Le menu "commandes" est divisé en deux sous menu sur Open Food Network : la page "commandes" et la page "gestion des commandes par lot". Cette partie du guide traite des deux pages.
Cette page liste toutes les commandes passées sur la plateforme pour votre /vos boutique(s). A partir de cette page, vous pouvez accéder aux détails de chaque commande, les modifier et suivre le statut du paiement et de l'expédition. Pour savoir comment passer manuellement une commande pour le compte d'un acheteur depuis l'interface d'administration, cliquez ici.
Les filtres présents sur la page peuvent vous aider à accéder plus rapidement à la / aux commande(s) recherchée(s). Vous pouvez filtrer par date, statut, distributeur concerné, cycle de vente, ou via l'email ou le nom de l'acheteur.
Distributeur : Il s'agit de l'entreprise (distributeur) via laquelle les commandes recherchées ont été passées.
Date : Il s'agit de la date à laquelle la commande a été passée.
N° commande : Numéro attribué de manière aléatoire au moment de la commande. Si un petit panneau avec un point d'exclamation figure à côté de ce numéro, cela signifie que l'acheteur a ajouté une note au moment de sa commande. Passez votre souris sur le symbole pour afficher la note.
Statut :
Finalisée - le client est allée jusqu'au bout de la commande, qui a bien été passée
Annulée - le gestionnaire du hub a annulé la commande
Panier - le client a commencé à passer commande mais n'est pas allé jusqu'au bout, la commande n'a pas été passée
Statut du paiement :
Solde dû - pour les paiements non automatisés (paiements en liquide, chèque, par virement bancaire) le statut du paiement sera par défaut "Solde dû", jusqu'à ce que le gestionnaire de la boutique valide manuellement le paiement de la commande.
Payé - En cas de paiement en liquide / chèque / virement bancaire, c'est au gestionnaire de confirmer manuellement que le paiement a bien été fait (voir Modifier le statut de paiement ou de livraison d'une commande). Le statut du paiement bascule alors sur "Payé". Pour les paiements automatisés (Paypal, Stripe) le statut sera automatiquement basculé sur "Payé" au passage de la commande, le portail de paiement renvoyant l'information de la validation du paiement à la plateforme.
Crédit acheteur - si l'acheteur a réglé sa commande mais qu'ensuite cette dernière a été modifiée et qu'un/des produits ont été supprimés, il y a donc un trop perçu pour le hub par rapport au nouveau montant de la commande. Le hub doit de l'argent à l'acheteur pour cette commande.
Statut de livraison :
En attente - Lorsque le statut du paiement est "Solde dû", le statut de livraison sera "En attente"
Prêt - Lorsque le paiement est reçu (statut "Payé" ou "Crédit acheteur"), le statut de livraison basculera sur "Prêt"
Envoyé - Après la livraison ou la récupération des produits par le client, c'est au gestionnaire de marquer manuellement la commande comme "Envoyé" (cf Modifier le statut de paiement ou de livraison d'une commande)
Email acheteur : Il s'agit de l'email de l'acheteur. Une liste complète des emails des acheteurs peut être téléchargée via le rapport "Acheteurs / liste de mails".
Total : Le montant total de la commande.
A droite des lignes de commande, vous pouvez opérer deux actions rapides via les boutons suivants :
Confirmer le paiement :
Cliquez sur l’icône "check" pour indiquer que la commande a été payée (montant exact).
Capturer la commande comme étant expédiée :
Cliquez sur l’icône "route" pour capturer que la commande a été expédiée
L'acheteur recevra une notification par email, lui disant que le produit a été expédié (en cas d'expédition) ou reçu (en cas de retrait). Dans ce dernier cas, cela peut être perturbant si l'email est reçu très longtemps après la réception du produit.
Remarque : le statut de paiement et de livraison peut aussi être modifié depuis la page de modification / gestion d'une commande (voir paragraphe suivant).
A droite de la ligne de commande, le bouton suivant vous permet d'accéder à la page de modification / gestion générale de la commande
Vous pouvez aussi y accéder en cliquant sur le numéro de commande depuis le tableau.
Voici l'affichage de la page de gestion d'une commande :
Vous pouvez ajouter un produit en sélectionnant la variante concernée (vous devez taper les trois premières lettre pour que les options de variantes disponibles apparaissent). Pour supprimer un produit, il suffit de cliquer sur le petit icône poubelle à côté de la ligne du produit. Vous pouvez aussi modifier les quantités commandées. N'oubliez pas de bien cliquer sur le bouton "mettre à jour et recalculer les frais" pour sauvegarder vos modifications et mettre à jour le calcul des marges associées à la commande.
Renvoyer la confirmation : Si vous avez modifié le contenu d'une commande, il peut être pertinent de renvoyer une nouvelle confirmation de commande - mise à jour - à l'acheteur.
Envoyer la facture : Cette action entraîne l'envoi automatique par email de la facture correspondant à la commande, au format PDF
Attention : ce document appelé "facture" doit pour la Belgique être modifié pour respecter les obligations légales françaises concernant le numéro de facture. Ici, le numéro de facture est le numéro de commande. La réglementation française impose que les factures émises par une entreprises se suivent selon une numérotation ininterrompue.
Imprimer la facture : Cette action entraîne la génération d'un PDF à imprimer
Imprimer ticket de caisse : Cette action entraîne l'impression du ticket de caisse de la commande via l'imprimante thermique connectée à l'ordinateur (voir page concernée)
Choisir imprimante tickets : Cette action permet de choisir l'imprimante thermique sur laquelle seront imprimés les tickets de caisse (voir page concernée)
Annuler la commande : Cette action permet d'annuler la commande
Les informations acheteur (email, adresses de facturation et livraison) sont accessibles depuis le menu de droite.
Modifier le montant d'une commande
Cliquez sur "ajustements" (cf capture ci-dessus). Sur cette page vous pouvez ajouter ou supprimer des montants selon votre guise en cliquant sur "nouvel ajustement". Cela vous permet par exemple d'accorder une remise sur une commande car les produits étaient abîmés, ou de prendre en compte un avoir accordé sur une commande précédente.
Un ajustement peut aussi servir à capturer un remboursement effectué à un acheteur sur une commande. Selon la méthode de paiement choisie, la gestion des remboursements ne sera pas la même. Consultez la page dédiée à ce sujet.
Un paiement partiel par exemple peut être capturer via le menu "paiement" en sélectionnant "nouveau paiement", ce qui ne peut pas être fait par l'action rapide de capture du paiement via l'icône "check".
Il est possible de sélectionner les commandes visibles sur la page (vous pouvez utiliser l'outil de sélection pour afficher jusqu'à 100 commandes) afin de générer un PDF agrégeant les factures des commandes sélectionnées via le bouton "imprimer les factures".
Une fois le bouton cliqué, une fenêtre de chargement s'ouvrira. Lorsque le chargement est terminé un bouton sera affiché afin d'ouvrir dans une nouvelle page le fichier PDF agrégeant toutes les factures correspondantes aux commandes sélectionnées :
Par défaut, les commandes seront classées par date de commande. Vous pouvez également les classer par une autre variante (statut livraison, statut du paiement, etc.) en sélectionnant la variante souhaitée.
La liste des commandes présente les commandes alors que cette page liste les produits commandés. Cela permet de modifier en masse plusieurs commandes qui contiennent le même produit (changement de quantité, produit en rupture, etc). La page se présente la manière suivante :
Date de début et de fin : Vous pouvez filtrer l'affichage des produits en fonction des dates de commandes.
Producteur : Vous pouvez filtrer sur un producteur en particulier.
Boutique : Vous pouvez filtrer sur une boutique en particulier (comme sur la capture ci-dessus).
Cycle de vente : Vous pouvez filtrer sur un cycle de vente en particulier.
Quick Search : Sans aller jusqu'à l'utilisation des filtres, vous pouvez aussi tout simplement taper un mot-clé dans ce champ (cela peut être le nom d'un acheteur ou d'un produit).
Actions : En cochant les cases à gauche des lignes, vous pouvez appliquer des modifications en masse en passant par le bouton action (ex : vous souhaitez supprimer toutes les commandes liées à un produit).
Colonnes : Vous pouvez gérer vous-même l'affichage des colonnes qui vous sont utiles (voir ci-dessous).
Notez que vous pouvez également trier chaque colonne en cliquant sur son titre. Un clic pour un ordre de A à Z, un second pour l'ordre inverse.
La colonne prix indique le prix TTC hors marges et commissions. Les marges et commission sont recalculées à chaque modification de la commande.
Vous avez donc besoin d'identifier les clients ayant commandé du fromage de chèvre et modifier leurs commandes.
Les étapes seront les suivantes :
Filtrez en fonction de la date ou du cycle de vente en cours
Tapez "chèvre" en mot-clé : toutes les commandes avec du fromage de chèvre apparaissent.
Cliquez sur "fromage de chèvre" dans la colonne "produit : unité"
Un message apparaît en haut de page avec la quantité totale commandée :
Vous pouvez alors ajuster la quantité, dans la colonne quantité, ou supprimer des produits. Le total affiché au-dessus se modifiera automatiquement en conséquence. Il peut s'avérer pertinent d'envoyer une alerte email aux clients : la plateforme ne génère pas automatiquement une alerte lors de la modification d'une commande.
Cette case à cocher permet d'appliquer les modifications à toutes les variantes des produits. En la laissant décochée vous pouvez modifier variante par variante. Dans l'exemple ci-dessous, on voit que les variantes "1kg" et "3kg" du produit carotte sont bien affichées.
C'est particulièrement vrai lorsque vous vendez de la viande ou certains légumes (comme des potimarrons) ou fromages non calibrés : vous ne savez pas à l'avance le poids final du produit qui sera remis à l'acheteur.
Nous allons prendre l'exemple d'une caisse de viande de 10 kg :
Filtrez par date ou cycle de vente
Recherchez le produit désiré
Rendez les colonnes "Poids/Volume" et "Prix" visibles
Modifiez les valeurs de poids (le prix changera automatiquement) dans la colonne correspondante
Cliquez sur "mettre à jour" dans la barre de bas de page
Vos acheteurs peuvent voir l'historique de leurs commandes ainsi que les soldes créditeurs/débiteurs, depuis leur compte.
Votre acheteur verra l'historique de ses commandes dans toutes les boutiques de la manière suivante :
Comme vous pouvez le voir, l'acheteur verra à tout moment son solde courant dans votre boutique. Si vous ne capturez pas les paiements à l'issue d'un cycle de vente, les sommes dues vont s'accumuler, alors que l'acheteur aura en fait bien réglé ses commandes. Cela peut prêter à confusion pour l'acheteur, nous vous invitons donc à capturer les paiements de manière rigoureuse.
Parfois, vous souhaitez passer vous même une commande manuellement dans le système, pour le compte d'un acheteur ou pour que vos rapports incluent une commande issue d'une autre plateforme par exemple. Rendez-vous sur Commandes et cliquez sur le bouton Nouvelle Commande :
Suivez ensuite pas à pas le processus :
Sélectionnez le distributeur sur lequel doit être enregistré la commande puis le cycle de vente. En fonction du cycle de vente choisi, les produits pouvant être ajoutés à la commande ainsi que les marges ne seront pas forcément les mêmes, selon le paramétrage du cycle de vente.
Vous serez redirigé sur la page suivante où vous pourrez ajouter les produits (vous devez commencez à taper les premières lettres pour que des suggestions apparaissent) :
Indiquez les quantités. Une fois tous les produits ajoutés, cliquez sur mettre à jour et recalculer les frais.
L'étape suivante est d'ajouter les informations liées à l'acheteur dans le menu vertical "détails client". Si l'acheteur fait déjà parti de vos clients, vous pouvez le sélectionner via la liste déroulante, ou alors remplir les champs et indiquer une commande invité :
Cliquez sur Ajustements ou directement sur Paiements (à droite de l'écran) avant de continuer et sélectionner une méthode de livraison :
Ensuite vous pouvez réaliser des ajustements comme l'ajout d'une commission. Continuez.
La dernière étape est le choix de la méthode de paiement :
Cliquez sur mettre à jour et envoyez un email de confirmation à l'acheteur.
Au cours de vos ventes, vous allez sans doute être amené à procéder à des ajustements de commande
Les scénarios les plus courants sont les suivants :
1. Un produit au poids variable a été commandé, et au moment de la livraison, vous allez renseigner le poids exact pour ajuster le prix réel à régler 2. Un produit n'a pas été livré par le producteur 3. L'acheteur a souhaité sur place ajouter des produits dans la commande d'origine 4. il y a un soucis sur la commande et vous voulez accorder une ristourne sur cette commande
Deux cas de figure principaux se présentent : A. La commande n'a pas été payée d'avance et sera réglée sur place au moment du retrait. Dans ce cas, les ajustements sont passés avant le règlement, et ce qui sera réglé sera donc le montant final exact.
B. La commande a été payée au moment de la commande, par Stripe ou Paypal par exemple, ou virement bancaire. Dans ce cas, 3 situations possibles : - le solde est créditeur, vous devez de l'argent à l'acheteur et souhaitez le rembourser - le solde est créditeur, vous devez de l'argent à l'acheteur et souhaitez qu'il puisse utiliser ce solde pour payer en partie sa prochaine facture - le solde est débiteur, il vous doit de l'argent
Si le paiement a été effectué via votre compte marchand Stripe, le remboursement peut être géré directement via Open Food Network.
La commande que vous souhaitez ajuster est notée comme "payée" :
Vous allez vouloir soit saisir l'ajustement en édition de cette commande, soit modifier le poids du produit réel dans "gestion des commandes par lot, par exemple". Ici nous prenons le cas d'une modification de poids livré réellement à un acheteur :
Vous constatez ensuite la commande modifiée avec le crédit sur la commande, et vous pouvez alors cliquer sur le symbole "Créditer" ici encadré sur l'image pour lancer le remboursement par Stripe sur le compte du client du crédit dû :
Vous constatez bien sur votre compte Stripe le remboursement partiel :
Le remboursement va mettre 5 à 10 jours pour apparaître sur le compte de votre acheteur.
Les frais prélevés par Stripe (1,4% + 0,25 cts par transaction - voir les montants à jour sur le site de Stripe ici) ne sont pas remboursés bien entendu, et reste prélevés sur la base du montant payé à l'origine. Il peut être parfois plus avantageux de capturer un ajustement sur la commande suivante de l'acheteur, ou lui proposer d'utiliser ses crédits pour payer une future commande (fonctionnalité qui sera développée dans les mois à venir).
Si une commande a été annulée et que vous voulez intégralement rembourser la commande, vous également pouvez le faire directement depuis l'interface Open Food Network :
Les remboursements partiels ou totaux de commandes réglés par Paypal ne fonctionne pas bien pour le moment sur Open Food Network. Pour l'instant aucun organisateur de circuit court n'utilise cette méthode de paiement, Stripe étant bien plus économique. Si vous souhaitez néanmoins utiliser Paypal, contactez-nous pour que nous puissions prioriser la gestion des remboursements par Paypal dans notre feuille de route.
Si le paiement a été réalisé via un mode de paiement non automatique (hors Stripe et Paypal donc), mais déjà capturé comme payé, comme par exemple, via virement bancaire, vous pouvez saisir un ajustement sur la commande, et capturer un paiement négatif.
Il vous est aussi possible de ne pas rembourser une commande, mais simplement de déduire le montant dû de la prochaine commande via un ajustement manuel sur cette prochaine commande.
Nous avons le projet de permettre à un acheteur qui a des crédits disponible de les utiliser en priorité pour régler sa prochaine commande. Cette fonctionnalité n'a pas encore été développée mais a été priorisée dans notre feuille de route. Si cette fonctionnalité répond aussi à votre besoin, n'hésitez pas à nous contacter pour que nous prenions en compte votre situation dans le design de la fonctionnalité.
Si vous avez ajouté à une commande déjà réglée (quel que soit le moyen de paiement) un nouvel article par exemple, vous avez la possibilité de capturer un paiement complémentaire. Ce paiement doit être capturé manuellement, et ne peut pas être prélevé via Stripe ou Paypal.
Tant que les prélèvements complémentaires sur des paiement en ligne via Stripe ou Paypal ne peuvent pas être gérés de manière satisfaisante, il peut être judicieux d'être vigilant à la façon de saisir les produits, pour éviter les ajustements positifs, et inviter à passer une commande complémentaire si un produit a été oublié, cette nouvelle commande pouvant donc être réglée via Stripe ou Paypal.
Cette fonctionnalité n'est pas compatible avec la législation française sur les tickets de caisse. Si vous souhaitez utiliser un logiciel de caisse connecté à votre boutique, Coopcircuits a développé une intégration avec le logiciel open source Pastèque. Contactez support@coopcircuits.fr pour plus d'information. Suivez ce guide uniquement si vous n'êtes pas assujetti à la règlementation en vigueur en France ou si vous souhaitez imprimer de petits récapitulatifs de commandes, sans en faire l'usage sous forme de ticket de caisse.
Pour imprimer un ticket de caisse, vous avez besoin d'une imprimante spécifique dite "imprimante thermique", capable de parler le langage de contrôle ESC/P (la plupart des imprimantes thermiques parlent ce langage).
Par exemple : - Epson one (utilisée communément par les commerçants)). Disponible en ligne pour environ 150€ - Une imprimante thermique premier prix coute entre 15€ et 50€ sur internet.
Comment paramétrer ma machine pour pouvoir imprimer un ticket de caisse depuis le site Open Food Network ?
Vous devez d'abord installer l'imprimante thermique en suivant les instructions correspondantes à votre système d'exploitation données par le fournisseur (pour les imprimantes USB, vous n'aurez peut-être pas à préciser l'URI, mais assurez-vous d'avoir les drivers nécessaires).
Ensuite, vous devez installer QZ Tray qui est un plug-in pour imprimante qui lancera automatiquement l'impression du ticket sans que vous n'ayez à sélectionner l'imprimante et cliquer sur "imprimer" à chaque fois que vous lancer une impression. Vous pouvez télécharger QZ Tray .
Lancer QZ Tray s'il ne se lance pas automatiquement, puis ouvrez la page "print_ticket.html” dans votre navigateur. Les certificats ne fonctionneront pas mais vous pourrez imprimer une page test.
Rendez-vous dans le menu "Commandes" et cliquez sur le bouton vous permettant de modifier une commande. Ensuite sous le bouton "actions" vous trouverez l'action "imprimer le ticket de caisse". Cliquez dessus.
Une nouvelle fenêtre va s'ouvrir et vous pourrez sélectionner votre imprimante.
L'imprimante sélectionnée sera sauvegardée dans votre navigateur. Si vous souhaitez modifier ce choix, au sein du même bouton actions vous trouverez toujours pas la suite le menu "Choisir l'imprimante tickets", afin de modifier votre choix d'imprimante.
Une fois votre boutique en ligne, vos acheteurs passent commande. Cette rubrique vous expliquer comment :
ou encore comment imprimer un ticket de caisse pour une commande donnée.
