Les cycles de vente sont dans Open Food Network ce qui permet d'ouvrir ou fermer la boutique en ligne. L'URL de la boutique affichera une liste de produits pouvant être commandés uniquement lorqu'un cycle de vente est ouvert.
Le format des cycles de vente diffère pour les hubs et les producteurs. Il est aussi possible de proposer plusieurs cycles de vente en simultané, par exemple pour permettre un achat pour une livraison dans 1, 2 ou 3 semaines.
*Cette page explique les droits qu'a chaque acteur (producteur-fournisseur, distributeur, coordinateur) dans le contexte d'un cycle de vente impliquant plusieurs entreprises, de type "cycle de vente géré par un hub". Si vous souhaitez des informations sur les cycles de vente géré par un producteur, cliquez ici.
Le coordinateur du cycle de vente est l'acteur qui a le plus de contrôle sur le cycle de vente. Les autres acteurs (fournisseurs / distributeurs) peuvent voir les commandes les concernant, et éditer les paramètres du cycle de vente qui les impliquent directement, mais ne peuvent pas modifier le cycle de vente au-delà.
Si le coordinateur du cycle de vente n'est pas de type "hub" (donc s'il est de type producteur non hub), l'interface complète du cycle de vente ne sera pas chargée, vous ne verrez que l'interface correspondant au cycle de vente géré par un producteur. Pour voir l'interface complète, assurez-vous que le coordinateur est de nature "hub". Un profil simple ne peut pas créé/géré de cycle de vente.
Une fois qu'un cycle de vente est créé, son coordinateur ne peut plus être changé
Le coordinateur peut :
Créer le cycle de vente
Lui donner un nom et des dates de début et de fin de période de commande
Appliquer des commissions sur l'ensemble des produits (commission coordinateur) ou sur les produits distribués par un distributeur donné (partie produits sortants) ou sur les produits d'un fournisseur donné (partie produits entrants)
Le coordinateur peut "sourcer" son cycle de vente en appelant des fournisseurs pour lesquels il a le droit de vendre les produits. Le fournisseur en question doit donc bien avoir créé les permissions nécessaires au coordinateur d'ajouter leurs produits dans son cycle de vente avant la création du cycle.
Il peut sélectionner, au sein des catalogues de ces fournisseurs, les produits qu'il souhaite vendre dans ce cycle de vente.
Il peut appliquer des commissions différenciées par fournisseur. Cela peut être utile par exemple si un fournisseur vend un type de produits pour lequel le coordinateur veut prendre une marge plus élevée. Ou si le coordinateur intègre dans son coût les frais de transport, et que pour un fournisseur donné les produits viennent de plus loin et coûtent plus cher à acheminer.
Le coordinateur peut choisir les distributeurs via lesquels seront vendus les produits de ce cycle de vente (il peut se sélectionner lui-même). Chaque distributeur doit être de nature "hub" (hub producteur ou boutique producteur), doit avoir donné la permission au coordinateur d'ajouter des produits dans son cycle de vente, et doit bien avoir paramétré au moins une méthode de paiement et une méthode de livraison.
Si le hub a omis de paramétrer une méthode de paiement ou une méthode de livraison, il apparaîtra dans la liste des distributeurs potentiels, mais ne pourra pas être sélectionné par le coordinateur pour être ajouté au cycle de vente.
Il peut sélectionner, au sein de l'ensemble des produits précédemment sélectionnés dans la catégorie "produits entrants", les produits qui seront distribués dans la boutique du distributeur en question. Pour qu'un distributeur puisse voir apparaitre dans la liste des produits disponibles les produits d'un fournisseur donné, ce dernier doit avoir donné la permission à ce distributeur de vendre ses produits.
Il peut appliquer des commissions différenciées par distributeur. Par exemple, il se peut qu'il applique une marge supérieur pour un distributeur plus éloigné pour couvrir de couts de transport supérieurs.
Le fournisseur d'un cycle de vente va voir dans le menu "cycles de vente" les cycles de vente pour lesquels il est impliqués, même s'il ne les a pas créé lui-même. En cliquant sur un de ces cycles de vente, il verra les détails de ce cycle de vente le concernant. Il ne verra donc pas les autres fournisseurs impliqués dans le cycle de vente par exemple. Il peut modifier les éléments le concernant, comme décocher un produit par exemple pour lequel il n'a plus suffisamment de disponibilités. Il ne peut pas modifier le nom ni les dates de période de commande du cycle de vente.
Aussi, dans le menu "rapports", le fournisseur pourra là aussi voir les commandes qu'il a reçu pour ce cycle de vente.
Le gestionnaire du cycle de vente peut choisir de laisser le fournisseur du cycle de vente visualiser le nom des acheteurs. Ce choix se fait dans les préférences Boutiques.
Le fournisseur peut voir, ajouter, retirer des produits de la partie "produits entrants" du cycle de vente.
Le fournisseur peut ajouter / supprimer ses marges et commissions sur ses produits. Par exemple, si le fournisseur paie des frais de transport non inclus dans son pris de vente au hub, il peut ajouter une commission pour frais de transport qui s'appliquera au prix de ses produits, indépendamment des marges prises par le distributeur.
Les droits qu'a un fournisseur sur la gestion de ses produits dans la partie "produits sortants" dépendent de la permission que lui a accordé le distributeur en question.
Si le distributeur l'a autorisé à ajouter des produits aux cycles de ventes, le fournisseur va pouvoir voir, ajouter, retirer des produits de la liste des produits sortants du distributeur.
Si le distributeur n'a pas donné cette autorisation, le fournisseur va pouvoir voir ses produits dans la liste des produits sortants du distributeur mais ne pourra ni en ajouter ni en retirer.
Dans tous les cas, le fournisseur ne peut pas modifier les dates de livraison/retrait ni les précisions sur les modalités de livraison/retrait, et ne peut pas non plus modifier les marges et commissions appliquées par le distributeur.
Le distributeur d'un cycle de vente va voir dans le menu "cycles de vente" les cycles de vente pour lesquels il est impliqués, même s'il ne les a pas créé lui-même. En cliquant sur un de ces cycles de vente, il verra les détails de ce cycle de vente le concernant. Il ne verra donc pas les autres distributeurs impliqués dans le cycle de vente par exemple. Il peut modifier les éléments le concernant, comme les dates et informations de livraison / retrait et les marges et commissions. Il ne peut pas modifier le nom ni les dates de période de commande du cycle de vente.
Aussi, dans le menu "rapports", le distributeur pourra voir les commandes qu'il a reçu pour ce cycle de vente, avec les noms des acheteurs, qui apparaitront dans sa liste d'acheteurs.
Le distributeur peut voir les produits entrants des producteurs qui lui ont donné l'autorisation de vendre leurs produits, mais ne peuvent pas modifier leur disponibilité, ni ajouter de marges et commissions sur un fournisseur donné (seul le coordinateur peut faire ça, ou le fournisseur concerné).
Pour l'instant, seul le coordinateur du cycle de vente peut ajouter des fournisseurs au cycle de vente. Le distributeur n'en a pas le pouvoir.
Les droits qu'a un distributeur sur la gestion des produits dans la partie "produits sortants" dépendent de la permission que lui a accordé le fournisseur.
Le distributeur peut voir, ajouter, retirer des produits de sa liste de produits sortants uniquement pour les fournisseurs qui lui ont donné l'autorisation de vendre leurs produits.
Il peut modifier les dates de livraison/retrait et les précisions sur les modalités de livraison/retrait
Il peut modifier les marges et commissions appliquées
Il est possible d'avoir plusieurs cycles de vente simultanés. Cette fonctionnalité est intéressante si vous souhaitez avoir des conditions différentes entre les deux cycles de vente (dates de commande/retrait différentes, produits différents, commissions différentes).
L'acheteur pourra naviguer facilement de l'un à l'autre en cliquant sur la liste déroulante "Prêt pour" :
Depuis l'onglet "Cycles de vente", créez un nouveau cycle de vente grâce au bouton "Nouveau cycle de vente", ou en dupliquant un autre cycle de vente.
Vous pouvez :
Choisir des dates d'ouverture et fin de commande différentes
Faire une sélection de produits différente
Choisir des commissions différentes si vous souhaitez que les prix soient variables selon les cycles de vente
Définir différentes dates de retrait : c'est ce qui apparaîtra dans l'encart "Prêt pour", comme dans l'image ci-dessous pour un cycle de vente d'une boutique (pour les boutiques multi-producteurs, c'est à l'étape 3 du cycle de vente, dans la colonne "Détails de livraison) :
Vous pouvez choisir si vous souhaitez les afficher par date de fermeture ou par date d'ouverture.
Il suffit de vous rendre dans le menu Entreprises > Gérer > Préférences boutique :
Les tags vous permettent aussi de rendre visible ou invisible un cycle de vente à certains acheteurs. Par exemple, vous pouvez définir un groupe d'acheteurs "pro" et choisir de ne rendre visible que pour ce groupe d'acheteur le cycle de vente "pro" comportant des volumes et prix adaptés aux professionnels. Reportez-vous à cette page.
*Vous n'êtes pas producteurs, ou vous êtes producteurs mais avec choisi un type de profil 'Hub producteur" ? Rendez-vous sur Cycle de vente pour les hubs.
En créant un cycle de vente, vous définissez les périodes d'ouverture de votre boutique, les produits pouvant être achetés ainsi que les marges et commissions ajoutées sur les prix de base des produits pour couvrir les frais liés à la distribution (ex: vos frais de transport).
Pourquoi gérer par cycle de vente ? Certains producteurs / fournisseurs préfèrent avoir une ouverture en continu et répondre à chaque commande au fil de l'eau. D'autres fonctionnent par périodes de commande correspondant à un jour de livraison/retrait donné. Par exemple, les ventes seront ouvertes pendant deux semaines (un cycle de vente de deux semaines) : à la fin de ces deux semaines, toutes les commandes seront emballées et livrées/réceptionnées en même temps le mercredi suivant. Une fois que ce lot de commandes a été réceptionné, un nouveau cycle de vente redémarre. Cela permet d'optimiser la préparation des commande et le transport, réduisant aussi les frais associés grâce à une logique de massification.
Connecté en administrateur, rendez-vous sur le menu Cycle de vente ou depuis votre tableau de bord, cliquer sur le bouton suivant :
Puis cliquez sur "Nouveau cycle de vente" ou sur "Gérer les cycles de vente".
Attention ! Vos cycles de vente seront inactifs tant que vous n'aurez pas créé au moins une méthode de livraison et une méthode de paiement
Vous êtes alors redirigé vers l'écran suivant :
Choisissez votre boutique "coordinateur" puis cliquez sur "suivant". Vous allez être redirigé vers cette page
Commandes jusqu'au : La date à laquelle votre boutique arrêtera d'accepter des commandes pour ce cycle de vente. Si vous souhaitez laisser votre boutique ouverte en continue, indiquer une date dans un futur très lointain.
Prêt pour : La date à laquelle cette commande sera disponible (ou livrée) pour les acheteurs. Vous pouvez indiquer ici un texte libre qui sera utilisé pour nommer ce cycle de vente, par exemple Vendredi prochain. Certains hubs "hackent" un peu ce fonctionnement et saisissent ici la nature de la commande concernée par ce cycle de vente, par exemple (Commande viande pour 23 juillet).
Précisions pour l'acheteur : Les indications précisées ici seront incluses dans l'email de confirmation de commande envoyé au client, juste en-dessous de la méthode de livraison. Ils seront les seuls à obtenir cette information donc vous pouvez y inclure des informations comme des adresses ou numéros de téléphone.
Produits : Choisissez ici les produits de votre catalogue que vous souhaitez mettre à la vente dans ce cycle de vente.
Attention, si vous ajouter des produits après la date de démarrage du cycle de vente, pensez-bien à les ajouter ici aussi pour qu'ils apparaissent en ligne !
Ajouter commission coordinateur : Si vous souhaitez appliquer une marge ou commission sur tous les produits figurant dans ce cycle de vente, vous pouvez choisir ici la marge souhaitée parmi les marges et commission prédéfinies (voir page Marges et commissions).
Cliquez sur "créer" pour créer le cycle de vente. Si la date d'ouverture est déjà passée, votre boutique est instantanément ouverte ! Si vous n'êtes pas prêt à ouvrir tout de suite, indiquez des dates dans le passé ou le futur, que vous pourrez changer ensuite.
Si votre cycle de vente se répète de manière périodique et régulière, vous pouvez dupliquer un cycle de vente passé afin d'aller plus vite (bouton orange sur la capture, attention il n'est pas orange sur la plateforme) :
*Vous êtes un producteur et avez choisi un type de profil "Boutique producteur" ? Rendez-vous sur Cycle de vente géré par un producteur.
En créant un cycle de vente, vous définissez les périodes d'ouverture des commandes sur votre boutique. Les produits seront affichés aux achteurs. Vous pouvez définir des marges et commissions pour couvrir les frais liés à la distribution.
Certaines entreprises choisissent d'avoir un cycle de vente ouvert en continu et répondre à chaque commande au fil de l'eau. D'autres fonctionnent par périodes de commande correspondant à un jour de livraison donné. Par exemple, les ventes seront ouvertes pendant deux semaines (un cycle de vente de deux semaines) : à la fin de ces deux semaines, toutes les commandes seront emballées et livrées en même temps le mercredi suivant. Une fois que ce lot de commandes a été livré, un nouveau cycle de vente redémarre. Cela permet d'optimiser la préparation des commande et le transport, réduisant aussi les frais associés grâce à une logique de massification.
Dans l'onglet "Cycles de vente", cliquez sur "Nouveau cycle de vente" :
Attention ! Vos cycles de vente seront inactifs tant que vous n'aurez pas créé au moins une méthode de livraison et une méthode de paiement
La première chose à faire est de sélectionner un coordinateur pour votre cycle de vente.
Cette entreprise aura toutes les permissions pour modifier et gérer le cycle de vente. Les autres entreprises impliquées dans le cycle de vente (les fournisseurs ou les autres hubs) auront des accès restreints. Pour plus d'informations sur les gestions des droits entre entreprises dans le contexte des cycles de vente, cliquez ici.
Une fois le coordinateur choisi vous êtes redirigé vers un écran en 4 étapes :
1/ Nom : Choisissez un nom pour le cycle de vente. Il sera visible uniquement de vous, donc indiquez quelque chose qui vous permettra de le retrouver facilement ensuite. Par exemple vous pouvez écrire "Semaine 36".
2/ Commandes à partir de : La date à laquelle votre boutique commencera à accepter des commandes pour ce cycle de vente. Si vous n'êtes pas prêt à ouvrir tout de suite, indiquez des dates dans le futur, que vous pourrez changer ensuite.
3/ Commandes jusqu'au : La date à laquelle votre boutique arrêtera d'accepter des commandes pour ce cycle de vente. Si vous souhaitez laisser votre boutique ouverte en continu, indiquer une date dans un futur très lointain - attention, l'utilisation d'un cycle de vente continu vous empêchera d'utiliser la fonctionnalité d'envoi automatique des commandes aux producteurs.
4/ Ajouter commission coordinateur : Si vous souhaitez appliquer une marge ou commission sur tous les produits et tous les distributeurs figurant dans ce cycle de vente, vous pouvez choisir ici la marge souhaitée parmi les marges et commission prédéfinies (voir page Marges et commissions).
Cette section vous permet de sélectionner les produits des fournisseurs qui seront vendus durant le cycle de vente. Les producteurs visibles dans la liste déroulante sont uniquement les producteurs vous ayant autorisé à vendre leurs produits.
1/ Le bouton "Ajouter un fournisseur" vous permet de sélectionner les produits associés à ce fournisseur.
2/ La sélection des produits vous permet de cocher les produits que vous souhaitez ajouter au cycle de vente (vous pouvez aussi les sélectionner tous).
Les produits qui sont en rupture de stock s'afficheront également dans la liste. Pas d'inquiétude, ils n'apparaîtront pas dans la boutique.
3/ Les détails de livraison produits (facultatif) sont affichés dans l'email envoyé aux producteurs à la fin du cycle de vente, ou quand vous les notifiez (voir la section Notifier les producteurs). Il s'agit donc de précisions que le hub adresse au producteur concernant les conditions de livraison.
4/ Le bouton marge et commission vous permet d'appliquer une marge différenciée selon le producteur. Par exemple, le producteur de farine achemine ses produits d'assez loin et les coûts de transport sont particulièrement élevés sur ces produits. Le hub souhaite refléter ce coût de manière transparente sur les produits de ce producteur : il va pouvoir ajouter une marge spécifique pour ce producteur, qui s’additionnera aux autres marges figurant au niveau du coordinateur ou des distributeurs (étape 3). Sélectionnez le nom de l'entreprise, puis le nom de la marge comme dans l'exemple ci-dessous:
Cette marge s'appliquera à tous les produits du fournisseur. La marge sera calculée en fonction du calculateur sélectionné au moment de sa création (voir page marges et commissions).
Cette étape permet de définir les distributeurs qui vont vendre les produits du cycle de vente, et d'affiner la sélection produits selon ces distributeurs.
1/ Ajouter un distributeur Vous pouvez ici sélectionner un ou plusieurs hubs-distributeurs, dont les boutiques respectives seront ouvertes à la commande pour ce cycle de vente. Dans un modèle simple, il n'y a qu'un seul hub-distributeur. Dans un modèle plus complexe avec plusieurs distributeurs, vous avez la possibilité de sélectionner des produits différents pour chacun et de paramétrer des dates de livraison différentes.
2/ Sélectionner les produits : Cochez les cases des produits que vous souhaitez sélectionner pour le cycle de vente. Pour sélectionner tous les produits, cochez la case "Sélectionnez toutes les variantes".
3/ Tags (facultatif) : ils vous permettent de taguer le cycle de vente pour qu'il ne soit visible que par certains acheteurs (voir page Affichages relatifs aux catégories d'acheteurs (tags)).
4/ Prêt pour = date de distribution / livraison : La date à laquelle cette commande sera distribuée (ou livrée) aux acheteurs, par exemple "Distribution du 6 septembre", ou "Vendredi prochain" ou "Commande viande pour 23 juillet". Ce texte sera affiché dans l'encart bleu sur votre boutique :
5/ Modalités de retrait/livraison (facultatif) : Les indications précisées ici seront incluses dans l'e-mail de confirmation de commande envoyé au client. Elles apparaîtront juste en-dessous de la méthode de livraison. Ils seront les seuls à obtenir cette information donc vous pouvez y inclure des informations comme des adresses ou numéros de téléphone.
6/ Ajouter une commission : Une marge ou commission peut être spécifiée. Elle s'appliquera sur tous les produits proposés à la vente par ce distributeur. Se référer aux explications sur les commissions.
Cliquez sur "Sauvegarder" pour créer le cycle de vente.
Les cycles de vente sont présentés en :
1/ Nom de votre cycle de vente. Ce nom n'est visible que par vous, il n'est pas affiché au consommateur. Vous pouvez le modifier directement.
2/ Dates d'ouverture et fermeture du cycle de vente. Vous pouvez les modifier directement.
3/ Le bouton d'édition vous permet de retourner dans les étapes du cycle de vente, si vous avez d'autres modifications à faire.
4/ Le bouton dupliquer est très pratique pour cloner un cycle de vente. Par exemple, si votre cycle de vente se répète de manière périodique et régulière, vous pouvez dupliquer un cycle de vente passé afin d'aller plus vite.
5/ Le bouton supprimer vous permet de supprimer un cycle de vente. Notez que dès qu'il y a eu des visites sur la page de votre boutique au niveau de ce cycle de vente, ce bouton est désactivé et il n'est plus possible de supprimer le cycle de vente.
A noter qu'un mois après sa fermeture, un cycle de vente n’apparaît plus directement dans cette liste : il faudra cliquer sur les boutons "Montrer +30 jours" ou "Montrer +90jours" pour le faire apparaître.
La dernière étape vous permet de sélectionner les méthodes de livraison ou de paiement qui doivent s'afficher lors du parcours d'achat du cycle de vente. Par défaut, toutes vos méthodes sont sélectionnées.
Lorsque les commandes sont passées à travers un hub, les producteurs ne reçoivent pas d'email avec la commande. Seul le hub reçoit cette information. Cela permet au hub de décider du moment où les producteurs seront notifiés, afin notamment de pouvoir modifier les commandes entre temps.
Pour notifier les producteurs des commandes en cours, vous avez deux choix :
En utilisant ce bouton, tous les producteurs liés à ce cycle de vente recevront un email contenant une liste des produits commandés pour ce cycle de vente avec les instructions éventuelles de livraison si elles ont été renseignées dans le cycle de vente (produits entrants).
L'email sera envoyé automatiquement à la fin du cycle de vente (dernier jour de la prise de commandes). Cliquez sur "Paramètres avancés", puis cochez la case "Notifications automatiques", et cliquez sur "Sauvegarder" :
Le mail envoyé ressemble à ceci :
Attention, si vous avez un cycle de vente continu, vous ne pourrez pas utiliser cette fonctionnalité, puisque la fin du cycle de vente sera très lointaine..
vert lorsqu'ils sont actifs
jaune lorsqu'ils sont en attente d'ouverture (date de début de commandes pas encore passée)
gris lorsqu'ils sont fermés.
Notification immédiate : pour envoyer immédiatement un email aux producteurs, cliquez sur le bouton "Notifier les producteurs" dans la page d'édition nommée "Informations générales", du cycle de vente :
Notification automatique à la fin du cycle de vente :
