Commencer à utiliser Open Food Network, c'est facile!

Choisissez le guide en fonction de la catégorie qui vous correspond:

• Boutique multi-producteurs (hub)

• Boutique

• Profil

Incertain·e de la catégorie à laquelle vous appartenez? Renseignez-vous sur cette page.

Pour en savoir plus sur le cas particulier du marché fermier virtuel, cliquez ici.

**** Ce guide a pour objet de vous accompagner dans l'utilisation des plateformes reposant sur le logiciel Open Food Network et opérant en Français.

3 plateformes utilisent à ce jour le logiciel en Français :

- Open Food Network (Belgique) : https://www.openfoodnetwork.be - CoopCircuits (France) : https://www.coopcircuits.fr/ - Open Food Network (Canada) : https://openfoodnetwork.ca/ - Open Food Suisse : https://www.openfoodsuisse.ch/

Dans les grandes lignes

L'Open Food Network permet aux populations locales de mettre en place des moyens plus efficaces et plus équitables pour s'approvisionner en nourriture localement et directement auprès des paysans, agriculteurs et producteurs. De vastes réseaux de petits producteurs, distributeurs, détaillants, plateformes alimentaires, coopératives alimentaires et groupement d'achat peuvent se réunir avec l'aide de l'Open Food Network pour trouver la meilleure façon de raccourcir la chaîne d'approvisionnement alimentaire. Ce faisant, ils contribuent à la création de communautés fortes.

L'Open Food Network est un projet mondial qui soutient l'organisation opérationnelle des agriculteurs, des groupes de consommateurs, des coopératives, etc. dans la distribution des aliments locaux. Le logiciel que nous construisons est open source, et nous collaborons avec des personnes extraordinaires du monde entier pour continuer à l'améliorer ! Nous fournissons également un soutien pour les aspects organisationnels de la mise en place et du fonctionnement d'un réseaus alimentaire. Veuillez contacter votre instance OFN locale pour en savoir plus sur nous !

Comment utiliser ce guide?

> Guides de configuration rapide adaptés à votre entreprise

Tout depuis le début, avec les informations nécessaires pour ouvrir votre boutique en quelques étapes!

> Toutes nos fonctionnalités

Vous trouverez ici une description détaillée de toutes les fonctionnalités que nous proposons, Pour que votre boutique Open Food Network soit parfaitement adaptée à votre communauté.

> Directives sur les logiciels complémentaires que vous pourriez vouloir utiliser en combinaison avec Open Food Network

Open Food Network fait beaucoup de choses, mais aucun outil ne peut répondre à tous les besoins. Nous avons listé quelques besoins pour lesquels vous pourriez avoir besoin de logiciels complémentaires, et comment vous pouvez les configurer pour qu'ils complémentent votre plateforme locale Open Food Network.

> FAQ

Encore des questions? Faites un tour sur la page FAQ pour voir si quelqu'un d'autre a posé la même question que vous!

> Recherche

Si vous cherchez quelque chose en particulier, la barre de recherche en haut à droite vous sera utile.

D'autres questions ? des améliorations ?

Des difficultés avec ce guide d'utilisation ? Des informations manquantes ? Ou peut-être voulez-vous partager certaines fonctionnalités que vous aimeriez voir à l'avenir ?

Ecrivez-nous aux adresses suivantes :

Pour commencer à utiliser OFN, suivez ces étapes

1. Enregistrez votre organisation Si vous souhaitez vendre des produits que vous fabriquez ainsi que ceux d'autres personnes, choisissez les formules "Producteur" et "Hub". Si vous souhaitez uniquement vendre des produits fabriqués par d'autres personnes, choisissez les formules "Non-producteur" et "Hub". Complétez les paramètres de votre entreprise avec les détails de votre activité.

2. Répertoriez vos produits. Si vous êtes un "Hub de producteurs", créez (ou importez) des listes de produits pour les produits que vous fabriquez vous-même. Pour les hubs "producteurs" et "non producteurs", contactez les entreprises OFN locales qui souhaitent que leurs produits soient affichés sur votre boutique. Demandez-leur de créer des permissions inter-enteprises pour connecter leur établissement au vôtre via OFN. Si ces entreprises producteur n'existent pas, créez le "profil producteur".

3. Mettez en place à minima un choix de méthode de paiement à la disposition de vos clients (paiement en chèque, paiement en ligne par carte de crédit, etc.)

4. Mettez en place à minima un choix de méthode de livraison / de retrait disponible pour vos clients (service "click and collect" avec une heure et un lieu d'enlèvement, livraison à domicile, etc...)

5. Créez un cycle de vente : votre boutique s'ouvrira à la date que vous avez définie ! Un cycle de commande est une période pendant laquelle les acheteurs peuvent passer des commandes pour un enlèvement ou une livraison à un moment donné. Certaines entreprises ont un cycle de commande hebdomadaire. D'autres ont un cycle de commande ouvert en permanence.

Félicitations! Vous avez maintenant votre propre Hub sur OFN!

Quand vous commencerez à recevoir des commandes, vous pourrez les gérer dans la section correspondante.

Toutes les données nécessaires pour préparer et expédier les commandes sont répertoriées dans la section Rapports.

Fonctionnalités avancées

• Votre profile d'entreprise:

  • En tant qu'entreprise Producteurs, vous pouvez donner la permission à d'autres entreprise de vendre vos produits sur leur boutique en plus de votre propre boutique.

• Vous pouvez ajouter des gestionnaires de hub afin qu'une seule personne n'ait pas à s'occuper de toute l'administration !

• Vos produits (pour les Hubs de producteurs uniquement) :

  • Précisez les propriétés et label auxquels peuvent être associés vos produits (biologique, sans plastique, etc.).

  • Si vous avez un produit qui peut être vendu en différentes unités (par exemple, des pommes de terre vendues en quantités de 500 g, 1 kg et 2 kg), vous pouvez simplifier vos listes en ajoutant des variantes.

  • Si vous vendez des produits aux poids irréguliers comme de la viande ou des légumes (par exemple, un poulet entier, un gros potiron) vous pouvez apprendre à gérer ces variations ici.

  • Vous pouvez importer en masse tous vos produits, en une seule fois, en les renseignant dans une feuille de calcul .csv.

• Votre boutique:

  • Vous pouvez restreindre l'accès à votre boutique si vous souhaitez qu'elle ne soit accessible qu'aux "membres" de votre organisation par exemple, ou qu'aux clients invités.

  • Vous pouvez proposer des prix différents, ou afficher des produits différents, à des groupes spécifiques de clients en utilisant en utilisant des "tags" et ainsi bénéficier d'affichages et de tarifications personnalisés.

  • Si vous souhaitez être visible sur OFN mais ne pas vendre de marchandises sur la plateforme, vous pouvez créer une vitrine de présentation uniquement.

Pour commencer à utiliser OFN, suivez ces étapes:

1. Choisissez les formules et complétez vos paramètres d'entreprise avec les détails de votre boutique.

3. Entrez en contact avec les boutiques par le biais desquelles vous souhaitez distribuer vos produits - vous pourrez trouver leur contact depuis l'onglet "contact" de leur boutique. Puis donnez-leur la de vendre vos produits.

Félicitations, c'est fait!

Dans l'onglet "Cycles de vente" de votre espace administration, vous verrez apparaître les cycles de vente dans lesquels vous distribuez vos produits.

Les boutiques qui gèrent vos ventes peuvent choisir de vous envoyer automatiquement le récapitulatif des commandes par email.

Fonctionnalités avancées

• Vos produits :

  • Précisez les auxquels peuvent être associés vos produits (biologique, sans plastique, etc.).

  • Si vous avez un produit qui peut être vendu en différentes unités (par exemple, des pommes de terre vendues en quantités de 500 g, 1 kg et 2 kg), vous pouvez simplifier vos listes en ajoutant des .

  • Si vous vendez des produits aux poids irréguliers comme de la viande ou des légumes (par exemple, un poulet entier, un gros potiron) vous pouvez apprendre à .

  • Vous pouvez importer en masse tous vos produits, en une seule fois, en les renseignant dans une .

Pour commencer à utiliser OFN, suivez ces étapes:

1. Choisissez les formules et complétez vos paramètres d'entreprise avec les détails de votre boutique.

2. vos produits

3. Mettez en place, à minima, un choix de à la disposition de vos clients (paiement par chèque à la réception des produits, paiement en ligne par carte de crédit, etc.)

4. Mettez en place, à minima, un choix de disponibles pour vos clients (service "click and collect" avec une heure et un lieu d'enlèvement, livraison à domicile, etc...)

5. Créez un : votre boutique s'ouvrira à la date que vous avez définie ! Un cycle de commande est une période pendant laquelle les acheteurs peuvent passer des commandes pour un enlèvement ou une livraison à un moment donné. Certaines entreprises ont un cycle de commande hebdomadaire. D'autres ont un cycle de commande ouvert en permanence.

Félicitations ! Vous avez maintenant votre propre boutique sur OFN !

Fonctionnalités avancées

• Votre profil d'entreprise :
• Vos produits :
• Votre boutique:

Création de votre compte utilisateur

• Depuis la page d'accueil, cliquez en haut à droite sur "Se connecter" puis sur "Inscription".

• Renseignez votre adresse email et choisissez un mot de passe

• Vous recevrez dans les minutes qui suivent un email avec un lien vous permettant de confirmer votre adresse email. Cliquez sur ce lien qui vous dirigera vers la page de connexion.

• Connectez-vous.

Création de votre première "entreprise"

• Une fois connecté(e), cliquez sur la bannière grise indiquant "vous souhaitez proposer vos produits sur la plateforme ? Démarrez ici"

• Cochez la case disant que vous adhérez aux valeurs du projet et aux Conditions d'Utilisation, puis cliquez sur Démarrons!.

• Renseignez le nom de votre entreprise et vos coordonnées. Cela permettra notamment d'afficher votre entreprise sur la carte, améliorant votre visibilité.

• Précisez si votre entreprise est "productrice" ou pas. Si vous distribuez les produits de producteurs mais que votre entreprise ou collectif ne produit pas lui même, vous n'êtes pas producteur.

• Cliquez sur "créer votre profil". Vous allez ensuite recevoir un email vous confirmant la création de votre profil. Vous pouvez vous arrêter là et compléter les informations manquantes un autre jour ou continuer selon les écrans proposés pour avancer dans le remplissage de votre profil entreprise.

• Complétez la description de votre entreprise, ajoutez des images, des liens web...

• Une fois terminé, vous êtes renvoyé(e) vers la page d'accueil.

Votre première "entreprise" est désormais créée et vous avez commencé à renseigner votre profil.

Vous pouvez parcourir ces fonctionnalités quand vous le souhaitez, mais nous recommandons nos guides de démarrage rapide à celles et ceux qui débutent.

Dans la partie suivante, les caractéristiques d'OFN sont expliquées d'une "double manière chronologique", l'ordre des sections étant organisé en fonction d'un ordre logique de mise en place :

• inscription

• tableau de bord

• configuration du profil d'entreprise

• produits

• boutiques

• commandes

• abonnements

• rapports

• groupes

Le contenu de chacune d'elles est abordé de l'utilisation de base à l'utilisation la plus avancée.

Une fois que vous avez créé votre compte Entreprise, vous devez vous connecter à votre tableau de bord d'administration pour continuer à configurer votre Entreprise.

Le tableau de bord sert à accéder rapidement aux fonctionnalités cœur du pilotage de votre activité sur la plateforme. Vous pouvez accéder en un clic aux paramètres de votre / vos entreprises, à la liste de vos produits ou à vos cycles de vente.

Pour y accéder, connectez-vous et accédez à l'interface d'administration via Profil > Administration.

Retrouvez ci-dessous les captures du tableau de bord pour chaque profil d'utilisation.

Si votre compte utilisateur gère plusieurs entreprises, vous verrez aussi la liste de vos entreprises pour y accéder rapidement :

Votre utilisation d'Open Food Network (OFN) dépend de votre besoin : communiquer sur votre activité, vendre vos produits (vous-mêmes ou à travers d'autres boutiques) et/ou vendre les produits d'autres producteurs.

Sur OFN, vous avez le choix entre trois catégories : Profil, Boutique et Boutique multi-producteurs (hub).

Boutique multi-producteurs (hub)

Vous entrez dans cette catégorie si vous souhaitez vendre les produits d'autres producteurs.

Deux cas sont possibles :

• vous êtes vous-mêmes un producteur. Vous pourrez alors vendre vos propres produits aux côtés de ceux des autres producteurs. Exemples : un maraîcher qui propose aussi les produits de son voisin boulanger ; un groupement de producteurs dont les gestionnaires sont des producteurs...

• vous n'êtes pas producteur. Vous agissez alors en tant que coordinateur de la boutique / distributeur, en vendant une sélection de produits alimentaires fabriqués par des producteurs locaux. Exemples : un tiers-lieux qui organise un petit marché alimentaire hebdomadaire ; une épicerie solidaire...

OFN peut aider votre Hub à se développer et à prospérer en :

1. Augmentant votre visibilité en ligne

2. Offrant à vos clients une expérience virtuelle de "marché fermier"

3. Facilitant vos tâches administratives en centralisant la gestion des stocks, des commandes, l'export de rapports détaillés

4. Donnant la possibilité de prendre des commandes périodiques pour s'adapter à l'approvisionnement saisonnier, aux rotations de production, etc.

5. Aidant à organiser des commandes régulières telles que les abonnements aux paniers de légumes

6. Aidant à construire des relations de travail solides avec les producteurs locaux et les entreprises alimentaires qui vous fournissent des marchandises

La catégorie Hub est la plus flexible des trois types d'organisations sur OFN, et c'est cette catégorie que vous choisirez si vous souhaitez débloquer certaines des fonctionnalités les plus complexes.

Vous pouvez créer votre hub sur OFN en suivant 5 étapes simples, que vous trouverez dans notre guide de démarrage rapide.

Boutique

Vous choisirez cette catégorie si vous êtes vous-même producteur et souhaitez vendre uniquement les produits que vous fabriquez.

Vous pourrez

• vendre directement aux clients par l'intermédiaire de votre boutique en ligne, en définissant un ou plusieurs points de distribution et en gérant vos cycles de vente ;

• fournir vos produits à des boutiques multi-producteurs existantes (hubs). Ces hubs sont des points de distribution gérés par d'autres producteurs ou par des associations/collectifs/distributeurs. Vous pouvez leur donner accès à votre catalogue produit, et ils gèreront pour vous les ventes directes aux clients.

OFN peut aider votre boutique à se développer et à prospérer en :

1. Augmentant votre visibilité en ligne

2. acilitant vos tâches administratives en centralisant la gestion des stocks, des commandes, l'export de rapports détaillés

3. Donnant la possibilité de prendre des commandes périodiques, correspondant à une récolte saisonnière de pommes de terre ou d'un cycle hebdomadaire correspondant à votre production de pâtisseries... c'est vous qui décidez !

4. Aidant à établir des relations de travail solides avec les distributeurs alimentaires locaux.

Vous pouvez créer votre boutique sur OFN en suivant 5 étapes simples, que vous trouverez dans notre guide de démarrage rapide.

Profil

Vous choisirez la catégorie profil si vous êtes vous-même producteur et souhaitez :

• accroître votre visibilité en ligne ;

et/ou

• fournir vos produits à des boutiques multi-producteurs (hubs). Ces hubs sont des points de distribution gérés par d'autres producteurs ou par des associations/collectifs/distributeurs. Vous pouvez leur donner l'accès à votre catalogue produit, et ils se chargeront des ventes directes aux clients pour vous.

Vous pouvez créer votre profil sur OFN en suivant 5 étapes simples, que vous trouverez dans notre guide de démarrage rapide.

Lors de votre première connexion à l'interface d'administration, vous devrez choisir le type d'entreprise correspondant à votre situation. Sans cette étape, la création de votre entreprise ne sera pas finalisée et votre entreprise restera invisible sur la carte. Pour accéder à l'interface d'administration, assurez-vous d'être connecté(e) à la plateforme puis cliquez sur l'icone "Compte" en haut à droite, puis "Administration" :

Une fois sur l'interface administration, vous êtes invité(e) à choisir un type d'entreprise correspondant à l'entreprise créée. En fonction de ce choix, les menus vous permettant d'affiner votre profil et d'accéder aux fonctionnalités dont vous avez besoin seront rendus accessibles sur la

Pour les producteurs

Trois types d'entreprises sont proposés pour les producteurs :

• Profil simple

• Boutique producteur : vous souhaitez vendre uniquement vos produits
• Boutique multi-producteurs : vous souhaitez vendre vos produits ainsi que ceux d'autres producteurs / fournisseurs

Pour les non-producteurs

• Profil simple

• Boutique hub : vous souhaitez créer une boutique en ligne

Modifier le type d'entreprise

Dans l'onglet "Entreprises", cliquez sur la flèche en-dessous des colonnes "producteur" et "type de profil", comme indiqué sur la capture ci-dessous :

Prochaine étape

Lorsque les clients se rendent sur Open Food Network, ils peuvent rechercher des producteurs par nom ou par lieu. Ils peuvent également filtrer les profils des producteurs en fonction des types de produits qu'ils proposent (voir ci-dessous).

Les producteurs disposant d'un magasin en ligne sur OFN ont des produits rensignés dans le système, qui sont détectés par l'outil de filtrage de recherche. Cependant, les producteurs qui n'ont pas de magasin OFN (profil ) ne pourront pas être recherchés de cette manière, à moins qu'ils n'ajoutent quelques produits factices dans le système. En ajoutant un produit factice pour chaque catégorie de produits dans laquelle vous souhaitez être consultable, vous apparaîtrez lorsque les clients rechercheront vos produits.

Voici comment procéder :

Cliquez sur Produits dans le menu bleu horizontal, puis cliquez sur + Nouveau produit pour ajouter vos produits factices.

Comme vous n'avez pas de boutique OFN, ce produit ne sera visible nulle part. Par conséquent, vous pouvez l'appeler comme vous le souhaitez et définir le prix et les unités comme bon vous semble. L'important est de sélectionner la catégorie de produit correcte dans laquelle vous souhaitez être trouvé. Vous trouverez ci-dessous un exemple de produit de viande fictif. Le profil de ce producteur apparaîtra désormais si un client recherche des producteurs de viande.

Le résumé du profil producteur indiquera également la ou les catégories de produit qui lui sont associé.e.s (ci-dessous).

Les marchés fermiers peuvent s'installer en tant que de gérées individuellement (option 1) ou être géré de manière centralisée en tant que (option 2).

Option 1 : groupe de boutiques individuelles

• Contactez votre équipe d'assistance OFN locale et demandez-lui de mettre en place un groupe pour votre marché de producteurs.

Option 2 : Hub

Ces permissions doivent être octroyées pour qu'une entreprise deviennent fournisseur d'une autre ou inversement qu'une entreprise puisse distribuer les produits d'une autre. Un "droit" est accordé par une entreprise à une autre concernant l'accès / la modification des produits et du profil.

Ensuite deux paragraphes vont plus loin en présentant les permissions depuis deux points de vue différents :

Les différentes permissions

Il existe 4 différentes permissions. Elles peuvent se combiner de différentes manières afin de donner aux entreprises plus ou moins de droits suivant leurs profils.

• Permission de vendre les produits (= ajouter au cycle de vente) : le fournisseur autorise le hub à ajouter ses produits à ses cycles de vente, donc à la vendre.

• Permission de modifier les produits : le fournisseur autorise une entreprise (hub ou producteur) à créer, supprimer et modifier ses produits directement dans son catalogue fournisseur. Cela peut potentiellement impacter toutes les entreprises ayant accès au catalogue fournisseur car toute modification du catalogue du fournisseur se répercutera sur les distributions qui en sont faites.

• Permission de modifier le profil : une entreprise permet à une autre de modifier les détails de son profil (coordonnées, adresse, description, ...)

Donner et gérer les permissions

Pour modifier, ajouter ou supprimer des permissions, rendez-vous sur l'interface d'administration puis dans le menu Entreprises, puis sous-menu Permissions (voir capture ci-dessous). Si vous avez besoin qu'une autre entreprise vous donne des permissions, vous devez les contacter par email ou téléphone. Vous po pourrez trouver leur coordonnées depuis l'onglet contact de leur profil OFN.

Pour accorder une permission, dans la première colonne, sélectionnez votre entreprise et dans la seconde l'entreprise à qui vous donnez des droits. Cliquez ensuite sur le type de permissions que vous souhaitez accorder. Vous pouvez sélectionner plusieurs permissions ou les sélectionner toutes en cliquant sur "TOUT". Puis cliquez sur "Créer". Notez que vous pouvez supprimer ou modifier ces permissions à tout moment.

Les permissions gérées automatiquement

Lorsqu'un utilisateur est gestionnaire principal de plusieurs entreprises sur la plateforme, les 4v permissions sont créées automatiquement entre chaque entreprise. Ce n'est pas le cas entre des entreprises administrées par des utilisateurs différents.

Pour les Hubs

Ces situations courantes illustrent quelles autorisations d'entreprise vous devrez configurer pour votre hub.

J'ai créé des profils de producteur pour chacun de mes fournisseurs. Quelles permissions dois-je configurer avant de pouvoir stocker leurs produits sur la vitrine de mon Hub ?

Le système est configuré de manière à ce que les hubs qui créent des profils de producteurs aient les autorisations correctes installées par défaut, afin qu'ils puissent commencer à ajouter des produits et à échanger avec ces profils de producteurs immédiatement.

Mon fournisseur a déjà une entreprise enregistrée auprès de l'OFN. Je voudrais ajouter leurs produits à la vitrine de mon hub.

Vous devez contacter votre fournisseur en personne. Ses coordonnées (numéro de téléphone, adresse et adresse électronique) se trouvent dans l'onglet Contact de son profil OFN.

Si le fournisseur souhaite que vous, en tant que gestionnaire de Hub, l'aidiez à organiser son entreprise OFN, il peut vous accorder les quatre permissions. Dans ce cas, vous serez en mesure de modifier son profil et de gérer ses produits.

Mon Hub distribue par le biais de groupes d'achat. De quelles autorisations le groupe d'achat aura-t-il besoin avec mon hub et mes producteurs ?

Pour les Producteurs

Ces exemples explorent quelques scénarios courants.

Je suis un producteur et j'aimerais qu'un hub OFN local stock et vende mes produits.

Essentiel : Pour que le hub puisse ajouter vos produits à sa vitrine, vous devez lui accorder la "permission à vendre les produits (ajouter au cycle de vente)".

Facultatif : vous pouvez également donner au hub l'autorisation de gérer vos produits, de modifier votre profil ou d'ajouter les produits au catalogue boutique si celui-ci est utilisé.

Un hub que je fournis distribue par le biais de groupes d'achat.

Pour que vos produits puissent être distribués par les groupes d'achat, vous devez ajouter au minimum l'autorisation " à vendre les produits (ajouter au cycle de vente)" pour l'entreprise du groupe d'achat ainsi que pour le hub que vous fournissez directement.

Je suis une boutique de producteurs qui approvisionne un Hub local tout en gérant ma propre vitrine. Le hub aimerait gérer les niveaux de stock et les prix de mes produits. J'aimerais également gérer les niveaux de stock et les prix de mes produits.

Cela permet au hub de stocker vos produits dans sa boutique, mais de fixer ses propres prix et niveaux de stock. Lorsque vous stockerez vos produits dans votre propre boutique, ils continueront à refléter les prix et les niveaux de stock que vous avez définis.

Vous pouvez ajouter des produits à votre catalogue un par un (voir ci-dessous) ou par , si vous disposez de tous les détails pertinents dans un fichier tableur.

Comment Ajouter des Produits

Cette fonctionnalité permet d'ajouter des produits un par un à votre catalogue. Pour un ajout de produit en masse par import de fichier, consultez la page "Import produits en lot" Une fois connecté sur l'interface d'administration, cliquez sur le menu Produits, puis sur le bouton Nouveau Produit.

Vous serez redirigé vers la page suivante :

Fournisseurs : Sélectionnez le fournisseur à l'origine du produit.

Si vous êtes producteur, il faut vous sélectionner vous-même. Si vous êtes un hub, n'oubliez pas que vous pouvez uniquement ajouter des produits pour les producteurs pour lesquels vous avez créé un profil ou qui vont ont donné les droits de modification de leurs produits.

Nom du produit : C'est le nom du produit qui sera affiché dans la boutique.

Unités de mesure : Indiquez via quelle unité le produit sera vendu (L, kg, pièces...).

Si vous choisissez g et saisissez ensuite 1000, le produit sera affiché comme 1kg pour l'acheteur. Gardez en tête que le choix de l'unité de mesure va impacter le fonctionnement de certains frais et marges et commissions. Par exemple, un frais fixe au poids ne pourra s'appliquer que sur les produits paramétrés au kg. Vous pouvez dans ce cas saisir des nombres d'unité non entières, comme 0.2 kg et le produit s'affichera comme 200 g mais sera bien traité au kg dans les rapports et pour le calcul des frais.

Nombre d'unités : Par exemple si c'est 100 g, il faudra indiquer ici 100.

Unité affichée : Ce champ affiche automatiquement de quelle manière les champs unité de mesure et nombre d'unités vont être affichés, une fois les deux champs complétés (exemple, si vous avez indiqué kg, puis 2, le champ affichera 2kg). Vous pouvez "forcer" l'affichage d'une unité différente en écrivant par dessus la proposition automatique.

Remarque : Si votre unité est en pièces (boite, bouquet...) ce champ se changera en "unité". Complétez ce champ avec le nom de la pièce (boite, bouquet, pot...).

Catégorie de produit : Sélectionnez la catégorie la plus appropriée pour le produit. Ces catégories faciliteront la recherche de certains produits par les acheteurs, qui pourront filtrer les produits par catégorie de produit.

Prix : Indiquez le prix pour le produit tel que précédemment renseigné (pour ce conditionnement spécifique donc).

Prix unitaire: Ce prix n'est pas modifiable, il est calculé automatiquement en fonction du nombre d'unités vendues. En stock : Indiquez le stock de produit disponible à la vente.

Utilisez ce champ si vous voulez suivre votre stock. Lorsque les acheteurs réaliseront des commandes, le niveau du stock se réduira automatiquement et lorsqu'il atteindra 0 le produit ne sera plus visible dans votre boutique. Si vous ne souhaitez pas gérer votre stock dans la plateforme, ou si le produit est disponible à la demande (autant que souhaité), cochez "à volonté" (paragraphe suivant).

A volonté : Si vous cochez cette case, la boutique indiquera que le produit est toujours disponible. La plateforme ne vérifie donc plus les stocks, et considère que le produit est toujours en stock.

Photo : Téléchargez une photo du produit.

TVA applicable : Sélectionnez la TVA applicable dans la liste déroulante. La TVA dépend de la nature du produit, la plupart des produits alimentaires sont soumis en Belgique par exemple à une TVA de 6%.

Description du produit : Ce champ vous permet de décrire le produit vendu, pour donner plus d'informations à l'acheteur final. N'hésitez pas raconter l'histoire de la variété de la tomate, etc. Vous pouvez aussi ajouter un lien hypertexte, vers un certificat de labellisation par exemple.

Page produit :

Lorsque vous créez un produit, vous êtes redirigé sur la page "Produits" où vous retrouvez tous vos produits :

Créer un produit similaire / une déclinaison du produit

Si vous souhaitez créer un produit similaire, vous pouvez le copié / coller le produit initial puis modifier le nouveau en cliquant sur l'icône de la dernière colonne du tableau.

Affiner les attributs des produits

Recherche par mots clés

L'acheteur peut filtrer les produits par catégorie de produit depuis la vue boutique (à droite de la vue produit). Il peut également effectuer une recherche par mot clés depuis l'encart "rechercher..." (en haut de la vue produit).

Les champs suivants peuvent être recherchés depuis l'encart "rechercher.." - Nom du produit - Nom de la variante - Nom du producteur - Mot clé de recherche

Vous pouvez définir des mots clés de recherche en vous rendant dans produits > modifier > rechercher. Les mots clés renseignés dans l'encart rouge sont examinés par la plateforme si l'acheteur utilise ce mot clé lors de sa recherche. Ceux renseignés dans l'encart vert sont examinés par des moteurs de recherche externes sur internet (ex : Google).

La partie Commentaires est dédié à votre usage interne, elle vous permet une prise de note associée à chaque produit.

Accédez aux paramètres de votre entreprise

1. Une fois connecté, et en accédant à votre tableau de bord d'administration, sélectionnez "Entreprises" sur le menu principal.

2. Sélectionnez "Paramètres" à côté de votre entreprise.

Vous accéderez alors à un menu comportant plusieurs options. Les options varient selon le type d'entreprise. Cet exemple est pour une boutique multi-producteurs (hub) :

Détails des paramètres

Informations de base

Nom : Il s'agit du nom de votre entreprise. Ce sera le titre de votre profil (et de votre boutique le cas échéant).

Producteur ? : Cochez cette case uniquement si vous êtes un producteur.

Apparaît sur la plateforme ? : Si votre profil est prêt, cochez "visible" et il sera visible sur la plateforme ainsi que sur la carte. Vous pouvez le laisser invisible tant que vous modifiez encore ses paramètres (contenu, images...).

Nom pour URL : Vous pouvez personnaliser l'adresse web (l'URL) menant jusqu'à votre profil. Attention à ne pas renseigner d'espaces.

Lien URL de la boutique : Il s'agit du lien vers votre boutique (si vous avez choisi d'en avoir une). Ce lien est personnalisable comme vu au paragraphe précédent.

ID OFN : Cet identifiant permet de reconnaître sans aucune ambiguïté votre entreprise même si vous décidez de changer son nom par exemple, et simplifie le travail de l'équipe de support en cas de besoin.

Adresse

L'adresse nous permet de géolocaliser votre entreprise sur une carte. Si vous disposez d'un profil simple, votre adresse complète ne s'affichera pas. En revanche, si vous disposez d'une boutique, votre adresse sera visible dans le menu "contact" de la boutique.

Contact

Nom : Ce nom ne s'affichera pas sur votre profil, mais dans les emails de confirmation de commande, uniquement si vous disposez d'une boutique et vendez via la plateforme donc.

Email public, téléphone et site internet : Ces informations seront visibles sur votre profil afin que les internautes puissent vous contacter.

Réseaux sociaux

Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter : Ce menu vous permet d'ajouter à votre profil les liens vers vos pages sur ces réseaux sociaux.

A propos

Description (en bref) : Une ou deux phrases présentant votre entreprise, ce que vous faites. Cette description s'affichera sur votre profil lorsqu'il est affiché via une petite vignette.

A propos : Ici vous avez la place pour une description plus longue (une page environ). Elle s'affichera lors d'une présentation complète de votre profil.

Juridique

CGU & CGV : Indiquez vos propres CGV, associées à votre boutique, en chargeant un fichier .pdf ici :

Une fois le document sauvegardé. Il s'affichera pour l'acheteur au moment de la commande :

Images

Logo : Le logo sera visible lorsque votre profil est affiché en mode réduit, mais également en version complète. L'image d'origine doit être carrée (100 x 100 par exemple), sinon elle peut se faire couper lors du téléchargement.

Promo image : Votre bannière doit mesurer 1200 x 260, toute image non conforme sera rognée. La bannière est affichée en haut de la page de votre entreprise et dans sa version condensée (pop-up).

Un exemple :

Propriétés / Labels

Méthodes de livraison, de paiement et marges/commissions

Catalogue boutique

Pour la plupart des entreprises, les paramètres recommandés par défaut sont suffisant pour opérer leur activité.

Règles de tag

Préférences boutique

Message d'accueil (quand les ventes sont ouvertes) : Ce message sera affiché sur votre boutique dans l'onglet "accueil".

C'est l'endroit idéal pour communiquer des informations importantes comme votre mode de fonctionnement, des informations sur vos cycles de vente, des actualités...

Message d'accueil quand les ventes sont fermées : Ce message s'affiche lorsqu'il n'y a pas de cycle de vente actif. C'est l'occasion d'indiquer la façon dont votre boutique est organisée et d'indiquer la prochaine date de réouverture !

Commandes des invités : Si vous sélectionnez "autoriser les commandes en mode invité" les visiteurs pourront commander vos produits sans être connectés à la plateforme donc sans avoir de compte utilisateur. Si vous souhaitez "forcer" la création de compte par vos acheteurs et qu'ils doivent se connecter pour pouvoir acheter, sélectionnez "demander que l'acheteur se connecte pour pouvoir commander". L'intérêt est que vous avez une garantie à minima que votre acheteur a certifié son email donc utilise un email actif. Cela peut contribuer à limiter le nombre de commandes finalement jamais récupérées, l'acheteur ne pouvant pas être complètement anonyme. Affiche le stock restant d'un produit sur la boutique si le stock est faible : Si vous activez cette option, lorsqu'un produit atteint un stock égal ou inférieur à 3, un message s'affiche à l'acheteur avec le stock exact restant. Exemple :

Modifier la commande : Si vous sélectionnez ""Les acheteurs peuvent modifier..." Les acheteurs pourront modifier / valider leur commande tant que le cycle de vente est ouvert, c’est à dire pourront modifier la quantités des produits sélectionnés et supprimer un ou plusieurs produits sélectionnés lors de la commande initiale. (A noter qu'il ne sera pas possible d’ajouter un produit non sélectionné au préalable via la fonctionnalité modification de commande). Si vous choisissez cette option, il est préférable de choisir l'option "demander que l'acheteur se connecte pour pouvoir finaliser sa commande". En effet, un acheteur qui n'aura pas créé de compte ne pourra pas revenir dans l'interface pour modifier sa commande.

Affichage du nom des acheteurs : Vous pouvez afficher ou non le nom de vos acheteurs depuis la vue producteur

Gestionnaires

Gestionnaire principal : L'email de l'utilisateur principal en charge de gérer l'activité de l'entreprise. Seul le gestionnaire principal peut désigner un autre gestionnaire principal, parmi les gestionnaires actuels.

Notifications : L'email de l'utilisateur vers qui toutes les correspondances seront redirigées (confirmation de commandes,...). Seul le gestionnaire principal peut désigner l'utilisateur recevant les notifications, parmi les gestionnaires actuels.

Gestionnaires : Ajoutez d'autres utilisateurs en tant que gestionnaires de l'entreprise. Ils auront aussi accès aux paramètres de base de l'entreprise, au catalogue produits et aux cycles de ventes. Vous pourrez co-gérer l'entreprise.

Inviter un gestionnaire : Cliquez sur le bouton "Ajouter un nouvel utilisateur", entrez l'email de la personne à inviter, et cliquez sur "Inviter"

Cette page concerne les entreprises de type "hub producteur" ou "boutique hub", donc les producteurs souhaitant vendre des produits d'autres producteurs / fournisseurs ainsi que les es distributeurs (=hubs) non-producteurs.

Pour ces utilisateurs, cette étape est préliminaire à l'ajout de produits dans votre boutique.

Tous les producteurs proposant / vendant des produits sur Open Food Network doivent détenir un compte entreprise sur la plateforme. Les produits sont saisis dans le catalogue du producteur, puis "affichés" (avec potentiellement des prix et stock différents) dans les boutiques du producteur et / ou autres distributeurs à qui le producteur en a donné la . Cela permet aux acheteurs de connaître l'origine des produits qu'ils achètent :

En tant que hub-distributeur, vous avez deux options : - soit vous créez les profils des producteurs avec qui vous travaillez - soit vous vous connectez à des profils producteurs déjà existants sur la plateforme.

1) Le producteur n'a pas de profil existant sur la plateforme

Informations importantes avant de créer les profils :

Avant de créer les profils, vous devez contacter les producteurs et les prévenir que vous créez les profils pour eux. Également, demandez-leur quelles sont les informations qu'ils souhaitent partager publiquement ou non, ainsi que la permission d'utiliser leurs images et les liens vers leurs réseaux sociaux. Une fois que vous avez toutes ces informations, la création d'un profil ne devrait pas vous prendre plus de 10 minutes.

Créer un profil producteur :

Une fois connecté à l'interface d'administration, rendez-vous dans le menu "entreprises" et cliquez sur "nouvelle entreprise" :

Cette action vous amènera sur cette page :

Nom : Renseignez le nom du producteur. Si vous voyez un message d'erreur vous indiquant que le nom existe déjà, cela signifie que ce producteur a déjà un compte. Dans ce cas passez directement à l'étape 2.

Producteur ? : Cochez bien la case afin de permettre l'ajout de produits !

Email public et téléphone : Ces informations sont publiques. Si le producteur ne souhaite pas les indiquer, ajoutez les vôtres.

2) Le producteur a déjà un profil sur OFN

Dans ce cas, vous devez lui demander sa permission pour vendre ses produits via votre boutique. Pour le contacter, vous trouverez ses coordonnées sur son profil. N'oubliez pas que le gestionnaire du profil peut aussi être un autre hub. Comme évoqué précédemment, deux hubs peuvent vendre le même produit, mais cela peut demander, si le profil est géré par un autre hub, quelque peu de concertation pour s'assurer que l'autre hub ne modifie pas les produits du catalogue sans prévenir les hubs qui les distribuent.

Ajouter un co-gestionnaire

Plusieurs personnes peuvent souhaiter avoir accès à la gestion d'une entreprise. Cela est possible en ajoutant l'email des personnes concernées en tant que "co-gestionnaires" d'une entreprise.

Par exemple, il est courant que le profil d'un producteur soit créé par un hub, puis que le hub ajoute l'adresse mail de ce même producteur en tant que gestionnaire de ce profil, ou même transfère la "propriété" (gestionnaire principal) du profil au producteur, lorsque ce dernier accepte de gérer lui-même son profil et son catalogue de produits.

Pour ajouter un nouveau gestionnaire et éventuellement transférer la propriété, voici la procédure à suivre :

• Sur le tableau de bord d'administration, allez dans Entreprise > Paramètres, puis cliquez sur l'onglet "Gestionnaires" sur la gauche.

• Il existe deux cas :

Cas 1 : La personne à ajouter n'a pas encore créé de compte utilisateur :

Cliquez sur "Ajouter un nouvel utilisateur", entrez l'email et cliquez sur "Inviter". Un e-mail de notre part sera envoyé à l'adresse indiquée.

Vous voyez que l'email est en attente de confirmation grâce à l'icone orange :

Dès que la personne aura confirmé son adresse et créé son mot de passe, l'icone passe au vert et la personne devient automatiquement co-gestionnaire de l'entreprise.

Cas 2 : La personne à ajouter possède déjà un compte utilisateur :

Cliquez sur "Ajouter un utilisateur existant", tapez l'adresse de la personne. Comme l'adresse est déjà enregistrée dans notre base de données, vous pourrez la sélectionner. Cliquez ensuite sur Mettre à jour (bouton rouge, en bas à droite) pour enregistrer.

Changer le gestionnaire principal / transférer la propriété

Il faut d'abord ajouter un nouveau gestionnaire, comme expliqué précédemment, puis entrer son e-mail dans la ligne "gestionnaire principal". Attention, seul le gestionnaire principal actuel peut procéder à ce changement.

Changer l'e-mail de réception des notifications

Il faut d'abord ajouter l'e-mail comme co-gestionnaire de l'entreprise (voir section précédente). Dès que ce sera fait, vous pourrez le sélectionner dans la liste déroulante en face de la ligne "Notifications".

Si vous créez deux produits similaires dont seul le prix ou la taille ou un parfum / ingrédient varie, le mieux est de créer deux "variantes" d'un même produit plutôt qu'un deuxième produit distinct. Ce sera plus clair pour le client final et surtout plus lisible sur la boutique en ligne.

Exemple d'affichage boutique d'un produit avec 3 variantes :

Comment créer une variante d'un produit?

Toujours sur votre interface d'administration, rendez-vous sur la page produits où vous retrouvez la liste des produits pour les entreprises de nature "producteur" que vous gérez. Les variantes apparaissent sous la première ligne du produit. Elles affichent des informations différentes du produit initial (ex : poids, prix, Tva). Si vous souhaitez créer une nouvelle variante pour ce produit, cliquez sur le petit plus "+" qui s'affiche sur le second écran ci-dessous :

Cela ajoutera une nouvelle ligne vous permettant de saisir rapidement les informations concernant la seconde variante :

La première ligne correspond au "produit parent" qui va se décliner sous la forme de plusieurs variantes. Certaines informations attachées au niveau du produit s'appliqueront donc à toutes les variantes, comme l'unité de mesure, le nom de l'unité si le produit est vendu à la pièce, les propriétés, les conditions de transport, etc.

Les 2ème et 3ème lignes sont donc ici les 2 variantes du produit. Chaque variante se distingue des autres par au moins un élément différenciant, comme l'unité (conditionnement par 500g au lieu de 100g pour la première variante) et prix associé bien souvent, ou une légère variation sur la nature du produit qui sera précisée dans le nom de la variante (ex: fromage de chèvre - herbes / fromage de chèvre - poivre).

Sur la page "Produits", vous retrouvez sur chaque ligne les informations générales des produits que vous avez créés et leurs variantes.

Pour pouvoir modifier, le producteur, les stocks, le prix, la TVA et les unités de chaque produit, cliquez sur les champs correspondants de la ligne.

Pour chaque variante, vous pouvez facilement :

• Renommer le produit

• Modifier l'unité

• Modifier le prix

• Modifier les stocks

Pour les autres paramètres, cliquez sur l'icône "Actions", à droite de la ligne produit.

Vous pourrez alors accéder à l'édition de tous les paramètres concernant ce produit.

Un produit dit "irrégulier" est un produit dont on ne connaît pas le poids final à l'avance (c'est le cas des pièces de viande par exemple ou morceaux de fromage à la coupe, dont le prix varie en fonction du poids, selon un prix au kg). Cette section du guide indique différentes façons de saisir et commercialiser ce type de produits.

Option 1 : Fixer un prix/poids moyen et gérer l'écart à la livraison

Vous pouvez faire payer un prix moyen à l'acheteur et ensuite rembourser la différence ou la facturer, ou ne faire payer le produit qu'à réception pour collecter directement le montant juste.

Lorsque vous connaissez le vrai poids des produits (à la préparation de la commande ou au moment du retrait du colis par l'acheteur), connectez-vous au menu "Gestion des commandes par lot" et ajoutez la colonne Poids/volume au tableau de la page. Vous pouvez ainsi modifier le poids indiqué pour chaque acheteur pour une commande donnée et un produit donné. Le prix se recalculera automatiquement en fonction de la quantité saisie.

Option 2 : Affichez des fourchettes de prix

Exemple 1 : Produit = Poulet (entre 8 et 12€ selon poids, 10€kg) Exemple 2 : Produit = Poulet (10€/kg), Variante 1 = Petit poulet (entre 8 et 12€ selon poids réel), Variante 2 = Gros poulet (entre 13 et 20€ selon poids réel)

Option 3 : Créer des variantes par tranche de calibre à prix fixe

• Petite (0.7 - 0.9 kg) 0,80€.

• Moyenne (0.9 - 1.1 kg) 1,00€.

• Grande (1,1 - 1,3 kg) 1,20€

• Extra grande (1.3 - 1.5 kg) 1,40€

Option 4 : Créer une variante par poids possible

Modifier des commandes / offre irrégulière

Il peut être difficile pour les producteurs de viande de connaître à l'avance la disponibilité des produits ou de préparer leurs emballages en conséquence. (Jusqu'à l'abattage, le poids d'un poulet ou d'un gigot d'agneau peut être inconnu).

Rembourser ou réclamer aux acheteurs la différence : comment ça fonctionne ?

Si un client paie ses marchandises à la collecte ou à la livraison, le gestionnaire du hub aura pu modifier la commande avant le paiement en fonction du poids réel et des produits livrés. Dans ce cas, il ne sera donc pas nécessaire de rembourser ou de facturer à nouveau le client.

Informez l'acheteur de votre politique de prix

Vous pouvez ajouter des produits à votre catalogue un par un (voir ci-dessous) ou par , si vous disposez de tous les détails pertinents dans un fichier tableur.

Comment Ajouter des Produits

Cette fonctionnalité permet d'ajouter des produits un par un à votre catalogue. Pour un ajout de produit en masse par import de fichier, consultez la page "Import produits en lot" Une fois connecté sur l'interface d'administration, cliquez sur le menu Produits, puis sur le bouton Nouveau Produit.

Vous serez redirigé vers la page suivante :

Fournisseurs : Sélectionnez le fournisseur à l'origine du produit.

Si vous êtes producteur, il faut vous sélectionner vous-même. Si vous êtes un hub, n'oubliez pas que vous pouvez uniquement ajouter des produits pour les producteurs pour lesquels vous avez créé un profil ou qui vont ont donné les droits de modification de leurs produits.

Nom du produit : C'est le nom du produit qui sera affiché dans la boutique.

Unités de mesure : Indiquez via quelle unité le produit sera vendu (L, kg, pièces...).

Si vous choisissez g et saisissez ensuite 1000, le produit sera affiché comme 1kg pour l'acheteur. Gardez en tête que le choix de l'unité de mesure va impacter le fonctionnement de certains frais et marges et commissions. Par exemple, un frais fixe au poids ne pourra s'appliquer que sur les produits paramétrés au kg. Vous pouvez dans ce cas saisir des nombres d'unité non entières, comme 0.2 kg et le produit s'affichera comme 200 g mais sera bien traité au kg dans les rapports et pour le calcul des frais.

Nombre d'unités : Par exemple si c'est 100 g, il faudra indiquer ici 100.

Unité affichée : Ce champ affiche automatiquement de quelle manière les champs unité de mesure et nombre d'unités vont être affichés, une fois les deux champs complétés (exemple, si vous avez indiqué kg, puis 2, le champ affichera 2kg). Vous pouvez "forcer" l'affichage d'une unité différente en écrivant par dessus la proposition automatique.

Remarque : Si votre unité est en pièces (boite, bouquet...) ce champ se changera en "unité". Complétez ce champ avec le nom de la pièce (boite, bouquet, pot...).

Catégorie de produit : Sélectionnez la catégorie la plus appropriée pour le produit. Ces catégories faciliteront la recherche de certains produits par les acheteurs, qui pourront filtrer les produits par catégorie de produit.

Prix : Indiquez le prix pour le produit tel que précédemment renseigné (pour ce conditionnement spécifique donc).

Prix unitaire: Ce prix n'est pas modifiable, il est calculé automatiquement en fonction du nombre d'unités vendues. En stock : Indiquez le stock de produit disponible à la vente.

Utilisez ce champ si vous voulez suivre votre stock. Lorsque les acheteurs réaliseront des commandes, le niveau du stock se réduira automatiquement et lorsqu'il atteindra 0 le produit ne sera plus visible dans votre boutique. Si vous ne souhaitez pas gérer votre stock dans la plateforme, ou si le produit est disponible à la demande (autant que souhaité), cochez "à volonté" (paragraphe suivant).

A volonté : Si vous cochez cette case, la boutique indiquera que le produit est toujours disponible. La plateforme ne vérifie donc plus les stocks, et considère que le produit est toujours en stock.

Photo : Téléchargez une photo du produit.

TVA applicable : Sélectionnez la TVA applicable dans la liste déroulante. La TVA dépend de la nature du produit, la plupart des produits alimentaires sont soumis en Belgique par exemple à une TVA de 6%.

Description du produit : Ce champ vous permet de décrire le produit vendu, pour donner plus d'informations à l'acheteur final. N'hésitez pas raconter l'histoire de la variété de la tomate, etc. Vous pouvez aussi ajouter un lien hypertexte, vers un certificat de labellisation par exemple.

Page produit :

Lorsque vous créez un produit, vous êtes redirigé sur la page "Produits" où vous retrouvez tous vos produits :

Créer un produit similaire / une déclinaison du produit

Si vous souhaitez créer un produit similaire, vous pouvez copier/ coller le produit initial puis modifier le nouveau en cliquant sur l'icône "Actions" à droite de celui-ci.

Affiner les attributs des produits

Recherche par mots clés

L'acheteur peut filtrer les produits par catégorie de produit depuis la vue boutique (à droite de la vue produit). Il peut également effectuer une recherche par mot clés depuis l'encart "rechercher..." (en haut de la vue produit).

Les champs suivants peuvent être recherchés depuis l'encart "rechercher.." - Nom du produit - Nom de la variante - Nom du producteur - Mot clé de recherche

Vous pouvez définir des mots clés de recherche en vous rendant dans produits > modifier > rechercher. Les mots clés renseignés dans l'encart sont examinés par la plateforme pour savoir si l'acheteur utilise ce mot clé lors de sa recherche.

La partie Commentaires est dédié à votre usage interne, elle vous permet une prise de note associée à chaque produit.

Cet outil vous permet de téléverser un fichier csv pour ajouter en une seule manipulation une liste de produits au catalogue d'un producteur ou dans un catalogue boutique, ou mettre à jour des informations en masse comme les stocks. Cela évite les ajouts ou mise à jour sur chaque produit un par un. Pour un producteur qui met à jour son catalogue dans un tableur type Excel régulièrement, cela peut lui faire gagner beaucoup de temps !

Pour accéder à la fonctionnalité, cliquez sur le menu principal Produits puis le sous-menu import produits.

Les 4 possibilités principales offertes par cette fonctionnalité sont :

2. Mettre à jour les caractéristiques de produits existants dans les catalogues producteurs

4. Mettre à jour les caractéristiques de produits existants dans le catalogue boutique

Dans chacun des cas, il vous faudra télécharger le modèle de fichier csv sur la plateforme, le remplir et le téléverser ensuite sur la plateforme.

Importer de nouveaux produits dans un catalogue producteur

Tout d'abord, téléchargez le modèle sur la page d'import et ouvrez-le avec Libre Office (ou Excel ou équivalent).

Le modèle indique les colonnes à remplir pour réussir l'import. Consultez les informations ci-dessous pour bien remplir le fichier.

Par ailleurs, certains champs ne sont pas encore disponibles via l'import produit (les images, les labels...).

Les variantes

Pour rappel exemple d'affichage pour l'acheteur d'un produit avec 3 variantes :

Exemple d'unités

Un exemple d'import avec des unités différentes :

Importer le fichier CSV

Une fois votre fichier csv prêt, vous pouvez le téléverser sur Open Food Network.

Allez sur Produits > Import produit Sélectionnez "catalogue produits des producteurs" Sélectionnez votre fichier Cliquez sur Téléverser

Avant que l'import ne se lance, vous verrez un récapitulatif. C'est le moment de vérifier si une erreur ne s'est pas glissée dans votre fichier !

Mettre à jour les caractéristiques de produits existants dans des catalogues producteurs

Comment mettre à jour des produits existants ?

Le processus est similaire à la création de produit. 6 champs sont obligatoires pour que l'import fonctionne et seul 5 champs sont modifiables via l'import :

Tout d'abord, téléchargez le modèle sur la page d'import et ouvrez-le avec Libre Office (ou Excel ou équivalent).

Le modèle indique les colonnes à remplir pour réussir l'import. Consultez les informations ci-dessous pour bien remplir le fichier.

Par ailleurs, certains champs ne sont pas encore disponibles via l'import produit (les images, les labels...).

Importer le fichier CSV

Une fois votre fichier csv prêt, vous pouvez le téléverser sur Open Food Network.

Allez sur Produits > Import produit Sélectionnez "catalogues boutiques des hubs distributeurs" Sélectionnez votre fichier Cliquez sur Téléverser

Avant que l'import ne se lance, vous verrez un récapitulatif. C'est le moment de vérifier si une erreur ne s'est pas glissée dans votre fichier !

Pour activer votre boutique en ligne sur Open Food Network et commencer à vendre, vous devez déjà vous assurer que le type de profil choisi vous ouvre cette fonctionnalité (boutique ou hub producteur, ou boutique hub).

Ensuite, vous devez paramétrer pour votre entreprise les méthodes de livraison et de paiement, et éventuellement les marges et commissions que vous souhaitez imputer sur le prix d'origine des produits distribués.

Vous pourrez ensuite créer votre ou vos cycles de vente, ce qui conditionnera l'ouverture de votre boutique en ligne aux commandes.

Vous pourrez gérer des affichages et tarifs différenciés selon vos catégories d'acheteurs, réserver l'accès de votre boutique à des membres invités (boutique privée), ou encore, afficher une boutique vitrine sans autoriser la commande en ligne.

Les cycles de vente sont dans Open Food Network ce qui permet d'ouvrir ou fermer la boutique en ligne. L'URL de la boutique affichera une liste de produits pouvant être commandés uniquement lorqu'un cycle de vente est ouvert.

Le format des cycles de vente diffère pour les hubs et les producteurs. Il est aussi possible de proposer plusieurs cycles de vente en simultané, par exemple pour permettre un achat pour une livraison dans 1, 2 ou 3 semaines.

Il est fréquent qu'un distributeur ou producteur veuille proposer des produits / prix différents aux acheteurs professionnels ou particuliers. Ou encore, que les membres aient droit à une ristourne particulière sur les produits pour récompenser leur implication dans la gestion d'un groupement d'achat par exemple.

La plateforme offre des fonctionnalités basiques concernant la gestion des acheteurs, mais offre pas mal de possibilités concernant des affichages de prix différents selon la catégorie d'acheteurs.

*Cette page explique les droits qu'a chaque acteur (producteur-fournisseur, distributeur, coordinateur) dans le contexte d'un cycle de vente impliquant plusieurs entreprises, de type "cycle de vente géré par un hub". Si vous souhaitez des informations sur les cycles de vente géré par un producteur, cliquez ici.

Le coordinateur du cycle de vente est l'acteur qui a le plus de contrôle sur le cycle de vente. Les autres acteurs (fournisseurs / distributeurs) peuvent voir les commandes les concernant, et éditer les paramètres du cycle de vente qui les impliquent directement, mais ne peuvent pas modifier le cycle de vente au-delà.

Le coordinateur

Si le coordinateur du cycle de vente n'est pas de type "hub" (donc s'il est de type producteur non hub), l'interface complète du cycle de vente ne sera pas chargée, vous ne verrez que l'interface correspondant au cycle de vente géré par un producteur. Pour voir l'interface complète, assurez-vous que le coordinateur est de nature "hub". Un profil simple ne peut pas créé/géré de cycle de vente.

Le coordinateur peut :

• Créer le cycle de vente

• Lui donner un nom et des dates de début et de fin de période de commande

• Appliquer des commissions sur l'ensemble des produits (commission coordinateur) ou sur les produits distribués par un distributeur donné (partie produits sortants) ou sur les produits d'un fournisseur donné (partie produits entrants)

Produits entrants

• Le coordinateur peut "sourcer" son cycle de vente en appelant des fournisseurs pour lesquels il a le droit de vendre les produits. Le fournisseur en question doit donc bien avoir créé les permissions nécessaires au coordinateur d'ajouter leurs produits dans son cycle de vente avant la création du cycle.

• Il peut sélectionner, au sein des catalogues de ces fournisseurs, les produits qu'il souhaite vendre dans ce cycle de vente.

• Il peut appliquer des commissions différenciées par fournisseur. Cela peut être utile par exemple si un fournisseur vend un type de produits pour lequel le coordinateur veut prendre une marge plus élevée. Ou si le coordinateur intègre dans son coût les frais de transport, et que pour un fournisseur donné les produits viennent de plus loin et coûtent plus cher à acheminer.

Produits sortants

• Le coordinateur peut choisir les distributeurs via lesquels seront vendus les produits de ce cycle de vente (il peut se sélectionner lui-même). Chaque distributeur doit être de nature "hub" (hub producteur ou boutique producteur), doit avoir donné la permission au coordinateur d'ajouter des produits dans son cycle de vente, et doit bien avoir paramétré au moins une méthode de paiement et une méthode de livraison.

• Il peut sélectionner, au sein de l'ensemble des produits précédemment sélectionnés dans la catégorie "produits entrants", les produits qui seront distribués dans la boutique du distributeur en question. Pour qu'un distributeur puisse voir apparaitre dans la liste des produits disponibles les produits d'un fournisseur donné, ce dernier doit avoir donné la permission à ce distributeur de vendre ses produits.

• Il peut appliquer des commissions différenciées par distributeur. Par exemple, il se peut qu'il applique une marge supérieur pour un distributeur plus éloigné pour couvrir de couts de transport supérieurs.

Le fournisseur du cycle de vente (ajouté dans la section "produits entrants")

Le fournisseur d'un cycle de vente va voir dans le menu "cycles de vente" les cycles de vente pour lesquels il est impliqués, même s'il ne les a pas créé lui-même. En cliquant sur un de ces cycles de vente, il verra les détails de ce cycle de vente le concernant. Il ne verra donc pas les autres fournisseurs impliqués dans le cycle de vente par exemple. Il peut modifier les éléments le concernant, comme décocher un produit par exemple pour lequel il n'a plus suffisamment de disponibilités. Il ne peut pas modifier le nom ni les dates de période de commande du cycle de vente.

Aussi, dans le menu "rapports", le fournisseur pourra là aussi voir les commandes qu'il a reçu pour ce cycle de vente.

Le gestionnaire du cycle de vente peut choisir de laisser le fournisseur du cycle de vente visualiser le nom des acheteurs. Ce choix se fait dans les préférences Boutiques.

Produits entrants

• Le fournisseur peut voir, ajouter, retirer des produits de la partie "produits entrants" du cycle de vente.

• Le fournisseur peut ajouter / supprimer ses marges et commissions sur ses produits. Par exemple, si le fournisseur paie des frais de transport non inclus dans son pris de vente au hub, il peut ajouter une commission pour frais de transport qui s'appliquera au prix de ses produits, indépendamment des marges prises par le distributeur.

Produits sortants

Les droits qu'a un fournisseur sur la gestion de ses produits dans la partie "produits sortants" dépendent de la permission que lui a accordé le distributeur en question.

• Si le distributeur l'a autorisé à ajouter des produits aux cycles de ventes, le fournisseur va pouvoir voir, ajouter, retirer des produits de la liste des produits sortants du distributeur.

• Si le distributeur n'a pas donné cette autorisation, le fournisseur va pouvoir voir ses produits dans la liste des produits sortants du distributeur mais ne pourra ni en ajouter ni en retirer.

• Dans tous les cas, le fournisseur ne peut pas modifier les dates de livraison/retrait ni les précisions sur les modalités de livraison/retrait, et ne peut pas non plus modifier les marges et commissions appliquées par le distributeur.

Le distributeur du cycle de vente (ajouté dans la section "produits sortants")

Le distributeur d'un cycle de vente va voir dans le menu "cycles de vente" les cycles de vente pour lesquels il est impliqués, même s'il ne les a pas créé lui-même. En cliquant sur un de ces cycles de vente, il verra les détails de ce cycle de vente le concernant. Il ne verra donc pas les autres distributeurs impliqués dans le cycle de vente par exemple. Il peut modifier les éléments le concernant, comme les dates et informations de livraison / retrait et les marges et commissions. Il ne peut pas modifier le nom ni les dates de période de commande du cycle de vente.

Aussi, dans le menu "rapports", le distributeur pourra voir les commandes qu'il a reçu pour ce cycle de vente, avec les noms des acheteurs, qui apparaitront dans sa liste d'acheteurs.

Produits entrants

Le distributeur peut voir les produits entrants des producteurs qui lui ont donné l'autorisation de vendre leurs produits, mais ne peuvent pas modifier leur disponibilité, ni ajouter de marges et commissions sur un fournisseur donné (seul le coordinateur peut faire ça, ou le fournisseur concerné).

Produits sortants

Les droits qu'a un distributeur sur la gestion des produits dans la partie "produits sortants" dépendent de la permission que lui a accordé le fournisseur.

• Le distributeur peut voir, ajouter, retirer des produits de sa liste de produits sortants uniquement pour les fournisseurs qui lui ont donné l'autorisation de vendre leurs produits.

• Il peut modifier les dates de livraison/retrait et les précisions sur les modalités de livraison/retrait

• Il peut modifier les marges et commissions appliquées

Cette fonctionnalité est à destination des entreprises et collectifs qui achètent/produisent certains de leurs produits par lots (ex: gros volume, sac de 25kg, ou pack de 24 unités, etc.) et les revendent sous des unités plus petites (ex: au kg ou à la pièce).

L'achat par lot est une pratique courante des groupements d'achat par exemple, qui vont, en achetant de gros volumes bénéficier des prix de gros au même titre que les distributeurs classiques, permettant ainsi à leur membres d'accéder à ces produits pour beaucoup moins cher que dans le commerce.

Lorsqu'un produit est défini comme "étant vendu en lot de x unités", il apparaitra pour l'acheteur dans la boutique avec une quantité min/max :

Les acheteurs doivent indiquer pour ce produit au moment de la commande :

• La quantité minimum qu'ils souhaitent idéalement acheter

• La quantité maximum qu'ils sont prêts à acheter si besoin de compléter le lot pour arriver à l'achat d'un lot complet

En résumé, cela signifie que l'acheteur final indique le montant maximum qu'il est prêt à acheter afin de bénéficier de la réduction lié à l'achat en gros volume.

Dans le menu de gestion des commandes par lot, les quantités minimales et maximales saisies par les acheteurs sont clairement indiquées, vous permettant ainsi de réajuster la quantité commandée jusqu'au seuil maximal, ou de supprimer toutes les commandes d'un produit donné si le minimum de commandes n'est pas atteint.

Activer l'option d'achat par lot

Sur l'interface d'administration, allez dans le menu Produits, cliquez sur Modifier pour un produit donné, puis rendez-vous sur le sous-menu vertical "options d'achat par lot" :

Sélectionnez "oui". La quantité totale du lot est le nombre exact d'unités que la commande collective doit atteindre si le produit est vendu à la pièce, ou le poids total en GRAMMES pour les produits vendus au poids et en LITRES pour les produits vendus au volume.

Ajuster les commandes pour constituer des lots complets

Dans le menu commandes > gestion des commandes par lot :

1. Sélectionnez le cycle de vente ou les dates concernés

2. Recherchez votre produit (dans notre exemple ici "Farine (achat groupé sac 25kg))

3. Veillez à bien afficher la colonne Max pour savoir la quantité maximale que les acheteurs acceptent de commander pour remplir le lot

4. Cliquez sur la valeur de la colonne "Produit : unité" (le nom du produit associé à l'unité de vente) pour afficher l'encart ci-dessous permettant de lire l'état de complétion du lot

5. Grâce à l'information dans la colonne "nombre max d'unité commandées", vous pouvez augmenter les quantités commandées pour atteindre le lot complet.

6. Sauvegardez vos modifications

Nombre d'unités commandées divise le total des quantités commandées par la quantité totale du lot. Si le nombre est supérieur à 1, cela signifie que la commande de l'acheteur est équivalente ou supérieure au maximum d'unités du lot. A l'inverse, si le nombre est inférieur à 1, cela signifie que le lot n'est pas encore complet. Plus vous augmentez les quantités commandées, plus ce nombre augmentera également.

Nombre max d'unités commandées récupère la somme de toutes les quantités maximales pour les acheteurs et divise par la quantité totale du lot. SI le nombre est supérieur à 1, vous savez que les quantités totales maximum que les acheteurs consentent à commander dépasse le seuil permettant la commande du lot, vous pouvez donc ajuster les quantités commandées jusqu'à arriver exactement à un nombre pair de nombre d'unités commandées. S'il est inférieur à 1 cela signifie que la quantité maximale n'atteindra pas le seuil et que le lot ne pourra pas être commandé.

Pour définir une méthode de livraison, dans votre espace administration, allez dans l'onglet Entreprises puis cliquez sur "Paramètres", puis sur l'onglet "Méthodes de livraison" dans le menu vertical de gauche. Cliquez sur le bouton "En créer une maintenant".

Vous serez redirigé sur la page suivante :

1) Nom : Choisissez un nom pour la méthode de livraison. Ce nom sera affiché au client durant son processus d'achat et sur les emails de confirmation de commande. Le nom de la méthode est le seul champ obligatoire.

Toutes les autres options peuvent être laissées par défaut :

2) Description : permet d'ajouter des détails supplémentaires, comme l'adresse précise du lieu de retrait par exemple. Ces détails seront également affichés aux clients.

3) Afficher : cette option est utile seulement si vous ne souhaitez plus afficher la méthode de livraison à l'utilisateur·ice

4) Catégorie : choisissez si c'est une livraison (produits livrés à l'adresse de l'acheteur·euse) ou un retrait (l'acheteur·euse doit se déplacer pour aller retirer sa commande quelque part)

5) Tags: Vous pouvez renseigner un tag si vous souhaitez réserver cette méthode de livraison à certain·e·s acheteur·euses, auxquel·les vous aurez aussi appliqué un tag

6) Calculateur : à utiliser si vous souhaitez ajouter des frais de livraisons qui vont s'appliquer sur la commande. Ces frais sont à zéro par défaut. Voir plus de détail sur les options du calculateur.

8) Conditions de transport : Quelles conditions spécifiques de transport sont associées à cette méthode de livraison ?

9) Zone : Vous pouvez spécifier une zone géographique (généralement EU_VAT = Europe TVA).

Cliquez sur le bouton "Créer" en bas de page. Bien joué, vous avez défini votre première méthode de livraison ! 🎉

• Vous pouvez en créer d'autres en cliquant sur le bouton "+ Nouveau"

• Et vous pouvez retrouver toutes les méthodes créées en cliquant sur le bouton "Retour à la liste des méthodes de livraison".

Cette fonctionnalité est utile pour les producteurs et les hubs travaillant ensemble : cela permet d'allouer les coûts associés à l'administration, à la mise en panier, au transport et à la vente à chacune des parties. Par exemple, un hub va prendre une marge de 10% sur les produits qu'il distribue pour couvrir ses propres frais de vente, comme la rémunération de la personne qui gère les cycles de vente et les distribution. Pour les producteurs vendant leurs propres produits en direct, ces coûts sont déjà présents dans le prix du produit, ainsi appliquer des marges ou des commissions ne semble pas nécessaire.

Lorsqu'une marge est appliquée, le consommateur est capable de voir la constitution du prix d'un produit sur la boutique en cliquant sur le camembert à droite du prix. Exemple ci-dessous :

Définir une marge ou commission

1) Allez sur la page marges et commissions

En tant qu'administrateur, allez sur le menu bleu Entreprises puis cliquez sur paramètres et enfin sur marges et commissions dans le menu vertical de gauche :

2) Cliquez sur "Créer une commission". Vous êtes redirigé·e vers la page suivante :

Entreprise : Dans la première colonne, sélectionnez l'entreprise qui collectera la marge.

Type de marge : Sélectionnez le service lié à la marge (transport, administration...)

Nom : Choisissez un nom pour la marge.

TVA applicable : Sélectionnez la TVA applicable. Pour une marge imputée sur un produit, souvent la TVA est héritée du produit. Mais selon le modèle de commercialisation la marge pourra être soumise à une autre TVA, par exemple 20% si elle représente la contrepartie d'un service d'apport d'affaire. Si aucune TVA n'est appliquée, indiquez "TVA 0%".

Calculateur : La marge peut être calculée de différentes manières. Sélectionnez le calculateur qui s'applique le mieux.

Pour faire apparaître les champs de valeurs, cliquez sur "Mettre à jour". Vous pouvez maintenant indiquer les montants nécessaires au calcul de la marge dans la colonne "Montant pour calculs".

Le calculateur

Pourcentage net – Cette marge/commission correspond à un pourcentage pris sur le montant total de la commande.

Poids (au kg) – Cette marge/commission correspond à un montant fixe par kg commandé. Elle s'applique uniquement à la somme des produits vendus par kg. Elle ne s'appliquera donc pas aux produits vendus à la pièce par exemple.

Montant fixe par commande – La marge/commission correspond à un montant fixe pris pour l'ensemble de la commande, quelle que soit sa taille ou le nombre d'articles commandés.

Montant variable selon nb article – La marge/commission correspond à un montant donné par commande, mais qui varie selon le nombre d'articles commandés. Il peut s'agir par exemple d'une remise promotionnelle pour des achats en grosses quantités, "si l'acheteur commande plus de X articles les frais de gestion passent de Y à Z euros".

• ‘Coût du premier produit’ : Le montant de commission pris au premier article commandé

• ‘Coût des produits suivants’ : Le montant de commission pris pour les articles suivants

• 'Produits max’ : Le nombre maximum d'articles dans le panier sur lesquels la commission va s'appliquer. Aucune commission ne sera prise sur les articles suivants.

Exemple : Si la marge du premier est de 2€, celle de l'objet supplémentaire 1 € et le nombre maximum d'objet est de 3. Si un client en commande 5, il paiera 2 € pour le premier, 1€ pour le second et aucune commissions pour les objets 3 et 4.

Montant fixe par article – Cette commission est un montant fixe qui s'applique pour chaque article commandé, mais uniquement aux articles vendus à la pièce (et non ceux vendus au poids/volume).

Montant variable selon total commande – Cette marge/commission est utilisée pour appliquer une marge réduite à partir du moment où la commande atteint un certain montant.

• ‘Montant minimal’ : Si la commande est en-dessous de ce montant, l'acheteur devra payer le ‘Montant normal'.

• ‘Montant de la réduction’ : Si la commande est égale ou supérieure au montant minimal, le consommateur devra payer le ‘Montant de la réduction’.

• 'Devise' : La monnaie utilisée (généralement "EUR").

Il est possible d'avoir plusieurs cycles de vente simultanés. Cette fonctionnalité est intéressante si vous souhaitez avoir des conditions différentes entre les deux cycles de vente (dates de commande/retrait différentes, produits différents, commissions différentes).

L'acheteur pourra naviguer facilement de l'un à l'autre en cliquant sur la liste déroulante "Prêt pour" :

Créer des cycles de vente simultanés

Depuis l'onglet "Cycles de vente", créez un nouveau cycle de vente grâce au bouton "Nouveau cycle de vente", ou en dupliquant un autre cycle de vente.

Vous pouvez :

• Choisir des dates d'ouverture et fin de commande différentes

• Faire une sélection de produits différente

• Choisir des commissions différentes si vous souhaitez que les prix soient variables selon les cycles de vente

• Définir différentes dates de retrait : c'est ce qui apparaîtra dans l'encart "Prêt pour", comme dans l'image ci-dessous pour un cycle de vente d'une boutique (pour les boutiques multi-producteurs, c'est à l'étape 3 du cycle de vente, dans la colonne "Détails de livraison) :

Définir l'ordre d'affichage de vos cycles de vente dans la liste déroulante

Vous pouvez choisir si vous souhaitez les afficher par date de fermeture ou par date d'ouverture.

Il suffit de vous rendre dans le menu Entreprises > Gérer > Préférences boutique :

Masquer les cycles de vente pour certains acheteurs

Les tags vous permettent aussi de rendre visible ou invisible un cycle de vente à certains acheteurs. Par exemple, vous pouvez définir un groupe d'acheteurs "pro" et choisir de ne rendre visible que pour ce groupe d'acheteur le cycle de vente "pro" comportant des volumes et prix adaptés aux professionnels. Reportez-vous à cette page.

*Vous êtes un producteur et avez choisi un type de profil "Boutique producteur" ? Rendez-vous sur Cycle de vente géré par un producteur.

En créant un cycle de vente, vous définissez les périodes d'ouverture des commandes sur votre boutique. Les produits seront affichés aux achteurs. Vous pouvez définir des marges et commissions pour couvrir les frais liés à la distribution.

Certaines entreprises choisissent d'avoir un cycle de vente ouvert en continu et répondre à chaque commande au fil de l'eau. D'autres fonctionnent par périodes de commande correspondant à un jour de livraison donné. Par exemple, les ventes seront ouvertes pendant deux semaines (un cycle de vente de deux semaines) : à la fin de ces deux semaines, toutes les commandes seront emballées et livrées en même temps le mercredi suivant. Une fois que ce lot de commandes a été livré, un nouveau cycle de vente redémarre. Cela permet d'optimiser la préparation des commande et le transport, réduisant aussi les frais associés grâce à une logique de massification.

Créer un nouveau cycle de vente

Dans l'onglet "Cycles de vente", cliquez sur "Nouveau cycle de vente" :

Choix du coordinateur

La première chose à faire est de sélectionner un coordinateur pour votre cycle de vente.

Cette entreprise aura toutes les permissions pour modifier et gérer le cycle de vente. Les autres entreprises impliquées dans le cycle de vente (les fournisseurs ou les autres hubs) auront des accès restreints. Pour plus d'informations sur les gestions des droits entre entreprises dans le contexte des cycles de vente, cliquez ici.

Une fois le coordinateur choisi vous êtes redirigé vers un écran en 4 étapes :

Étape 1. Informations générales

1/ Nom : Choisissez un nom pour le cycle de vente. Il sera visible uniquement de vous, donc indiquez quelque chose qui vous permettra de le retrouver facilement ensuite. Par exemple vous pouvez écrire "Semaine 36".

2/ Commandes à partir de : La date à laquelle votre boutique commencera à accepter des commandes pour ce cycle de vente. Si vous n'êtes pas prêt à ouvrir tout de suite, indiquez des dates dans le futur, que vous pourrez changer ensuite.

3/ Commandes jusqu'au : La date à laquelle votre boutique arrêtera d'accepter des commandes pour ce cycle de vente. Si vous souhaitez laisser votre boutique ouverte en continu, indiquer une date dans un futur très lointain - attention, l'utilisation d'un cycle de vente continu vous empêchera d'utiliser la fonctionnalité d'envoi automatique des commandes aux producteurs.

4/ Ajouter commission coordinateur : Si vous souhaitez appliquer une marge ou commission sur tous les produits et tous les distributeurs figurant dans ce cycle de vente, vous pouvez choisir ici la marge souhaitée parmi les marges et commission prédéfinies (voir page Marges et commissions).

Étape 2. Produits entrants (fournisseurs)

Cette section vous permet de sélectionner les produits des fournisseurs qui seront vendus durant le cycle de vente. Les producteurs visibles dans la liste déroulante sont uniquement les producteurs vous ayant autorisé à vendre leurs produits.

1/ Le bouton "Ajouter un fournisseur" vous permet de sélectionner les produits associés à ce fournisseur.

2/ La sélection des produits vous permet de cocher les produits que vous souhaitez ajouter au cycle de vente (vous pouvez aussi les sélectionner tous).

3/ Les détails de livraison produits (facultatif) sont affichés dans l'email envoyé aux producteurs à la fin du cycle de vente, ou quand vous les notifiez (voir la section Notifier les producteurs). Il s'agit donc de précisions que le hub adresse au producteur concernant les conditions de livraison.

4/ Le bouton marge et commission vous permet d'appliquer une marge différenciée selon le producteur. Par exemple, le producteur de farine achemine ses produits d'assez loin et les coûts de transport sont particulièrement élevés sur ces produits. Le hub souhaite refléter ce coût de manière transparente sur les produits de ce producteur : il va pouvoir ajouter une marge spécifique pour ce producteur, qui s’additionnera aux autres marges figurant au niveau du coordinateur ou des distributeurs (étape 3). Sélectionnez le nom de l'entreprise, puis le nom de la marge comme dans l'exemple ci-dessous:

Cette marge s'appliquera à tous les produits du fournisseur. La marge sera calculée en fonction du calculateur sélectionné au moment de sa création (voir page marges et commissions).

Étape 3. Produits sortants (distributeurs)

Cette étape permet de définir les distributeurs qui vont vendre les produits du cycle de vente, et d'affiner la sélection produits selon ces distributeurs.

1/ Ajouter un distributeur Vous pouvez ici sélectionner un ou plusieurs hubs-distributeurs, dont les boutiques respectives seront ouvertes à la commande pour ce cycle de vente. Dans un modèle simple, il n'y a qu'un seul hub-distributeur. Dans un modèle plus complexe avec plusieurs distributeurs, vous avez la possibilité de sélectionner des produits différents pour chacun et de paramétrer des dates de livraison différentes.

2/ Sélectionner les produits : Cochez les cases des produits que vous souhaitez sélectionner pour le cycle de vente. Pour sélectionner tous les produits, cochez la case "Sélectionnez toutes les variantes".

3/ Tags (facultatif) : ils vous permettent de taguer le cycle de vente pour qu'il ne soit visible que par certains acheteurs (voir page Affichages relatifs aux catégories d'acheteurs (tags)).

4/ Prêt pour = date de distribution / livraison : La date à laquelle cette commande sera distribuée (ou livrée) aux acheteurs, par exemple "Distribution du 6 septembre", ou "Vendredi prochain" ou "Commande viande pour 23 juillet". Ce texte sera affiché dans l'encart bleu sur votre boutique :

5/ Modalités de retrait/livraison (facultatif) : Les indications précisées ici seront incluses dans l'e-mail de confirmation de commande envoyé au client. Elles apparaîtront juste en-dessous de la méthode de livraison. Ils seront les seuls à obtenir cette information donc vous pouvez y inclure des informations comme des adresses ou numéros de téléphone.

6/ Ajouter une commission : Une marge ou commission peut être spécifiée. Elle s'appliquera sur tous les produits proposés à la vente par ce distributeur. Se référer aux explications sur les commissions.

Cliquez sur "Sauvegarder" pour créer le cycle de vente.

Tableau de bord des cycles de vente

Les cycles de vente sont présentés en :

1/ Nom de votre cycle de vente. Ce nom n'est visible que par vous, il n'est pas affiché au consommateur. Vous pouvez le modifier directement.

2/ Dates d'ouverture et fermeture du cycle de vente. Vous pouvez les modifier directement.

3/ Le bouton d'édition vous permet de retourner dans les étapes du cycle de vente, si vous avez d'autres modifications à faire.

4/ Le bouton dupliquer est très pratique pour cloner un cycle de vente. Par exemple, si votre cycle de vente se répète de manière périodique et régulière, vous pouvez dupliquer un cycle de vente passé afin d'aller plus vite.

5/ Le bouton supprimer vous permet de supprimer un cycle de vente. Notez que dès qu'il y a eu des visites sur la page de votre boutique au niveau de ce cycle de vente, ce bouton est désactivé et il n'est plus possible de supprimer le cycle de vente.

Etape 4. Options de commande

La dernière étape vous permet de sélectionner les méthodes de livraison ou de paiement qui doivent s'afficher lors du parcours d'achat du cycle de vente. Par défaut, toutes vos méthodes sont sélectionnées.

Notifier les producteurs des commandes / récapitulatif des produits à préparer

Lorsque les commandes sont passées à travers un hub, les producteurs ne reçoivent pas d'email avec la commande. Seul le hub reçoit cette information. Cela permet au hub de décider du moment où les producteurs seront notifiés, afin notamment de pouvoir modifier les commandes entre temps.

Pour notifier les producteurs des commandes en cours, vous avez deux choix :

En utilisant ce bouton, tous les producteurs liés à ce cycle de vente recevront un email contenant une liste des produits commandés pour ce cycle de vente avec les instructions éventuelles de livraison si elles ont été renseignées dans le cycle de vente (produits entrants).

L'email sera envoyé automatiquement à la fin du cycle de vente (dernier jour de la prise de commandes). Cliquez sur "Paramètres avancés", puis cochez la case "Notifications automatiques", et cliquez sur "Sauvegarder" :

Le mail envoyé ressemble à ceci :

*Vous n'êtes pas producteurs, ou vous êtes producteurs mais avec choisi un type de profil 'Hub producteur" ? Rendez-vous sur Cycle de vente pour les hubs.

En créant un cycle de vente, vous définissez les périodes d'ouverture de votre boutique, les produits pouvant être achetés ainsi que les marges et commissions ajoutées sur les prix de base des produits pour couvrir les frais liés à la distribution (ex: vos frais de transport).

Pourquoi gérer par cycle de vente ? Certains producteurs / fournisseurs préfèrent avoir une ouverture en continu et répondre à chaque commande au fil de l'eau. D'autres fonctionnent par périodes de commande correspondant à un jour de livraison/retrait donné. Par exemple, les ventes seront ouvertes pendant deux semaines (un cycle de vente de deux semaines) : à la fin de ces deux semaines, toutes les commandes seront emballées et livrées/réceptionnées en même temps le mercredi suivant. Une fois que ce lot de commandes a été réceptionné, un nouveau cycle de vente redémarre. Cela permet d'optimiser la préparation des commande et le transport, réduisant aussi les frais associés grâce à une logique de massification.

1. Créer un nouveau cycle de vente

Connecté en administrateur, rendez-vous sur le menu Cycle de vente ou depuis votre tableau de bord, cliquer sur le bouton suivant :

Puis cliquez sur "Nouveau cycle de vente" ou sur "Gérer les cycles de vente".

Vous êtes alors redirigé vers l'écran suivant :

Choisissez votre boutique "coordinateur" puis cliquez sur "suivant". Vous allez être redirigé vers cette page

Commandes jusqu'au : La date à laquelle votre boutique arrêtera d'accepter des commandes pour ce cycle de vente. Si vous souhaitez laisser votre boutique ouverte en continue, indiquer une date dans un futur très lointain.

Prêt pour : La date à laquelle cette commande sera disponible (ou livrée) pour les acheteurs. Vous pouvez indiquer ici un texte libre qui sera utilisé pour nommer ce cycle de vente, par exemple Vendredi prochain. Certains hubs "hackent" un peu ce fonctionnement et saisissent ici la nature de la commande concernée par ce cycle de vente, par exemple (Commande viande pour 23 juillet).

Précisions pour l'acheteur : Les indications précisées ici seront incluses dans l'email de confirmation de commande envoyé au client, juste en-dessous de la méthode de livraison. Ils seront les seuls à obtenir cette information donc vous pouvez y inclure des informations comme des adresses ou numéros de téléphone.

Produits : Choisissez ici les produits de votre catalogue que vous souhaitez mettre à la vente dans ce cycle de vente.

Ajouter commission coordinateur : Si vous souhaitez appliquer une marge ou commission sur tous les produits figurant dans ce cycle de vente, vous pouvez choisir ici la marge souhaitée parmi les marges et commission prédéfinies (voir page Marges et commissions).

2. Ouvrir la boutique

Cliquez sur "créer" pour créer le cycle de vente. Si la date d'ouverture est déjà passée, votre boutique est instantanément ouverte ! Si vous n'êtes pas prêt à ouvrir tout de suite, indiquez des dates dans le passé ou le futur, que vous pourrez changer ensuite.

Si votre cycle de vente se répète de manière périodique et régulière, vous pouvez dupliquer un cycle de vente passé afin d'aller plus vite (bouton orange sur la capture, attention il n'est pas orange sur la plateforme) :

Des bons de réductions peuvent être créés afin de faire bénéficier vos clients de remises et promotions. Cette fonction est encore relativement limitée, nous vous invitons à lire l'intégralité de cette page du guide avant d'implémenter des bons de réduction dans votre boutique.

Vous pouvez configurer des bons de réduction depuis l'espace .

Créer un bon de réduction

• Cliquez sur "Bon de réduction" depuis le menu de gauche de l'espace paramètres d'entreprise

• Cliquez sur le bouton "Ajouter Nouveau" qui se situe en haut à droite de la page

• CODE PROMO - Le code que vous allez saisir ici bénéficiera d'une réduction. Le code correspond à une chaine de caractère alors vérifiez l’orthographe, les majuscules/minuscules et les espaces avant l'enregistrement.

• TYPE DE PROMO - Vous allez pouvoir ici choisir entre un mode de calcul de la remise en pourcentage ou en montant fixe.

  • fixe ou pourcentage - En fonction du choix, le bon ajoutera un montant fixe de réduction ou un pourcentage de réduction à l'ensemble de la commande à laquelle le bon sera appliqué.

• MONTANT - Saisissez ici le montant souhaité (pourcentage ou montant fixe) .

• Cliquez sur SAUVEGARDER pour enregistrer votre bon de réduction .

Gérer les bons de réduction

Les bons de réduction peuvent être activés ou désactivés de manière illimitée par l'administrateur de la boutique. Un bon restera actif tant que l’administrateur de la boutique ne l'aura pas manuellement désactivé. Un bon actif peut être utilisé sur plusieurs commandes par un seul ou plusieurs clients. Les clients sont limités à l'usage d'un unique bon de réduction par commande.

Depuis la page bon de réduction de l'espace paramètres d'entreprise, utilisez la checkbox à droite de chaque bon pour le désactiver ou l'activer.

Pensez à cliquer sur "Mettre à jour" pour enregistrer les modifications apportées.

Utilisation client

Afin de bénéficier du bon de réduction, les clients devront se munir du code exact défini par l'administrateur.

Le client sera invité à saisir le code du bon de réduction à l'étape 2 du processus de validation de commande.

Il arrive qu'un gestionnaire de boutique souhaite afficher les produits qu'il vend sur une logique de "vitrine", pour faire savoir ce qu'il propose à la vente, mais sans autoriser les achats. Par exemple, pour montrer les produits qui seront bientôt en vente dans le prochain cycle de vente.

Pour paramétrer votre boutique en mode "vitrine sans achat possible", il faut ouvrir un incluant les produits que vous souhaitez afficher, et pour la période souhaitée. Puis allez dans Entreprises > Gérer > Méthode de paiements et basculer toutes les méthodes de paiement en "visible pour l'administration uniquement", comme dans l'image ci-dessous.

Et le tour est joué ! Vos produits s'affichent sur votre boutique, mais la boutique est bien affichée comme fermée à la commande. Exemple ci-dessous :

Liste des acheteurs

Tous les acheteurs ayant passé une commande sur votre boutique se trouvent sur la page Acheteurs (menu principal sur l'interface d'administration).

Vous pouvez également ajouter manuellement un acheteur via le bouton "nouvel acheteur". Seul les acheteurs dans cette liste peuvent se voir attribuer un tag, donc être associés à une catégorie d'acheteur donnée.

Adresse de facturation et de livraison par défaut

Chaque acheteur peut avoir une adresse de livraison et facturation par défaut. Ainsi le processus d'achat en ligne peut être plus rapide : en effet les champs vont se remplir automatiquement à partir du profil de l'acheteur.

Si un acheteur change d'adresse, il peut aussi modifier cette adresse par défaut durant la commande en cochant la case "Sauvegarder comme adresse par défaut" :

Tags (association d'un acheteur à une catégorie donnée)

Vous pouvez créer une nouvelle catégorie d'acheteur en créant directement un nouveau tag, en l'associant à un acheteur donné. Pour ajouter un tag, il vous suffit de taper ce tag dans la colonne dédiée (menu Acheteurs). Un acheteur peut avoir plusieurs tags et bien évidemment un tag peut être lié à plusieurs acheteurs. Pour ce deuxième point, la seconde fois que vous taperez le tag dans la colonne correspondante, il vous sera suggéré via une liste déroulante. Faites bien attention à le sélectionner dans cette liste (les tags sont sensibles à la casse donc à l'usage de majuscules / minuscules).

Si vous ne souhaitez pas que votre boutique soit accessible à tous et toutes, par exemple si vous voulez réserver la possibilité de passer commande à certains acheteurs définis (des membres de votre groupe d'achat, des professionnels..), vous pouvez :

• Rendre la boutique invisible du grand public et ne partager le lien URL qu'à vos contacts

• Limiter l'accès aux acheteurs inscrits dans votre liste d'acheteurs

Rendre votre boutique invisible du grand public

Dans l'onglet Entreprises, cliquez sur les Paramètres de votre entreprise. Puis, dans l'onglet "Informations de base", au niveau du choix "Apparaît sur la plateforme", vous pouvez choisir entre :

• "Cachée" : l'entreprise sera invisible sur la carte dans la liste des producteurs, mais apparaîtra encore dans les profils des boutiques qui la fournissent

• "Invisible" : l'entreprise sera complètement invisible. Votre boutique sera masquée dans toutes les recherches, à la fois sur la plateforme, et dans les moteurs de recherche du web. Cela signifie que sur la plateforme, votre boutique n'apparaitra ni dans le menu "boutiques", ni sur la carte. Cependant, l'accès à la boutique n'est pas restreint, dans le sens où toute personne en possession de l'URL de la boutique pourra y accéder et passer commande.

  Le bénéfices de cette option, est que vous pouvez inviter (par email par exemple), vos clients en leur envoyant le lien URL direct de votre entreprise. L'inconvénient est que si l'url est partagée, vous pouvez avoir des commandes par des personnes à qui vous n'aviez pas donné le lien vers votre boutique.

Limiter l'accès à votre boutique à votre liste d'acheteurs

La boutique est affichée mais les ventes sont réservées aux personnes figurant sur votre liste d'acheteurs. Cela implique que l'acheteur devra se connecter avant de pouvoir accéder à votre boutique, pour que le système puisse "reconnaître" s'il fait partie de la liste des acheteurs autorisés ou pas.

Voici ce que verra un utilisateur non-connecté ou non-membre de votre liste d'acheteurs :

Pour activer cette fonctionnalité, allez dans les préférences de votre boutique (onglet Entreprises > Paramètres > Préférences Boutique), puis cochez l'option "Visible uniquement pour les acheteurs connectés et figurant sur la liste "acheteurs" de la boutique (boutique privée)"

Pour gérer votre liste d'acheteurs, allez sur l'onglet "Acheteurs" du menu principal :

Ajoutez de nouveaux acheteurs manuellement via le bouton "nouvel acheteur". Vous pouvez supprimer les acheteurs auxquels vous ne souhaitez plus donner accès à votre boutique.

Règles de tags

Une fois les acheteurs regroupés par catégories, c'est à dire une fois qu'un tag leur a été associé, (), vous allez pouvoir définir les règles d'affichage suivantes :

• Rendre des cycles de vente visibles ou invisibles : par exemple, vous souhaitez créer des cycles de vente différents pour les acheteurs professionnels ou les CE d'entreprises, avec des marges différentes de celles appliquées aux particuliers, et souhaitez que ces cycles de ventes ne soient accessibles qu'à ces professionnels ; ou bien vous êtes un groupement d'achat et souhaitez réserver un cycle de vente aux membres de votre GA

• Rendre des méthodes de livraison visibles ou invisibles : cela peut-être utile si vous souhaitez par exemple réserver la livraison à domicile à des habitants de certains quartiers, ou à des membres "VIP" ;

• Rendre des méthodes de paiement visibles ou invisibles : par exemple, vous souhaitez réserver le paiement sur place aux membres de votre collectif ;

• Rendre certaines variantes visibles ou invisibles : cette règle permet de rendre une variante (déclinaison d'un produit) visible ou invisible dans la boutique pour certaines acheteurs.

Comment paramétrer une règle de tag

Allez sur le menu Entreprises > Paramètres > Règles de tag.

Cliquez sur "Ajouter une règle par défaut".

Choisir le type de règle et validez.

Entrez le tag pour lequel vous souhaitez rendre invisible la fonctionnalité. Par exemple ici, nous rendons invisible par défaut les cycles de vente tagués "ce-entreprise" :

Maintenant, cliquez sur le bouton rouge "Ajouter une règle conditionnelle", puis sur "Ajouter une nouvelle règle".

Entrez les noms des tags désirés dans les champs disponibles. Par exemple, dans l'exemple ci-dessous, nous définissons que seuls les acheteurs ayant le tag "ce-entreprise", pourront voir les cycles de vente tagués "ce-entreprise". Ces cycles de vente seront invisibles pour tous les acheteurs ne disposant pas de ce tag.

Nous devons maintenant ajouter les tags au niveau des fonctionnalités à rendre visible ou invisible :

Afficher ou masquer les cycles de vente de ma boutique

Dans l'onglet "Cycle de vente", modifiez votre cycle de vente et entrez le nom du tag dans le champ "tag".

Pour les boutiques multi-producteurs, le tag est à l'étape 3 du cycle de vente.

Afficher ou masquer des méthodes de livraison

Pour cette règle, modifiez votre méthode de livraison dans l'onglet Entreprise > bouton Paramètres > onglet Méthodes de livraison.

Dans l'exemple ci-dessous, la méthode de livraison "à domicile" est taggée "vip".

Afficher ou masquer des méthodes de paiement

Pour cette règle, modifiez votre méthode de livraison dans l'onglet Entreprise > bouton Paramètres > onglet Méthodes de paiement. Dans l'exemple ci-dessous, un paiement sur facture sera une option proposée uniquement aux acheteurs professionnels.

Afficher ou masquer des variantes dans ma boutique

Utiliser les tags pour gérer des tarifications différenciées selon la catégorie d'acheteur/ tarification sociale

Parfois, vous souhaitez appliquer des tarifications différentes selon le type d'acheteur : bénéficiaire d'un tarif social, membre d'un groupement d'achat ou non-membre, particuliers ou profesionnels, etc.

Plusieurs possibilités de paramétrages utilisant les règles de tag sont à votre disposition :

Le collectif en charge du point relais demande aux consommateurices de fournir un justificatif de quotient familial. Si ce dernier est inférieur à un certain niveau, les acheteurs peuvent bénéficier d'une tarification sociale (20% de réduction sur les achats).

Pour mettre cela en place dans CoopCircuits, le collectif a réalisé la configuration suivante

• dans l'onglet "Acheteurs", le collectif attribue un tag "tarif réduit" aux emails correspondant aux bénéficiaires

• une méthode de paiement spécifique existe, tagguée "tarif réduit", et propose une réduction/marge négative de 20%

• une règle de tag définit que la méthode de paiement tagguée "tarif réduit" ne sera visible qu'aux mails taggués "tarif réduit"

Ainsi, les personnes bénéficiaires du tarif social peuvent, à la fin de la prise de commandes, choisir la méthode de paiement "tarif réduit" et bénéficier du tarif préférentiel sur l'ensemble de leur panier, soit 20% de remise.

Une fois votre boutique en ligne, vos acheteurs passent commande. Cette rubrique vous expliquer comment :

• gérer / modifier les commandes reçues

• en créer manuellement de nouvelles depuis l'interface administrateur

• ajuster les paiements (remboursements, prélèvements complémentaires)

• ou encore comment imprimer un ticket de caisse pour une commande donnée.

A quoi sert ce module ?

Ce module vous permet de mettre en place des commandes récurrentes pour vos acheteurs. Une fois mises en place, ces commandes seront automatiquement traitées selon le rythme prévu : toutes les semaines, toutes les deux semaines, etc. Cette fonctionnalité permet aux clients de ne pas avoir à repasser manuellement une commande qu'ils font régulièrement.

En résumé :

• Les acheteurs peuvent choisir d'avoir une commande régulière "automatique" pour certains produits

• Vous pouvez en tant que gestionnaire mettre en pause un abonnement, ajouter / supprimer des produits ou tout simplement l'annuler

• Les acheteurs peuvent autoriser votre boutique à prélever automatiquement à chaque nouvelle commande récurrente passée en leur nom le montant correspondant sur leur carte de crédit, via Stripe.

Les grandes étapes de la mise en place

La page configuration décrit les éléments à préparer et les étapes de mise en place :

1) Activez les commandes récurrentes dans le paramétrage de votre entreprise.

2) Vérifiez que vous avez bien configuré vos méthodes de paiement et de livraison.

3) Collectez les informations nécessaires auprès de vos acheteurs, dont leurs coordonnées, mais aussi les produits qu'ils souhaitent inclure dans leur commande récurrente et quelle méthode de paiement ils souhaitent utiliser.

4) Ajoutez les acheteurs à votre liste d'acheteurs s'ils n'ont pas encore passé commande (sinon ils y sont déjà !).

5) Configurez les rythmes d'abonnement.

Puis que la page "création et gestion d'une commande récurrente" vous trouverez ensuite les éléments pour :

6) Créez une commande récurrente pour un acheteur.

7) Voir comment modifier, mettre en pause ou annuler une commande récurrente.

8) Comprendre comment les commandes récurrentes sont traitées.

Pour comprendre comment cela se déroule pour l'acheteur, consultez la page dédiée.

Si je supprime l'association d'un rythme d'abonnement à un cycle de vente déjà ouvert, que se passe-t-il pour les commandes automatiques déjà lancées à l'ouverture du cycle ? Sont-elles supprimées ?

Les commandes resteront ouvertes et seront traitées de façon normale, donc à la fermeture du cycle de vente, l'acheteur recevra une confirmation que la commande a bien été passée. Si vous souhaitez supprimer toutes les commandes automatiques associées au cycle de vente en question, vous devrez annuler chaque commande individuellement.

Si j'ajoute une commande récurrente associée à un rythme d'abonnement correspondant à un cycle de vente en cours, est-ce qu'une commande sera automatiquement passée pour l'acheteur pour le cycle de vente en cours ?

Oui ! Le cas échéant une commande va être passée automatiquement dans les minutes qui suivront la création de la commande récurrente. Si vous ne souhaitez pas que la commande récurrente démarre dès le cycle de vente en cours, pensez à mettre une date de début pour la commande récurrente postérieure à la fermeture du cycle de vente.

Que se passe-t-il si le stock d'un produit donné permet de répondre à certaines commandes récurrentes, mais pas à toutes ? Quels acheteurs se verront attribuer le stock disponible ?

Dans ce cas, le stock ne sera pas répartis entre tous les acheteurs avec commandes automatiques pour ce produit, mais sera alloué à chaque commande automatique une par une jusqu'à ce que le stock s'épuise, et les commandes automatiques suivantes apparaîtront comme non complètement satisfaites (le produit sera manquant).

Que se passe-t-il si je modifie le paramétrage d'une commande récurrente alors qu'une commande automatique a déjà été déclenchée sur un cycle de vente en cours ?

ASi vous modifiez le paramétrage de la commande récurrente alors qu'un cycle de vente sur le rythme d'abonnement correspondant est ouvert, la commande automatique déjà passée pour ce cycle de vente sera modifiée et prendra en compte les nouveaux paramètres saisis (ex: suppression d'un produit). L'email de confirmation qui sera envoyé à la fermeture du cycle de vente reflètera bien la nouvelle situation, prenant en compte les changements effectués. Si vous ne voulez pas que les changements s'appliquent à la commande automatique déjà en cours, attendez la fin du cycle de vente pour modifier le paramétrage de la commande récurrente.

Que se passe-t-il si le stock d'un produit ne permet pas de satisfaire toutes les commandes récurrente pour un cycle de vente donnée, et qu'un acheteur qui s'est vu alloué le stock demandé pour ce produit annule sa commande. Est-ce que ce stock sera réalloué à une autre commande automatique qui n'avait pas pu être satisfaite ?

Non. Si l'acheteur annule la commande ou retire le dit produit de sa commande, le stock du produit sera augmenté de la quantité correspondante, mais ne sera pas automatiquement réalloué à une autre commande automatique déjà passée. Vous pouvez cependant le faire manuellement en éditant une commande automatique spécifique selon le process décrit ici.

Dans cette section, nous cherchons à montrer par une série d'exemples étape par étape comment vous pouvez combiner différentes fonctionnalités de la plateforme OFN pour gérer votre entreprise de la manière qui vous convient le mieux.

Cette liste n'est pas exhaustive et peut ne pas couvrir votre scénario spécifique. N'oubliez pas que vous pouvez toujours contacter l'équipe d'assistance de votre instance locale pour obtenir des conseils supplémentaires ou demander l'avis de vos pairs dans les forums communautaires spécifiques aux instances, les groupes Facebook d'utilisateurs, etc.

• Supprimer une entreprise

• Horaires d'achat spéciaux pour les groupes prioritaires

• Livraison gratuite ou à prix réduit pour les clients défavorisés

• Récompensez vos bénévoles

Actuellement, les utilisateurs ne peuvent pas supprimer eux-mêmes les entreprises, mais c'est une fonctionnalité qu'OFN a prévu de mettre en place.

Pour supprimer une entreprise, vous devrez contacter votre équipe d'assistance OFN locale.

Vous pouvez ajouter des labels à vos produits afin de renseigner l'acheteur final sur les méthodes de production ainsi que les labels obtenus pour le produit. Actuellement les propriétés suivantes peuvent être ajoutées :

Il y a deux manières d'assigner un label à produit :

1) Vous pouvez l'assigner à une entreprise, ainsi tous les produits de l'entreprise auront les labels et propriétés sélectionnées.

2) Vous pouvez l'assigner à un ou plusieurs produits en particulier.

1) Assigner un label à une entreprise

Cette méthode permet d'assigner le label à tous les produits de l'entreprise. Si vous ne souhaitez ajouter le label qu'à certains produits, rendez-vous plutôt à l'étape 2. Si seuls deux ou trois produits de votre catalogue ne sont pas concernés par le label "par défaut", utilisez cette fonctionnalité et rendez-vous sur le paragraphe Propriété héritées.

Sur l'interface d'administration, rendez-vous sur le menu "Entreprises" puis cliquez sur "paramètres" et accédez à "Propriétés/Labels" dans le menu vertical de gauche :

Ensuite, il y a 2 champs lors de l'application d'une propriété d'entreprise :

Nom du label : A sélectionner dans la liste déroulante. C'est le nom qui s'affichera à l'acheteur final.

Description : Vous pouvez ajouter une petite description pour donner plus d'informations sur votre label. Cela peut être un numéro de certificat pour un label par exemple.

2) Assigner un label à un produit

Sur l'interface d'administration, rendez-vous sur le menu "Produits" et modifiez un produit existant (il n'est pas possible d'ajouter des labels à la création produit) :

Une fois sur cette page cliquez sur "Propriété du produit" sur le menu vertical de droite :

Il y a 2 champs lors de l'attribution d'une propriété de produit :

Nom de la propriété : vous pouvez sélectionner une propriété de produit prédéfinie dans la liste déroulante. Il s'agit du nom de la propriété avec laquelle votre produit sera étiqueté et que les clients pourront rechercher dans votre boutique.

Description : Vous pouvez ajouter une petite description pour donner plus d'informations sur votre étiquette. Par exemple, vous pouvez ajouter un numéro de certification.

Vous pouvez appliquer plusieurs propriétés en cliquant sur "+ Ajouter des propriétés de produit".

Propriétés héritées

Comme indiqué précédemment, lorsqu'une propriété est attribuée à une entreprise, tous les produits appartenant à cette entreprise "héritent" automatiquement de cette propriété. Cependant, il est possible d'ignorer cet héritage automatique.

Lorsque vous modifiez les propriétés d'un produit, vous verrez une case à cocher intitulée "Hériter des propriétés de (Nom de l'entreprise) (sauf si elle est modifiée ci-dessus)". Par défaut, lorsqu'une entreprise possède une propriété, cette case sera cochée pour tous les produits appartenant à l'entreprise. Si vous décochez cette case, toutes les propriétés de l'entreprise qui ont été héritées seront supprimées.

Visualisation des propriétés sur la boutique en ligne

En cliquant sur le profil d'un producteur, les labels entreprises s'affichent sur sa page :

Les clients peuvent également filtrer les produits d'une boutique en fonction de leurs propriétés :

Les acheteurs peuvent également filtrer les produits d'une boutique en fonction des labels.

Parfois, vous souhaitez passer vous même une commande manuellement dans le système, pour le compte d'un acheteur ou pour que vos rapports incluent une commande issue d'une autre plateforme par exemple. Rendez-vous sur Commandes et cliquez sur le bouton Nouvelle Commande :

Suivez ensuite pas à pas le processus :

Sélectionnez le distributeur sur lequel doit être enregistré la commande puis le cycle de vente. En fonction du cycle de vente choisi, les produits pouvant être ajoutés à la commande ainsi que les marges ne seront pas forcément les mêmes, selon le paramétrage du cycle de vente.

Vous serez redirigé sur la page suivante où vous pourrez ajouter les produits (vous devez commencez à taper les premières lettres pour que des suggestions apparaissent) :

Indiquez les quantités. Une fois tous les produits ajoutés, cliquez sur mettre à jour et recalculer les frais.

L'étape suivante est d'ajouter les informations liées à l'acheteur dans le menu vertical "détails client". Si l'acheteur fait déjà parti de vos clients, vous pouvez le sélectionner via la liste déroulante, ou alors remplir les champs et indiquer une commande invité :

Cliquez sur Ajustements ou directement sur Paiements (à droite de l'écran) avant de continuer et sélectionner une méthode de livraison :

Ensuite vous pouvez réaliser des ajustements comme l'ajout d'une commission. Continuez.

La dernière étape est le choix de la méthode de paiement :

Cliquez sur mettre à jour et envoyez un email de confirmation à l'acheteur.

Quelle imprimante ?

Pour imprimer un ticket de caisse, vous avez besoin d'une imprimante spécifique dite "imprimante thermique", capable de parler le langage de contrôle ESC/P (la plupart des imprimantes thermiques parlent ce langage).

Par exemple : - Epson one (utilisée communément par les commerçants)). Disponible en ligne pour environ 150€ - Une imprimante thermique premier prix coute entre 15€ et 50€ sur internet.

Paramétrage du système

Comment paramétrer ma machine pour pouvoir imprimer un ticket de caisse depuis le site Open Food Network ?

Vous devez d'abord installer l'imprimante thermique en suivant les instructions correspondantes à votre système d'exploitation données par le fournisseur (pour les imprimantes USB, vous n'aurez peut-être pas à préciser l'URI, mais assurez-vous d'avoir les drivers nécessaires).

Ensuite, vous devez installer QZ Tray qui est un plug-in pour imprimante qui lancera automatiquement l'impression du ticket sans que vous n'ayez à sélectionner l'imprimante et cliquer sur "imprimer" à chaque fois que vous lancer une impression. Vous pouvez télécharger QZ Tray depuis ce site.

Lancer QZ Tray s'il ne se lance pas automatiquement, puis ouvrez la page "print_ticket.html” dans votre navigateur. Les certificats ne fonctionneront pas mais vous pourrez imprimer une page test.

Imprimer un ticket

Rendez-vous dans le menu "Commandes" et cliquez sur le bouton vous permettant de modifier une commande. Ensuite sous le bouton "actions" vous trouverez l'action "imprimer le ticket de caisse". Cliquez dessus.

Une nouvelle fenêtre va s'ouvrir et vous pourrez sélectionner votre imprimante.

L'imprimante sélectionnée sera sauvegardée dans votre navigateur. Si vous souhaitez modifier ce choix, au sein du même bouton actions vous trouverez toujours pas la suite le menu "Choisir l'imprimante tickets", afin de modifier votre choix d'imprimante.

Le menu "commandes" est divisé en deux sous menu sur Open Food Network : la page "commandes" et la page "gestion des commandes par lot". Cette partie du guide traite des deux pages.

Liste des commandes

Cette page liste toutes les commandes passées sur la plateforme pour votre /vos boutique(s). A partir de cette page, vous pouvez accéder aux détails de chaque commande, les modifier et suivre le statut du paiement et de l'expédition. Pour savoir comment passer manuellement une commande pour le compte d'un acheteur depuis l'interface d'administration, cliquez ici.

Les filtres présents sur la page peuvent vous aider à accéder plus rapidement à la / aux commande(s) recherchée(s). Vous pouvez filtrer par date, statut, distributeur concerné, cycle de vente, ou via l'email ou le nom de l'acheteur.

Distributeur : Il s'agit de l'entreprise (distributeur) via laquelle les commandes recherchées ont été passées.

Date : Il s'agit de la date à laquelle la commande a été passée.

N° commande : Numéro attribué de manière aléatoire au moment de la commande. Si un petit panneau avec un point d'exclamation figure à côté de ce numéro, cela signifie que l'acheteur a ajouté une note au moment de sa commande. Passez votre souris sur le symbole pour afficher la note.

Statut :

• Finalisée - le client est allée jusqu'au bout de la commande, qui a bien été passée

• Annulée - le gestionnaire du hub a annulé la commande

• Panier - le client a commencé à passer commande mais n'est pas allé jusqu'au bout, la commande n'a pas été passée

Statut du paiement :

• Solde dû - pour les paiements non automatisés (paiements en liquide, chèque, par virement bancaire) le statut du paiement sera par défaut "Solde dû", jusqu'à ce que le gestionnaire de la boutique valide manuellement le paiement de la commande.

• Payé - En cas de paiement en liquide / chèque / virement bancaire, c'est au gestionnaire de confirmer manuellement que le paiement a bien été fait (voir Modifier le statut de paiement ou de livraison d'une commande). Le statut du paiement bascule alors sur "Payé". Pour les paiements automatisés (Paypal, Stripe) le statut sera automatiquement basculé sur "Payé" au passage de la commande, le portail de paiement renvoyant l'information de la validation du paiement à la plateforme.

• Crédit acheteur - si l'acheteur a réglé sa commande mais qu'ensuite cette dernière a été modifiée et qu'un/des produits ont été supprimés, il y a donc un trop perçu pour le hub par rapport au nouveau montant de la commande. Le hub doit de l'argent à l'acheteur pour cette commande.

Statut de livraison :

• En attente - Lorsque le statut du paiement est "Solde dû", le statut de livraison sera "En attente"

• Prêt - Lorsque le paiement est reçu (statut "Payé" ou "Crédit acheteur"), le statut de livraison basculera sur "Prêt"

• Envoyé - Après la livraison ou la récupération des produits par le client, c'est au gestionnaire de marquer manuellement la commande comme "Envoyé" (cf Modifier le statut de paiement ou de livraison d'une commande)

Email acheteur : Il s'agit de l'email de l'acheteur. Une liste complète des emails des acheteurs peut être téléchargée via le rapport "Acheteurs / liste de mails".

Total : Le montant total de la commande.

Modifier le statut de paiement ou de livraison d'une commande

A droite des lignes de commande, vous pouvez opérer deux actions rapides via les boutons suivants :

Confirmer le paiement :

Cliquez sur l’icône "check" pour indiquer que la commande a été payée (montant exact).

Capturer la commande comme étant expédiée :

Cliquez sur l’icône "route" pour capturer que la commande a été expédiée

Remarque : le statut de paiement et de livraison peut aussi être modifié depuis la page de modification / gestion d'une commande (voir paragraphe suivant).

Modifier une commande

A droite de la ligne de commande, le bouton suivant vous permet d'accéder à la page de modification / gestion générale de la commande

Vous pouvez aussi y accéder en cliquant sur le numéro de commande depuis le tableau.

Voici l'affichage de la page de gestion d'une commande :

Ajouter et supprimer des produits d'une commande

Vous pouvez ajouter un produit en sélectionnant la variante concernée (vous devez taper les trois premières lettre pour que les options de variantes disponibles apparaissent). Pour supprimer un produit, il suffit de cliquer sur le petit icône poubelle à côté de la ligne du produit. Vous pouvez aussi modifier les quantités commandées. N'oubliez pas de bien cliquer sur le bouton "mettre à jour et recalculer les frais" pour sauvegarder vos modifications et mettre à jour le calcul des marges associées à la commande.

Diverses fonctionnalités sont disponibles via le bouton "actions"

• Renvoyer la confirmation : Si vous avez modifié le contenu d'une commande, il peut être pertinent de renvoyer une nouvelle confirmation de commande - mise à jour - à l'acheteur.

• Envoyer la facture : Cette action entraîne l'envoi automatique par email de la facture correspondant à la commande, au format PDF

• Imprimer la facture : Cette action entraîne la génération d'un PDF à imprimer

• Imprimer ticket de caisse : Cette action entraîne l'impression du ticket de caisse de la commande via l'imprimante thermique connectée à l'ordinateur (voir page concernée)

• Choisir imprimante tickets : Cette action permet de choisir l'imprimante thermique sur laquelle seront imprimés les tickets de caisse (voir page concernée)

• Annuler la commande : Cette action permet d'annuler la commande

Voir les informations acheteurs

Les informations acheteur (email, adresses de facturation et livraison) sont accessibles depuis le menu de droite.

Modifier le montant d'une commande

Cliquez sur "ajustements" (cf capture ci-dessus). Sur cette page vous pouvez ajouter ou supprimer des montants selon votre guise en cliquant sur "nouvel ajustement". Cela vous permet par exemple d'accorder une remise sur une commande car les produits étaient abîmés, ou de prendre en compte un avoir accordé sur une commande précédente.

Un ajustement peut aussi servir à capturer un remboursement effectué à un acheteur sur une commande. Selon la méthode de paiement choisie, la gestion des remboursements ne sera pas la même. Consultez la page dédiée à ce sujet.

Capturer un paiement partiel

Un paiement partiel par exemple peut être capturer via le menu "paiement" en sélectionnant "nouveau paiement", ce qui ne peut pas être fait par l'action rapide de capture du paiement via l'icône "check".

Impression des factures par lot

Il est possible de sélectionner les commandes visibles sur la page (vous pouvez utiliser l'outil de sélection pour afficher jusqu'à 100 commandes) afin de générer un PDF agrégeant les factures des commandes sélectionnées via le bouton "imprimer les factures".

Une fois le bouton cliqué, une fenêtre de chargement s'ouvrira. Lorsque le chargement est terminé un bouton sera affiché afin d'ouvrir dans une nouvelle page le fichier PDF agrégeant toutes les factures correspondantes aux commandes sélectionnées :

Gestion des commandes par lot

La liste des commandes présente les commandes alors que cette page liste les produits commandés. Cela permet de modifier en masse plusieurs commandes qui contiennent le même produit (changement de quantité, produit en rupture, etc). La page se présente la manière suivante :

Date de début et de fin : Vous pouvez filtrer l'affichage des produits en fonction des dates de commandes.

Producteur : Vous pouvez filtrer sur un producteur en particulier.

Boutique : Vous pouvez filtrer sur une boutique en particulier (comme sur la capture ci-dessus).

Cycle de vente : Vous pouvez filtrer sur un cycle de vente en particulier.

Quick Search : Sans aller jusqu'à l'utilisation des filtres, vous pouvez aussi tout simplement taper un mot-clé dans ce champ (cela peut être le nom d'un acheteur ou d'un produit).

Actions : En cochant les cases à gauche des lignes, vous pouvez appliquer des modifications en masse en passant par le bouton action (ex : vous souhaitez supprimer toutes les commandes liées à un produit).

Colonnes : Vous pouvez gérer vous-même l'affichage des colonnes qui vous sont utiles (voir ci-dessous).

Notez que vous pouvez également trier chaque colonne en cliquant sur son titre. Un clic pour un ordre de A à Z, un second pour l'ordre inverse.

Quelques exemples d'utilisation de la fonction gestion des commandes par lot

Exemple 1: Vous avez un cas de listeria sur vos fromages de chèvres et ne pourrez donc pas assurer la livraison pour le cycle à venir.

Vous avez donc besoin d'identifier les clients ayant commandé du fromage de chèvre et modifier leurs commandes.

Les étapes seront les suivantes :

1. Filtrez en fonction de la date ou du cycle de vente en cours

2. Tapez "chèvre" en mot-clé : toutes les commandes avec du fromage de chèvre apparaissent.

3. Cliquez sur "fromage de chèvre" dans la colonne "produit : unité"

4. Un message apparaît en haut de page avec la quantité totale commandée :

Vous pouvez alors ajuster la quantité, dans la colonne quantité, ou supprimer des produits. Le total affiché au-dessus se modifiera automatiquement en conséquence. Il peut s'avérer pertinent d'envoyer une alerte email aux clients : la plateforme ne génère pas automatiquement une alerte lors de la modification d'une commande.

La case à cocher "ressource partagée"

Cette case à cocher permet d'appliquer les modifications à toutes les variantes des produits. En la laissant décochée vous pouvez modifier variante par variante. Dans l'exemple ci-dessous, on voit que les variantes "1kg" et "3kg" du produit carotte sont bien affichées.

Exemple 2: Vous souhaitez modifier le poids final des produits livrés (produits non calibrés).

C'est particulièrement vrai lorsque vous vendez de la viande ou certains légumes (comme des potimarrons) ou fromages non calibrés : vous ne savez pas à l'avance le poids final du produit qui sera remis à l'acheteur.

Nous allons prendre l'exemple d'une caisse de viande de 10 kg :

1. Filtrez par date ou cycle de vente

2. Recherchez le produit désiré

3. Rendez les colonnes "Poids/Volume" et "Prix" visibles

4. Modifiez les valeurs de poids (le prix changera automatiquement) dans la colonne correspondante

5. Cliquez sur "mettre à jour" dans la barre de bas de page

Vue acheteur des commandes

Vos acheteurs peuvent voir l'historique de leurs commandes ainsi que les soldes créditeurs/débiteurs, depuis leur compte.

Votre acheteur verra l'historique de ses commandes dans toutes les boutiques de la manière suivante :

Introduction

La fonctionnalité catalogue boutique permet à un hub-distributeur A de modifier uniquement pour sa boutique les informations de prix et stock des produits pour lesquels il a la permission adéquate, et de faire sa sous-sélection de produits en masquant les produits qu'il ne souhaite pas distribuer, sans que cela n'affecte le catalogue d'origine du producteur. Ainsi, si un autre hub-distributeur B offre dans sa boutique les mêmes produits du même producteur, il ne sera pas affecté par les changements effectués par A dans son catalogue boutique.

Paramètres du profil concernant le catalogue boutique

Pour y accéder, rendez-vous sur Entreprises, puis "paramètres" et enfin "catalogue boutique" dans le menu vertical de gauche :

Vous avez deux options :

• Option recommandée : Les produits ajoutés par vos fournisseurs peuvent être ajoutés à votre boutique en ligne sans que vous n'ayez à les ajouter au préalable dans votre catalogue boutique. Quand vous créerez un cycle de vente, vous verrez dans les produits "entrants" l'ensemble des produits des producteurs sélectionnés. Bien sûr, si vous avez modifié dans votre catalogue boutiques les prix ou stock de certains de ces produits, ce sont bien ces informations là qui seront affichées dans votre boutique. Si vous ne pensez pas utiliser le catalogue boutique, sélectionnez cette option recommandée.

• Les nouveaux produits ajoutés par vos fournisseurs doivent être préalablement ajoutés à votre catalogue boutique avant de pouvoir être ajoutés à vos cycle de vente. Quand vous créerez un cycle de vente, vous ne verrez dans les produits "entrants" que les produits préalablement ajoutés à votre catalogue boutique.

Accéder au catalogue boutique

Cliquez sur le menu Produits dans l'interface d'administration, puis sur Catalogue boutique dans le sous menu vert. Si vous gérez plusieurs boutiques, il vous sera demandé d'en sélectionner une car chaque catalogue est géré indépendamment.

Lors de chaque visite de ce catalogue boutique, si de nouveaux produits ont été ajoutés par vos fournisseurs, un message vous alertera sur le fait que vous avez de nouveaux produits disponibles pouvant être ajoutés à votre catalogue. Tant que ce ne sera pas fait, ils resteront dans la catégorie "Nouveaux produits".

En cliquant sur "vérifier maintenant" vous serez redirigé vers la liste des nouveaux produits.

Nouveaux produits

Les nouveaux produits peuvent être soit ajoutés à votre catalogue, soit masqués. Si vous souhaitez modifier pour votre boutique les caractéristiques prix/stock d'un produit de la liste, vous devez l'ajouter à votre catalogue boutique. S'il s'agit d'un produit que vous ne voudrez jamais vendre dans votre boutique ou en tout cas pas à court terme, vous pouvez choisir de le masquer.

Pour rappel, si l'option choisie dans les paramètres est que les produits doivent être ajoutés à votre catalogue pour pouvoir être ajoutés dans un cycle de vente et donc mis en vente dans votre boutique en ligne, tous les produits que vous laissez dans la liste "nouveaux produits" seront par défaut masqués, c'est-à-dire qu'ils ne pourront pas être sélectionnés dans vos cycles de vente. Si l'autre option a été choisie, ils pourront être ajoutés dans vos cycles de vente.

Produits du Catalogue Boutique

Via le bouton colonnes à droite, vous pouvez choisir les éléments de paramétrage que vous souhaitez pouvoir voir et modifier lorsque cela est permis.

Modifier pour votre boutique les prix, stocks et références produits

Toutes les modifications que vous ferez ici seront visibles sur votre boutique. Vous pouvez modifier les champs suivants (mais pas les autres, c'est-à-dire le nom du produit, le conditionnement, ou encore la description ou l'image) :

• Référence produit : vous pouvez ici indiquer une autre référence produit que celle du producteur

• Prix : le prix est modifiable mais n'oubliez pas que les quantités unitaires associées ne le sont pas

• En stock : si votre stock disponible pour ce produit diffère du stock disponible proposé par le producteurs, vous pouvez indiquer votre stock. Vos produits ne seront plus visibles dans la boutique une fois que cette valeur atteint zéro.

• A volonté : vous pouvez sélectionner si le produit est vendu à la demande ou suivant un stock défini, ou si vous souhaitez garder le même paramètre que celui figurant au catalogue producteur.

Réinitialiser les niveaux de stock par défaut

Cette colonne permet de revenir à un stock par défaut, par exemple au début de chaque nouveau cycle de vente, selon votre stratégie de réassort. Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, cochez la case et renseignez le stock par défaut dans la case avoisinante pour les produits concernés. Pour réinitialiser le stock par défaut pour ces produits, cliquez sur Action puis Réinitialiser les niveaux de stock par défaut. Seuls les produits avec une case cochée seront affectés par cette action.

C'est utile par exemple pour les hubs-distributeurs qui savent que chaque mois ils auront de nouveaux arrivages définis pour certains produits pour remettre leur stock défini à niveau avant la prochaine vente.

Hériter ?

Si vous n'avez rien modifié sur un produit, la case à cocher "hériter?" est sélectionnée par défaut. Cela signifie que les informations entrées par le producteur et visibles en gris seront reprises et publiées sur la boutique. En modifiant tous les champs ou juste certains, cette case à cocher se dé-sélectionnera automatiquement.

Pour revenir aux informations producteurs, vous pouvez à tout moment re-sélectionner cette case.

Masquer des produits

En cliquant sur le bouton masquer, les produits en question disparaîtront de la liste des nouveaux produits ou du catalogue boutique et seront basculés vers la liste des produits masqués. Ils ne font plus partie de votre catalogue boutique, et ne pourront donc pas être ajoutés à vos cycles de vente si vous avez choisi l'option vous obligeant à ajouter les produits à votre catalogue avant de pouvoir les vendre dans votre boutique.

Produits masqués

La liste des produits que vous avez décidé de masquer se trouve ici :

Sur cette page, vous pouvez décider d'ajouter à votre catalogue boutique certains produits préalablement masqués en cliquant sur le bouton "Ajouter" :

Catalogue boutique et cycle de vente

Dans le menu Cycle de vente > Modifier un cycle de vente, si vous cliquez sur "paramètres avancés" vous disposez d'une option pour choisir si - sur ce cycle en particulier - les informations viennent de votre catalogue ou directement des fournisseurs :

1) Activez les commandes récurrentes

Activez le module en vous rendant sur les paramètres de votre profil > préférences boutique :

Abonnements (= commande récurrente) : Pour activer, sélectionnez "Activée".

Commandes des invités : Nous vous recommandons de désactiver cette option afin de ne pas risquer des doublons de commandes une fois les commandes récurrentes rendues possibles.

Modifier la commande :

• Si vous permettez à l'acheteur de modifier la commande il va pouvoir à chaque nouvelle commande automatiquement passée en son nom modifier les quantités achetées et retirer des produits. Pour en ajouter, il devra faire une nouvelle commande.

• Dans le cas contraire, ils devront vous contacter pour réaliser des modifications. Ils pourront cependant toujours réaliser une nouvelle commande.

2) Vérifiez les méthodes de paiement et de livraison

Lorsque vous créez une commande récurrente pour un acheteur, il faut que vous indiquiez les méthodes de paiement et de livraison choisies, qui s'appliqueront donc automatiquement à chaque commande passée en leur nom par le système.

Méthodes de livraison

Il n'y a pas de restriction sur les méthodes de livraison utilisées. Pour la configuration des méthodes de livraison consultez cette page.

Méthodes de paiement

Vous ne pouvez utiliser que deux méthodes de paiement pour les commandes récurrentes. Consultez cette page pour la configuration générale des méthodes de paiement.

1) Méthode manuelle : Espèce, chèque ou virement bancaire (sans validation automatique sur la plateforme).

2) Stripe : Stripe est un portail de paiement par carte bancaire équivalent à Paypal (l'obligation de créer un compte pour l'acheteur en moins). Pour voir le détail de la configuration Stripe sur une boutique, cliquez ici. A chaque commande, la carte bancaire va être débitée du montant de la commande, et reflètera toute modification apportée à la commande. Rien ne sera débité si la commande récurrente a été mise en pause ou annulée.

Également, si vous utilisez Stripe, pensez à bien nommer cette méthode de paiement dans votre interface d'administration.

Par exemple, au lieu de l'appeler "Paiement par carte bancaire", vous pouvez l'appeler "paiement automatique pour commande récurrente". Une description possible à ajouter : "Votre carte de crédit par défaut sera utilisée pour chaque commande récurrente non mise en pause ou annulée". Ce nom et la description associée à la méthode de paiement seront affichés sur l'email de confirmation reçu par l'acheteur, donc il est important que le bon niveau de détail soit inscrit pour que tout soit clair et que l'acheteur soit rassuré sur l'utilisation de sa carte bancaire.

3) Récupérer les informations auprès de vos acheteurs

Pour créer un abonnement pour vos acheteurs, vous allez avoir besoin de certaines informations :

Nom, numéro de téléphone et adresse e-mail : rappelons que tout acheteur souhaitant bénéficier de commandes récurrentes a l'obligation de se créer un compte sur la plateforme. Et comme précisé dans le paragraphe suivant, vous devez l'ajouter à votre liste d'acheteurs.

Adresse de facturation et de livraison : vous aurez besoin de ces informations pour mettre en place la commande récurrente.

Produits : quels produits souhaitent-ils commander de manière récurrente et automatique ?

Méthode de livraison : vous devez associer une méthode de livraison à la commande récurrente.

Méthode de paiement : vous devez associer une méthode de paiement à la commande récurrente (paiement en liquide ou chèque à réception, paiement par prélèvement automatique via Stripe). Voir point précédent pour les paiements automatiques via Stripe.

Dates : la date de début et de fin de la commande récurrente. Pour rappel, pour qu'une commande récurrente soit passée pour un acheteur sur un cycle de vente donné, la date de début de la commande récurrente peut être située avant ou après la date de début du cycle de vente, en revanche la date de fin de la commande récurrente doit obligatoirement se situer après la date de fin du cycle de vente.

4) Ajoutez les nouveaux acheteurs à votre liste

Avant de mettre en place une commande récurrente pour un utilisateur, vous devez l'ajouter à votre liste d'acheteurs.

Une fois ajouté à votre liste, demandez-leur de se créer un compte sur la plateforme. Si vous planifier d'utiliser un prélèvement automatique via Stripe pour les commandes récurrentes, vous devrez aussi leur demander de sauvegarder une carte de paiement sur leur compte et de vous autoriser à prélever sur cette carte. Toutes les étapes à réaliser de leur côté sont disponibles à la page Pour l'acheteur.

Vous pouvez aussi les ajouter à votre liste une fois leur compte créé. Dans tous les cas, il est nécessaire pour l'acheteur de disposer d'un compte valide sur la plateforme, donc il doit bien avoir confirmé son adresse email. Par ailleurs, si vous utilisez Stripe en tant que méthode de paiement, il est nécessaire de les ajouter à votre liste d'acheteurs AVANT qu'ils autorisent votre boutique à réaliser des prélèvements.

Ainsi, nous recommandons le processus suivant : 1- Contactez l'acheteur pour obtenir les informations listées ci-dessus 2- Ajoutez le à votre liste d'acheteur 3- Ecrivez-lui en lui demandant de se créer un compte sur la plateforme (et si vous utilisez le prélèvement automatique par Stripe d'enregistrer une carte et vous autoriser à prélever dessus) 4- Créer ensuite seulement leur commande récurrente

5) Les rythmes d'abonnement

A propos

Une commande récurrente consiste à la passation automatique par la plateforme d'une commande prédéfinie pour un acheteur donné à chaque nouveau cycle de vente d'un distributeur donné, selon une régularité convenue entre l'acheteur et le distributeur (dite "rythme d'abonnement"). La fonctionnalité offre beaucoup de flexibilité, permettant au distributeur de proposer des "abonnements" hebdomadaires, ou bimensuels par exemple pour proposer des offres correspondant au mieux aux besoins de leurs acheteurs. Ainsi si vous disposez de plusieurs cycles de ventes simultanés, un pour les particuliers et un pour les pro, peut-être n'activerez-vous pas la possibilité de commandes récurrentes pour les professionnels. Ou alors, si vous avez des cycles de ventes hebdomadaires mais permettez la commande d'un "panier produits laitiers" hebdomadaire ou bimensuel, vous pourrez définir les semaines sur lesquels seront livrées les commandes récurrentes du rythme bimensuel (cycles des semaines paires, ou cycles des semaines impaires, par exemple).

Créer un rythme d'abonnement

Une fois les premières étapes réalisées, vous allez voir apparaître le bouton "rythme d'abonnement" dans le menu Cycle de vente. Cliquez dessus pour créer un nouveau rythme d'abonnement :

Nom : Pensez à donner un nom logique au rythme d'abonnement. Par exemple : "hebdomadaire", "mensuel", "un jeudi sur deux"... Ce nom n'est pas visible pour les acheteurs.

Vous pouvez déplacer les cycles de ventes en utilisant les < et > boutons.

Cliquez sur "Créer" lorsque vous avez terminé.

Modifier ou supprimer un rythme d'abonnement

Pour modifier ou supprimer un rythme, cliquez sur son nom dans la colonne correspondante du tableau des cycles de vente. Cette colonne peut être être rendue visible grâce à ce menu sur la page Cycle de vente :

Ajouter ou supprimer un cycle de vente d'un rythme d'abonnement

Soit vous utilisez la fonctionnalité de modification d'un rythme décrite ci-dessus, soit vous pouvez utiliser la fonction présente dans la modification d'un cycle de vente, en ajoutant ou supprimant un rythme d'abonnement :

Au cours de vos ventes, vous allez sans doute être amené à procéder à des ajustements de commande

Les scénarios les plus courants sont les suivants :

1. Un produit au poids variable a été commandé, et au moment de la livraison, vous allez renseigner le poids exact pour ajuster le prix réel à régler 2. Un produit n'a pas été livré par le producteur 3. L'acheteur a souhaité sur place ajouter des produits dans la commande d'origine 4. il y a un soucis sur la commande et vous voulez accorder une ristourne sur cette commande

Deux cas de figure principaux se présentent : A. La commande n'a pas été payée d'avance et sera réglée sur place au moment du retrait. Dans ce cas, les ajustements sont passés avant le règlement, et ce qui sera réglé sera donc le montant final exact.

B. La commande a été payée au moment de la commande, par Stripe ou Paypal par exemple, ou virement bancaire. Dans ce cas, 3 situations possibles : - le solde est créditeur, vous devez de l'argent à l'acheteur et souhaitez le rembourser - le solde est créditeur, vous devez de l'argent à l'acheteur et souhaitez qu'il puisse utiliser ce solde pour payer en partie sa prochaine facture - le solde est débiteur, il vous doit de l'argent

A- Comment rembourser un trop perçu sur une commande ?

a- Paiement via Stripe

Si le paiement a été effectué via votre compte marchand Stripe, le remboursement peut être géré directement via Open Food Network.

La commande que vous souhaitez ajuster est notée comme "payée" :

Vous allez vouloir soit saisir l'ajustement en édition de cette commande, soit modifier le poids du produit réel dans "gestion des commandes par lot, par exemple". Ici nous prenons le cas d'une modification de poids livré réellement à un acheteur :

Vous constatez ensuite la commande modifiée avec le crédit sur la commande, et vous pouvez alors cliquer sur le symbole "Créditer" ici encadré sur l'image pour lancer le remboursement par Stripe sur le compte du client du crédit dû :

Vous constatez bien sur votre compte Stripe le remboursement partiel :

Si une commande a été annulée et que vous voulez intégralement rembourser la commande, vous également pouvez le faire directement depuis l'interface Open Food Network :

b- Paiement via Paypal

Les remboursements partiels ou totaux de commandes réglés par Paypal ne fonctionne pas bien pour le moment sur Open Food Network. Pour l'instant aucun organisateur de circuit court n'utilise cette méthode de paiement, Stripe étant bien plus économique. Si vous souhaitez néanmoins utiliser Paypal, contactez-nous pour que nous puissions prioriser la gestion des remboursements par Paypal dans notre feuille de route.

c- Paiement via virement bancaire

Si le paiement a été réalisé via un mode de paiement non automatique (hors Stripe et Paypal donc), mais déjà capturé comme payé, comme par exemple, via virement bancaire, vous pouvez saisir un ajustement sur la commande, et capturer un paiement négatif.

B- Comment permettre à un acheteur de régler partiellement sa prochaine facture avec ses crédits ?

Il vous est aussi possible de ne pas rembourser une commande, mais simplement de déduire le montant dû de la prochaine commande via un ajustement manuel sur cette prochaine commande.

C- Comment prélever le montant complémentaire ?

Si vous avez ajouté à une commande déjà réglée (quel que soit le moyen de paiement) un nouvel article par exemple, vous avez la possibilité de capturer un paiement complémentaire. Ce paiement doit être capturé manuellement, et ne peut pas être prélevé via Stripe ou Paypal.

Cette page décrit ce qui se passe pour l'acheteur qui a une commande récurrent dans une boutique, et met en exergue les points d'attention pour la boutique proposant à ses acheteurs des commandes récurrentes.

S'inscrire sur Open Food Network

Détenir un compte sur la plateforme est obligatoire pour bénéficier de la fonctionnalité : les commandes récurrentes en mode "invité" (sans se connecter) sont donc impossibles.

Pour créer un compte en tant qu'acheteur, cliquez en haut à droite sur le bouton "se connecter" depuis la page d'accueil, selon le processus décrit ici.​ Vous aurez juste besoin de saisir une adresse email valide et un mot de passe, un message de vérification de l'email avec un lien de confirmation sera envoyé à l'utilisateur, et une fois l'email confirmé, son compte sera créé et il pourra se connecter à la plateforme.

Enregistrer sa carte bancaire et autoriser les prélèvements automatiques

Les acheteurs souhaitant payer leur commande récurrente par prélèvement automatique sur leur carte bancaire ont besoin de a) enregistrer leur carte sur leur profil et b) autoriser la boutique proposant la commande récurrente à réaliser des prélèvements automatiques.

a) Enregistrer sa carte bancaire dans son profil

L'utilisateur accède à son compte, une fois connecté, via le bouton "profil > compte" en haut à droite.

Une fois dans son compte il peut visualiser / modifier ses cartes de crédit enregistrées.

Il est possible de sauvegarder une ou plusieurs carte de crédit dans l'onglet cartes bancaires :

Si plusieurs cartes bancaires sont enregistrées, la carte bancaire indiquée "par défaut" sera celle utilisée par Stripe pour prélever les montants des commandes automatiquement passées pour l'acheteur dans le cadre d'une commande récurrente. Si aucune carte bancaire n'est sélectionnée "par défaut", le paiement ne pourra pas avoir lieu.

N. B. : Les cartes bancaires sauvegardées ici peuvent également être sélectionnées lors d'une commande classique au moment du paiement.

b) Autoriser la boutique en ligne à réaliser des prélèvements automatiques

Si vous ne voyez aucune boutique dans la section "Boutiques autorisées" (voir image ci-dessus), c'est que la boutique ne vous a pas ajouté à sa liste d'acheteurs. Contactez-là pour quelle le fasse !

Sinon il vous suffit de cocher la case pour autoriser la boutique en question à prélever automatiquement sur votre carte par défaut les montants des commandes automatiques passées dans le cadre de votre commande récurrente.

Vous pouvez accéder à la page de génération de rapport via le menu Rapports. Ce qu'on appelle "rapport" est en réalité une liste prédéfinie d'exports de données. Chaque rapport peut être afficher en ligne ou téléchargé au format PDF, Tableur (Excel, Libre Office,...) ou CSV.

Des options de mises en forme sont disponibles sur tous les rapports de la même manière :

1. Vous avez des filtres par date, boutiques, producteurs et cycle de vente

2. Vous pouvez choisir des options de mises en forme

• Afficher une ligne titre ou une ligne total : la ligne titre permet de voir plus rapidement comment les données sont regroupées. La ligne total affiche en générale les totaux de commandes

• Colonnes à masquer : vous pouvez choisir les colonnes que vous ne souhaitez pas afficher

Les deux rapports les plus utilisés sont les rapports Totaux cycle de vente par producteur et Totaux cycle de vente par acheteur. Si en tant que hub vous organisez l'approvisionnement des produits en gros par le producteur puis la mise en panier sur site, le premier rapport vous permettra de gérer vos commandes aux producteurs, le second la préparation des paniers individuels. La Liste de mails et les Adresses vous serons utiles pour gérer votre communication avec vos acheteurs. Le rapport de TVA par taux de taxe vous permettra de gérer vos déclarations de TVA. Les Rapports des paiements vous permettent de savoir ce qui a été payé et comment, et ce qui est dû sur chaque méthode de paiement choisie. Le rapport Achats groupés en vrac peut aider les décisions d'allocations afférentes aux achats groupés par lot.

Totaux cycle de vente par acheteur

L'image ci-dessous montre le cœur des informations obtenues via ce rapport (non exhaustif, il y a d'autres colonnes ensuite avec les adresses, méthode de paiement choisie, etc.). Ce rapport peut être filtré par cycle de vente pour un hub donné par exemple, ou selon un intervalle de dates, et peut être téléchargé au format CSV (ce format s'ouvre via un tableau type Libre Office Calc ou Excel) pour être manipulé à votre guise. Vous y retrouvez toutes les commandes (produits, quantités et prix avec détail du prix producteur des produits, des marges et autres frais de livraison, etc.) avec les emails et coordonnées des acheteurs. La méthode de livraison choisie est également indiquée.

Vous avez donc ici toutes les informations pour préparer des commandes individuelles une fois que vous avez tous les produits sources à portée de main ! Vous pouvez organiser votre mise en panier par point de livraison si vous filtrez par méthode de livraison choisie par exemple, ou packer par acheteur si vous remplissez caisse par caisse pour chaque acheteur, ou bien, si vous disposez tous les paniers et les remplissez produit par produit, vous pouvez filtrer par produit. Tout cela se fait aisément dans un tableur type Libre Office Calc ou Excel.

Totaux de cycle de vente par producteur

L'image ci-dessous montre les informations contenues dans ce rapport. Comme pour le rapport précédent, ce rapport peut être filtré par cycle de vente pour un hub donné par exemple, ou selon un intervalle de dates, et peut être téléchargé au format CSV (ce format s'ouvre via un tableau type Libre Office Calc ou Excel) pour être manipulé à votre guise. Le producteur est listé en entré dans la première colonne. Ensuite vous voyez pour chaque produit et variante de ce producteur le nombre total d'unités commandées selon les filtres définis. Ce rapport permet donc au hub de savoir les quantités de chaque produit source dont il a besoin pour satisfaire les commandes passées, et permet au producteur de savoir quoi préparer pour livrer le hub.

Liste de mails / adresses

Vous retrouverez ici les noms et adresses email des acheteurs ayant passé commande sur votre boutique, ou leurs adresses selon le rapport sélectionné.

Listings produits

Les deux rapports "tous les produits" et "produits disponibles (stock positif)" présentent la liste des produits ainsi que leur prix. Le rapport "produits disponibles" ne présente que les produits pour lesquels vous disposez d'un stock positif. Si vous filtrez par producteurs les produits du producteur seront affichés. Si vous sélectionnez un distributeur tous les produits des catalogues pour lesquels le distributeur a la permission de vendre les produits seront affichés. Ces rapports peuvent servir par exemple à un producteur pour exporter la liste de ses produits afin de les réimporter dans un autre logiciel.

Résumé des marges et commissions

Les entreprises peuvent paramétrer des marges et commissions pour spécifier sur quels types de dépenses sont utilisées les marges et commissions collectées. Cela permet au vendeur/distributeur de communiquer avec transparence sur les marges pour que l'acheteur comprenne ce qui revient au producteur et pourquoi le distributeur prend un marge. Ce rapport permet d'avoir une vision agrégée et détaillée des marges et commissions collectées. Il contient des filtres par dates, hub, producteur et cycle de vente, type de marges et commissions à inclure dans le rapport (selon leur nom), méthode de livraison et méthode de paiement.

Exemple 1: une boutique collecte sur chaque commande une marge de 2% de type "Levée de fonds" pour soutenir l'installation de nouveaux producteurs. Elle peut utiliser ce rapport pour connaître facilement le total collecté sur un cycle de vente particulier.

Exemple 2: un hub collecte des frais de transport sur les produits du producteur A et les reverse au producteur B qui passe récupérer les produits du producteur A et les amène au point de retrait du hub. Il peut utiliser ce rapport pour savoir combien il doit reverser au producteur B pour un cycle de vente donné ou une période donnée.

Exemple 3: un hub a paramétré une marge pour refléter de façon transparente à ses acheteurs le montant payé à la plateforme Open Food Network. Il peut utiliser se rapport pour savoir combien il va devoir verser à Open Food Network sur un cycle de vente ou une période donnée (voir image ci-dessous, en Anglais pour le moment).

Préparation des commandes

La plupart des hubs utilisent le rapport Totaux cycle de vente par acheteur et exporte les données pour les organiser selon le mode opératoire de leur mise en panier. Mais vous disposez également de deux autres rapports pour préparer la mise en panier.

Préparation des commandes par acheteur

Ce rapport liste tous les acheteurs ayant passé commande, avec les quantités commandées. Il est intéressant pour les hubs préparant les commandes utilisateurs par utilisateurs. Par contre, l'information sur la méthode de livraison choisie n'est pas indiquée.

Préparation des commandes par producteur

Ce rapport liste pour un distributeur donné tous les producteurs et leurs produits, et pour chaque produit, le nom des acheteurs qui ont commandé ce produit et la quantité commandée. Il est intéressant pour les hubs préparant les commandes par fournisseur / produit.

Préparation des commandes par produit

Ce rapport liste pour chaque variante commandée,

TVA

Le rapport le plus utilisé sera le rapport "TVA par taux de taxe" pour les déclarations à effectuer, souvent par taux de taxe. Mais vous pouvez aussi obtenir les informations de TVA par type de taxe (ventes, livraison, marges, etc.). Vous obtenez le détail pour chaque taux de taxe de chaque commande et pouvez aisément par un export CSV calculer le total à déclarer sur la période choisie.

Achats groupés en vrac

Le rapport "achats groupés - totaux par producteur" indique au gestionnaire du hub si un ou plusieurs lots complets ont été atteints par la somme des commandes individuelles, et selon la réponse, combien il manque d'unités, ou de combien on a dépassé la limite, pour soutenir la décision du hub de commander ou pas le lot, voire plusieurs lots, et éventuellement gérer un peu de stock. Ce rapport n'est utile que pour les produits paramétrés comme "vendus par lots".

Quand le cycle de vente ferme, ce rapport peut vous aider à répondre aux questions suivantes :

• Est-ce que les acheteurs ont commandé assez d'unités pour qu'on commande le lot au fournisseur ?

• Combien d'unités en plus les acheteurs sont-ils prêts à commander pour atteindre la taille du lot ?

• Combien de lots le hub devrait il commander au fournisseur ?

• Si le hub commande un ou plusieurs lots, quel stock aura-t-il à gérer ?

Ci-dessous figure une illustration de comment ce rapport peut être utilisé :

NB : le rapport "allocation" offre des fonctions assez similaires, mais montre le détail de chaque commande individuelle au lieu de cumuler les nombres d'unités commandées.

Cette page explique comment mettre en place une commande récurrente pour un acheteur donné, incluant : la sélection des produits qui devront être automatiquement commandés pour l'acheteur, le rythme de ces commandes automatiques. Mais aussi, comment mettre en pause ou supprimer une commande récurrente.

Rappel des choses à faire avant de passer aux étapes décrites ici :

• Activez les commandes récurrentes dans les paramètres de l'entreprise

• Vérifiez ou mettez en place les méthodes de paiement et de livraison pour l'entreprise​

• Contactez vos acheteurs pour connaître leurs coordonnées et préférences (option de paiement choisie, produits à commander et rythme de commande, etc.) et leur rappeler ce qu'ils doivent faire de leur côté (création d'un compte utilisateurs, enregistrement d'une carte de crédit le cas échéant, etc.)​

• Ajoutez vos acheteurs à votre liste d'acheteurs

• Créez au moins un rythme d'abonnement​

6) Créer une commande récurrente

Allez dans le menu général "Commandes" puis cliquez sur le sous-menu vert Abonnements.

Cliquez ensuite sur "Nouvel abonnement" :

Acheteur : Sélectionnez un acheteur dans la liste déroulante (seuls les acheteurs présents dans votre liste d'acheteurs peuvent être sélectionnés).

Rythme d'abonnement : Sélectionnez le rythme correspondant pour l'acheteur en question.

Méthode de paiement : pour rappel seuls Stripe et le paiement manuel (espèce, chèque, virement bancaire) peuvent être utilisés pour la mise en place de commandes récurrentes.

Méthode de livraison : Sélectionnez une méthode de livraison.

Commence : Il s'agit de la date de démarrage de la commande récurrente.

Termine : Après cette date la commande récurrente ne sera plus générée. Ce champ peut être laissé vide et dans ce cas la commande se générera indéfiniment (mais cela peut être modifié par la suite).

Adresse : Complétez les coordonnées de votre acheteur (s'il était déjà connu de la plateforme, donc si l'acheteur a un compte et à déjà passé commande et rempli son adresse donc, les champs seront pré-remplis).

Ajouter des produits : Vous pouvez ajouter des produits proposé par le distributeur à condition que ces produits soient planifiés à la vente dans un cycle de vente à venir, et que ce cycle de vente corresponde au rythme d'abonnement choisi par l'acheteur.

Vérifier et enregistrer : relisez le tout et cliquez sur créer un abonnement ou annuler.

Que se passe-t-il si le prix d'un produit figurant dans une commande récurrente change ?

Les prix des produits dans les commandes récurrentes seront mis à jour selon les prix en vigeur dans le cycle de vente correspondant au déclenchement d'une nouvelle commande automatique. L'acheteur sera donc, à chaque nouvelle commande passée automatiquement en son nom, notifié de la commande passée pour lui et des prix appliqués.

Que se pass-t-il si un produit figurant dans une commande récurrente n'est pas disponible pour un cycle de vente donné ?

Dans ce cas, l'acheteur sera alerté de l'indisponibilité de certains produits dans sa confirmation de commande.

7) Modifier la commande récurrente d'un acheteur

Modifier tout l'abonnement

Depuis la page Abonnements, cliquez sur le bouton "modifier" à côté de la commande que vous souhaitez modifier.

A partir de là vous pouvez modifier les produits de la commande récurrente, la méthode de livraison ou de paiement, ainsi que les dates de début et de fin.

Modifier une commande automatique planifiée spécifique

Dans la colonne "commandes", cliquez sur le numéro affiché (qui représente le nombre de commandes planifiée dans le cadre de la commande récurrente. Ce nombre correspond à tous les cycles de vente à venir correspondant au rythme d'abonnement de la commande récurrente). Vous accéderez ainsi à la liste de toutes les commandes planifiées pour les prochaines cycles de vente, et vous pourrez en modifier/annuler une en particulier.

Supprimer une commande récurrente

Depuis la page Abonnements, cliquez sur la croix à côté de la commande récurrente. Cela supprimera définitivement la commande.

Si vous supprimez une commande alors qu'un cycle de vente est toujours ouvert, un message vous avertira afin de vous laisser l'option de garder la commande liée ou de la supprimer également.

Mettre en pause une commande récurrente

Depuis la page Abonnements, cliquez sur le bouton pause à droite de la commande que vous voulez mettre en pause. Cela stoppera les commandes automatiques de cette commande récurrente jusqu'à ce que vous cliquiez sur le bouton play (qui a remplacé le bouton pause une fois que vous avez cliqué dessus).

Si vous mettez en pause une commande alors qu'un cycle de vente est toujours ouvert, un message vous avertira afin de vous laisser l'option de garder la commande liée ou de la mettre en pause également. Et inversement si vous relancez la commande récurrente alors qu'un cycle de vente est ouvert.

8) Comment sont traitées les commandes récurrentes par la plateforme ?

Une fois une commande récurrente en place pour un acheteur donné, comment cette commande est-elle traitée par le système à chaque ouverture / fermeture d'un cycle de vente ?

1) Un cycle de vente correspondant au rythme d'abonnement de la commande récurrente est ouvert :

• Une commande est automatiquement générée pour tous les acheteurs qui ont une commande récurrente programmée pour ce rythme d'abonnement. Un email les notifiant qu'une nouvelle commande va être passée en leur nom leur est adressé.

• Le stock des produits commandés diminue du nombre d'unités correspondant.

• Un email résumant toutes les commandes passés automatiquement ainsi que celles qui on eu des problèmes (stock insuffisant par exemple) est envoyé au responsable de la boutique.

• Les acheteurs peuvent modifier la commande automatique passée en leur nom jusqu'à la fin du cycle de vente si vous leur en avez laissé la possibilité dans vos paramètres de boutique.

2) Le cycle de vente ferme

• Les commandes générées automatiquement sont alors confirmées et l'acheteur reçoit un email de confirmation de commande.

• Si l'acheteur paye par carte de crédit (via Stripe) sa carte est alors débitée du montant final de la commande.

• Le responsable de la boutique (contact saisi dans "notifications" dans le sous menu "utilisateurs" du paramétrage d'une entreprise) reçoit un email récapitulatif des commandes passées automatiquement et des éventuelles erreurs, comme par exemple des cartes qui n'ont pas pu être débitées.

Planifier les commandes récurrentes

Si vous proposez à vos acheteurs de passer automatiquement des commandes dans votre boutique, (soit via la commercialisation d'une formule d'abonnement, soit pour leur éviter simplement d'avoir à repasser la même commande toutes les semaines par exemple s'ils commandent leur pain de 2kg toutes les semaines), vous avez plusieurs manières de planifier vos cycles de vente futurs en lien avec l'offre que vous leur proposez :

• Vous pouvez prévoir à l'avance tous les cycles de vente de la saison par exemple, en "dupliquant" un cycle de vente type, caler les dates d'ouverture / fermeture des cycles et de remise des produits correspondantes, et associer à chaque cycle les rythmes d'abonnement concernés. Attention, il ne faudra pas oublier de vérifier la disponibilité des produits avant chaque ouverture automatique d'un cycle de vente planifié !

• Vous pouvez aussi créer les cycles de vente au fil de l'eau, d'une semaine sur l'autre, en associant sur chaque nouveau cycle les rythmes d'abonnement concernés.

Qu'est-ce que c'est ? C'est une manière d'avoir un profil collectif, représenté via une cartographie spécifique rassemblant l'ensemble des membres de votre collectif, sur la plateforme locale Open Food Network. Un groupe peut être par exemple un réseau de producteurs sur un territoire, un réseau de producteurs certifiés, l'écosystème d'un hub complexe avec plusieurs distributeurs et de nombreux producteurs, etc.

Cela ressemble à quoi ?

La page d'un groupe présente un onglet carte qui présente tous les producteurs et boutiques, un onglet "A propos" pour décrire votre groupe, ainsi que deux onglets présentant les listes de producteurs et de boutiques.

Vous pouvez voir les groupes existants en cliquant sur le lien "Groupes" dans le pied-de-page du site, ou via ce lien : https://coopcircuits.fr/groups

Comment créer une page groupe ? Il est nécessaire de nous contacter pour la mise en place de votre groupe, cette fonctionnalité nécessite un paramétrage par une personne autorisée qui créera le groupe pour vous et vous nommera administrateur du groupe.

Gérer une page groupe

Une fois administrateur du groupe, vous aurez accès au menu groupe. Vous visualisez alors les groupes pour lesquels vous êtes administrateur et pouvez aller modifier le paramétrage du groupe.

Informations de base

Nom : Donnez un nom à votre groupe.

Description : Cette description sera visible sur la page de votre groupe.

Sur la page d'accueil ? : Cochez cette case pour que le groupe soit visible sur le site Open Food Network, dans le menu "groupes". Cette action peut être réalisée à tout moment.

Entreprises : Sélectionnez les entreprises que vous souhaitez faire figurer dans le groupe. Vous pouvez rechercher des entreprises dans toutes celles actuellement existantes sur la plateforme. Si vous avez déjà ajouté une entreprise à votre groupe, elle n'apparaîtra plus dans la recherche.

Permalink (unique, no space) : C'est l'élément qui s'affichera dans le lien url de la page de votre groupe, après le début d'url suivant : https://www.openfoodnetwork.be/groups/permalink

Utilisateurs

Gestionnaire principal : Cet utilisateur a les droits d'administration du groupe (modification, ...) Contactez-nous si vous souhaitez changer le gestionnaire.

A propos

Cette partie vous permet de détailler la présentation de votre groupe (la description dans les informations de base étant généralement courte, plutôt une phrase).

Images

Logo : Cette image doit être carrée. Elle sera affichée en en-tête de votre page groupe.

Promo Image : Cette image sera visible en haut de votre page groupe. Nous recommandons une taille de 1200 x 260 pixels.

Contact

Vous avez la possibilité d'ajouter des coordonnées de contact pour votre groupe. Elles seront visibles.

Liens web

Un site internet, une page Facebook... indiquez tout liens intéressants concernant votre groupe ici !

Sur la page d'accueil, cliquez sur l'icone "monde" et vous pourrez basculer du français vers l'anglais ou de l'anglais vers le français.

Si la page est déjà en français, seul "English" s'affiche.

L'équipe OFN reconnaît qu'il existe un grand nombre d'aspect dans la gestion d'une initiative en circuit court, l'utilisation efficace de la plateforme OFN est l'un d'entre eux ! Par conséquent, dans cette section nous visons à créer un ensemble de ressources (y compris autour du marketing est des médias sociaux) vers lesquels vous pouvez vous tourner pour obtenir des conseils.

Un groupement permet de mettre en lien des fournisseurs (producteur·ice·s, transformateur·ice·s, etc) avec des mangeurs et mangeuses (les client·e·s/adhérent·e·s/membres). Sur CoopCircuits, il y a trois types d'"entreprise" : - une boutique simple : un producteur qui vend ses propres produits - une boutique multi-producteurs : une boutique qui vend les produits de plusieurs producteurs/fournisseurs - un profil : un producteur qui crée son catalogue produit mais n'a pas de boutique (pas de page spécifique), et qui distribue seulement à travers d'autres boutiques

Un Groupement d'Achat (GA) ou un groupement de producteurs est une "entreprise" de type "boutique multi-producteur", qui va permettre d'agréger les catalogues produits des différents fournisseurs, et de les proposer à la vente.

Chaque fournisseur dispose de sa propre "entreprise" (profil ou boutique) afin de créer et gérer son catalogue produit - il est également possible que le gestionnaire de la boutique multi-producteur le fasse pour eux (cf chapitre 3) . Chaque "entreprise fournisseur" donne la permission à la boutique multi-producteurs de vendre ses produits.

Les boutiques multi-producteurs peuvent être gérés par une ou plusieurs personnes (parfois ce sont les producteurs eux-mêmes), et une commission peut être affectée pour la gestion de la boutique multi-producteurs.

Nous allons vous guider pas à pas pour la mise en place de la boutique multi-producteurs.

1. Créez votre boutique multi-producteurs

• Dans votre client de messagerie, ouvrez l’e-mail de CoopCircuits et cliquez sur le lien d'activation de votre compte

• Connectez-vous et suivez les étapes d'inscription :

• Bien joué, votre GA dispose désormais de sa boutique sur CoopCircuits ! 🎉🥂

• Pour voir votre boutique comme un·e client·e, allez dans l'onglet Entreprises > Paramètres, et cliquez sur l'url de la boutique

Votre boutique devrait ressembler à ceci...

L'onglet "Boutique" est pour l'instant vide, car il faut la configurer pour ouvrir un cycle de vente et faire apparaître les produits. C'est ce que nous allons voir aux étapes suivantes.

Pendant toutes ces étapes de configuration, nous vous recommandons de rendre votre boutique "invisible". Pour cela, cochez l'option "Invisible" dans Entreprises > Paramètres > Informations de base et cliquez sur "Mettre à jour".

2. Définissez les méthodes de paiement et de livraison

Avant de pouvoir ouvrir des ventes, il vous faut

3. Connectez-vous à vos fournisseurs

Vos fournisseurs - producteurs, transformateurs, etc.- doivent d'abord avoir créé une entreprise sur CoopCircuits et entré leur catalogue produits.

Une fois que vos fournisseurs vous auront donné les permissions, elles apparaîtront dans votre onglet Entreprises > Permissions.

4. Créez votre premier cycle de vente

• Coordinateur : choisissez votre GA

• Distributeur (étape 3) : choisissez votre GA

• Pensez à cliquer sur "Paramétrages avancés" > Notifications automatiques, si vous souhaitez que les producteurs reçoivent automatiquement un mail avec le récapitulatif de commandes à la fin du cycle de vente. Voici à quoi ce mail ressemble :

Rendez-vous sur la page de votre boutique pour vous assurer que le cycle de vente est bien ouvert (cliquez sur l'url comme vu dans le 1). (Si certains produits n'apparaissent pas dans la boutique, c'est probablement que leur stock est à zéro, ou qu'ils n'ont pas été sélectionnés dans l'étape 2 ou 3 du cycle de vente !)

5. Paramétrez votre boutique

Dans Entreprises > Paramètres > Préférences boutiques, vous avez plusieurs fonctions qui peuvent vous être utiles :

• Ajouter des messages d'accueil quand les ventes sont ouvertes ou fermées (dans ce dernier cas, vous pouvez par exemple inviter les utilisateurs à s'abonner à votre newsletter)

• Obliger les utilisateurs à créer un compte pour commander sur votre boutique. Cela vous permettra d'avoir leurs informations (adresse, etc) et de pouvoir ensuite éventuellement restreindre les achats à ces acheteurs-là

• Organiser l'affichage des produits "par producteur" plutôt que "par ordre alphabétique"

• Vous pouvez choisir de limiter l'accès à vos ventes à la liste d'acheteurs présents dans votre onglet "Acheteurs"

6. Testez une première commande

• Ajoutez un ou plusieurs produits au panier, entrez les informations clients, et vérifiez que vous retrouvez bien vos méthodes de livraison et méthodes de paiement, comme par exemple ici :

• Cliquez sur "Passer la commande".

• Dans votre espace administration, dans l'onglet "Commandes", vérifiez que la commande apparaît bien; pour en voir le détail, cliquez sur le numéro de commande.

• Pensez bien à annuler la commande en cliquant sur le bouton "Actions" > Annuler la commande

Tadaaaaam !

Et voilà, votre boutique est en place et prête à vendre. Pour toute question, dans un premier temps nous vous recommandons de chercher des réponses dans le guide d'utilisation - la fonction recherche (en haut à droite) est très pratique ;)

Si vous ne trouvez pas réponse à vos questions, n'hésitez-pas à nous solliciter par mail :)

Bonnes ventes !

Bonus Groupement d'Achat : Réserver la boutique aux adhérents

Sur demande, votre instance peut vous activer l'accès à un onglet "Paramètres développeur", qui vous permet de :

accéder à votre clé API

configurer des "webhook"

Après activation, cet onglet apparaît dans votre compte utilisateur :

La clé API

Elle vous permet de faire des intégrations avec d'autres logiciels. Par exemple, votre instance peut vous proposer d'importer automatiquement votre liste d'acheteurs dans un outil de newsletter, tel que Sendinblue ou MailChimp. Dans ce cas, le logiciel de newsletter aura besoin de votre clé API CoopCircuits.

Les webhooks

Un webhook c'est une fonction qui envoie un message d'un logiciel à un autre lors d'un évènement spécifique. Elle permet ainsi de faire le lien entre plusieurs logiciels. Lorsque l'événement concerné se produit, un message est envoyé avec une charge utile contenant des données sur l'événement.

Le message est envoyé sous forme de requête HTTP à une adresse URL (ou point de terminaison). C'est l'adresse de l'autre logiciel, qui de son côté déclenchera une action spécifique en recevant le message.

Configuration du webhook

Allez dans votre compte, dans l'onglet "Paramètres développeur", sous la section "Webhook"

Au niveau de l'événement pour lequel vous souhaitez créer un webhook, entrez l'URL de point de terminaison unique fournie par l'autre logiciel. Cliquez sur créer.

Désormais, chaque fois que l'événement se produit, l'autre système recevra une requête avec une charge utile contenant les informations pertinentes.

Introduction

L'épidémie de COVID-19 en mars 2020 a donné lieu à une vague d'achats de panique par les consommateurs avant (ou dans les premiers jours) des "lockdowns" nationaux. Les groupes vulnérables et les travailleurs clés se sont retrouvés à court de nourriture.

Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape permettant à des clients sélectionnés (vous pouvez choisir, en tant qu'entreprise, de ne prendre en compte que les personnes âgées de plus de 80 ans ou d'inclure également les travailleurs clés) de faire leurs achats avant les autres et d'obtenir ainsi le premier choix de produits (s'ils venaient à manquer plus tard dans votre cycle de commande).

Ce processus utilise la fonction de gestion des clients qui est décrite en détail ici.

Processus

• Établissez une politique en tant qu'entreprise sur le(s) groupe(s) auquel(s) vous souhaitez offrir ce service.

• Conservez une trace du nom du client et de l'adresse e-mail liée à son compte OFN.

• Connectez-vous à votre compte OFN professionnel et visitez la page Clients.

• Utilisez la case "Recherche rapide" pour déterminer si la personne a déjà fait des achats chez vous.