Esta guía está diseñada para sacar el mayor provecho de la plataforma Open Food Network para soportar la operación de empresas alimentarias locales y «pequeñas cadenas alimenticias» en donde usted vive.

Un vistazo general

Open Food Network permite que las personas locales construyan formas mejores y más seguras de obtener su alimento de forma local y directa de cultivadoras, granjeras y productoras. Redes expansivas de pequeñas productoras de alimentos, distribuidoras, vendedoras al detalle, «hubs» de comida, cooperativas alimentarias y grupos de compradoras pueden juntarse con la ayuda de Open Food Network para encontrar la mejor forma de reducir la cadena de suministro de alimentos. Y en el proceso, ayuda a construir comunidades fuertes.

Open Food Network es un proyecto global que soporta la organización operativa de granjeras, grupos de consumidoras, cooperativas, etc. en la distribución de comida local. El software que construimos es de código abierto, ¡y hemos colaborado con personas asombrosas de todo el mundo para seguir mejorándolo! También brindamos soporte en los aspectos organizativos de configurar y poner en funcionamiento un «hub» de alimentos. ¡Escríbale a su contacto local de OFN para aprender más de nosotras!

Este vídeo corto le dará una breve introducción a cómo funciona Open Food Network, y qué podemos hacer para su negocio de alimentos o su organización.

¿Cómo usar esta guía?

> Guías de configuración rápida hechas para su empresa

Empezando desde cero, ¡abrir una tienda en línea que se ajuste perfectamente a sus necesidades, en unos pocos pasos sencillos!

> Funcionalidades para satisfacer sus necesidades

Encuentre una explicación detallada de cada funcionalidad que ofrece nuestra plataforma, de forma que pueda configurar su empresa de Open Food Network para satisfacer sus necesidades locales.

> Guías sobre software complementario que podría usar en combinación con Open Food Network

Open Food Network hace muchas cosas, pero ninguna herramienta puede adaptarse a todas las necesidades. Listamos algunas necesidades para las que podrían encontrar software complementario, y cómo configurarlo para trabajar mano a mano con su plataforma Open Food Network local.

> Solución de problemas

¿Aún no encuentra lo que necesita? ¡Revise la sección de solución de problemas para ver si otras personas tuvieron las mismas preguntas que usted!

> Búsqueda

¿Busca información sobre algo en específico? Use la barra de búsqueda en la esquina superior izquierda para encontrar la información que necesita.

Retroalimentación

¿Alguna dificultad con esta guía de usuaria? ¿Hace falta información? ¿O tal vez usted quiera compartir algunas de las funcionalidades que le gustaría ver en el futuro? ¡Póngase en contacto con su entidad OFN local para cualquier retroalimentación!

Es fácil iniciar en Open Food Network, sólo siga estos pasos:

1. . Escoja los «Productora» y luego «Perfil» y complete la con los detalles de su negocio.

2. Haga la lista de sus .

3. Contacte a los hubs de Open Food Network a través de los cuales quiere vender sus productos- esto puede ser tan sencillo como hablar con la administradora del hub al recoger sus compras, o enviarles un correo electrónico.

4. Conéctese a través de Open Food Network con el hub donde quiere vender sus productos configurando los apropiados.

¡Felicidades! Su trabajo está listo.

El hub que gestiona sus ventas debería enviarle órdenes de forma periódica con base en los periodos de tiempo que acordaron. Las notificaciones de órdenes pueden ser automatizadas en el Hub para que le lleguen por correo electrónico

Funcionalidades más avanzadas que podría necesitar

• Sus productos:

Dependiendo del tipo de empresa de alimentos que esté administrando, ppuede usar la plataforma Open Food Network de diferentes maneras.

Clasificamos las empresas de alimentos de tres formas: , o .

La flexibilidad del software de Open Food Network le permite cambiar de perfil a tienda a hub (y vice versa) conforme su negocio crezca y/o necesite cambios.

Hub

Los hubs pueden tener muchas formas, pero en esencia, una empresa se clasifica mejor como «Hub» en Open Food Network si quieren vender productos hechos por otras. Se pueden vender productos propios junto a productos de granjeras, pasteleras, cultivadoras... (un «Hub de productoras») o actuar únicamente como distribuidora y vender una colección de comestibles hechos por empresas (locales) (un «Hub de no productoras»).

Open Food Network puede ayudar a que su hub prospere de las siguientes formas:

1. Aumentando su visibilidad en línea.

2. Brindándole a sus clientes una experiencia de «mercado de agricultoras» virtual.

3. Organizando sus tareas administrativas con niveles de inventario, órdenes, finanzas, reportes de empaque, todo en un mismo lugar.

4. Habilitando las órdenes periódicas para ajustare a la oferta de temporada, rotaciones de producción y más...

5. Ayudando a organizar ordenes repetidas regulares, tales como esquemas de cajas de vegetales.

6. Ayudando a construir fuertes relaciones de trabajo con productoras locales y empresas alimenticias que brindan bienes.

La empresa de Hub es la más flexible de los tres tipos de empresa en Open Food Network, y pueden encontrar necesario ajustar su tipo de empresa a «hub» para desbloquear algunas de las funcionalidades más complejas que ofrecemos.

Tienda

Las tiendas pueden tener muchas formas, pero en esencia, una empresa se clasifica mejor como «Tienda» en Open Food Network si quieren vender sólo productos que ustedes hacen.

Como una tienda, además de vender de forma directa a clientes a través de su escaparate, también se puede brindar sus productos a otros minoristas de Open Food Network (Hubs).

Open Food Network puede ayudar a que su hub prospere de las siguientes formas:

1. Aumentando su visibilidad en línea.

2. Organizando sus tareas administrativas con niveles de inventario, órdenes, finanzas, reportes de empaque, todo en un mismo lugar.

3. Habilitando las ventas de una forma que se ajuste a sus necesidades, ya sea con órdenes periódicas que calcen con una cosecha de temporada de papas, o un ciclo semanal que calce con su producciones de pasteles... ¡usted decide!

4. Ayudando a construir fuertes relaciones de trabajo con sus distribuidoras locales de comida.

Perfil

El «Perfil» es la clasificación de empresa más básica y es ideal para micro empesas o individuos que prefieren concentrarse en cultivar, hacer, hornear y/o producir alimentos.

Un perfil de Open Food Network es ideal para aumentar su visibilidad en línea y da la opoprtunidad de conectarse de forma simple con minoristas locales (hubs) que pueden administrar las ventas a clientes por usted.

Open Food Network puede ayudar a que su hub prospere de las siguientes formas:

1. Aumentando su visibilidad en línea.

2. Ayudándole a construir fuertes relaciones de trabajo con distribuidoras locales de alimentos y minoristas (Open Food Network hubs) a quienes les brinda bienes.

Puede explorar estas funciones en cualquier momento, pero para aquellos que recién comienzan, recomendamos nuestras guías de inicio rápido.

A continuación, las características de OFN se explican de forma "cronológica doble" con el orden de las secciones organizadas en función de un orden lógico de configuración:

• registro

• configuración del perfil de la organización

• productos

• tienda

• pedidos

• suscripciones

• reportes

• panel de administración

• grupos

• products

• shopfront

• orders

• subscriptions

• reports

• dashboard

• groups

y el contenido de cada uno se presenta desde el uso básico hasta el más avanzado.

Cree su cuenta de usuario

• Desde la página de inicio, haga clic en "Iniciar sesión" en la esquina superior derecha, luego "Registrarse"

• Ingrese su dirección de correo electrónico y elija una contraseña.

• Recibirá un correo electrónico en los próximos minutos con un enlace de confirmación. Haga clic en él y será redirigido a la página de inicio de sesión.

• Iniciar sesión

Cree su primera cuenta de "organización"

• Una vez que haya iniciado sesión, haga clic en el banner gris inferior "¿Está interesado en vender a través de Open Food Network? Regístrese aquí".

• Haga clic en el cuadro "Acepto las Condiciones de servicio anteriores" y seleccione "¡Empecemos!"

• Complete el nombre de su organización y los datos de contacto.

• Elija entre 'Productor' (usted mismo hace / hornea / cultiva productos) o 'No productor' (distribuye y vende alimentos hechos por otros).

• Haga clic en el botón "crear perfil".

• Recibirás un correo electrónico confirmando que se creó el perfil. Puede detenerse aquí y completar la información que falta más tarde, o continuar y seguir los pasos para completar su perfil ahora.

• Complete la descripción de su organización, agregue imágenes, enlaces a sitios web / redes sociales, detalles comerciales, etc.

• Cuando haya terminado, será redirigido al menú de perfil de empresa.

Su primera "organización" ya está creada y ha comenzado a completar su perfil, ¡pero no está terminado!

El siguiente paso es elegir el paquete OFN (= tipo de perfil) que mejor represente su modelo de negocio.

¡Después de hacerlo, su organización se agregará al mapa OFN!

Un breve clip del registro de su organización en OFN:

Acceda al panel de administración de su organización

Una vez que haya creado una organización, puede administrar su perfil usando el Panel de administración. Para acceder al Panel de Administración de su Organización, inicie sesión en Open Food Network y haga clic en "Perfil> Administración" en la esquina superior derecha. Consulte Panel de administración para obtener más información.

Es fácil iniciar en Open Food Network, sólo siga estos pasos:

1. Registre su empresa. Si desea vender bienes que usted hace y también aquellos de otras personas, entonces escoja los tipos de paquetes «Productora» y luego «Hub». En cambio, si sólo desea vender bienes hechos por otras personas entonces escoja las opciones de paquetes «No productora» y «Hub». Complete la configuración de su empresa con los detalles de su negocio.

2. Agregue la lista de sus productos. Si usted es un «Hub de productora» entonces haga (o importe) el listado de productos que usted misma hace. Para ambos hubs de «Productoras» y «No productoras», contacte las empresas locales de Open Food Network que quiere mostrar en la vitrina de su tienda. Pídales configurar los permisos de su empresa para conectar sus negocios al suyo a través de Open Food Network.

3. Configure una selección de formas de pago disponibles para sus clientes (efectivo al momento de entrega, pago en línea con tarjeta de crédicto, etc.)

4. Configure una selección de opciones de entrega disponibles para sus clientes (servicio de «hacer clic y recoger» con una hora y ubicación, entrega a domicilio, etc...)

5. Configure un ciclo de órdenes: ¡esto abrirá su tienda en la fecha que definió! Un ciclo de órdenes es un periodo durante el cual las consumidoras pueden hacer ordenes para su recolección o entrega en un momento particular. Algunas empresas tienen ciclos de órdenes semanales. Algunas tienen un ciclo de órdenes abierto de forma permanente

¡Felicidades! ¡Su tienda está funcionando!

Cuando empiece a recibir órdenes, puede gestionarlas en la sección de órdenes.

Toda la información que necesita para preparar y entregar las compras a sus clientes está en la sección de reportes.

Funcionalidades más avanzadas que podría necesitar

• El perfil de su empresa:

  • Como un Hub de Productora puede dar permiso a otros hubs locales para vender sus productos en las vitrinas de las tiendas de ellas, además de en la suya.

  • Podría querer agregar administradoras de hub para que más personas puedan ayudarle a hacer el trabajo.

• Sus productos (sólo para Hub de Productoras):

  • Especificar credenciales especiales que podrían tener (eg. orgánico, libre de plásticos, etc...)

  • Si tiene un producto que puede ser vendido en distintas formas (eg. papas vendidas en cantidades de 500 g, 1 kg y 2 kg ), entonces puede simplificar sus listados agregando variantes.

  • Si vende cosas irregulares como carne o vegetales (eg. un pollo entero, un ayote muy grande) cuyo precio depende del tamaño, entonces puede leer cómo hacerlo aquí.

  • Puede importar todos los listados de sus productos de una vez si los tiene en una hoja de cálculo de Excel.

• La vitrina de su tienda:

  • Puede restringir el acceso a su tienda si quiere que sea accesible sólo para «personas miembros» o clientes invitadas. Por ejemplo, podría ofrecer productos con descuento a miembros de la comunidad que han contribuido con su negocio, o si quiere vender sólo para clientes comerciales específicos.

  • Puede ofrecer precios diferentes o mostrar productos diferentes a grupos específicos de clientes usando agrupación de clientes (a través de «etiquetas») y exhibición y precio personalizado.

  • Si quiere sólo estar visible en Open Food Network pero no vender productos a través de la plataforma, entonces puede configurar una vitrina sólo de exhibición.

  • Puede incrustar la vitrina de la tienda de Open Food Network en su propio sitio web.

El Panel de Administración es donde puede editar y administrar las características y configuraciones de su organización en la plataforma Open Food Network. Si ha optado por registrar su organización como , también puede editar sus productos y ciclos de pedidos desde el Panel de Administración.

Acceda a su panel de administración desde la página de inicio iniciando sesión primero y luego haciendo clic en el icono de perfil en la esquina superior derecha, y seleccionando Administración en el menú desplegable.

Las opciones que verá en su panel dependerán del tipo de organización que elija al . Las capturas de pantalla siguientes muestran la vista del panel de control para diferentes tipos de usuarios.

Productores

Hubs/Nodos

Es fácil iniciar en Open Food Network, sólo siga estos pasos:

1. . Escoja los «Productora» y luego «Tienda»,. Complete la con los detalles de su negocio.

2. Haga una lista de sus .

3. Configure una selección de disponibles para sus clientes (efectivo al momento de entrega, pago en línea con tarjeta de crédicto, etc.)

4. Configure una selección de disponibles para sus clientes (servicio de «hacer clic y recoger» con una hora y ubicación, entrega a domicilio, etc...)

5. Configure un : ¡esto abrirá su tienda en la fecha que definió!

¡Felicidades! ¡Su tienda está funcionando!

Funcionalidades más avanzadas que podría necesitar

• El perfil de su empresa:
• Sus productos:
• La vitrina de su tienda:

Es posible accesar a la plataforma Open Food Network en varios idiomas, y desde varios proveedores, dependiendo de dónde se encuentre.

Las entidades locales brindan un servicio «SAAS» (Software as a service, de forma que no hay que instalar y ejecutar el código una misma), pero siempre se pueden encontrar el código fuente , ya que esta liberado bajo la licencia AGPL 3.

Por lo general, las entidades locales que brindan este servicio SAAS también brindan otros servicios para soportar de forma más general el desarrollo del sector alimenticio local, como entrenamiento, consultoría, programas de incubación, etc. ¡Póngase en contacto con ellas a través de su sitio web para más información! Vea .

¿Quiere más información sobre qué es la Open Food Network? ¡!

*Plataforma local manejada por voluntarias únicamente y no mantenida ni actualizada de forma regular. Podrían haber diferencias entre esta guía de usuarias y la plataforma local.

**La proveedora local está en proceso de configurar la plataforma local y construir la oferta y el soporte a usuarias locales.al users.

Una vez que haya , debe iniciar sesión en su para continuar configurando su perfil de la Organización.

Primero se le pedirá que (o tipo de perfil) que mejor represente su .

En esta sección detallamos los diferentes menús que puede completar para refinar su perfil organizacional y, al hacerlo, acceder a las funciones específicas de la organización que pueda necesitar.

Permisos de la Organización

Dentro de los Permisos de la Organización hay reglas que rigen las relaciones comerciales entre organizaciones: proveedores y distribuidores. Estas reglas deben establecerse antes de que una organización (Perfil de productor o Tienda de productor) pueda convertirse en proveedor de otra (Hub/Nodo), o viceversa. Una empresa concede un permiso (o 'derecho') a otra con respecto al acceso / modificación de productos y perfil. Esta página detalla los diferentes permisos y cómo asignarlos.

Para acceder a los permisos de su organización:

Por último, exploramos este tema desde el punto de vista de:

Los Cuatro Permisos

Hay 4 tipos diferentes de permisos de Organización. Se pueden combinar en distintas formas para dar a las organizaciones más o menos permisos de acuerdo a sus perfiles.

Permiso para agregar al ciclo de pedidos: el proveedor (productor) permite al distribuidor (un Hub/Nodo OFN) agregar productos a los ciclos de pedidos de este último. Por lo tanto, los productos del proveedor pueden aparecer en la tienda del hub/nodo.

Permiso para administrar productos: el proveedor autoriza a otra organización registrada en OFN (generalmente un hub/nodo) para crear, eliminar y modificar productos directamente en su catálogo de proveedores.

Por ejemplo, si la Finca La María suministra papas a los Hubs/Nodos A y B pero le otorga al Hub/Nodo A permiso para administrar sus productos, entonces si el Hub/Nodo A cambia el precio de las papas, este cambio de precio (en la configuración estándar) se reflejará en las fachadas de las tiendas de ambos. hubs/nodos A y B.

Concesión y Administración de Permisos

Para modificar, agregar o eliminar permisos, vaya al panel de administración y luego a 'Organizaciones' en el menú azul y 'Permisos' en el submenú verde.

Dar permiso:

• Seleccione su organización en el menú desplegable de la primera columna (es un productor que suministra a otros)

• Seleccione el nombre de la organización (hub/nodo) que desea suministrar en la segunda columna.

• Marque los permisos que desea otorgar al distribuidor de sus productos (hub/nodo) o para otorgar múltiples permisos, seleccione 'todo'.

• Haga clic en 'Crear'.

Tenga en cuenta que puede eliminar o cambiar estos permisos en cualquier momento.

Si necesita que otra organización le otorgue permisos, debe comunicarse con ellos por correo electrónico o por teléfono. No hay una función en línea para hacer esto.

Permisos Generados Automáticamente

Perspectiva del Hub/Nodo

Los siguientes escenarios comunes demuestran los permisos de organización a organización que puede necesitar configurar para su hub/nodo.

El sistema está configurado para que los hubs/nodos que crean perfiles de productor tengan los permisos correctos instalados de forma predeterminada, para que puedan comenzar a agregar productos y comerciar con estos perfiles de productor de inmediato.

Debe comunicarse con su proveedor en persona. Sus datos de contacto (número de teléfono, dirección y dirección de correo electrónico) se ubicarán en su perfil OFN.

Si solo tiene la intención de almacenar sus productos y no desea ayudarlos a administrar el resto de su perfil OFN, solicite al productor que otorgue permiso para agregar al ciclo de pedidos y permiso para agregar al inventario.

Si el proveedor desea que usted, como administrador de Hub/Nodo, lo ayude a organizar su organización OFN, entonces puede otorgarle los cuatro permisos. Si esto ocurre, podrá editar su perfil y administrar sus productos.

My Hub/Nodo distribuye a través de grupos de compra. ¿Qué permisos necesitará el grupo comprador con mi hub/nodo y mis productores?

El grupo de compras (Hub/Nodo B arriba) deberá otorgarle al coordinador del ciclo de pedidos (Hub/Nodo A arriba) permiso para agregar al ciclo de pedidos (e idealmente permiso para agregar al inventario).

Los productores que suministran al Hub/Nodo A productos que también serán vendidos por el grupo de compra (Hub/Nodo B) deben otorgar a los Hub/Nodo A y B permiso para agregar al ciclo de pedidos (e idealmente permiso para agregar al inventario).

Perspectiva del Productor

Estos ejemplos exploran algunos escenarios comunes.

Soy productor y me gustaría tener un hub/nodo OFN local para almacenar y vender mis productos.

Esencial: Para que el hub/nodo agregue sus productos a su tienda, deberá otorgarles "permiso para agregar al ciclo de pedidos".

Opcional: Es posible que también desee otorgar permiso al hub/nodo para administrar sus productos, editar su perfil o agregar al Inventario.

Un hub/nodo que yo suministro distribuye a través de grupos de compra.

Para que sus productos sean distribuidos por los grupos de compra, tendrá que agregar un permiso mínimo 'para agregar al ciclo de pedido' para la organización del grupo de compras, así como para el hub/nodo que suministra directamente.

Soy un Tienda de Productor que suministra un Hub/Nodo local además de dirigir mi propia tienda. Al Hub/Nodo le gustaría gestionar los niveles de inventario y los precios de mis productos. También me gustaría gestionar los niveles de inventario y los precios de mis productos.

Este escenario se puede resolver otorgando al hub/nodo permiso para agregar al Inventario, así como permiso para agregar al ciclo de pedidos.

Esto permite que el hub/nodo almacene sus productos en su tienda, pero establezca sus propios precios y niveles de inventario. Cuando abastezca su propia tienda con sus productos, estos seguirán reflejando los precios y los niveles de inventario que ha establecido.

¡Iniciar en Open Food Network puede ser tan fácil como 1-5!

Siga la lista de configuración rápida para su empresa:

• Hub

• Tienda

• Perfil

¿No está seguro de cuál tipo de empresa es la suya? Revise esta página.

Puede aplicar las propiedades del producto a sus productos, como una forma de que sus clientes sepan más sobre cómo se producen sus productos y cuáles son sus características. Las propiedades actuales del producto que se pueden aplicar incluyen:

• Certificado orgánico / Comercio justo / Biodinámico

• Producido dentro de 15/30/50 millas

• RSPCA asegurado

• Crecido en Policultivos

• Sin gluten

• Sin nueces

• Sin plástico

• Libre de lácteos

• Requerimientos Dietéticos Especiales

• Vegano

• Vegetariano

• Oferta Especial

• Esquema de Cafetería Verde

Hay dos formas de asignar propiedades a sus productos:

1) Puede asignar una propiedad a una organización, de modo que todos los productos que pertenecen a esa organización llevarán esta propiedad (a menos que se elimine manualmente, que se trata en la sección "Propiedades Heredadas" a continuación).

2) Puede asignar propiedades a productos particulares, de forma individual.

Asignar una propiedad a una organización

Cuando asigna una propiedad a una organización, todos los productos que pertenecen a esa organización, por defecto, llevarán esa propiedad de producto. Por ejemplo, si todos sus productos son "Orgánicos Certificados", puede asignar esta propiedad a su empresa para evitar la necesidad de aplicar esta propiedad manualmente a todos los productos. Si una propiedad solo se aplica a algunos de sus productos, es mejor aplicarla al producto, en lugar de a la empresa (instrucciones a continuación).

A continuación, hay 2 campos al aplicar una propiedad organizacional:

Nombre de Propiedad: Puede seleccionar una propiedad de producto predefinida de la lista desplegable. Este es el nombre de la propiedad con la que se etiquetarán sus productos y que los clientes podrán filtrar en su tienda.

Descripción: Puede agregar una pequeña descripción para brindar más información sobre su etiqueta. Por ejemplo, es posible que desee agregar un número de certificado.

Asignar una propiedad a un producto

Para asignar una propiedad a un solo producto, en lugar de toda la gama de productos de una organización, haga clic en Productos en el banner azul horizontal y luego edite un producto existente (no puede aplicar una propiedad de producto cuando crea un producto por primera vez).

Para editar un producto, haga clic en el icono de edición (lápiz y papel) en el lado derecho de la tabla.

Una vez editado el producto, puede agregar o cambiar sus propiedades seleccionando 'Propiedades del Producto' en el menú de la derecha.

Hay 2 campos al aplicar una propiedad de producto:

Nombre de Propiedad: Puede seleccionar una propiedad de producto predefinida de la lista desplegable. Este es el nombre de la propiedad con la que se etiquetará su producto y que los clientes podrán filtrar en su tienda.

Descripción: puede agregar una pequeña descripción para brindar más información sobre su etiqueta. Por ejemplo, es posible que desee agregar un número de certificado.

Puede aplicar varias propiedades del producto haciendo clic en "+Agregar Propiedades del Producto".

Propiedades Heredadas

Al editar las propiedades de un producto, verá una casilla de verificación titulada "Heredar propiedades de (nombre de la organización) (A Menos que se Anule Arriba)". De forma predeterminada, cuando una organización tiene una propiedad, esta casilla se marcará para todos los productos que pertenecen a la organización. Al desmarcar esta casilla, se eliminarán las propiedades organizacionales heredadas.

Ver Propiedades del Producto en la tienda en línea

Al hacer clic en el perfil de un productor, las Propiedades de la Organización aparecen en la página emergente:

Los clientes también pueden filtrar productos en una tienda en función de sus propiedades:

Después de completar el registro de su organización, tiene la opción de ser llevado directamente a la página de configuración de la organización.

Desde aquí, deberá elegir el perfil OFN que mejor se adapte a su modelo de negocio. Sin este paso, su cuenta organizacional no se creará y, por lo tanto, su organización permanecerá invisible en nuestro mapa.

Open Food Network ofrece tres tipos de perfiles empresariales que se diferenciarán en función de si eres productor o no, y si quieres o no abrir una tienda online para vender en Open Food Network. Los tipos de perfiles varían un poco dependiendo de si eres productor o no, por eso los describimos a continuación en dos apartados principales: los perfiles para productores y luego los perfiles para distribuidores (o "hubs/nodos" en el mundo Open Food Network: -)).

Para Productores

Hay tres tipos de perfiles para productores:

Para No-Productores (Hubs/Nodos)

Hay dos tipos de perfiles disponibles para no productores (distribuidores / hubs / nodos):

Cambiando su tipo de perfil

Puede cambiar su tipo de perfil (paquete) en cualquier momento en el futuro. Primero inicie sesión en su cuenta de administrador OFN:

y luego visite el menú Configuración organización. En la tabla, seleccione las opciones correctas de los menús desplegables. (Deberá ser el 'propietario' de la empresa para hacer esto).

Próximo paso

Una vez que haya elegido el tipo de perfil correcto para su negocio de alimentos, puede completar cualquier información que falte y refinar aún más su configuración en el menú Configuración organizacional.

Si su empresa es del tipo "productor" (marcó la casilla correspondiente en la configuración de su perfil), ahora puede agregar productos y variantes relacionadas a su catálogo de productores. Estos productos se pueden agregar de forma masiva importando un archivo csv (archivo de Excel guardado en formato csv).

El precio ingresado para cada producto en el catálogo del productor es la cantidad total que el productor recibirá de una venta, por lo tanto, un precio "mayorista". Los hubs/nodos (distribuidores) pueden agregar sus comisiones de administración, transporte y embalaje, etc., utilizando las opciones de comisiones en Métodos de Envío, Métodos de Pago o Tarifas Organizacionales.

Si un hub/nodo desea cambiar el precio de los productos de un productor sin utilizar la estrategia de comisiones de la organización, envío o método de pago, lo mejor es utilizar nuestra función de Inventario. Al agregar productos al inventario de su tienda, los hubs/nodos crean un segundo catálogo, independiente de los catálogos de productos de sus proveedores. El Hub/Nodo puede modificar los precios y los niveles de existencias en el Inventario del Hub sin afectar las 'copias maestras' de los productores.

Para productos de precio irregular, como un pollo entero con un precio que varía de un pollo a otro según el peso, existe la opción de establecer un precio 'por pollo' que luego se puede ajustar en el momento de la entrega a la pieza específica de pollo. carne / verdura.

La página "Opción de compra al por mayor" detalla cómo los grupos de compra pueden usar OFN para organizar y registrar compras al por mayor. Por ejemplo, si un grupo compra arroz en sacos de 25 kg, esta función puede ayudar a distribuir el arroz entre los clientes según un rango de peso que soliciten al momento de la compra.

Para tales organizaciones Hub/Nodo, conectarse con productores OFN existentes o crear cuentas para sus productores es una actividad precedente necesaria para agregar su gama de productos a su tienda.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo se muestra esto en la tienda:

Como hub/nodo, antes de poder agregar productos a su tienda, tiene dos opciones:

1. Crear perfiles OFN para los productores que le suministran (si aún no tienen un perfil)

2. Solicite permiso para vender los productos de productores registrados OFN existentes.Create OFN profiles for the producers who supply you (if they don't already have a profile)

Si no está seguro de si su proveedor ya tiene un perfil OFN, puede averiguarlo yendo al menú principal 'Productores' y buscando.

El proveedor NO tiene un perfil OFN.

Si un proveedor no tiene un perfil OFN, puede crear uno en su nombre. Usted será el "propietario" de este perfil y podrá agregar los productos del productor, con sus precios y cantidades disponibles, y luego incluirlos en su tienda. La nueva empresa productora estará visible en su panel cuando inicie sesión en su cuenta existente. Si el productor alguna vez desea apropiarse de su perfil, la propiedad se puede transferir fácilmente. Si el productor desea administrar su perfil y catálogo, pero está contento con que usted sea el propietario de su perfil, puede invitarlo como administrador.

Cosas a considerar antes de crear un perfil de productor:

Antes de crear un perfil para sus proveedores, debe contactarlos y hacerles saber que está creando una cuenta y una empresa para ellos en la OFN. Es posible que deseen participar en el proceso e incluso asumir cierta responsabilidad en la gestión del perfil y sus productos, etc. Pero lo más común es que los productores prefieran que los hubs/nodos sean los dueños y gestionen sus perfiles por ellos.

Asegúrese de preguntarle al productor qué información le gustaría compartir en su perfil. A menudo, puede tomar texto e imágenes de sus sitios web existentes o sitios de redes sociales, sin embargo, siempre debe pedir permiso antes de usar cualquiera de sus contenidos. Una vez que tenga su información frente a usted, crear un perfil no debería llevarle más de 10 minutos.

Creando un perfil de productor:

Puede crear un nuevo perfil para un productor haciendo clic en Organizaciones en el banner azul horizontal y luego haciendo clic en +Nueva organización. Recuerde que "organización" es un término general que se utiliza para cualquier perfil de productor o hub en la OFN.

Esto lo llevará a esta página:

Algunas cosas a tener en cuenta:

Nombre: Ingrese el nombre de la finca / organización productora. Si recibe un mensaje de error que dice que este nombre ya se ha tomado, significa que ya existe un perfil para este productor. Por lo tanto, puede ir a el Proveedor tiene un perfil OFN preexistente.

Productor Primario: Seleccione esta casilla, ya que está agregando una empresa que produce / cultiva alimentos que venderá al por menor en su tienda.

Email y Teléfono: Este correo electrónico y número de teléfono serán visibles en el perfil. Si este productor no desea que el público se comunique con él, coloque aquí los datos de contacto de su hub/nodo.

Luego, puede acceder a la misma página de configuración organizacional descrita anteriormente. Algunas recomendaciones:

Visible en Buscar: Debe conversar con el productor si desea o no ser visible en la OFN. Si desean ser invisibles, su nombre y perfil seguirán apareciendo junto a sus productos en su tienda, pero no se podrán buscar en el mapa ni en las listas de la página principal.

Acerca de Nosotros: Recuerde que la OFN se trata de poner transparencia en el sistema alimentario y los clientes están cada vez más interesados en saber de dónde provienen sus alimentos. Por lo tanto, vale la pena agregar muchos detalles sobre sus productores y lo que los hace únicos.

Imágenes: Recomendamos enfáticamente que todos los perfiles tengan tanto el logotipo como las imágenes promocionales. Estas imágenes hacen que la experiencia en línea para los clientes sea más agradable y atractiva, y también dan credibilidad a las organizaciones.

El proveedor tiene un perfil OFN preexistente

Si un proveedor ya tiene un perfil OFN, deberá obtener su permiso para agregar productos a su perfil (si aún no lo ha hecho) y para almacenarlos en su tienda. Podrá encontrar sus datos de contacto en su perfil OFN.

Tenga en cuenta que pueden estar registrados como perfil de productor, pero sus productos y empresas los administra otro hub/nodo. OFN puede acomodar dos (o más) hubs/nodos que almacenan los productos del mismo productor en sus frentes de tienda separados, a través de la función de inventario, por ejemplo. Si los hubs/nodos trabajan juntos y se notifican entre sí sobre cualquier cambio que realicen en las empresas productoras que administran, pero que suministran múltiples hubs/nodos, se pueden evitar los problemas de distribución.

Dentro de la OFN, los permisos de organización a organización se utilizan para controlar la naturaleza de los acuerdos comerciales entre productores y hubs/nodos. Los productores pueden otorgar a los hubs/nodos diferentes tipos de permisos organizacionales, en diferentes combinaciones, para especificar exactamente con qué elementos de su cuenta puede interactuar el hub/nodo. En el nivel más simple, un productor puede otorgar permiso a un hub/nodo para almacenar sus productos en la tienda del hub/nodo. También pueden estar felices de permitir que el hub/nodo cree y modifique sus productos o edite su perfil.

Esta página cubre todos los detalles de los diferentes permisos de Organización disponibles y cómo el productor puede otorgarlos a un hub/nodo. Converse con el productor que va a suministrarle los productos a su hub/nodo qué permisos necesita.

Puede agregar productos a su catálogo uno por uno (detallado a continuación) o por importación masiva, si tiene todos los detalles relevantes en un archivo .csv.

Agregando productos

Una vez que haya iniciado sesión en el Panel de Administración, seleccione Productos en el menú azul horizontal y luego haga clic en +Nuevo producto.

Esto lo llevará a la página de Nuevo Producto.

Proveedor

Seleccione la organización que produce y suministra el producto.

Si es un productor, este será ud. Si es un hub/nodo, recuerde que solo podrá agregar productos a los perfiles de productor que haya creado, o si se le ha otorgado permiso para administrar los productos de un perfil de productor. Vea aquí más información.

Nombre del producto: este es el título del producto cuando se muestra en la tienda.

Unidades: Elija la unidad en la que se vende el producto? (g, kg, L ... o artículo (manojo, bolsa, paquete))

Si elige g luego ingresa 1000, el producto se mostrará como 1 kg para el comprador. Tenga en cuenta que algunas unidades de medida afectarán el funcionamiento de determinadas comisiones de la organización.

Por ejemplo, una comisión fija por peso solo se puede aplicar a productos con unidades de kg. En este caso, puede ingresar números de unidades no enteros, como 0.2 kg, y el producto se mostrará como 200 g, pero se registrará en kg en los informes y cuando se calculen los precios.

Valor: Ingrese el valor de las unidades en las que se vende este producto (por ejemplo, si se vende como 100 g, ingrese '100' aquí y elija 'g' para 'unidades'; o si se vende como racimos de flores, ingrese '1' aquí y 'unidades = artículos'.

Mostrar como: este campo muestra automáticamente cómo se mostrarán los campos de unidades y valores, una vez que haya completado los campos de unidades y valores. (es decir, unidades = kg, valor = 2, mostrar como = 2 kg)

Categoría de producto: seleccione la categoría más adecuada para este producto. La asignación de una categoría de producto facilita a los clientes la localización de los artículos que desean comprar; Los compradores pueden filtrar su lista de productos por categoría en su tienda.

Precio: Ingrese el precio por el valor indicado arriba. Tenga en cuenta que este es el precio base que cobra el productor y la cantidad que recibirá por cada compra. Los márgenes y las comisiones (para administración de distribución, etc.) se agregan en Comisiones de la Organización, Comisiones de Envío y Métodos de Pago.

En Inventario: indique la cantidad o cantidad de este producto que tiene disponible y listo para la venta.

Utilice este campo si desea realizar un seguimiento de sus niveles de existencias. A medida que los clientes realicen pedidos, el nivel de existencias se reducirá y, cuando la cantidad en existencia llegue a cero, el producto ya no estará visible en su tienda. Si no desea realizar un seguimiento del inventario de esta manera, haga clic en "a pedido".

Ilimitado: Si selecciona esta casilla, indicará que este producto siempre está disponible. Esto evita que el software rastree los niveles de inventario de los productos y, en su lugar, siempre mostrará que el producto está en inventario.

Imagen: Suba una foto de este producto.

Categoría de impuestos: seleccione la categoría de impuestos correspondiente de la lista desplegable. El impuesto (IVA en Colombia) depende de la naturaleza del producto y del país en el que lo vende.

Descripción del producto: Cuéntele a sus clientes un poco sobre este producto. Es posible que desee incluir una historia sobre la variedad de tomate específica, incluir hipervínculos a cualquier certificación que pueda tener, etc.

Una breve demostración de los pasos descritos anteriormente:

Cuando haya terminado de crear un producto, se le redirigirá a la página "productos" donde encontrará todos sus productos:

Listado Similar / variaciones de un producto

Si está enumerando un producto que viene en varias opciones diferentes (por ejemplo, diferentes tamaños o sabores, cada uno de los cuales puede tener o no un precio diferente), es mejor crear una 'variante' para ese producto, en lugar de crear múltiples productos separados. La creación de variantes de productos se analiza en detalle en la página siguiente.

Si desea crear un producto SIMILAR, puede duplicar productos seleccionando el icono de doble página a la derecha de un artículo (cuadro rojo). Al seleccionar posteriormente el icono de lápiz y papel (cuadro verde), se puede editar el producto copiado y modificar los detalles del segundo elemento.

Refine los atributos del producto

Con OFN puede agregar propiedades o etiquetas a sus productos. Esto permite a los clientes encontrar sus artículos cuando buscan criterios específicos (por ejemplo, orgánicos certificados) y destaca las cualidades específicas que pueden tener sus productos. Descubra más aquí.

Para obtener sugerencias sobre cómo administrar las ventas de productos "irregulares", como carne o verduras grandes, que se venden en unidades pero cuyo precio se calcula por peso, lea aquí.

Nuestra herramienta Grupo de Compras le permite gestionar y organizar las ventas de productos en lotes. Descubra más aquí.

Si enumera dos o más productos que son muy similares, pero solo varían en precio, tamaño o algo como el sabor, es mejor crear una "variante" para ese producto, en lugar de crear varios productos separados. Esto hará que la lista sea más clara para los clientes y evitará que su tienda se abarrote.

¿Cómo creo una variante de producto?

En su panel de administración, vaya a la página de productos donde encontrará la lista de productos para las empresas de naturaleza "productora" que administra. Para ver todas las variantes asociadas con sus productos, haga clic en "Expandir todo" en rojo en la parte superior izquierda de la tabla.

Para ver las variantes de un producto específico solamente, haga clic en el ángulo ">" a la izquierda de la primera columna de la tabla. Si desea crear una nueva variante para este producto, haga clic en el signo más pequeño "+" que se muestra justo debajo como se muestra arriba.

Esto agregará una nueva línea que le permitirá ingresar rápidamente información sobre la segunda variante:

La primera línea corresponde al 'producto principal' que se ofrecerá a la venta a los clientes en forma de varias variantes. Por lo tanto, cierta información a nivel de producto se aplicará a todas las variantes, como la unidad de medida, el nombre de la unidad si el producto se vende individualmente, las propiedades, las condiciones de transporte, etc.

La segunda y tercera líneas son aquí las 2 variantes del producto. Cada variante se distingue de las demás por al menos un elemento diferenciador, como la unidad (p. Ej. Embalaje por 500 g en lugar de 100 g para la primera variante) y, muy a menudo, el precio asociado. Se pueden detallar ligeras variaciones en la naturaleza de un producto (por ejemplo, el sabor) cambiando el nombre de cada variante (por ejemplo, la variante uno tiene nombre = 'queso de cabra- hierbas' y la variante dos tiene nombre = 'queso de cabra- ajo') .

Introducción

El inventario proporciona a las empresas un mayor control y flexibilidad con la gestión de sus productos, si así lo requieren. Esta función será principalmente de interés para los Hubs y los administradores de Hub.

By using the 'Inventory' Hub A can modify the price and stock levels of the items it has permission to retail. The feature can also allow Hub A to make only a sub-selection of goods from its supplying producers available for sale on its shop front if they don't wish to distribute entire product ranges. All this can be done without modifying the master copy of the products. Hence if both Hubs A and B stock the same products, then by using the inventory tool Hub A can alter price and other fundamental information about the items it sells without impacting on Hub B.

Profile settings for the Inventory

To access the Inventory, go to Entreprises (on the blue horizontal menu) and then 'Settings'. From the menu bar on the left hand side, select 'Inventory Settings'

You have two options:

• New products can be put into my shopfront (recommended): Your supplier's products can be added to your online shop-front without you having to add them in your shop/hub inventory beforehand. When you create an order cycle, all products from the selected producers will be available for you to add to the 'incoming' portion of it (the order cycle). This is the default option and is recommended for hubs who do not wish to modify price or stock levels of the items they retail

• New products must be added to my inventory before they can be added to my shopfront: When you create an order cycle, only those products which you previously added to the hub inventory will be visible for selection in the 'incoming' portion of the order cycle.

Visiting your Shop/Hub Inventory

Click the Products menu on the top of your the admin dashboard, and then click Inventory in the green sub menu. If you manage multiple enterprises, you will be asked to select one because each inventory is managed independently.

If new products have been added by your suppliers between each visit to your shop/hub inventory then you will see the following message:

Until you have added these products to the inventory they will remain in the 'New Products' category and invisible for selection when creating an order cycle. By clicking on 'Review Now' you will be redirected to the list of new products.

Reviewing New Products

New products can be either Added to your inventory list or Hidden. If there is a product in the list for which you would like to override details, or apply a recurring stock level to, you’ll need to add it to your inventory list. If there is a product which you never want to sell in your shop, or at least don’t want to stock in the near future, you can choose to hide it (see Hidden Products section below).

Managing Your Inventory Products

Your inventory products list is where you can override product details, set up stock level resetting, and hide products.

Via the columns button on the right of the table, you can choose which settings you would like to see and modify.

Modify SKU, prices and stock levels for products in your shopfront

Any changes you make here will be visible on your shop and will hence override details set by the supplier. You can modify the following fields:

• SKU – if you wish to use an alternative SKU (reference number) for a product, you can over-ride the producer’s SKU here by typing in an alternative.

• Price – You can set a different price to show in your shop. Keep in mind the units of the product will remain the same. Hence if the product is priced per kg then you can only modify its cost per kg and not change it to a fixed cost per item.

• In Stock – If your stock of this product differs from the available stock offered by the producers, you can indicate your stock. Your products will no longer be visible in the shop once the inventory stock level reaches zero.

• Unlimited? – You can select whether to inherit producer stock levels (in which case the number in the 'in stock' column will remain grey), to have unlimited stock 'yes' (hence the item will never run out and will always be available, if added to an active order cycle) or to define your own stock levels 'no' (in which case the number in the 'in stock' column will be on a white background).

Enable Stock Reset?

The enable stock level reset column allows you to reset the 'In Stock' amount to a default value, for example at the start of each new order cycle. The default amount is the number entered in this column next to the check box. The checkbox allows you to select only those items that you want to reset at any give time.

To reset the default stock for these products, click 'Actions' at the top left of the inventory table and then 'Reset stock levels to defaults'. Only products for which the enable stock reset box has been checked will be affected by this action.

In this example the default stock level of baked beans is 5. There are currently 2 left in stock. If the user, at the beginning of an order cycle wishes to reset to 5 then they must click on 'Reset stock levels to defaults' under 'Actions'

Inherit?

If you have not changed any of the values in the Inventory table for a product, the check box "inherit?" will be, by default, checked. This means that the information entered by the producer and visible in grey will be displayed on your shopfront.

By modifying one or more of the fields, this check box will be automatically de-selected. To reset values (price, stock, SKU etc) to the producer's master copy values, you can re-select this box at any time.

Hide

Hidden Products

This is a list of all the products you have chosen to hide:

When viewing your list of hidden products you can choose to make them visible once more by clicking the 'Add' button to the right of the item.

Inventory and Order Cycles

When setting up order cycles you can on a case by case basis choose between selecting from all available products or only those which are in your shop/hub inventory.

This is controlled by visiting 'Advanced Settings' (top right of order cycle page):

Acceda a su Configuración de la Organización

1. Una vez que haya iniciado sesión y accediendo a su panel de administración, seleccione "Organizaciones" en el menú horizontal azul

2. Seleccione 'Configuración' junto a su organización

Luego accederá a un menú con múltiples opciones. Las opciones exactas disponibles varían según el tipo de organización. Este es un ejemplo para un Hub/Nodo:

Este breve video brinda una visión rápida de los pasos y opciones que se detallan a continuación:

Detalles Primarios

Nombre: Este es el nombre de su organización. Será el título de su perfil (y tienda).

Productor Primario: Seleccione la caja del productor si es productor.

Visible en Buscar: Si su perfil está listo para hacerse público, seleccione "visible" y su empresa aparecerá en el directorio y mapa de la OFN. Si aún está haciendo ajustes, seleccione "no visible" hasta que esté listo.

Permalink: Puede personalizar parte de la dirección web que albergará su tienda.

Enlace a la tienda: Esta es la dirección web de su tienda en la OFN (si ha elegido un tipo de perfil con tienda). Puede personalizar parte de la URL anterior.

ID OFN: Este identificador permite reconocer sin ambigüedad su organización incluso si decide cambiar su nombre, por ejemplo, y simplifica el trabajo del equipo de soporte si es necesario.

Dirección

Esta información se utiliza para geolocalizar su organización en el mapa OFN. Su dirección exacta no se mostrará si solo está registrado como perfil de productor o no productor. Sin embargo, si está registrado como Tienda o Hub/Nodo, su dirección se mostrará en forma de texto en la pestaña de detalles de contacto de su tienda.

Contacto

Nombre del Contacto: Solicitamos un nombre de contacto para los registros de la OFN. Este nombre no se mostrará en su perfil, pero se incluirá en los correos electrónicos de confirmación del pedido si tiene una tienda.

Email, Teléfono y Sitio Web: Estos puntos de contacto se incluirán en su perfil de OFN y en la tienda, como un medio para que otros se pongan en contacto con usted.

Social

Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter: Los enlaces a estas páginas se crearán en su perfil y tienda.

Acerca

Descripción corta: Esto se mostrará cuando su perfil se vea en la lista. Debe tener entre 1 y 2 oraciones que describan brevemente lo que hace.

Acerca de Nosotros: Esta es una descripción más extensa de su organización. Se mostrará cuando su perfil se vea en su totalidad. Debe tener de media a una página.

Detalles Comerciales

Imágenes

Imágen del logo: Este será visible cuando su perfil se vea brevemente, como una ventana emergente. También se mostrará en su perfil. Esta imagen debe ser cuadrada (es decir, 100 x 100), o se recortará / deformará.

Imágen Promo: Esta imagen se mostrará horizontalmente en la parte superior de la página de su perfil. Debe tener un tamaño de 1200 x 260 píxeles.

A continuación se muestra un perfil de ejemplo en su versión completa (del mapa o de las páginas de la tienda).

Y ahora en su versión condensada (de la página de listado de productores).

Propiedades

Puede agregar propiedades (como cría en libertad u orgánica certificada) a su empresa. Estas propiedades se aplicarán automáticamente a todos sus productos.

Métodos de Envío, Métodos de Pago y Tasas Organizacionales

Configuración Inventario

Para la mayoría de las organizaciones, se puede utilizar la configuración recomendada.

Reglas de Etiquetas

Bajo este menú están todas las 'etiquetas' que se han asignado a los clientes de su organización.

Las 'etiquetas' son clasificaciones que se aplican a los clientes, productos y otras configuraciones para asignar acceso diferencial, precios u otros beneficios a grupos específicos. Son particularmente útiles si desea cobrar a los clientes leales o 'miembros' de su hub/nodo de alimentos precios preferenciales o permitirles pagar mediante BACS en lugar de PayPal / Stripe.

Preferencias de la Tienda

Mensaje de la tienda: este mensaje es opcional. Si se completa, el mensaje será visible en la pestaña "Bienvenidos" en la barra de menú superior. Su tienda (y sus productos) aparecerán en la pestaña 'Tienda'.

El mensaje o "Bienvenida" de la Tienda es una oportunidad para proporcionar información básica al cliente sobre cómo funciona su tienda. Por ejemplo, puede explicar cómo están estructurados sus ciclos de pedidos o cualquier requisito de membresía. También podría ser un saludo amistoso o una oportunidad para promocionar especiales. Puede incluir enlaces a sitios web externos (tal vez para mostrar dónde se cultivan sus productos), redes sociales y más.

Si se deja en blanco, la pestaña 'Bienvenidos' no aparecerá en el frente de su tienda.

Mensaje de Tienda cerrada: Este mensaje se mostrará en las pestañas "Bienvenidos" y "Tienda" cuando su tienda esté cerrada (sin ciclo de pedido activo). Es una oportunidad para decirles a los clientes cuándo abrirá la tienda y aceptará pedidos.

Ordenar por Categorías la Tienda: de forma predeterminada, los productos se ordenan alfabéticamente en su tienda. Puede elegir mostrar los productos en orden de categoría según su deseo. En este caso, los productos se mostrarán en orden de categoría y luego en orden alfabético dentro de su categoría. P.ej. es posible que desee que sus productos de carne y pescado aparezcan en la parte superior, y los encurtidos y conservas menos importantes aparezcan más abajo en la tienda.

¿Pedidos de invitados? Si selecciona "permitir el pago como invitado", los compradores no necesitarán iniciar sesión en la OFN para comprar con usted, por lo que no es necesario que se registren y tengan una cuenta de usuario. Si desea la seguridad adicional de saber que sus clientes deben tener una cuenta OFN para poder realizar un pedido, seleccione "requerir inicio de sesión para realizar el pedido".

Para que un cliente tenga una cuenta OFN debe haber confirmado el correo electrónico que se le envió al registrarse con nosotros. Por lo tanto, al seleccionar "requerir inicio de sesión para realizar el pedido", puede ayudar a limitar el número de pedidos realizados que posteriormente nunca se recopilan, ya que sabe que el correo electrónico de confirmación del pedido del cliente se enviará a una cuenta de correo electrónico activa.

Usuarios

Propietario: Este es el correo electrónico del usuario principal responsable de esta organización. Tienen el poder de cambiar todos los aspectos del perfil. Solo el propietario puede cambiar al propietario, eligiendo entre la lista de administradores de la empresa. Este usuario tendrá una estrella junto a su nombre en el campo de administradores.

Notificaciones: Este es el correo electrónico del usuario al que se dirigirá la correspondencia del sistema OFN, es decir, confirmaciones de pedidos, etc. Solo el propietario puede nombrar al usuario que recibirá las notificaciones, entre la lista de administradores de la empresa. Este usuario tendrá un símbolo de sobre junto a su nombre en el campo de los administradores.

Administradores: Otros usuarios de OFN a los que se les ha otorgado permiso para administrar esta cuenta. ¿Quiere agregar un nuevo administrador? Puede buscar correos electrónicos existentes de usuarios que se han registrado para una cuenta OFN y agregarlos como administradores. Si no encuentra ningún usuario para el correo electrónico que está buscando, el usuario aún no existe en la OFN, debe invitarlo (ver siguiente punto).

Invitar administrador: Esto es para agregar un administrador que no está registrado con OFN. Cuando los agregue, se les enviará una confirmación por correo electrónico y cuando confirmen su correo electrónico, podrán establecer una contraseña e iniciar sesión para administrar esta empresa.

Es común que el perfil de un productor sea creado por un hub/nodo, y luego el hub/nodo agregará al productor como administrador de ese perfil, o incluso transferirá la "propiedad" (administrador principal) del perfil al productor, cuando el productor acepta gestionar él mismo su perfil y catálogo de productos.

Para agregar un nuevo administrador y eventualmente transferir la propiedad, este es el procedimiento a seguir:

• En el panel de administración, vaya al menú Administradores de la configuración de su organización (Organizaciones> Configuración> Administradores):

• En "Administradores/Gestores", busque el correo electrónico del productor que le gustaría agregar como gerente.

Caso 1: El Productor en cuestión ya tiene una cuenta de usuario con OFN:

Su correo electrónico ya estará registrado con nosotros y aparecerá cuando empiece a escribir. Seleccione y haga clic en 'Actualizar' (botón rojo, abajo a la derecha) para guardar.

Caso 2: El Productor en cuestión aún no tiene una cuenta de usuario con OFN:

En este caso, no puede encontrar su correo electrónico cuando escribe en el cuadro 'Agregar un usuario existente'. Luego debe hacer clic en "Agregar un usuario no registrado" justo debajo, al lado del campo 'Invitar al administrador'.

El productor recibirá un correo electrónico nuestro para confirmar su registro. Al seguir las instrucciones detalladas en el correo electrónico, podrán completar la configuración de su cuenta OFN, incluida la adición de una contraseña.

Una vez que el productor sea administrador del perfil empresarial que creó en su nombre, puede elegir nombrarlo administrador principal y / o contacto para recibir la notificación del pedido. En esta etapa, como administrador del centro, es posible que desee eliminarse de la lista de administradores.

Una vez que el productor sea administrador del perfil de la organización que creó en su nombre, puede elegir nombrarlo administrador principal y / o contacto para recibir la notificación del pedido. En esta etapa, como administrador del hub/nodo, es posible que desee eliminarse de la lista de administradores.

La función Compra Grupal está diseñada para empresas que compran algunas de sus existencias entrantes en cantidades a granel y las revenden en unidades más pequeñas (por ejemplo, compran una bolsa de arroz de 25 kg y venden al por menor a los clientes por kg).

La compra al por mayor es una práctica común para los grupos de compra, quienes, al comprar grandes volúmenes, pueden beneficiarse de los precios al por mayor de la misma manera que los distribuidores convencionales. Al hacerlo, los miembros acceden a alimentos mucho más baratos de lo que podrían obtener de los minoristas de la calle.

Para tales empresas, la decisión de pedir un determinado producto depende de si los clientes han pedido colectivamente lo suficiente para justificar una compra al por mayor. Esto puede deberse a descuentos por volumen o tarifas de envío. La función de compra grupal hace que sea más fácil para el hub/nodo lograr eficiencias de compra masiva.

Cuando un producto se asigna a la compra grupal, se mostrará de manera diferente en la tienda (ver más abajo), con una doble columna de cantidad mínima / máxima visible:

Se solicita al cliente que indique:

• Su cantidad mínima: esta es la cantidad del producto que idealmente desean.

• Su cantidad máxima: esta es la cantidad máxima que estarían dispuestos a comprar.Customer are asked to indicate:

Habilitando la Compra Grupal para un producto

En el panel de administración, vaya a 'Productos' en el menú horizontal azul. Seleccione Editar un producto haciendo clic en el icono de lápiz y papel a la derecha del producto en cuestión:

Luego, seleccione Opciones de Compra Grupal en el menú de la derecha.

Seleccione Sí en ¿Compra Grupal? para activar esta función para el producto.

El Tamaño de la Unidad al Por Mayor es la cantidad que debe alcanzar la orden colectiva del grupo.

Ajustando Pedidos para hacer Lotes completos

1. Seleccione el ciclo de pedido o el rango de fechas que le interese.

2. Busque el producto (pescado en el ejemplo siguiente).

3. Asegúrese de que se muestre la columna "Máx" para que pueda ver el límite superior que cada cliente está preparado para comprar.

4. A continuación, haga clic en el valor ('pez de prueba: pez uno' en el ejemplo siguiente) en la columna Producto: Unidad, para mostrar el cuadro total de pedidos (en azul) para el producto en cuestión.

5. Con la información de la columna Máx., Puede aumentar las cantidades pedidas para alcanzar el umbral de un lote completo.

6. Haga clic en actualizar para guardar los cambios en los pedidos de los clientes.

Unidades Realizadas Actuales divide la cantidad total ordenada por el tamaño de la unidad de compra grupal. Si esta cifra es mayor que 1, le indica que el pedido de cliente existente satisface o excede el tamaño de unidad de compra de grupo requerido. Si esta cifra es menor que 1, los pedidos de clientes existentes no alcanzan ese umbral. A medida que aumenta la cantidad de pedidos de clientes, esta cifra aumentará.

Las Unidades Máximas Cumplidas toma la suma o la totalidad de las cantidades MÁXIMAS de pedido del cliente y lo divide por el tamaño de la unidad de compra del grupo. Si el número es superior a 1, entonces sabrá que el total de sus pedidos MAX excede la cantidad de compra grupal requerida. Si está por debajo de 1, significa que incluso las cantidades MÁXIMAS de pedidos no alcanzarán el umbral.

Aquí nos referimos a los productos como "irregulares" si se venden de acuerdo con su peso / volumen pero la cantidad exacta no se conoce hasta el momento de la cosecha / distribución.

Por ejemplo, porciones de carne, lonchas de queso, verduras grandes.

Hay varias herramientas diferentes disponibles en la plataforma OFN para ayudar a administrar y organizar estas ventas.

Opción uno: establecer un peso / precio promedio y reembolsar

Puede cobrar el precio promedio del producto y luego reembolsar o cobrar al cliente un extra, si el peso real se desvía de la media.

Cuando sepa el peso real de los productos (es decir, cuando esté preparando pedidos para que los clientes los recojan), inicie sesión en "Gestión de pedidos al por mayor" (Pedidos -> Gestión de pedidos al por mayor) y agregue la columna Peso / Volumen a la tabla.

Luego, puede cambiar el peso que se muestra para cada comprador para un pedido determinado y un producto determinado. El precio se volverá a calcular automáticamente según la cantidad ingresada.

Opción Dos: mostrar rangos de precios

La misma lógica que la Opción Uno, pero simplemente en lugar de mostrar un precio promedio inicialmente, indique un rango de precios. Esta solución tiene la ventaja de indicar claramente al comprador que es probable que se modifique el precio final.

Ejemplo 1 (producto único y una variante): Producto = Pollo (entre 8 y 12 kg con precio según peso, £ 10 / kg)

Ejemplo 2 (dos variantes para un producto): Producto = Pollo (£ 10 / kg) Variante 1 = Pollo pequeño (entre 8 y 12 kg, precio según peso real) Variante 2 = Pollo grande (entre 13 y 20 kg, precio según peso real) ...

Opción Tres: crear variantes con precios fijos

Una versión un poco más simple de la Opción Dos es crear variantes para sus productos en función de los rangos de peso, pero cobrar un precio fijo por todos los artículos que se encuentran dentro del rango.

Por ejemplo, si la calabaza cuesta $ 1000 / kg, entonces podría enumerar las variantes con los siguientes precios fijos:

• Pequeño (0,7 - 0,9 kg) $8000

• Mediano (0,9 - 1,1 kg) $1000

• Grande (1,1 - 1,3 kg) $1200

• Extra grande (1,3 - 1,5 kg) $1500

Opción Cuatro: crear variantes con pesos conocidos

Si conoce el peso de todo su pescado, por ejemplo, de antemano puede utilizar la función de variante para mostrar directamente el precio exacto de cada artículo. Ejemplo:

Editar Pedidos

Puede ser difícil para los productores de carne conocer de antemano la disponibilidad del producto o preparar su empaque en consecuencia. (Hasta el momento del sacrificio, tal vez se desconozca el peso de un pollo o una pierna de cordero).

Reembolsar o cobrar a los clientes la diferencia: ¿Cómo funciona?

Si un cliente paga por sus productos en su recogida o entrega, entonces el administrador del hub/nodo habrá podido modificar el pedido antes del pago de acuerdo con el peso real y los productos realmente entregados. Por lo tanto, en este caso, no será necesario reembolsar o volver a facturar al cliente.

Informar al comprador sobre su política de precios

Para abrir su tienda en línea en Open Food Network y comenzar a vender, su organización debe estar registrada como Tienda Productor o Hub/Nodo Productor / No-Productor. Leer más sobre los diferentes perfiles de organización aquí y aquí.

Los próximos pasos esenciales para configurar son Envío y Métodos de Pago de su organización. En esta etapa también sugerimos crear las Comisiones de la Organización (un margen añadido al precio de cada producto cobrado por el productor proveedor para cubrir los costos de administración y distribución).

Los horarios de apertura y cierre de las tiendas en OFN, así como la opción de sub-seleccionar productos para diferentes fechas y horas de recolección, están controlados por el Ciclo de Pedidos.

Las tiendas en OFN son muy flexibles. Lea más si está interesado en:

• Proporcionando diferentes productos y servicios a diferentes grupos de clientes.

• Me gustaría que solo los miembros registrados pudieran realizar pedidos (Tienda Privada).

• Me gustaría una pantalla 'ficticia' solo en el frente de la tienda solo en el frente de la tienda.

Online stores can be opened and closed by creating 'order cycles' on the Open Food Network platform.

The OFN web address for your shop will only display your list of products for purchase when an order cycle is open.

The format of setting up an order cycle for a 'hub' (multi producer shop) differs slightly from that for a 'shop' (single producer shop).

It's possible to offer multiple order cycles simultaneously, for example to allow a purchase for delivery in 1, 2 or 3 weeks.

Often an enterprise may want to offer individual customers and wholesale retailers different prices (or even different products- such as bulk buys).

For some enterprises (such as community food groups) 'members' may be eligible to reduced rates in comparison to 'non members'.

'Tags and Tag rules' are the mechanism on the OFN platform whereby differential pricing and other benefits can be imparted to specific customer groups, if desired.

La herramienta de importación de productos e inventario le permite cargar un archivo .csv para agregar y actualizar sus existencias. Esto puede ser mucho más rápido y eficiente que agregar o actualizar productos uno por uno. Para los productores que ya actualizan un catálogo de sus productos en una hoja de cálculo de Excel con regularidad, ¡esto puede ahorrar mucho tiempo!

La herramienta de importación de productos e inventario se puede encontrar haciendo clic en Productos en el menú azul horizontal e Importación de productos en el menú verde.

Hay cuatro formas principales de utilizar la herramienta:

1. Importar nuevos productos

2. Actualizar los detalles del producto existente

3. Importar productos a un nuevo inventario de tienda / hub(nodo)

4. Actualizar productos en un inventario de tienda / hub(nodo)

En todos los casos, el proceso implica descargar una plantilla csv, completar los campos y luego cargar su archivo csv nuevamente en OFN.

Importar Nuevos Productos

Utilice estas instrucciones si desea agregar nuevos productos al perfil de un productor.

Prepare el archivo CSV para importar

En primer lugar, descargue el archivo CSV Plantilla de Lista de Productos de la página de Importación de Productos y ábralo con Libre Office (Excel o equivalente).

Verá que la plantilla proporciona todos los encabezados de columna necesarios para importar correctamente un producto. Cada fila es para un nuevo producto o variante. A continuación se muestra una descripción de cómo completar cada columna.

Importar Variantes de Producto

En el proceso de importación, las variantes se distinguen por las unidades (como la ensalada que se vende en bolsas de 500 gy 750 g) o los campos display_name (como un yogur que se vende en varios sabores). Siempre que el nombre del producto sea el mismo, las filas se importarán como variantes. El siguiente ejemplo muestra una ensalada que viene en variantes de 500 g y 750 g, y un yogur que viene en varios sabores.

La siguiente imagen muestra cómo se mostrarán estos productos en la tienda. Tenga en cuenta que el campo 'nombre' se convierte en el encabezado principal y el campo 'display_name' se convierte en el encabezado secundario. En el caso de la Bolsa de Ensalada, el campo 'display_name' está en blanco, por lo que el 'nombre' se usa por defecto.

Ejemplos de tipos de unidades

A continuación se muestran algunos ejemplos para mostrar cómo se deben cargar productos con diferentes unidades (g, ml, kg y artículos).

Importar el CSV

Una vez que haya completado la Plantilla CSV de la Lista de Productos, estará listo para cargarlo en OFN.

1. Vaya a Productos > Importación.

2. Seleccione tipo de importación: Seleccione Lista de Productos

3. Seleccione la hoja de cálculo para cargar: Encuentre el archivo csv que desea cargar.

   Debido a que está cargando nuevos productos, puede dejar sin marcar la casilla de verificación "Establecer stock en cero para todos los productos existentes que no están presentes en el archivo".

4. Haga click en Subir.

Se le mostrará un resumen de su carga, incluidos los errores. También se le dirá cuántos productos está creando y cuántos está actualizando. Si está satisfecho con los resultados de la carga, haga clic en guardar.

Luego puede cargar otra hoja de cálculo o ir a la página de productos para ver sus nuevos productos.

Actualizar los Detalles de Producto Existente

Las instrucciones a continuación se relacionan con la actualización de los detalles de un producto existente. Esta herramienta está pensada como una forma rápida de actualizar los precios de los productos y los niveles de existencias.

Prepare el archivo CSV para importar

El proceso para actualizar los detalles del producto es similar a cargar nuevos productos. El primer paso es descargar la Plantilla de Lista de Productos y completar los nombres de los productos y los nombres de los proveedores. Si tiene esta hoja de cálculo a mano de una carga anterior, aún mejor.

El sistema requiere siete campos para identificar correctamente el producto que desea actualizar. Hay cuatro campos que pueden actualizarse y cuatro campos que no pueden usar esta herramienta.

^ si intenta actualizar estos campos, verá un mensaje de error.

* Si intenta actualizar estos campos, creará nuevos productos o variantes, en lugar de actualizar un producto existente.

Una vez completado, el .csv se puede importar de la misma manera que para los productos nuevos.

Importar nuevo Inventario o actualizar su inventario

Utilice estas instrucciones si desea agregar o actualizar nuevos productos a su inventario.

Prepare el archivo CSV para importar

En primer lugar, descargue el archivo CSV de Plantilla de Inventario de la página de Importación de Productos.

Verá que la plantilla proporciona todos los encabezados de columna necesarios para importar correctamente un producto. Cada fila es para un nuevo producto o variante. A continuación se muestra una descripción de cómo completar cada columna.

Importe el archivo CSV

Una vez que haya completado el CSV de la Plantilla de Inventario, estará listo para cargarlo en OFN.

1. Vaya a Productos> Importación de Productos.

2. Seleccione el tipo de importación: Seleccione Inventarios

3. Seleccione una hoja de cálculo para cargar

4. Haga click en Subir.

Se le mostrará un resumen de su carga, incluidos los errores. También se le dirá cuántos productos está creando y cuántos está actualizando. Si está satisfecho con los resultados de la carga, haga clic en guardar.

Enterprise fees are useful for producers and hubs who are working together: it allows costs associate with admin, packing, transport, sales and fundraising to be allocated to different parties.

For example a hub may choose to add an enterprise fee of 10% to all the products they sell, to cover their administration costs (storage of products prior to distribution, salaries of people who manage and coordinate sales...)

For producers selling their own products directly, these costs are already present in the price of the product, so applying Enterprise Fees may not seem necessary.

One of the many benefits to OFN customers is price transparency. Shoppers can see the percentage of an item's price assigned to admin, packing etc. This information is displayed by clicking on the pie chart next to the price of a product on the shop front:

Before you move on you might like to have a look at a quick demonstration of setting up your first enterprise fee:

Setting up an Enterprise Fee

• Go to the Enterprise Fee page by clicking on Enterprises in the blue horizontal menu, and then click Settings next to your enterprise. The Enterprise Fee page is found in the menu on the left hand side.

• Click Create one now (or Manage Enterprise Fees if you have already set one up and would like to edit it). You will be directed to a page like this:

Enterprise: In the first column, select the enterprise to which the fee applies.

Fee Type: Select the service that this fee applied to. The options are Packing Fee, Transport Fee, Admin Fee, Sales Fee or Fundraising Fee.

Name: Choose a name for this fee.

Tax Category: Select the appropriate tax rate. In most cases the VAT rate for the enterprise fee will be inherited from the product. If the enterprise fee is associated with a service added to the product the fee may be subject to VAT but the product itself not. In which case choose between 'Zero rated', 'Full Rate' and 'Reduced Rate' of VAT to applied to Enterprise fees.

Calculator: The fee can be calculated in a number of ways. Select the calculator which best applies.

Click Update, to create the enterprise fee.

Fee Calculators

Flat Percent – This fee is charged as a percentage of the total amount charged in the order.

Weight (per kg) – this fee is applied to products on a per kg basis. The fee will only be applied to products which are priced at a per kg rate, not products listed as items (e.g. A product listed as ‘1 bunch of parsley’ will not have an associated enterprise fee with this option.)

Flat Rate (per order) – This fee is applied as standard fee to all orders, regardless of the size of the order.

Flexible Rate – This fee calculator is especially useful if you'd like to encourage customers to place large orders: the enterprise can be reduced or zero when the threshold number of items has been reached.

• ‘First Item Cost’: The fee charged for the first item in the order.

• ‘Additional Item Cost’: The fee charged for items beyond the first item.

• ‘Max Items’: The maximum number of items on which the fee will be applied. Items purchased beyond this amount will be not be charged the fee.

For Example: if the 'First Item Cost' is set to £0.20, 'Additional Item Cost' is £0.10 and 'Max Items' is 3 then a customer who purchases 5 items will be charged £0.40 in enterprise fees (£0.20 for the first item, £0.10 for items two and three, and £0.00 for items four and five).

Flat Rate (per item): This fee is a constant fee, applied to products listed as ‘items’. (It is not applied to products sold by weight or volume. Hence there will be no associated enterprise fee charged to a customer who, for example, buys rice by kg.)

Price Sack: This is a flexible enterprise fee method charged by total monetary sale, rather than number of items purchased (Flexible Rate above)

• ‘Minimum Amount’: Monetary value of the threshold between Normal Enterprise fee and Discounted Enterprise fee.

• 'Normal Amount': Payment Method fee applied to sales below the threshold stated in 'Minimum Amount'.

• ‘Discount Amount’: Payment Method fee applied to sales above the threshold stated in 'Minimum Amount'.

Antes de seguir leyendo, es posible que desee ver una demostración rápida de cómo configurar su primer método de envío:

Configurar un método de envío

• Vaya a la página Métodos de envío haciendo clic en Organizaciones en el menú horizontal azul y luego haga clic en Configuración junto a su organización. La página de Métodos de Envío se encuentra en el menú del lado izquierdo.

• Haga clic en Crear nuevo método de envío +. Será dirigido a una página como esta:

• Marque la casilla junto a su organización en el lado derecho de la página debajo de 'Hubs/Nodos'. Esto indica que el método de envío que está a punto de crear se aplicará a esa organización. Puede seleccionar varias empresas, si lo desea.

• Nombre: Elija un nombre para el método. Este nombre se mostrará al cliente durante su proceso de compra y en los correos de confirmación de pedido. Ejemplo:

• Descripción: Agregue detalles adicionales, como la dirección precisa del punto de recolección. Estos detalles serán visibles para los clientes en gris junto al nombre (vea la captura de pantalla anterior).

• Categoría: ¿Este método es una entrega o una recogida?

• Etiquetas: ingrese etiquetas aquí si desea diferenciar entre clientes. Las etiquetas pueden ser útiles si desea ofrecer envío gratuito a un subconjunto de clientes o solo ofrecer entrega a aquellos que tienen una dirección registrada cercana. Lee mas aquí.

• Calculadora: Seleccione la forma en que se agregarán las tarifas de envío a este método de envío. Tenga en cuenta que la tarifa de envío puede ser cero. Consulte a continuación para obtener más detalles.

• Categorías: Condiciones de transporte (refrigeración, congelado, por defecto) asociadas con este método de envío.

• Zonas: Seleccione la zona apropiada (esto es para habilitar la calculadora de impuestos correcta).

Al hacer clic en Crear, se creará el método de envío y, a continuación, se le proporcionarán nuevos campos para agregar detalles de los cargos del método de envío. Los campos presentados dependerán de la calculadora de tarifas de envío que haya seleccionado.

Calculadora de Comisiones

Peso (por kg) – Esta tasa se aplica a los productos por kg. La tarifa solo se aplicará a los productos cuyo precio sea por kg, no a los productos enumerados como artículos (por ejemplo, un producto enumerado como "1 manojo de perejil" no contribuirá a la tarifa general que se le cobra al cliente por el envío)

Porcentaje Fijo – Esta tarifa se cobra como un porcentaje del monto total gastado en el pedido.

Tasa Fija (por pedido) – Esta tarifa se aplica como tarifa estándar a todos los pedidos, independientemente del tamaño del pedido.

Tasa Flexible – Esta calculadora de tarifas es especialmente útil si desea alentar a los clientes a realizar pedidos grandes: el costo de envío puede reducirse o reducirse a cero cuando se alcanza un número mínimo de artículos.

• "Costo del Primer Artículo": la tarifa que se cobra por el primer artículo del pedido.

• "Costo de Artículo Adicional": la tarifa que se cobra por artículos más allá del primer artículo.

• "Máximo de Artículos": el número máximo de artículos a los que se aplicará la tarifa. A los artículos comprados que superen esta cantidad no se les cobrará la tarifa.

Por ejemplo: si la tarifa de envío para el 'Costo del primer artículo' es $2000, 'Costo adicional del artículo' = $1000 y 'Max artículos' = 3. A un cliente que compre 5 artículos se le cobrarán $ 4000 de envío ($2000 por el primer artículo, $1000 por los artículos dos y tres y $0 por los artículos cuatro y cinco).

Tarifa Fija (por ítem) – Esta tarifa es una tarifa constante que se aplica a los productos enumerados como "artículos". (No se aplica a los productos vendidos por peso o volumen. Por lo tanto, no se cobrará ningún costo de envío asociado a un cliente que, por ejemplo, compra arroz por kg).

Precio Saco – Este es un método flexible tarifa de envío cobrado por la venta total en pesos, en lugar de número de artículos comprados (Tarifa Flexible arriba).

• "Cantidad Mínima": valor Monetario del umbral entre la tarifa de envío normal y la tarifa de envío con Descuento.

• 'Importe Normal': tarifa de envío aplicada a las ventas por debajo del umbral indicado en 'Importe Mínimo'.

• "Importe de Descuento": tarifa de envío que se aplica a las ventas por encima del umbral indicado en "Importe Mínimo".

Cuando los clientes llegan a Open Food Network, pueden buscar productores por nombre o ubicación. También pueden filtrar los perfiles de los productores de acuerdo con los tipos de productos que almacenan los productores (ver más abajo).

Los productores con tiendas en línea en la OFN tienen productos en el sistema, que son seleccionados por la herramienta de filtro de búsqueda. Sin embargo, los productores que no tienen una tienda OFN (solo un perfil) no se podrán buscar de esta manera, a menos que agreguen algunos productos falsos al sistema. Si agrega un producto ficticio para cada categoría de producto en la que desea que se pueda buscar, aparecerá cuando los clientes busquen sus productos.

Así es como se hace ...

Haga clic en Productos en el menú azul horizontal y luego haga clic en + Nuevo producto para agregar sus productos ficticios.

Debido a que no tiene una tienda OFN, este producto no estará visible en ninguna parte. Por lo tanto, puede llamarlo como quiera y establecer el precio y las unidades como desee. Lo importante es que seleccione la Categoría de Producto correcta en la que desea que se le encuentre. A continuación se muestra un ejemplo de un producto de carne ficticia. El perfil de este productor ahora mostrará si un cliente busca productores de carne.

Su perfil resumido también indicará que venden productos cárnicos (abajo).

Before you read on, you might like to look at a quick demonstration of how to set up your first payment method:

Setting up a Payment Method

• Go to the Payment Methods page by clicking on Enterprises in the blue horizontal menu, and then click Settings next to your enterprise. The Payment Methods page is found in the menu on the left hand side.

• Click Create new payment method + . You will be directed to a page like this:

• Tick your enterprise, in the box on the right hand side of the page titled Hubs. This indicates which enterprise the payment method you are about to create will apply to. You can select more than one enterprise.

• Name: Choose a name for this payment method. (eg 'Pay with credit card using Paypal'). This name is displayed at checkout and on customers' order confirmation emails.

• Description: provide further details about the payment method. For example, for a bank transfer, you would enter the bank account details in this box into which you would like a customer to make the BACS payment. This description is displayed at checkout and in order confirmation emails.

• Active: Select whether this payment method is currently visible and available, or not.

• Tags: Use tag rules if you want to make certain payment methods available/unavailable for specific customers (for example you may wish to allow only wholesale customers to pay by BACS but 'force' domestic customers to pay by Credit Card or PayPal.). For more information read here.

• Payment providers: Select the option which is relevant to the payment method you are creating. There are five options:

  • Cash / EFT / etc. (Cash, cheque or bank transfer. These payments do not go through an online payment portal and do not involve automatic validation)

  • MasterCard Internet Gateway Service (MIGS)

  • PayPal Express

  • Pin Payments (Australia only)

  • Stripe

• Calculator: Select how you would like any charges associated with the payment method to apply to an order. Note that payment method fees can be set to zero. See below for more information about Payment Method Fees.

By clicking Create, the payment method will be created and you will have new fields to define payment method fees. These fields visible depend on which 'Calculator' you selected.

Integrated Payment Providers

For Paypal, MasterCard, Stripe and Pin Payments (Australia only) additional instructions are below.

Payment Method Fees

You can attach a fee to payment methods. Most commonly this is used to pass on a payment portal's fees to the customer. For example, you may wish to charge the customer for the convenience of paying by PayPal to cover the fee charged by PayPal.

Fee Calculators

Flat Percent: This fee is charged as a percentage of the total amount charged in the order.

Flat Rate (per order): This fee is applied as standard fee to all orders, regardless of the size of the order.

Flexible Rate – This fee calculator is especially useful if you'd like to encourage customers to place large orders: the cost of payment can be reduced or zero when the threshold number of items has been reached.

• ‘First Item Cost’: The fee charged for the first item in the order.

• ‘Additional Item Cost’: The fee charged for items beyond the first item.

• ‘Max Items’: The maximum number of items on which the fee will be applied. Items purchased beyond this amount will be not be charged the fee.

For Example: if the 'First Item Cost' is set to £0.20, 'Additional Item Cost' is £0.10 and 'Max Items' is 3 then a customer who purchases 5 items will be charged £0.40 in payment fees (£0.20 for the first item, £0.10 for items two and three, and £0.00 for items four and five).

Flat Rate (per item): This fee is a constant fee, applied to products listed as ‘items’. (It is not applied to products sold by weight or volume. Hence there will be no associated payment method fee charged to a customer who, for example, buys rice by kg.)

Price Sack: This is a flexible payment fee method charged by total monetary sale, rather than number of items purchased (Flexible Rate above)

• ‘Minimum Amount’: Monetary value of the threshold between Normal Payment Method fee and Discounted Payment Method fee.

• 'Normal Amount': Payment Method fee applied to sales below the threshold stated in 'Minimum Amount'.

• ‘Discount Amount’: Payment Method fee applied to sales above the threshold stated in 'Minimum Amount'.

Refunds

Issuing and managing refunds depends on how a customer originally paid for their order. More details are found here.

A list of all customers who have placed an order with your enterprise can be viewed from the Customers menu in the admin dashboard.

You can also manually add a customer by the +New Customer button.

Customer Billing and Shipping Address

Each customer can have a default billing and shipping address. If a customer has a registered OFN account and has completed their details fully their addresses will be copied to this section automatically. Storing a default billing and shipping address can make online purchases quicker for the customer.

Tags (to group customers in to categories)

You can assign your customers to groups and then offer group-specific pricing and/or product listings.

On the OFN platform this is achieved by assigning all customers belonging to a common group (ie all your wholesale customers) the same tag. To add a tag, simply type its name in the 'Tags' column on the Customers page. A customer can have several tags and of course the same tag can be linked to several people.

Tags also appear in reports. You can use them during csv / excel exports to quickly filter data.

In Open Food Network, Order Cycles are where shop managers open their shop. This involves selecting which of their products are in stock, what fees are applied and what dates the shop will open and close.

Why use Order Cycles? Many producers, who are selling small quantities of products, may find it useful to have an order cycle that is perpetually open, and to fulfill orders individually, as they are placed. Other producers, who sell large quantities of products, to multiple customers, find it useful to establish periodic order cycles, which are collectively fulfilled at the end of a period. For instance, a farmer may have an order cycle which is open (accepting orders) for two weeks. At the end of this order cycle, all of the orders are packed, sorted and distributed at the same time. Once this batch of orders has been fulfilled, a new order cycle is opened. Structuring order cycles in this way can make the tasks of packing and delivering orders more efficient.

Access Order Cycles

When logged into your admin dashboard you can access order cycles from this button:

Or 'Order Cycles' on the blue horizontal menu across the top of the page. Then click on +New Order Cycle

You will now be redirected to a new screen:

Name (required): Choose a name for this order cycle. This will only be visible to you, so it can be named anything which is meaningful for you. We recommend that you follow a consistent naming protocol e.g FoodHub_Week27_2014.

Orders Open: This is the date at which your OFN store will be open, and start to accept orders.

Orders Close: This is the date when your OFN store will close, and stop accepting orders. If you intend to have an order cycle which is continuously open, select a close date which is well into the future.

Schedules: leave blank unless implementing Subscriptions.

Ready for (ie Date/Time) (required): This box tells the customer when their order will be ready for either collection or delivery.

Customer Instructions: This message will be included in the customer’s order confirmation email, below the message that corresponds to their chosen shipping method (see below). This note is designed to only be visible to customers, so you can include more sensitive information like addresses, or phone numbers etc.

Products: You must select the products which will be visible in your online store during this order cycle.

Add Coordinator Fee: There is the option of adding a coordinator fee. Here you can apply an enterprise fee that has been created for your enterprise.

Open the shopfront

Click Create to save this order cycle.

For periodic, repetitive order cycles, you can copy an existing order cycle and change the dates, to make the process quicker. Select the icon with two sheets of paper to the right of the table as highlighted below:

Order cycles will display as green when they are active, yellow when scheduled for a future date, and grey when they have closed. If an order cycle closed over one month ago, it will no longer display on this list. To view all of your past order cycles click show 30 more days or show 90 more days at the bottom of the list.

You open you shop by creating an Order Cycle. When you make an order cycle you select when you shop is open (from and until), which products will go into the shop, and any fees that you'll apply.

Why Order Cycles? Some hubs may wish to have an online store which is perpetually open, and to fulfill orders on a one by one basis, as they are received. However, many hubs operate on a periodic ordering system, which allows them to process orders in bulk, making their production, packing and distribution activities more efficient (and reducing associated overhead costs).

For example, an order cycle might be open for two weeks. At the end of the fortnight, all orders will be packed and delivered at the same time on the following Wednesday. Once this batch of orders has been delivered, a new order cycle may reopen.

A quick demonstration of setting up a new order cycle:

Viewing Order Cycles

You can create an order cycle, and view previous order cycles by clicking on Manage Order Cycles on your dashboard.

Or from the horizontal menu at the top of the page.

Create a New Order Cycle

The first step is to select a coordinator for your order cycle. Only the enterprise who coordinates an order cycle have permission to modify and manage all aspects of the sales cycle. Other enterprises involved in an order cycle (as suppliers or distributors only) will have restricted access. For more information on cross-enterprise management in the context of order cycles, click here.

Once the order cycle coordinator has been chosen, the process of setting up is divided into three steps:

1) General Settings

Name (required): Give the order cycle a name which is meaningful to you. We recommend that you follow a consistent naming protocol e.g FoodHub_Week27_2014. We also recommend that you include the name of your hub in the order cycle name, so that OFN support can identify your order cycles if you need assistance.

Orders Open at: This is the date and time at when your OFN store will be open, visible and start to accept orders from customers.

Orders Close: This is the date (and time) when your OFN store will close and stop accepting orders. If you intend to have an order cycle which is continuously open, select a close date which is well into the future.

Schedules: Leave blank unless using Subscriptions.

Add Coordinator Fee: As a hub, the coordinator is most likely you. Here you can apply your Enterprise Fee which acts as the markup. The fee will be calculated according to the calculator selected in Enterprise Fees. You can only apply an enterprise fee which has previously been created.

2) Incoming Products

On this page you can select the producers, and their produce, which will be available in this order cycle. In the dropdown menu you will see all producers who have granted you permission to add their produce to your order cycle (See Enterprise Permissions section). After selecting a supplier and clicking Add Supplier all of the products associated with that supplier will be visible. Check those products you wish to add to the store, or click select all.

The Receival Details field is optional. Information added to this field will automatically added to any email sent to producers at the end of an order cycle (after clicking 'Notify Producers'). It might be a good idea to include an exact delivery address for produce prior to distribution to customers here.

The Add Fee button in this section, at the end of each producer's entry in the table, allows you to add different enterprise fees to different suppliers. For example, transporting flour or heavy goods to customers may be more expensive for a hub than salad. Hence, a hub can, in a transparent manner, add a slightly higher enterprise fee to all goods supplied by the flour miller than the salad farmer.

Select the name of the enterprise in the first dropdown box, then click the name of the enterprise fee in the second dropdown box. In the example below, an enterprise fee named OrderAdmin is applied to the Producer of Fruit.

3) Outgoing Products

Here you can select one or more hub-distributors. All hubs chosen to be a distributor in this order cycle will have an open shop front for the duration of the order cycle. In a simple model, only one hub is listed as the sole distributor for the order cycle. Select the hub, and check the box 'Select all' to add all incoming products to the shop front. For more flexibility, the same order cycle may have multiple hub distributors. In this case you may wish to select a different subset of the available incoming products for each distributor, and/or, add different delivery dates for each.

The tags column is where you can tag your order cycles to customise whether they are visible/invisible to certain customers. See tags and tag rules for more information.

The ‘ready for (ie Date/Time)’ (required): This box tells the customer when their order will be ready for either collection or delivery. If your order cycle is a perpetual one, which fulfills orders on an individual basis rather then in bulk, you should enter something like ‘Two days after order is received’. The example below shows how an order cycle with a ready for date of 'Saturday 7th December’ is displayed on the shop front.

The note is also shown at check out, when the customer selects their shipping method (see below) and is included in the order confirmation email.

The Pick-Up Instructions message will be included in the customer’s order confirmation email, below the message that corresponds to their chosen shipping method (see below). This note is designed to only be visible to customers, so you can include more sensitive information like addresses, or phone numbers etc. See below for an example of the order confirmation email.

Add Fee: Again, a previously created enterprise fee can be assigned to this distributor. For simple models (with one hub distributor, who also is the coordinator of the order cycle) adding a fee at this stage is the same as adding a 'Coordinator Fee' (it will apply to all products). For complex models, the coordinator may wish to add different fees to all products sold though each distributor. The best place to implement this functionality is here.

Open the shopfront

Click Save to schedule the order cycle. If the opening date has already passed, your shop is instantly open! If you are not ready to open right away, enter dates in the future, which you can change later.

For periodic, repetitive order cycles, you can copy an existing order cycle and change the dates, to make the process quicker. See below.

Order cycles will display as green when they are active, yellow when scheduled for a future date, and grey when they have closed. When an order cycle close over one month ago, it will no longer display on this list. To view all of your past order cycles click ‘show more’ at the top of the list.

‘Notify Producers’ Button

By using this button at the top of the page, all the producers linked to the order cycle will receive an email containing a list of the products ordered for that particular order cycle thus far. Delivery instructions (if this field is completed in the incoming products section) will be also sent in the email.

Once customers have been grouped into categories with tags, you will be able to customise their shopping experience in the following ways:

• Making particular variants visible/invisible

• Making certain shipping methods visible/invisible

• Making certain payment methods visible/invisible

• Making order cycles visible/invisible

Most often this feature is required by enterprises who have different shop setups for members/non-members or different groups of customers such as wholesale/retail customers.

How to set up a Tag rule

To access Tag Rules go to Enterprises -> Settings -> Tag Rules

By Default

By default, all items will be visible to all customers whether they are tagged or not. You can change the default display rules by selecting +add new default rule. Int the example below, by default, all Order Cycles which are tagged 'wholesale' will be invisible. (For this example, only those customers who are tagged with the label 'wholesalecustomer' can view (and hence purchase from) Order Cycles tagged 'wholesale'.)

Tag Rules

Once you have defined default rules, you can then set up exceptions to these rules for specific customer groups.

• First define the customer group to which the exception will occur. In the example above, the exception was applied to all customers with the tag 'wholesalecustomer'.

• Then, for this customer group, you can choose to customise their shopping experience in one of four ways:

We now look at each option, one-by-one:

Show or Hide Variants in my shopfront

This rule lets you make particular variants visible/invisible to tagged customers. For this rule to operate you need to have tagged the customer and the product variant in your inventory (not in the producer's product list) with the same tag.

In the example below the 1 kg variant of delux muesli has been tagged 'member'. It would thus be possible to set up tag rules such that by default only the smaller 500 g (non-tagged) variant of delux muesli appears on the shop front unless the customer belongs to a group of buyers all tagged 'member' (in which case they would be able to view the 1 kg option too).

Show/Hide shipping methods

In this example, the shipping method 'Collect in Person' has been assigned to customers with the tag 'member'. One could then set up the following:

• a default tag rule: shipping methods tagged 'member' is invisible

• a conditional tag rule: for customers tagged 'member' the shipping method tagged 'member' is visible

Thus, only members would be able to opt to collect their purchases in person.

Show/Hide payment methods

This rule lets you make particular payment methods specifically available or unavailable to particular customers.

In this example, the payment method 'Cash' has been assigned to customers with the tag 'member'. One could then set up the following:

• a default tag rule: payment methods tagged 'member' is invisible

• a conditional tag rule: for customers tagged 'member' the payment method tagged 'member' is visible

Thus, only members would be able to opt to pay for their purchases in cash on collection.

Show/Hide order cycles at my shopfront

This rule lets you make certain order cycles visible only to certain customers.

In this example, the above Order Cycle has been assigned to customers with the tag 'member'. One could then set up the following:

• a default tag rule: order cycles tagged 'member' are invisible

• a conditional tag rule: for customers tagged 'member' an order cycle tagged 'member' is visible

Thus, only members would be able to purchase goods from this order cycle.

Customer Specific Pricing

Sometimes our users want to charge different prices for different customers, often based on their member vs non-member (or wholesale vs retail) status. Currently, there’s no way to automatically charge different prices for members vs non-members, but there are some round about ways of achieving the same thing.

You can use customer tagging, with tag rules to achieve this by:

Once your shop is online (ie you have an active ) , customers are able to place orders. This section explains how to:

• (refunds etc)

This page explains the varying rights each enterprise has in the context of complex multiple enterprise order cycles. Be it:

• the producer ( or ) who supplies the order cycle only,

• a which distributes goods only,

• or a hub which the order cycle (and may or may not also supply or distribute goods).

For more details about simple order cycles involving a single producer selling their own stock only (), see .

The coordinator has the highest degree of control over an order cycle. Other enterprises can view the order cycles they are involved in, but only edit settings which affect them.

The Coordinator

The Coordinator of an can:

• Create the order cycles

• Set and edit the name of the order cycle as well as the opening and closing dates.

• Apply enterprise fees to all products (coordinator fee), to products supplied by producers (in the section), and/or to products distributed by hubs (in the section).

Incoming

• The coordinator can add enterprises as suppliers. However, to do this the supplying enterprise (registered as a with OFN) must have granted the coordinating hub .

• The coordinator can select all or a subset of products from their suppliers that they wish include in the order cycle.

• The coordinator can apply differential to each supplier. For example, they may wish to charge a supplying butcher a higher rate (to cover the extra cost of refrigerated transport) than a baker.

Outgoing

The coordinator can choose which enterprises the products listed in an order cycle are distributed through (including themselves).

To do this each potential distributor must be:

Supplying (Incoming) Enterprises

In the Reports section (top horizontal blue menu) an incoming supplying producer can view the orders they have received for the order cycle

Incoming

• A supplier can view, add and remove their products from the 'Incoming Products' section of an order cycle.

• A supplier can add/remove enterprise fees which are applied to their products in the 'Incoming Products' section of the order cycle. This might be useful for producers who supply several hubs, some of which are much further away from them than others. They may wish to add an extra levy to more distant hubs to cove transport costs.

Outgoing

The degree of influence a supplier has over their products in the 'Outgoing Products' section of an order cycle depends on the specific enterprise permissions they granted the distributing hub and vice versa.

• If the distributing hub granted the supplying producer (profile, shop or hub) the right to 'add to [the hub's] order cycle' then the supplier can view, add and remove products from the list in the 'Outgoing Products' section of the order cycle.

• If the distributing hub did not grant the supplying producer (profile, shop or hub) the right to 'add to [the hub's] order cycle' then the supplier can view but NOT add and remove products from the list in the 'Outgoing Products' section of the order cycle.

• A supplier is never able to change the pickup/delivery details, or the enterprise fees applied to the distributor.

Distributing (Outgoing) Enterprise

A distributor can view Order Cycles they’re involved with in their Order Cycle summary page, even if they did not create them themselves (ie. they are not the order cycle coordinator). By clicking on an order cycle, the outgoing distributing enterprise can see the details of an order cycle which relate to them only. (For example, if they are not the sole distributor of the order cycle they will not be able to see who the other distributing enterprises are nor the products they will offer on their shop front.) The outgoing distributing hub can view and edit details of their distribution- delivery dates and methods, and enterprise fees for distribution- but no the name nor period of the order cycle itself.

In the 'Reports' menu, a order cycle distributor can view the orders which have been placed (along with customer names) to aid delivery/dispatch of goods.

Incoming

A distributor can view the incoming products of supplier who have granted them the enterprise permission 'add to order cycle' but they can not edit stock levels/availability nor apply/remove producer specific enterprise fees.

Outgoing

The degree of influence the distributing hub has over the products in the 'outgoing products' section of an order cycle, depends on the enterprise permissions between them and the supplying producer.

• The distributing hub can add/remove products from its outgoing exchange. This only applies to product from producers who been added to the order cycle by the coordinator, and have granted the distributor the enterprise permission 'add to order cycle'.

• Can change the pickup/delivery details

• Can add/remove their enterprise fee

It is possible to have more than one order cycle open at the same time. This has the effect of creating two (or more) open shopfronts, which the customer can choose between from the one website address (URL). This feature is helpful when you want to have different ‘conditions’ in the two shopfronts such as different products (wholesale or retail), different enterprise fees (such a non-member mark-ups) or different order cycle opening and closing dates (for different deliver runs).

When the customer first lands on your shopfront page they will be requested to choose an order cycle before products are visible:

When the customer selects an order cycle, the shopfront will load with the specific products, fees and opening and closing dates of that order cycle.

Ordering your order cycles

You can choose whether you want your order cycles to be listed in the dropdown menu by closing date (closing soonest first) or by opening date (opened earliest first).

Customers can navigate between order cycles:

Dentro de la interfaz de administración hay dos lugares donde los pedidos se pueden ver y modificar (si es necesario): la página de , y la página de . Las características de estás dos páginas se muestran a continuación.

Listado de pedidos

La página de pedido de lista muestra una vista de lista de todos los pedidos realizados a través de su (s) tienda (s). Desde aquí puede acceder a los detalles de pedidos individuales, editar pedidos y realizar un seguimiento del estado de su pago y envío. Para obtener detalles sobre cómo crear un nuevo pedido manualmente para su cliente, consulte .

La página tiene filtros que le permiten seleccionar qué pedidos desea ver. Puede filtrar por fecha, estado o correo electrónico y nombre del cliente.

Distribuidor: Esta es la organización de la tienda a través de la cual se realizó el pedido.

Completado en: Esta es la fecha en que se realizó el pedido.

Número: Este es un número de pedido asignado arbitrariamente. Un símbolo de exclamación con la palabra 'Nota' a la izquierda mostrará si el cliente incluyó un comentario con su pedido al finalizar la compra. Coloque el mouse sobre el signo de exclamación para ver el comentario.

Estado:

• Completo: el cliente ha finalizado el pago

• Cancelado: si el administrador edita el pedido y elige "cancelarlo"

• Carrito: el cliente está en proceso de compra, pero no ha realizado la compra.

Estado del Pago:

• Balance Due (Saldo adeudado)- Si es en efectivo, transferencia bancaria o eftpos (es decir, todos los pagos no automatizados), entonces el pedido será 'saldo adeudado' de forma predeterminada, hasta que los miembros administradores de la organización distribuidora marquen manualmente que se ha recibido el pago, en el cual punto, el estado de pago cambiará a "paid (Pagado)".

• Paid (Pagado)- Para pagos automatizados (PayPal, Stripe, PIN, por ejemplo), el portal de pagos marcará automáticamente un pedido como 'pagado' cuando se haya procesado. Los pagos no automatizados (efectivo, transferencia bancaria, etc.) también se marcarán como 'pagados' cuando se actualicen manualmente.

• Credit Owed (Crédito adeudado)- Si alguien pagó su pedido, pero luego usted edita su pedido y elimina un artículo, el costo de ese artículo se convierte en "crédito adeudado".

Estado del Envío:

• Pendiente- Cuando el estado de pago es "balance due/saldo adeudado", el estado de envío estará pendiente, lo que significa que hasta que no se reciba el pago, el envío no debe comenzar.

• Listo- Cuando se ha recibido el pago (estado pagado o crédito adeudado), el estado de envío pasa a estar "listo".

• Enviado- Después de la entrega o recogida, un pedido se puede actualizar manualmente mediante la gestión de la tienda / centro (editar pedido) para que el estado del envío sea "Enviado".

Total: El valor total del pedido del cliente.

Changing the payment and shipping state of an order

On the right hand side of the listing view you can update the payment/shipping state of an order.

Click on the tick icon to indicate that payment has been received (this records full payments only).

Click on the road icon to indicate that the order has been shipped.

Editing an order

To the right of an order you will see a pen and paper icon. Click on this to access the order management page where you can edit, modify and cancel:

You can also access full information concerning an order by clicking on the order number (fourth column of the table).

This is what the order management page looks like:

Adding and removing products from an order

You can add a product to the order by selecting the variant you require from a drop down list of those available (at least 3 letters must be typed in to the field box 'Select Variant' for list of options to appear). To remove a product from an order click the rubbish bin icon on the right hand side of the product. You can also change the quantity of each item ordered. Remember to click the update and recalculate fees button to save changes (this will also update enterprise, shipping and payment method fees accordingly, where appropriate).

Additional options available under 'Actions'

• Resend Confirmation: If you have edited a customer's order, you may wish to resend them an updated order confirmation email.

• Send Invoice: This will automatically send the customer an invoice (in .pdf format) by email.

• Print Invoice: This will generate the invoice in the form of a pdf for printing.

• Cancel Order: Cancel the order

View customer details

Customer information (email, billing, shipping addresses and phone numbers) are accessible from the menu on the right of the page:

Modify an Order

Click on 'Adjustments' in the right hand menu (screen shot above). On this page you can add or subtract from the order total by selecting the + New Adjustment button.

You may wish to use this functionality to:

• grant a discount on an order if a product is damaged

• deduct credit owed to the customer from their total balance

Record Partial Payment

Visit the 'Payments' page from the right hand menu in screen shot above to record partial payments.

Batch Print Invoices

To save time you can print multiple invoices at once (rather than visiting each order in turn and selecting Actions-> Print Invoice). On the Listing Orders page check the box to the left of orders for which you would like to send an invoice. You can increase the number of orders per page from 15 to 100 and select all at once, if desired. Then click 'Print Invoices' button to the top right of the table:

A Loading page will pop up while the invoices are generated. On completion you will be able to view (and download) a file containing all the invoices for the orders selected:

Bulk order management

Start/End Date: You can filter to display all orders that were placed within a given window of time.

Producer: You can filter for a given producer. This can narrow down the display, if you’re only interested in one product, supplied by one producer.

Shop: You can filter according to the shop at which the order was placed.

Order Cycle: Perhaps the most useful filter, the order cycle filter, will display only those orders which were placed within a selected order cycle.

Quick Search: Before or after applying filters, you can narrow your search down even further by searching for a key word. This could be a name, product, hub, producer, date, order number…

Actions: You can select the check boxes of multiple orders (left hand column), to perform the same function to all of them, such as delete.

Columns: You can select which fields you do or do not want to be displayed in the table:

Examples of using Bulk Order Management:

Example 1: You have a stock shortage, and must reduce customer order quantities for a certain product.

In your current order cycle, customers placed orders for 20kg of tomatoes. Unfortunately there was a storm, and you were only able to harvest 10kg. You need to identify all customers who ordered tomatoes, and half their orders for tomatoes.

This can be done in bulk order management, as follows:

1. Filter according to the date range, or current order cycle.

2. Search for ‘tomatoes’. All orders for tomatoes within the date range/order cycle you selected will now display.

3. Click on the product ‘Tomatoes’ in the Product:Unit column.

4. A box will appear at the top of the page, showing the total quantity ordered (across the date range/order cycle you’ve selected).

You can then adjust the quantity (or delete products) of each unique order in the Quantity column. The Total Quantity Ordered in the box at the top will update automatically as you adjust orders.

Here, the amount of tomatoes allocated to each order has been reduced to meet the total available of 10kg:

The ‘Shared Resource’ checkbox

This checkbox allows you to make adjustments to all variants of the same product at once. For example, you may retail tomatoes in 1kg and 3kg bags. By selecting 'Shared Resource' you will be able to edit the quantities of both variants ordered at once.

Example 2: Updating the final weight of products.

For the example of a 1kg fish:

1. Filter for the order cycle or date range of interest.

2. Search for the desired product

3. Make the Weight/Volume and Price columns visible.

4. Enter the actual weight of the fish that each customer will receive in the weight/volume column. The price will automatically recalculate based on this weight.

5. Click update.

A Customer’s view of their order

Your customers can view a list of their orders when they login to the OFN, and click on their account (see below).

Here your customers will be able to see the past orders and payments as well as a running balance at your shop (and any others on OFN where they have placed an order).

If you don’t want your shopfront to be visible to the public (ie. you would like to host a shop front from which only members can place orders), there are two ways that you can make your shop more private:

• make you shop 'Invisible' and only share the shop website address (URL) with your desired customer base

• make your shop 'private' and only visible to registered customers.

Make your shop front invisible

In your , under Primary Details, you can set your profile to 'invisible'.

When the Visible in Search? option is set to 'not visible' your OFN enterprise will be hidden in both all searches within the platform and in external web the search engines. Your enterprise will not appear in the "shops" menu nor on the OFN map page.

The benefit of this method for making your OFN shop front invisible is that you can invite (by email, perhaps), customers by sending them the direct link to the store. It is also a simple and effective way to manage your enterprise.

Hence, if someone on your mailing list forwards an email from you to a friend, the friend can place an order without being a registered customer. You will need to manually double check that all orders came from registered customers, posteroiri.

Visible to registered customers only

A stricter, but potentially more time consuming approach, is to let your OFN enterprise remain visible in the enterprise settings above but change the Publicly Visible Shopfront option (under Enterprises-> Settings-> Shop Preferences) to Visible to Registered Customers Only.

Whilst your enterprise will be visible in a search of the OFN platform, your customers would need to log into their OFN account in order to view your shop front and the products on offer. Other registered OFN shoppers, who are not on your customer list, will not be able to see your shop front once logged into their OFN accounts.

You can also delete customers who you no longer want to be able to see your shop or place an order.

How does the shopping experience change when your shop is private?

When visitors to your shop arrive at the shop, if they're not logged in yet, they'll see the message below.

From here there's 2 pathways:

a) If the customer logs in, or signs up with an email address that is on the shop's customer list, they'll be taken to the shopfront as usual.

b) If the customer logs in or signs up with an email that is not on the shop's customer list they'll see the message below. They can then contact the shop to request access.

What are subscriptions?

Subscriptions are recurring or standing orders that can be set up for the customers of any Enterprise with a shopfront. Once set up, these orders will be automatically processed at defined intervals (eg. weekly, fortnightly, monthly).

Features of Subscriptions

• Customers can choose to have their 'usual order' placed automatically.

• Customers can set up an automatic credit card payment (using Stripe) for their subscription

• Enterprises and/or customers can pause, cancel and/or add/remove products from their standard subscription order.

Set up subscriptions: Step-by-Step guide

Configuration: this page describes the steps to make your enterprise 'Subscription Ready'

• Enable Subscriptions in your Enterprise Settings.

• Make sure you have Shipping and Payment methods setup for customers.

• Gather information from your customers, including their contact details, which items they'd like in their subscription and which shipping and payment methods they'll use.

• Add your subscription customers to your Customers list, and then ask them to signup to OFN.

• Setup Schedules, which will dictate how frequently subscriptions are processed.

Creating and Managing Orders: this page describes the steps involved in actually creating a new subscription and subsequently processing the order.

• Create subscriptions for each customer.

• Edit, pause and delete subscriptions.

• Understand How subscriptions are processed (ie how they appear in your 'order list')

Customer Set Up: this page describes a customer's perspective of subscriptions.

If I remove an Order Cycle from a schedule when it already has open subscription orders attached to it, what will happen to those orders? Will those subscriptions get deleted?

Those orders will remain open. At the close of the order cycle the subscription orders will be processed like normal subscription orders. If you wanted to cancel all subscription orders that were attached to that order cycle you would need to delete each subscription order individually.

If I add a new subscription in the middle of an open order cycle, will there be a subscription generated for that customer?

Yes, if you create a subscription while there is an open order cycle in that schedule, an order will be generated for that customer. If you don't want the subscription to apply to the current open order cycle you'll need to set the start date of the subscription to be after the close of that order cycle.

What if part of the stock is available but not all? Which customers get the limited stock?

In the case that a product’s In Stock? value is not adequate to meet all subscription orders, the limited stock won’t be allocated evenly across customers, instead it will fulfill customers orders with available stock until it runs out. Some customers will receive their full order, others will receive none.

What if I change the subscription while it’s ‘open’?

Any changes you make to the core subscription, while an OC is open, will carry on to the open subscription order. The second email confirmation going to the customer at the close of the order cycle will reflect the changes you make. If you don’t want the changes to apply to the open order, you’ll need to edit the subscription after the close of the order cycle.

What if there’s limited stock, but then a customer cancels their order, will this stock get automatically allocated to other subscribers who wanted that product but couldn’t have it due to insufficient stock?

No, if a customer cancels their subscription order or removes a product from it, that stock will be returned to the products's In Stock? value. It won't automatically be allocated to other customers, but you could now add this stock to another customer's order manually by editing their order.

Un grupo A group is a subset of enterprises on the Open Food Network platform. A group page acts as a sub-directory within the OFN. You can create a group, specify the details of your group and select the enterprises which are part of it. These details will appear on your public group page.

Enterprises within a group usually share some feature or characteristic in common. It could be a set of enterprises associated with a certification body, a regional producer group, producers in a farmers market network or a complex multi-hub network with several distributors and many producers.

In this section you can find out how to create and manage a group page, and how to embed your OFN group page in your website.

Como empresa alimentaria que opera en la plataforma Open Food Network, es posible que también desees utilizar software externo para funcionalidades específicas y adicionales. Por ejemplo, para una mayor flexibilidad en la facturación, una contabilidad más detallada, marketing o incluso el análisis de sus ventas OFN.

Algunos usuarios ya han encontrado formas ingeniosas de utilizar los datos de la plataforma con otros programas informáticos, algunos de cuyos usos interesantes te describiremos. También estamos desarrollando gradualmente posibilidades de integración, ¡así que no dudes en ponerte en contacto con nosotras si tienes una necesidad específica para que podamos estudiarla!

In some cases, shop owners may want to be able to display products in their shop but not actually allow customers to checkout. For example to show their full product range (which may vary seasonally), or to give potential customers an idea of the products which will be on offer in the next order cycle, before it opens.

To setup a display only order cycle:

• Open an Order Cycle as usual, with the products you wish to display and date range for the order cycle to remain open.

• Deactivate all your Payment Methods- this can be done from Enterprises -> Settings -> Payment Methods and then un-checking all options:

Your shop will now be in the ‘display only’ state. Below is an example of how the shop appears to customers. It’s clearly marked as closed, but customers can see the product range. If they do try to add items to cart or checkout, they’ll be stopped.

Activate subscriptions

To activate the subscription functionality for your enterprise, go to Enterprises-> Settings-> shop preferences.

At the bottom of the page change Subscriptions to 'enabled'

Guest orders: For enterprises with subscriptions enabled, we recommend that you require all customers to login before they can shop with you. This will ensure that any customer with a subscription will login and see their existing subscription order, and not accidentally place a duplicate order.

Change orders: For customers with a regular repeating order from your enterprise on subscription, then the following options imply:

• Placed Orders cannot be changed/cancelled: The customer will need to contact you to modify their regular order (alter quantities of each product requested or cancel the order).

• Customers can change/cancel orders white order cycle is open: The customer can modify the quantities of products they request in their subscription and/or cancel the entire order.

Shipping and Payment methods for Subscriptions

When you are creating the customer's subscription, you'll need to select which shipping method they'll use and which payment method they'll be billed with. This will then subsequently apply to all following orders placed on their behalf by the subscriptions

Shipping methods

You can apply any shipping/delivery method to a subscription.

Payment methods

You can only assign two types of payment methods to subscriptions.

1. Manual payment methods: Cash, cheque, bank transfer (ie. any method which does not involve automatic validation online by the OFN platform).

2. Stripe: Stripe is a payment gateway that takes payment with credit cards. Details on how to configure Stripe payments for your enterprise can be found here.

Gather information from your customers

To setup a subscription for a customer you'll need to get some information from them, as detailed below:

Name, phone number and email address: Remember that any customer wishing to have an automated regular order (subscription) with your enterprise MUST have a registered and confirmed user account on the OFN platform. Customers with subscriptions must be on your enterprise Customer List. See below for more details.

Billing and shipping address

Products: Which items do they want to include in their subscription?

Shipping/Delivery method: You need to assign a shipping/delivery/collection method to their subscription order. How would they prefer to receive the goods?

Payment method: Customers can select from your manual payment methods (e.g. cash, bank transfer), or paying with their credit card through your shop's Stripe account. If the customer wishes to pay for their subscription orders by Stripe then they will need to add a default payment card and give authorisation. See here for more details.

Start and End Dates for their subscription orders: Remember, for a subscription order to be created for a given order cycle it must have a start date either before or after the order cycle opening date, and the subscription end date must be after the order cycle close date.

Add your subscribers to your customer list

Before you can setup a subscription order for a customer they need to be added to your Customers list.

After you've added your customers to your customer list email them and ask them to sign up for an account on OFN. If you plan to bill customers using Stripe, you need to also request that they follow the additional steps outlined here for adding a default credit/debit card to their OFN user account and giving your enterprise authorisation to take payments.

Schedules

About Schedules

Subscriptions are setup so that every time an enterprise opens an order cycle, orders can be automatically generated for customers who have a subscription with that shop. The frequency with which a subscription order is placed for a particular customer (ie which of your active order cycles triggers their subscription) is controlled by a facility called 'Schedules'.

Schedules are groups that order cycle can be assigned to. Once a schedule has been created, customer subscriptions are applied to the schedule, so that an order for their subscription will only be generated for new order cycles in that schedule.

Create a schedule

Having completed all the steps outlined above, the +New Schedule button will appear at the top of your Order Cycles menu:

Name: Give the schedule a logical name which describes this group of order cycles. E.g. ‘weekly’, ‘monthly’, ‘Tuesday Deliveries’, ‘wholesale’ or ‘retail’. This name is not visible to customers.