este mensaje se mostrará en las pestañas "Bienvenidos" y "Tienda" cuando su tienda esté cerrada (sin ciclo de pedido activo). Es una oportunidad para decirles a los clientes cuándo abrirá la tienda y aceptará pedidos.

Ordenar por Categorías la Tienda: de forma predeterminada, los productos se ordenan alfabéticamente en su tienda. Puede elegir mostrar los productos en orden de categoría según su deseo. En este caso, los productos se mostrarán en orden de categoría y luego en orden alfabético dentro de su categoría. P.ej. es posible que desee que sus productos de carne y pescado aparezcan en la parte superior, y los encurtidos y conservas menos importantes aparezcan más abajo en la tienda.

Clasifique por los ciclos de orden la Tienda: Si su tienda tiene más de un ciclo de pedido abierto al mismo tiempo, puede seleccionar el orden en el que aparecen en la tienda. Puede optar por ordenarlos por fecha de cierre (cerrando antes el primero) o por fecha de apertura (abriendo antes primero).

¿Tienda visible públicamente? Si selecciona "público", cualquier comprador podrá acceder a su tienda y realizar un pedido. Si selecciona "visible solo para clientes registrados", se pedirá a los compradores que accedan a su tienda que inicien sesión y solo los usuarios que estén en su lista de clientes tendrán acceso a su tienda. Obtenga más información sobre la función de tienda privada.

¿Pedidos de invitados? Si selecciona "permitir el pago como invitado", los compradores no necesitarán iniciar sesión en la OFN para comprar con usted, por lo que no es necesario que se registren y tengan una cuenta de usuario. Si desea la seguridad adicional de saber que sus clientes deben tener una cuenta OFN para poder realizar un pedido, seleccione "requerir inicio de sesión para realizar el pedido".

Para que un cliente tenga una cuenta OFN debe haber confirmado el correo electrónico que se le envió al registrarse con nosotros. Por lo tanto, al seleccionar "requerir inicio de sesión para realizar el pedido", puede ayudar a limitar el número de pedidos realizados que posteriormente nunca se recopilan, ya que sabe que el correo electrónico de confirmación del pedido del cliente se enviará a una cuenta de correo electrónico activa.

Usuarios

Propietario: Este es el correo electrónico del usuario principal responsable de esta organización. Tienen el poder de cambiar todos los aspectos del perfil. Solo el propietario puede cambiar al propietario, eligiendo entre la lista de administradores de la empresa. Este usuario tendrá una estrella junto a su nombre en el campo de administradores.

Notificaciones: Este es el correo electrónico del usuario al que se dirigirá la correspondencia del sistema OFN, es decir, confirmaciones de pedidos, etc. Solo el propietario puede nombrar al usuario que recibirá las notificaciones, entre la lista de administradores de la empresa. Este usuario tendrá un símbolo de sobre junto a su nombre en el campo de los administradores.

Administradores: Otros usuarios de OFN a los que se les ha otorgado permiso para administrar esta cuenta. ¿Quiere agregar un nuevo administrador? Puede buscar correos electrónicos existentes de usuarios que se han registrado para una cuenta OFN y agregarlos como administradores. Si no encuentra ningún usuario para el correo electrónico que está buscando, el usuario aún no existe en la OFN, debe invitarlo (ver siguiente punto).

Invitar administrador: Esto es para agregar un administrador que no está registrado con OFN. Cuando los agregue, se les enviará una confirmación por correo electrónico y cuando confirmen su correo electrónico, podrán establecer una contraseña e iniciar sesión para administrar esta empresa.

Cuando los clientes llegan a Open Food Network, pueden buscar productores por nombre o ubicación. También pueden filtrar los perfiles de los productores de acuerdo con los tipos de productos que almacenan los productores (ver más abajo).

Los productores con tiendas en línea en la OFN tienen productos en el sistema, que son seleccionados por la herramienta de filtro de búsqueda. Sin embargo, los productores que no tienen una tienda OFN (solo un perfil) no se podrán buscar de esta manera, a menos que agreguen algunos productos falsos al sistema. Si agrega un producto ficticio para cada categoría de producto en la que desea que se pueda buscar, aparecerá cuando los clientes busquen sus productos.

Así es como se hace ...

Haga clic en Productos en el menú azul horizontal y luego haga clic en + Nuevo producto para agregar sus productos ficticios.

Debido a que no tiene una tienda OFN, este producto no estará visible en ninguna parte. Por lo tanto, puede llamarlo como quiera y establecer el precio y las unidades como desee. Lo importante es que seleccione la Categoría de Producto correcta en la que desea que se le encuentre. A continuación se muestra un ejemplo de un producto de carne ficticia. El perfil de este productor ahora mostrará si un cliente busca productores de carne.

Su perfil resumido también indicará que venden productos cárnicos (abajo).

Esta guía está diseñada para sacar el mayor provecho de la plataforma Open Food Network para soportar la operación de empresas alimentarias locales y «pequeñas cadenas alimenticias» en donde usted vive.

Un vistazo general

Open Food Network permite que las personas locales construyan formas mejores y más seguras de obtener su alimento de forma local y directa de cultivadoras, granjeras y productoras. Redes expansivas de pequeñas productoras de alimentos, distribuidoras, vendedoras al detalle, «hubs» de comida, cooperativas alimentarias y grupos de compradoras pueden juntarse con la ayuda de Open Food Network para encontrar la mejor forma de reducir la cadena de suministro de alimentos. Y en el proceso, ayuda a construir comunidades fuertes.

Este vídeo corto le dará una breve introducción a cómo funciona Open Food Network, y qué podemos hacer para su negocio de alimentos o su organización.

¿Cómo usar esta guía?

> Guías de configuración rápida hechas para su empresa

> Funcionalidades para satisfacer sus necesidades

> Guías sobre software complementario que podría usar en combinación con Open Food Network

> Solución de problemas

> Búsqueda

¿Busca información sobre algo en específico? Use la barra de búsqueda en la esquina superior izquierda para encontrar la información que necesita.

Retroalimentación

Acceda a su panel de administración desde la página de inicio iniciando sesión primero y luego haciendo clic en el icono de perfil en la esquina superior derecha, y seleccionando Administración en el menú desplegable.

Productores

Hubs/Nodos

Es común que el perfil de un productor sea creado por un hub/nodo, y luego el hub/nodo agregará al productor como administrador de ese perfil, o incluso transferirá la "propiedad" (administrador principal) del perfil al productor, cuando el productor acepta gestionar él mismo su perfil y catálogo de productos.

Para agregar un nuevo administrador y eventualmente transferir la propiedad, este es el procedimiento a seguir:

• En el panel de administración, vaya al menú Administradores de la configuración de su organización (Organizaciones> Configuración> Administradores):

• En "Administradores/Gestores", busque el correo electrónico del productor que le gustaría agregar como gerente.

Caso 1: El Productor en cuestión ya tiene una cuenta de usuario con OFN:

Su correo electrónico ya estará registrado con nosotros y aparecerá cuando empiece a escribir. Seleccione y haga clic en 'Actualizar' (botón rojo, abajo a la derecha) para guardar.

Caso 2: El Productor en cuestión aún no tiene una cuenta de usuario con OFN:

En este caso, no puede encontrar su correo electrónico cuando escribe en el cuadro 'Agregar un usuario existente'. Luego debe hacer clic en "Agregar un usuario no registrado" justo debajo, al lado del campo 'Invitar al administrador'.

El productor recibirá un correo electrónico nuestro para confirmar su registro. Al seguir las instrucciones detalladas en el correo electrónico, podrán completar la configuración de su cuenta OFN, incluida la adición de una contraseña.

Una vez que el productor sea administrador del perfil empresarial que creó en su nombre, puede elegir nombrarlo administrador principal y / o contacto para recibir la notificación del pedido. En esta etapa, como administrador del centro, es posible que desee eliminarse de la lista de administradores.

Una vez que el productor sea administrador del perfil de la organización que creó en su nombre, puede elegir nombrarlo administrador principal y / o contacto para recibir la notificación del pedido. En esta etapa, como administrador del hub/nodo, es posible que desee eliminarse de la lista de administradores.

En esta sección detallamos los diferentes menús que puede completar para refinar su perfil organizacional y, al hacerlo, acceder a las funciones específicas de la organización que pueda necesitar.

Open Food Network ofrece tres tipos de perfiles empresariales que se diferenciarán en función de si eres productor o no, y si quieres o no abrir una tienda online para vender en Open Food Network. Los tipos de perfiles varían un poco dependiendo de si eres productor o no, por eso los describimos a continuación en dos apartados principales: los perfiles para productores y luego los perfiles para distribuidores (o "hubs/nodos" en el mundo Open Food Network: -)).

Para Productores

Hay tres tipos de perfiles para productores:

Para No-Productores (Hubs/Nodos)

Hay dos tipos de perfiles disponibles para no productores (distribuidores / hubs / nodos):

Cambiando su tipo de perfil

Puede cambiar su tipo de perfil (paquete) en cualquier momento en el futuro. Primero inicie sesión en su cuenta de administrador OFN:

Próximo paso

Para tales organizaciones Hub/Nodo, conectarse con productores OFN existentes o crear cuentas para sus productores es una actividad precedente necesaria para agregar su gama de productos a su tienda.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo se muestra esto en la tienda:

Como hub/nodo, antes de poder agregar productos a su tienda, tiene dos opciones:

1. Crear perfiles OFN para los productores que le suministran (si aún no tienen un perfil)

Si no está seguro de si su proveedor ya tiene un perfil OFN, puede averiguarlo yendo al menú principal 'Productores' y buscando.

El proveedor NO tiene un perfil OFN.

Cosas a considerar antes de crear un perfil de productor:

Antes de crear un perfil para sus proveedores, debe contactarlos y hacerles saber que está creando una cuenta y una empresa para ellos en la OFN. Es posible que deseen participar en el proceso e incluso asumir cierta responsabilidad en la gestión del perfil y sus productos, etc. Pero lo más común es que los productores prefieran que los hubs/nodos sean los dueños y gestionen sus perfiles por ellos.

Asegúrese de preguntarle al productor qué información le gustaría compartir en su perfil. A menudo, puede tomar texto e imágenes de sus sitios web existentes o sitios de redes sociales, sin embargo, siempre debe pedir permiso antes de usar cualquiera de sus contenidos. Una vez que tenga su información frente a usted, crear un perfil no debería llevarle más de 10 minutos.

Creando un perfil de productor:

Puede crear un nuevo perfil para un productor haciendo clic en Organizaciones en el banner azul horizontal y luego haciendo clic en +Nueva organización. Recuerde que "organización" es un término general que se utiliza para cualquier perfil de productor o hub en la OFN.

Esto lo llevará a esta página:

Algunas cosas a tener en cuenta:

Productor Primario: Seleccione esta casilla, ya que está agregando una empresa que produce / cultiva alimentos que venderá al por menor en su tienda.

Email y Teléfono: Este correo electrónico y número de teléfono serán visibles en el perfil. Si este productor no desea que el público se comunique con él, coloque aquí los datos de contacto de su hub/nodo.

Visible en Buscar: Debe conversar con el productor si desea o no ser visible en la OFN. Si desean ser invisibles, su nombre y perfil seguirán apareciendo junto a sus productos en su tienda, pero no se podrán buscar en el mapa ni en las listas de la página principal.

Acerca de Nosotros: Recuerde que la OFN se trata de poner transparencia en el sistema alimentario y los clientes están cada vez más interesados en saber de dónde provienen sus alimentos. Por lo tanto, vale la pena agregar muchos detalles sobre sus productores y lo que los hace únicos.

Imágenes: Recomendamos enfáticamente que todos los perfiles tengan tanto el logotipo como las imágenes promocionales. Estas imágenes hacen que la experiencia en línea para los clientes sea más agradable y atractiva, y también dan credibilidad a las organizaciones.

El proveedor tiene un perfil OFN preexistente

Si un proveedor ya tiene un perfil OFN, deberá obtener su permiso para agregar productos a su perfil (si aún no lo ha hecho) y para almacenarlos en su tienda. Podrá encontrar sus datos de contacto en su perfil OFN.

Permisos de la Organización

Dentro de los Permisos de la Organización hay reglas que rigen las relaciones comerciales entre organizaciones: proveedores y distribuidores. Estas reglas deben establecerse antes de que una organización (Perfil de productor o Tienda de productor) pueda convertirse en proveedor de otra (Hub/Nodo), o viceversa. Una empresa concede un permiso (o 'derecho') a otra con respecto al acceso / modificación de productos y perfil. Esta página detalla los diferentes permisos y cómo asignarlos.

Para acceder a los permisos de su organización:

Por último, exploramos este tema desde el punto de vista de:

• un Hub/Nodo (el distribuidor)

• un perfil de productor o tienda (el proveedor)

Los Cuatro Permisos

Hay 4 tipos diferentes de permisos de Organización. Se pueden combinar en distintas formas para dar a las organizaciones más o menos permisos de acuerdo a sus perfiles.

Permiso para agregar al ciclo de pedidos: el proveedor (productor) permite al distribuidor (un Hub/Nodo OFN) agregar productos a los ciclos de pedidos de este último. Por lo tanto, los productos del proveedor pueden aparecer en la tienda del hub/nodo.

Permiso para administrar productos: el proveedor autoriza a otra organización registrada en OFN (generalmente un hub/nodo) para crear, eliminar y modificar productos directamente en su catálogo de proveedores.

Por ejemplo, si la Finca La María suministra papas a los Hubs/Nodos A y B pero le otorga al Hub/Nodo A permiso para administrar sus productos, entonces si el Hub/Nodo A cambia el precio de las papas, este cambio de precio (en la configuración estándar) se reflejará en las fachadas de las tiendas de ambos. hubs/nodos A y B.

Permiso para editar perfil: una organización permite a otra modificar detalles en su Perfil Organizacional (datos de contacto, dirección, descripción, ...).

Permiso para agregar productos al inventario: el proveedor (productor) autoriza al distribuidor (hub/nodo) a agregar sus productos al catálogo de la tienda (o 'Inventario') del hub/nodo.

Si un productor suministra bienes a más de un hub/nodo, entonces para permitir que cada uno de estos hubs/nodos administre los precios y los niveles de existencias de sus productos de forma independiente, recomendamos agregar este permiso entre las dos organizaciones y que los hubs/nodos cambien su configuración de inventario.

Concesión y Administración de Permisos

Para modificar, agregar o eliminar permisos, vaya al panel de administración y luego a 'Organizaciones' en el menú azul y 'Permisos' en el submenú verde.

Dar permiso:

• Seleccione su organización en el menú desplegable de la primera columna (es un productor que suministra a otros)

• Seleccione el nombre de la organización (hub/nodo) que desea suministrar en la segunda columna.

• Marque los permisos que desea otorgar al distribuidor de sus productos (hub/nodo) o para otorgar múltiples permisos, seleccione 'todo'.

• Haga clic en 'Crear'.

Tenga en cuenta que puede eliminar o cambiar estos permisos en cualquier momento.

Si necesita que otra organización le otorgue permisos, debe comunicarse con ellos por correo electrónico o por teléfono. No hay una función en línea para hacer esto.

Permisos Generados Automáticamente

Cuando un usuario es el administrador principal de varias organizaciones en la plataforma, los cuatro permisos se crean automáticamente entre cada organización. Este no es el caso cuando las organizaciones son administradas por diferentes usuarios.

Perspectiva del Hub/Nodo

Los siguientes escenarios comunes demuestran los permisos de organización a organización que puede necesitar configurar para su hub/nodo.

He creado Perfiles de Productor para cada uno de mis Proveedores. ¿Qué permisos necesito configurar antes de poder almacenar sus productos en mi tienda Hub/Nodo?

El sistema está configurado para que los hubs/nodos que crean perfiles de productor tengan los permisos correctos instalados de forma predeterminada, para que puedan comenzar a agregar productos y comerciar con estos perfiles de productor de inmediato.

Mi proveedor ya tiene una organización registrada en OFN. Me gustaría agregar sus productos a la tienda de mi hub/nodo.

Debe comunicarse con su proveedor en persona. Sus datos de contacto (número de teléfono, dirección y dirección de correo electrónico) se ubicarán en su perfil OFN.

Si solo tiene la intención de almacenar sus productos y no desea ayudarlos a administrar el resto de su perfil OFN, solicite al productor que otorgue permiso para agregar al ciclo de pedidos y permiso para agregar al inventario.

Si el proveedor desea que usted, como administrador de Hub/Nodo, lo ayude a organizar su organización OFN, entonces puede otorgarle los cuatro permisos. Si esto ocurre, podrá editar su perfil y administrar sus productos.

My Hub/Nodo distribuye a través de grupos de compra. ¿Qué permisos necesitará el grupo comprador con mi hub/nodo y mis productores?

El grupo de compras (Hub/Nodo B arriba) deberá otorgarle al coordinador del ciclo de pedidos (Hub/Nodo A arriba) permiso para agregar al ciclo de pedidos (e idealmente permiso para agregar al inventario).

Los productores que suministran al Hub/Nodo A productos que también serán vendidos por el grupo de compra (Hub/Nodo B) deben otorgar a los Hub/Nodo A y B permiso para agregar al ciclo de pedidos (e idealmente permiso para agregar al inventario).

Perspectiva del Productor

Cuando un productor desea comenzar a vender sus productos a través de otras organizaciones (hubs/nodos o grupos de compra), debe establecer los permisos adecuados de organización a organización. Hay diferentes niveles de permiso que un productor puede otorgar, dependiendo de la cantidad de poder que quiera otorgar al hub/nodo para administrar sus productos y su perfil (ver la parte superior de la página).

Estos ejemplos exploran algunos escenarios comunes.

Soy productor y me gustaría tener un hub/nodo OFN local para almacenar y vender mis productos.

Esencial: Para que el hub/nodo agregue sus productos a su tienda, deberá otorgarles "permiso para agregar al ciclo de pedidos".

Opcional: Es posible que también desee otorgar permiso al hub/nodo para administrar sus productos, editar su perfil o agregar al Inventario.

Un hub/nodo que yo suministro distribuye a través de grupos de compra.

Para que sus productos sean distribuidos por los grupos de compra, tendrá que agregar un permiso mínimo 'para agregar al ciclo de pedido' para la organización del grupo de compras, así como para el hub/nodo que suministra directamente.

Soy un Tienda de Productor que suministra un Hub/Nodo local además de dirigir mi propia tienda. Al Hub/Nodo le gustaría gestionar los niveles de inventario y los precios de mis productos. También me gustaría gestionar los niveles de inventario y los precios de mis productos.

Este escenario se puede resolver otorgando al hub/nodo permiso para agregar al Inventario, así como permiso para agregar al ciclo de pedidos.

Esto permite que el hub/nodo almacene sus productos en su tienda, pero establezca sus propios precios y niveles de inventario. Cuando abastezca su propia tienda con sus productos, estos seguirán reflejando los precios y los niveles de inventario que ha establecido.

Puede agregar productos a su catálogo uno por uno (detallado a continuación) o por importación masiva, si tiene todos los detalles relevantes en un archivo .csv.

Agregando productos

Una vez que haya iniciado sesión en el Panel de Administración, seleccione Productos en el menú azul horizontal y luego haga clic en +Nuevo producto.

Esto lo llevará a la página de Nuevo Producto.

Proveedor

Seleccione la organización que produce y suministra el producto.

Si es un productor, este será ud. Si es un hub/nodo, recuerde que solo podrá agregar productos a los perfiles de productor que haya creado, o si se le ha otorgado permiso para administrar los productos de un perfil de productor. Vea aquí más información.

Nombre del producto: este es el título del producto cuando se muestra en la tienda.

Unidades: Elija la unidad en la que se vende el producto? (g, kg, L ... o artículo (manojo, bolsa, paquete))

Si elige g luego ingresa 1000, el producto se mostrará como 1 kg para el comprador. Tenga en cuenta que algunas unidades de medida afectarán el funcionamiento de determinadas comisiones de la organización.

Por ejemplo, una comisión fija por peso solo se puede aplicar a productos con unidades de kg. En este caso, puede ingresar números de unidades no enteros, como 0.2 kg, y el producto se mostrará como 200 g, pero se registrará en kg en los informes y cuando se calculen los precios.

Valor: Ingrese el valor de las unidades en las que se vende este producto (por ejemplo, si se vende como 100 g, ingrese '100' aquí y elija 'g' para 'unidades'; o si se vende como racimos de flores, ingrese '1' aquí y 'unidades = artículos'.

Mostrar como: este campo muestra automáticamente cómo se mostrarán los campos de unidades y valores, una vez que haya completado los campos de unidades y valores. (es decir, unidades = kg, valor = 2, mostrar como = 2 kg)

Categoría de producto: seleccione la categoría más adecuada para este producto. La asignación de una categoría de producto facilita a los clientes la localización de los artículos que desean comprar; Los compradores pueden filtrar su lista de productos por categoría en su tienda.

Precio: Ingrese el precio por el valor indicado arriba. Tenga en cuenta que este es el precio base que cobra el productor y la cantidad que recibirá por cada compra. Los márgenes y las comisiones (para administración de distribución, etc.) se agregan en Comisiones de la Organización, Comisiones de Envío y Métodos de Pago.

En Inventario: indique la cantidad o cantidad de este producto que tiene disponible y listo para la venta.

Utilice este campo si desea realizar un seguimiento de sus niveles de existencias. A medida que los clientes realicen pedidos, el nivel de existencias se reducirá y, cuando la cantidad en existencia llegue a cero, el producto ya no estará visible en su tienda. Si no desea realizar un seguimiento del inventario de esta manera, haga clic en "a pedido".

Ilimitado: Si selecciona esta casilla, indicará que este producto siempre está disponible. Esto evita que el software rastree los niveles de inventario de los productos y, en su lugar, siempre mostrará que el producto está en inventario.

Imagen: Suba una foto de este producto.

Categoría de impuestos: seleccione la categoría de impuestos correspondiente de la lista desplegable. El impuesto (IVA en Colombia) depende de la naturaleza del producto y del país en el que lo vende.

Descripción del producto: Cuéntele a sus clientes un poco sobre este producto. Es posible que desee incluir una historia sobre la variedad de tomate específica, incluir hipervínculos a cualquier certificación que pueda tener, etc.

Una breve demostración de los pasos descritos anteriormente:

Cuando haya terminado de crear un producto, se le redirigirá a la página "productos" donde encontrará todos sus productos:

Listado Similar / variaciones de un producto

Si está enumerando un producto que viene en varias opciones diferentes (por ejemplo, diferentes tamaños o sabores, cada uno de los cuales puede tener o no un precio diferente), es mejor crear una 'variante' para ese producto, en lugar de crear múltiples productos separados. La creación de variantes de productos se analiza en detalle en la página siguiente.

Si desea crear un producto SIMILAR, puede duplicar productos seleccionando el icono de doble página a la derecha de un artículo (cuadro rojo). Al seleccionar posteriormente el icono de lápiz y papel (cuadro verde), se puede editar el producto copiado y modificar los detalles del segundo elemento.

Refine los atributos del producto

Con OFN puede agregar propiedades o etiquetas a sus productos. Esto permite a los clientes encontrar sus artículos cuando buscan criterios específicos (por ejemplo, orgánicos certificados) y destaca las cualidades específicas que pueden tener sus productos. Descubra más aquí.

Para obtener sugerencias sobre cómo administrar las ventas de productos "irregulares", como carne o verduras grandes, que se venden en unidades pero cuyo precio se calcula por peso, lea aquí.

Nuestra herramienta Grupo de Compras le permite gestionar y organizar las ventas de productos en lotes. Descubra más aquí.

Puede aplicar las propiedades del producto a sus productos, como una forma de que sus clientes sepan más sobre cómo se producen sus productos y cuáles son sus características. Las propiedades actuales del producto que se pueden aplicar incluyen:

• Certificado orgánico / Comercio justo / Biodinámico

• Producido dentro de 15/30/50 millas

• RSPCA asegurado

• Crecido en Policultivos

• Sin gluten

• Sin nueces

• Sin plástico

• Libre de lácteos

• Requerimientos Dietéticos Especiales

• Vegano

• Vegetariano

• Oferta Especial

• Esquema de Cafetería Verde

Hay dos formas de asignar propiedades a sus productos:

1) Puede asignar una propiedad a una organización, de modo que todos los productos que pertenecen a esa organización llevarán esta propiedad (a menos que se elimine manualmente, que se trata en la sección "Propiedades Heredadas" a continuación).

2) Puede asignar propiedades a productos particulares, de forma individual.

Asignar una propiedad a una organización

Cuando asigna una propiedad a una organización, todos los productos que pertenecen a esa organización, por defecto, llevarán esa propiedad de producto. Por ejemplo, si todos sus productos son "Orgánicos Certificados", puede asignar esta propiedad a su empresa para evitar la necesidad de aplicar esta propiedad manualmente a todos los productos. Si una propiedad solo se aplica a algunos de sus productos, es mejor aplicarla al producto, en lugar de a la empresa (instrucciones a continuación).

Puede acceder a las propiedades de la organización en su Configuración de Organización: en su Panel de Administración, vaya a Organizaciones -> Configuración -> Propiedades

A continuación, hay 2 campos al aplicar una propiedad organizacional:

Nombre de Propiedad: Puede seleccionar una propiedad de producto predefinida de la lista desplegable. Este es el nombre de la propiedad con la que se etiquetarán sus productos y que los clientes podrán filtrar en su tienda.

Descripción: Puede agregar una pequeña descripción para brindar más información sobre su etiqueta. Por ejemplo, es posible que desee agregar un número de certificado.

Asignar una propiedad a un producto

Para asignar una propiedad a un solo producto, en lugar de toda la gama de productos de una organización, haga clic en Productos en el banner azul horizontal y luego edite un producto existente (no puede aplicar una propiedad de producto cuando crea un producto por primera vez).

Para editar un producto, haga clic en el icono de edición (lápiz y papel) en el lado derecho de la tabla.

Una vez editado el producto, puede agregar o cambiar sus propiedades seleccionando 'Propiedades del Producto' en el menú de la derecha.

Hay 2 campos al aplicar una propiedad de producto:

Nombre de Propiedad: Puede seleccionar una propiedad de producto predefinida de la lista desplegable. Este es el nombre de la propiedad con la que se etiquetará su producto y que los clientes podrán filtrar en su tienda.

Descripción: puede agregar una pequeña descripción para brindar más información sobre su etiqueta. Por ejemplo, es posible que desee agregar un número de certificado.

Puede aplicar varias propiedades del producto haciendo clic en "+Agregar Propiedades del Producto".

Propiedades Heredadas

Como se mencionó anteriormente, cuando a una empresa se le asigna una propiedad, todos los productos que pertenecen a esa empresa "heredarán" esta propiedad. Sin embargo, es posible anular esta herencia automática.

Al editar las propiedades de un producto, verá una casilla de verificación titulada "Heredar propiedades de (nombre de la organización) (A Menos que se Anule Arriba)". De forma predeterminada, cuando una organización tiene una propiedad, esta casilla se marcará para todos los productos que pertenecen a la organización. Al desmarcar esta casilla, se eliminarán las propiedades organizacionales heredadas.

Ver Propiedades del Producto en la tienda en línea

Al hacer clic en el perfil de un productor, las Propiedades de la Organización aparecen en la página emergente:

Los clientes también pueden filtrar productos en una tienda en función de sus propiedades:

Si enumera dos o más productos que son muy similares, pero solo varían en precio, tamaño o algo como el sabor, es mejor crear una "variante" para ese producto, en lugar de crear varios productos separados. Esto hará que la lista sea más clara para los clientes y evitará que su tienda se abarrote.

¿Cómo creo una variante de producto?

En primer lugar, es necesario crear un producto, que automáticamente será también la primera variante de este producto. Para obtener más detalles sobre cómo agregar productos simples, haga clic aquí.

En su panel de administración, vaya a la página de productos donde encontrará la lista de productos para las empresas de naturaleza "productora" que administra. Para ver todas las variantes asociadas con sus productos, haga clic en "Expandir todo" en rojo en la parte superior izquierda de la tabla.

Para ver las variantes de un producto específico solamente, haga clic en el ángulo ">" a la izquierda de la primera columna de la tabla. Si desea crear una nueva variante para este producto, haga clic en el signo más pequeño "+" que se muestra justo debajo como se muestra arriba.

Esto agregará una nueva línea que le permitirá ingresar rápidamente información sobre la segunda variante:

La primera línea corresponde al 'producto principal' que se ofrecerá a la venta a los clientes en forma de varias variantes. Por lo tanto, cierta información a nivel de producto se aplicará a todas las variantes, como la unidad de medida, el nombre de la unidad si el producto se vende individualmente, las propiedades, las condiciones de transporte, etc.

La segunda y tercera líneas son aquí las 2 variantes del producto. Cada variante se distingue de las demás por al menos un elemento diferenciador, como la unidad (p. Ej. Embalaje por 500 g en lugar de 100 g para la primera variante) y, muy a menudo, el precio asociado. Se pueden detallar ligeras variaciones en la naturaleza de un producto (por ejemplo, el sabor) cambiando el nombre de cada variante (por ejemplo, la variante uno tiene nombre = 'queso de cabra- hierbas' y la variante dos tiene nombre = 'queso de cabra- ajo') .

Introducción

El inventario proporciona a las empresas un mayor control y flexibilidad con la gestión de sus productos, si así lo requieren. Esta función será principalmente de interés para los Hubs y los administradores de Hub.

By using the 'Inventory' Hub A can modify the price and stock levels of the items it has permission to retail. The feature can also allow Hub A to make only a sub-selection of goods from its supplying producers available for sale on its shop front if they don't wish to distribute entire product ranges. All this can be done without modifying the master copy of the products. Hence if both Hubs A and B stock the same products, then by using the inventory tool Hub A can alter price and other fundamental information about the items it sells without impacting on Hub B.

Profile settings for the Inventory

To access the Inventory, go to Entreprises (on the blue horizontal menu) and then 'Settings'. From the menu bar on the left hand side, select 'Inventory Settings'

You have two options:

• New products can be put into my shopfront (recommended): Your supplier's products can be added to your online shop-front without you having to add them in your shop/hub inventory beforehand. When you create an order cycle, all products from the selected producers will be available for you to add to the 'incoming' portion of it (the order cycle). This is the default option and is recommended for hubs who do not wish to modify price or stock levels of the items they retail

• New products must be added to my inventory before they can be added to my shopfront: When you create an order cycle, only those products which you previously added to the hub inventory will be visible for selection in the 'incoming' portion of the order cycle.

Visiting your Shop/Hub Inventory

Click the Products menu on the top of your the admin dashboard, and then click Inventory in the green sub menu. If you manage multiple enterprises, you will be asked to select one because each inventory is managed independently.

If new products have been added by your suppliers between each visit to your shop/hub inventory then you will see the following message:

Until you have added these products to the inventory they will remain in the 'New Products' category and invisible for selection when creating an order cycle. By clicking on 'Review Now' you will be redirected to the list of new products.

Reviewing New Products

New products can be either Added to your inventory list or Hidden. If there is a product in the list for which you would like to override details, or apply a recurring stock level to, you’ll need to add it to your inventory list. If there is a product which you never want to sell in your shop, or at least don’t want to stock in the near future, you can choose to hide it (see Hidden Products section below).

Managing Your Inventory Products

Your inventory products list is where you can override product details, set up stock level resetting, and hide products.

Via the columns button on the right of the table, you can choose which settings you would like to see and modify.

Modify SKU, prices and stock levels for products in your shopfront

Any changes you make here will be visible on your shop and will hence override details set by the supplier. You can modify the following fields:

• SKU – if you wish to use an alternative SKU (reference number) for a product, you can over-ride the producer’s SKU here by typing in an alternative.

• Price – You can set a different price to show in your shop. Keep in mind the units of the product will remain the same. Hence if the product is priced per kg then you can only modify its cost per kg and not change it to a fixed cost per item.

• In Stock – If your stock of this product differs from the available stock offered by the producers, you can indicate your stock. Your products will no longer be visible in the shop once the inventory stock level reaches zero.

• Unlimited? – You can select whether to inherit producer stock levels (in which case the number in the 'in stock' column will remain grey), to have unlimited stock 'yes' (hence the item will never run out and will always be available, if added to an active order cycle) or to define your own stock levels 'no' (in which case the number in the 'in stock' column will be on a white background).

Refresh yourself about 'in stock' and 'unlimited' here.

Enable Stock Reset?

The enable stock level reset column allows you to reset the 'In Stock' amount to a default value, for example at the start of each new order cycle. The default amount is the number entered in this column next to the check box. The checkbox allows you to select only those items that you want to reset at any give time.

To reset the default stock for these products, click 'Actions' at the top left of the inventory table and then 'Reset stock levels to defaults'. Only products for which the enable stock reset box has been checked will be affected by this action.

In this example the default stock level of baked beans is 5. There are currently 2 left in stock. If the user, at the beginning of an order cycle wishes to reset to 5 then they must click on 'Reset stock levels to defaults' under 'Actions'

Inherit?

If you have not changed any of the values in the Inventory table for a product, the check box "inherit?" will be, by default, checked. This means that the information entered by the producer and visible in grey will be displayed on your shopfront.

By modifying one or more of the fields, this check box will be automatically de-selected. To reset values (price, stock, SKU etc) to the producer's master copy values, you can re-select this box at any time.

Hide

As in the New Products list, you can also hide products from your Inventory List. Clicking on the hide button will move the product to your Hidden Products list. If you have your inventory profile set up as 'New products must be added to my inventory before they can be added to my shopfront' (see here) then the product you just hid will no longer be available for selection in your hub's order cycle and thus will not be visible on your shopfront.

Hidden Products

This is a list of all the products you have chosen to hide:

When viewing your list of hidden products you can choose to make them visible once more by clicking the 'Add' button to the right of the item.

Inventory and Order Cycles

When setting up order cycles you can on a case by case basis choose between selecting from all available products or only those which are in your shop/hub inventory.

This is controlled by visiting 'Advanced Settings' (top right of order cycle page):

This option has the same effect as changing our enterprise profile settings for your inventory, but unlike the latter it applies only to the order cycle in question.

Aquí nos referimos a los productos como "irregulares" si se venden de acuerdo con su peso / volumen pero la cantidad exacta no se conoce hasta el momento de la cosecha / distribución.

Por ejemplo, porciones de carne, lonchas de queso, verduras grandes.

Hay varias herramientas diferentes disponibles en la plataforma OFN para ayudar a administrar y organizar estas ventas.

Opción uno: establecer un peso / precio promedio y reembolsar

Puede cobrar el precio promedio del producto y luego reembolsar o cobrar al cliente un extra, si el peso real se desvía de la media.

Cuando sepa el peso real de los productos (es decir, cuando esté preparando pedidos para que los clientes los recojan), inicie sesión en "Gestión de pedidos al por mayor" (Pedidos -> Gestión de pedidos al por mayor) y agregue la columna Peso / Volumen a la tabla.

Luego, puede cambiar el peso que se muestra para cada comprador para un pedido determinado y un producto determinado. El precio se volverá a calcular automáticamente según la cantidad ingresada.

Opción Dos: mostrar rangos de precios

La misma lógica que la Opción Uno, pero simplemente en lugar de mostrar un precio promedio inicialmente, indique un rango de precios. Esta solución tiene la ventaja de indicar claramente al comprador que es probable que se modifique el precio final.

Las variantes también se pueden utilizar para crear diferentes rangos.

Ejemplo 1 (producto único y una variante): Producto = Pollo (entre 8 y 12 kg con precio según peso, £ 10 / kg)

Ejemplo 2 (dos variantes para un producto): Producto = Pollo (£ 10 / kg) Variante 1 = Pollo pequeño (entre 8 y 12 kg, precio según peso real) Variante 2 = Pollo grande (entre 13 y 20 kg, precio según peso real) ...

Opción Tres: crear variantes con precios fijos

Una versión un poco más simple de la Opción Dos es crear variantes para sus productos en función de los rangos de peso, pero cobrar un precio fijo por todos los artículos que se encuentran dentro del rango.

Por ejemplo, si la calabaza cuesta $ 1000 / kg, entonces podría enumerar las variantes con los siguientes precios fijos:

• Pequeño (0,7 - 0,9 kg) $8000

• Mediano (0,9 - 1,1 kg) $1000

• Grande (1,1 - 1,3 kg) $1200

• Extra grande (1,3 - 1,5 kg) $1500

Opción Cuatro: crear variantes con pesos conocidos

Si conoce el peso de todo su pescado, por ejemplo, de antemano puede utilizar la función de variante para mostrar directamente el precio exacto de cada artículo. Ejemplo:

Editar Pedidos

Puede ser difícil para los productores de carne conocer de antemano la disponibilidad del producto o preparar su empaque en consecuencia. (Hasta el momento del sacrificio, tal vez se desconozca el peso de un pollo o una pierna de cordero).

Esto no es un problema ya que los pedidos se pueden modificar (agregando, modificando o eliminando productos) si es necesario. Para obtener más información, consulte Pedidos.

Reembolsar o cobrar a los clientes la diferencia: ¿Cómo funciona?

Si un cliente paga por sus productos en su recogida o entrega, entonces el administrador del hub/nodo habrá podido modificar el pedido antes del pago de acuerdo con el peso real y los productos realmente entregados. Por lo tanto, en este caso, no será necesario reembolsar o volver a facturar al cliente.

Si un pedido se paga en línea antes de la entrega, debe reembolsar o facturar la diferencia entre el dinero ya recibido y el adeuda para que se entreguen los productos precisos. Haga clic aquí para ver cómo.

Informar al comprador sobre su política de precios

Puede notificar a sus clientes sobre sus políticas de precios para artículos de peso variable (como carne) en el cuadro de mensaje que se muestra en la parte superior del frente de su tienda. Esto se encuentra en Configuración empresarial -> Preferencias de la tienda.

También puede ser útil agregar un recordatorio de estas políticas de precios en el cuadro de descripción de Métodos de Pago. Por ejemplo, es posible que desee agregar: "Recuerde que el precio final puede variar en un 10% dependiendo del peso si ha comprado artículos no divisibles como carne o verduras grandes".

Si su empresa es del tipo "productor" (marcó la casilla correspondiente en la configuración de su perfil), ahora puede agregar productos y variantes relacionadas a su catálogo de productores. Estos productos se pueden agregar de forma masiva importando un archivo csv (archivo de Excel guardado en formato csv).

El precio ingresado para cada producto en el catálogo del productor es la cantidad total que el productor recibirá de una venta, por lo tanto, un precio "mayorista". Los hubs/nodos (distribuidores) pueden agregar sus comisiones de administración, transporte y embalaje, etc., utilizando las opciones de comisiones en Métodos de Envío, Métodos de Pago o Tarifas Organizacionales.

Si un hub/nodo desea cambiar el precio de los productos de un productor sin utilizar la estrategia de comisiones de la organización, envío o método de pago, lo mejor es utilizar nuestra función de Inventario. Al agregar productos al inventario de su tienda, los hubs/nodos crean un segundo catálogo, independiente de los catálogos de productos de sus proveedores. El Hub/Nodo puede modificar los precios y los niveles de existencias en el Inventario del Hub sin afectar las 'copias maestras' de los productores.

Para productos de precio irregular, como un pollo entero con un precio que varía de un pollo a otro según el peso, existe la opción de establecer un precio 'por pollo' que luego se puede ajustar en el momento de la entrega a la pieza específica de pollo. carne / verdura.

La página "Opción de compra al por mayor" detalla cómo los grupos de compra pueden usar OFN para organizar y registrar compras al por mayor. Por ejemplo, si un grupo compra arroz en sacos de 25 kg, esta función puede ayudar a distribuir el arroz entre los clientes según un rango de peso que soliciten al momento de la compra.

Antes de seguir leyendo, es posible que desee ver una demostración rápida de cómo configurar su primer método de envío:

Configurar un método de envío

• Vaya a la página Métodos de envío haciendo clic en Organizaciones en el menú horizontal azul y luego haga clic en Configuración junto a su organización. La página de Métodos de Envío se encuentra en el menú del lado izquierdo.

• Haga clic en Crear nuevo método de envío +. Será dirigido a una página como esta:

• Marque la casilla junto a su organización en el lado derecho de la página debajo de 'Hubs/Nodos'. Esto indica que el método de envío que está a punto de crear se aplicará a esa organización. Puede seleccionar varias empresas, si lo desea.

• Nombre: Elija un nombre para el método. Este nombre se mostrará al cliente durante su proceso de compra y en los correos de confirmación de pedido. Ejemplo:

• Descripción: Agregue detalles adicionales, como la dirección precisa del punto de recolección. Estos detalles serán visibles para los clientes en gris junto al nombre (vea la captura de pantalla anterior).

• Categoría: ¿Este método es una entrega o una recogida?

• Calculadora: Seleccione la forma en que se agregarán las tarifas de envío a este método de envío. Tenga en cuenta que la tarifa de envío puede ser cero. Consulte a continuación para obtener más detalles.

• Categorías: Condiciones de transporte (refrigeración, congelado, por defecto) asociadas con este método de envío.

• Zonas: Seleccione la zona apropiada (esto es para habilitar la calculadora de impuestos correcta).

Al hacer clic en Crear, se creará el método de envío y, a continuación, se le proporcionarán nuevos campos para agregar detalles de los cargos del método de envío. Los campos presentados dependerán de la calculadora de tarifas de envío que haya seleccionado.

Calculadora de Comisiones

Peso (por kg) – Esta tasa se aplica a los productos por kg. La tarifa solo se aplicará a los productos cuyo precio sea por kg, no a los productos enumerados como artículos (por ejemplo, un producto enumerado como "1 manojo de perejil" no contribuirá a la tarifa general que se le cobra al cliente por el envío)

Porcentaje Fijo – Esta tarifa se cobra como un porcentaje del monto total gastado en el pedido.

Tasa Fija (por pedido) – Esta tarifa se aplica como tarifa estándar a todos los pedidos, independientemente del tamaño del pedido.

Tasa Flexible – Esta calculadora de tarifas es especialmente útil si desea alentar a los clientes a realizar pedidos grandes: el costo de envío puede reducirse o reducirse a cero cuando se alcanza un número mínimo de artículos.

• "Costo del Primer Artículo": la tarifa que se cobra por el primer artículo del pedido.

• "Costo de Artículo Adicional": la tarifa que se cobra por artículos más allá del primer artículo.

• "Máximo de Artículos": el número máximo de artículos a los que se aplicará la tarifa. A los artículos comprados que superen esta cantidad no se les cobrará la tarifa.

Por ejemplo: si la tarifa de envío para el 'Costo del primer artículo' es $2000, 'Costo adicional del artículo' = $1000 y 'Max artículos' = 3. A un cliente que compre 5 artículos se le cobrarán $ 4000 de envío ($2000 por el primer artículo, $1000 por los artículos dos y tres y $0 por los artículos cuatro y cinco).

Tarifa Fija (por ítem) – Esta tarifa es una tarifa constante que se aplica a los productos enumerados como "artículos". (No se aplica a los productos vendidos por peso o volumen. Por lo tanto, no se cobrará ningún costo de envío asociado a un cliente que, por ejemplo, compra arroz por kg).

Precio Saco – Este es un método flexible tarifa de envío cobrado por la venta total en pesos, en lugar de número de artículos comprados (Tarifa Flexible arriba).

• "Cantidad Mínima": valor Monetario del umbral entre la tarifa de envío normal y la tarifa de envío con Descuento.

• 'Importe Normal': tarifa de envío aplicada a las ventas por debajo del umbral indicado en 'Importe Mínimo'.

• "Importe de Descuento": tarifa de envío que se aplica a las ventas por encima del umbral indicado en "Importe Mínimo".

La función Compra Grupal está diseñada para empresas que compran algunas de sus existencias entrantes en cantidades a granel y las revenden en unidades más pequeñas (por ejemplo, compran una bolsa de arroz de 25 kg y venden al por menor a los clientes por kg).

La compra al por mayor es una práctica común para los grupos de compra, quienes, al comprar grandes volúmenes, pueden beneficiarse de los precios al por mayor de la misma manera que los distribuidores convencionales. Al hacerlo, los miembros acceden a alimentos mucho más baratos de lo que podrían obtener de los minoristas de la calle.

Para tales empresas, la decisión de pedir un determinado producto depende de si los clientes han pedido colectivamente lo suficiente para justificar una compra al por mayor. Esto puede deberse a descuentos por volumen o tarifas de envío. La función de compra grupal hace que sea más fácil para el hub/nodo lograr eficiencias de compra masiva.

Cuando un producto se asigna a la compra grupal, se mostrará de manera diferente en la tienda (ver más abajo), con una doble columna de cantidad mínima / máxima visible:

Se solicita al cliente que indique:

• Su cantidad mínima: esta es la cantidad del producto que idealmente desean.

• Su cantidad máxima: esta es la cantidad máxima que estarían dispuestos a comprar.Customer are asked to indicate:

Habilitando la Compra Grupal para un producto

En el panel de administración, vaya a 'Productos' en el menú horizontal azul. Seleccione Editar un producto haciendo clic en el icono de lápiz y papel a la derecha del producto en cuestión:

Luego, seleccione Opciones de Compra Grupal en el menú de la derecha.

Seleccione Sí en ¿Compra Grupal? para activar esta función para el producto.

El Tamaño de la Unidad al Por Mayor es la cantidad que debe alcanzar la orden colectiva del grupo.

Ajustando Pedidos para hacer Lotes completos

1. Seleccione el ciclo de pedido o el rango de fechas que le interese.

2. Busque el producto (pescado en el ejemplo siguiente).

3. Asegúrese de que se muestre la columna "Máx" para que pueda ver el límite superior que cada cliente está preparado para comprar.

4. A continuación, haga clic en el valor ('pez de prueba: pez uno' en el ejemplo siguiente) en la columna Producto: Unidad, para mostrar el cuadro total de pedidos (en azul) para el producto en cuestión.

5. Con la información de la columna Máx., Puede aumentar las cantidades pedidas para alcanzar el umbral de un lote completo.

6. Haga clic en actualizar para guardar los cambios en los pedidos de los clientes.

Unidades Realizadas Actuales divide la cantidad total ordenada por el tamaño de la unidad de compra grupal. Si esta cifra es mayor que 1, le indica que el pedido de cliente existente satisface o excede el tamaño de unidad de compra de grupo requerido. Si esta cifra es menor que 1, los pedidos de clientes existentes no alcanzan ese umbral. A medida que aumenta la cantidad de pedidos de clientes, esta cifra aumentará.

Las Unidades Máximas Cumplidas toma la suma o la totalidad de las cantidades MÁXIMAS de pedido del cliente y lo divide por el tamaño de la unidad de compra del grupo. Si el número es superior a 1, entonces sabrá que el total de sus pedidos MAX excede la cantidad de compra grupal requerida. Si está por debajo de 1, significa que incluso las cantidades MÁXIMAS de pedidos no alcanzarán el umbral.

Online stores can be opened and closed by creating 'order cycles' on the Open Food Network platform.

The OFN web address for your shop will only display your list of products for purchase when an order cycle is open.

Las tiendas en OFN son muy flexibles. Lea más si está interesado en:

La herramienta de importación de productos e inventario le permite cargar un archivo .csv para agregar y actualizar sus existencias. Esto puede ser mucho más rápido y eficiente que agregar o actualizar productos uno por uno. Para los productores que ya actualizan un catálogo de sus productos en una hoja de cálculo de Excel con regularidad, ¡esto puede ahorrar mucho tiempo!

La herramienta de importación de productos e inventario se puede encontrar haciendo clic en Productos en el menú azul horizontal e Importación de productos en el menú verde.

Hay cuatro formas principales de utilizar la herramienta:

2. Actualizar los detalles del producto existente

4. Actualizar productos en un inventario de tienda / hub(nodo)

En todos los casos, el proceso implica descargar una plantilla csv, completar los campos y luego cargar su archivo csv nuevamente en OFN.

Importar Nuevos Productos

Utilice estas instrucciones si desea agregar nuevos productos al perfil de un productor.

Prepare el archivo CSV para importar

En primer lugar, descargue el archivo CSV Plantilla de Lista de Productos de la página de Importación de Productos y ábralo con Libre Office (Excel o equivalente).

Verá que la plantilla proporciona todos los encabezados de columna necesarios para importar correctamente un producto. Cada fila es para un nuevo producto o variante. A continuación se muestra una descripción de cómo completar cada columna.

Importar Variantes de Producto

En el proceso de importación, las variantes se distinguen por las unidades (como la ensalada que se vende en bolsas de 500 gy 750 g) o los campos display_name (como un yogur que se vende en varios sabores). Siempre que el nombre del producto sea el mismo, las filas se importarán como variantes. El siguiente ejemplo muestra una ensalada que viene en variantes de 500 g y 750 g, y un yogur que viene en varios sabores.

La siguiente imagen muestra cómo se mostrarán estos productos en la tienda. Tenga en cuenta que el campo 'nombre' se convierte en el encabezado principal y el campo 'display_name' se convierte en el encabezado secundario. En el caso de la Bolsa de Ensalada, el campo 'display_name' está en blanco, por lo que el 'nombre' se usa por defecto.

Ejemplos de tipos de unidades

A continuación se muestran algunos ejemplos para mostrar cómo se deben cargar productos con diferentes unidades (g, ml, kg y artículos).

Importar el CSV

Una vez que haya completado la Plantilla CSV de la Lista de Productos, estará listo para cargarlo en OFN.

1. Vaya a Productos > Importación.

2. Seleccione tipo de importación: Seleccione Lista de Productos

3. Seleccione la hoja de cálculo para cargar: Encuentre el archivo csv que desea cargar.

   Debido a que está cargando nuevos productos, puede dejar sin marcar la casilla de verificación "Establecer stock en cero para todos los productos existentes que no están presentes en el archivo".

4. Haga click en Subir.

Se le mostrará un resumen de su carga, incluidos los errores. También se le dirá cuántos productos está creando y cuántos está actualizando. Si está satisfecho con los resultados de la carga, haga clic en guardar.

Luego puede cargar otra hoja de cálculo o ir a la página de productos para ver sus nuevos productos.

Actualizar los Detalles de Producto Existente

Las instrucciones a continuación se relacionan con la actualización de los detalles de un producto existente. Esta herramienta está pensada como una forma rápida de actualizar los precios de los productos y los niveles de existencias.

Prepare el archivo CSV para importar

El sistema requiere siete campos para identificar correctamente el producto que desea actualizar. Hay cuatro campos que pueden actualizarse y cuatro campos que no pueden usar esta herramienta.

^ si intenta actualizar estos campos, verá un mensaje de error.

* Si intenta actualizar estos campos, creará nuevos productos o variantes, en lugar de actualizar un producto existente.

Importar nuevo Inventario o actualizar su inventario

Prepare el archivo CSV para importar

En primer lugar, descargue el archivo CSV de Plantilla de Inventario de la página de Importación de Productos.

Verá que la plantilla proporciona todos los encabezados de columna necesarios para importar correctamente un producto. Cada fila es para un nuevo producto o variante. A continuación se muestra una descripción de cómo completar cada columna.

Importe el archivo CSV

Una vez que haya completado el CSV de la Plantilla de Inventario, estará listo para cargarlo en OFN.

1. Vaya a Productos> Importación de Productos.

2. Seleccione el tipo de importación: Seleccione Inventarios

3. Seleccione una hoja de cálculo para cargar

4. Haga click en Subir.

Se le mostrará un resumen de su carga, incluidos los errores. También se le dirá cuántos productos está creando y cuántos está actualizando. Si está satisfecho con los resultados de la carga, haga clic en guardar.

Before you read on, you might like to look at a quick demonstration of how to set up your first payment method:

Setting up a Payment Method

• Go to the Payment Methods page by clicking on Enterprises in the blue horizontal menu, and then click Settings next to your enterprise. The Payment Methods page is found in the menu on the left hand side.

• Click Create new payment method + . You will be directed to a page like this:

• Tick your enterprise, in the box on the right hand side of the page titled Hubs. This indicates which enterprise the payment method you are about to create will apply to. You can select more than one enterprise.

• Name: Choose a name for this payment method. (eg 'Pay with credit card using Paypal'). This name is displayed at checkout and on customers' order confirmation emails.

• Description: provide further details about the payment method. For example, for a bank transfer, you would enter the bank account details in this box into which you would like a customer to make the BACS payment. This description is displayed at checkout and in order confirmation emails.

• Active: Select whether this payment method is currently visible and available, or not.

• Payment providers: Select the option which is relevant to the payment method you are creating. There are five options:

  • Cash / EFT / etc. (Cash, cheque or bank transfer. These payments do not go through an online payment portal and do not involve automatic validation)

  • MasterCard Internet Gateway Service (MIGS)

  • PayPal Express

  • Stripe

By clicking Create, the payment method will be created and you will have new fields to define payment method fees. These fields visible depend on which 'Calculator' you selected.

Integrated Payment Providers

For Paypal, MasterCard, Stripe and Pin Payments (Australia only) additional instructions are below.

Payment Method Fees

You can attach a fee to payment methods. Most commonly this is used to pass on a payment portal's fees to the customer. For example, you may wish to charge the customer for the convenience of paying by PayPal to cover the fee charged by PayPal.

Fee Calculators

Flat Percent: This fee is charged as a percentage of the total amount charged in the order.

Flat Rate (per order): This fee is applied as standard fee to all orders, regardless of the size of the order.

Flexible Rate – This fee calculator is especially useful if you'd like to encourage customers to place large orders: the cost of payment can be reduced or zero when the threshold number of items has been reached.

• ‘First Item Cost’: The fee charged for the first item in the order.

• ‘Additional Item Cost’: The fee charged for items beyond the first item.

• ‘Max Items’: The maximum number of items on which the fee will be applied. Items purchased beyond this amount will be not be charged the fee.

For Example: if the 'First Item Cost' is set to £0.20, 'Additional Item Cost' is £0.10 and 'Max Items' is 3 then a customer who purchases 5 items will be charged £0.40 in payment fees (£0.20 for the first item, £0.10 for items two and three, and £0.00 for items four and five).

Flat Rate (per item): This fee is a constant fee, applied to products listed as ‘items’. (It is not applied to products sold by weight or volume. Hence there will be no associated payment method fee charged to a customer who, for example, buys rice by kg.)

Price Sack: This is a flexible payment fee method charged by total monetary sale, rather than number of items purchased (Flexible Rate above)

• ‘Minimum Amount’: Monetary value of the threshold between Normal Payment Method fee and Discounted Payment Method fee.

• 'Normal Amount': Payment Method fee applied to sales below the threshold stated in 'Minimum Amount'.

• ‘Discount Amount’: Payment Method fee applied to sales above the threshold stated in 'Minimum Amount'.

Refunds

You open you shop by creating an Order Cycle. When you make an order cycle you select when you shop is open (from and until), which products will go into the shop, and any fees that you'll apply.

Why Order Cycles? Some hubs may wish to have an online store which is perpetually open, and to fulfill orders on a one by one basis, as they are received. However, many hubs operate on a periodic ordering system, which allows them to process orders in bulk, making their production, packing and distribution activities more efficient (and reducing associated overhead costs).

For example, an order cycle might be open for two weeks. At the end of the fortnight, all orders will be packed and delivered at the same time on the following Wednesday. Once this batch of orders has been delivered, a new order cycle may reopen.

A quick demonstration of setting up a new order cycle:

Viewing Order Cycles

Or from the horizontal menu at the top of the page.

Create a New Order Cycle

Once the order cycle coordinator has been chosen, the process of setting up is divided into three steps:

1) General Settings

Name (required): Give the order cycle a name which is meaningful to you. We recommend that you follow a consistent naming protocol e.g FoodHub_Week27_2014. We also recommend that you include the name of your hub in the order cycle name, so that OFN support can identify your order cycles if you need assistance.

Orders Open at: This is the date and time at when your OFN store will be open, visible and start to accept orders from customers.

Orders Close: This is the date (and time) when your OFN store will close and stop accepting orders. If you intend to have an order cycle which is continuously open, select a close date which is well into the future.

2) Incoming Products

The Receival Details field is optional. Information added to this field will automatically added to any email sent to producers at the end of an order cycle (after clicking 'Notify Producers'). It might be a good idea to include an exact delivery address for produce prior to distribution to customers here.

Select the name of the enterprise in the first dropdown box, then click the name of the enterprise fee in the second dropdown box. In the example below, an enterprise fee named OrderAdmin is applied to the Producer of Fruit.

3) Outgoing Products

Here you can select one or more hub-distributors. All hubs chosen to be a distributor in this order cycle will have an open shop front for the duration of the order cycle. In a simple model, only one hub is listed as the sole distributor for the order cycle. Select the hub, and check the box 'Select all' to add all incoming products to the shop front. For more flexibility, the same order cycle may have multiple hub distributors. In this case you may wish to select a different subset of the available incoming products for each distributor, and/or, add different delivery dates for each.

The ‘ready for (ie Date/Time)’ (required): This box tells the customer when their order will be ready for either collection or delivery. If your order cycle is a perpetual one, which fulfills orders on an individual basis rather then in bulk, you should enter something like ‘Two days after order is received’. The example below shows how an order cycle with a ready for date of 'Saturday 7th December’ is displayed on the shop front.

The note is also shown at check out, when the customer selects their shipping method (see below) and is included in the order confirmation email.

The Pick-Up Instructions message will be included in the customer’s order confirmation email, below the message that corresponds to their chosen shipping method (see below). This note is designed to only be visible to customers, so you can include more sensitive information like addresses, or phone numbers etc. See below for an example of the order confirmation email.

Add Fee: Again, a previously created enterprise fee can be assigned to this distributor. For simple models (with one hub distributor, who also is the coordinator of the order cycle) adding a fee at this stage is the same as adding a 'Coordinator Fee' (it will apply to all products). For complex models, the coordinator may wish to add different fees to all products sold though each distributor. The best place to implement this functionality is here.

Open the shopfront

Click Save to schedule the order cycle. If the opening date has already passed, your shop is instantly open! If you are not ready to open right away, enter dates in the future, which you can change later.

For periodic, repetitive order cycles, you can copy an existing order cycle and change the dates, to make the process quicker. See below.

Order cycles will display as green when they are active, yellow when scheduled for a future date, and grey when they have closed. When an order cycle close over one month ago, it will no longer display on this list. To view all of your past order cycles click ‘show more’ at the top of the list.

‘Notify Producers’ Button

By using this button at the top of the page, all the producers linked to the order cycle will receive an email containing a list of the products ordered for that particular order cycle thus far. Delivery instructions (if this field is completed in the incoming products section) will be also sent in the email.

Enterprise fees are useful for producers and hubs who are working together: it allows costs associate with admin, packing, transport, sales and fundraising to be allocated to different parties.

For example a hub may choose to add an enterprise fee of 10% to all the products they sell, to cover their administration costs (storage of products prior to distribution, salaries of people who manage and coordinate sales...)

For producers selling their own products directly, these costs are already present in the price of the product, so applying Enterprise Fees may not seem necessary.

One of the many benefits to OFN customers is price transparency. Shoppers can see the percentage of an item's price assigned to admin, packing etc. This information is displayed by clicking on the pie chart next to the price of a product on the shop front:

Before you move on you might like to have a look at a quick demonstration of setting up your first enterprise fee:

Setting up an Enterprise Fee

• Go to the Enterprise Fee page by clicking on Enterprises in the blue horizontal menu, and then click Settings next to your enterprise. The Enterprise Fee page is found in the menu on the left hand side.

• Click Create one now (or Manage Enterprise Fees if you have already set one up and would like to edit it). You will be directed to a page like this:

Enterprise: In the first column, select the enterprise to which the fee applies.

Fee Type: Select the service that this fee applied to. The options are Packing Fee, Transport Fee, Admin Fee, Sales Fee or Fundraising Fee.

Name: Choose a name for this fee.

Tax Category: Select the appropriate tax rate. In most cases the VAT rate for the enterprise fee will be inherited from the product. If the enterprise fee is associated with a service added to the product the fee may be subject to VAT but the product itself not. In which case choose between 'Zero rated', 'Full Rate' and 'Reduced Rate' of VAT to applied to Enterprise fees.

Calculator: The fee can be calculated in a number of ways. Select the calculator which best applies.

Click Update, to create the enterprise fee.

Fee Calculators

Flat Percent – This fee is charged as a percentage of the total amount charged in the order.

Weight (per kg) – this fee is applied to products on a per kg basis. The fee will only be applied to products which are priced at a per kg rate, not products listed as items (e.g. A product listed as ‘1 bunch of parsley’ will not have an associated enterprise fee with this option.)

Flat Rate (per order) – This fee is applied as standard fee to all orders, regardless of the size of the order.

Flexible Rate – This fee calculator is especially useful if you'd like to encourage customers to place large orders: the enterprise can be reduced or zero when the threshold number of items has been reached.

• ‘First Item Cost’: The fee charged for the first item in the order.

• ‘Additional Item Cost’: The fee charged for items beyond the first item.

• ‘Max Items’: The maximum number of items on which the fee will be applied. Items purchased beyond this amount will be not be charged the fee.

For Example: if the 'First Item Cost' is set to £0.20, 'Additional Item Cost' is £0.10 and 'Max Items' is 3 then a customer who purchases 5 items will be charged £0.40 in enterprise fees (£0.20 for the first item, £0.10 for items two and three, and £0.00 for items four and five).

Flat Rate (per item): This fee is a constant fee, applied to products listed as ‘items’. (It is not applied to products sold by weight or volume. Hence there will be no associated enterprise fee charged to a customer who, for example, buys rice by kg.)

Price Sack: This is a flexible enterprise fee method charged by total monetary sale, rather than number of items purchased (Flexible Rate above)

• ‘Minimum Amount’: Monetary value of the threshold between Normal Enterprise fee and Discounted Enterprise fee.

• 'Normal Amount': Payment Method fee applied to sales below the threshold stated in 'Minimum Amount'.

• ‘Discount Amount’: Payment Method fee applied to sales above the threshold stated in 'Minimum Amount'.