Cette page explique comment mettre en place une commande récurrente pour un acheteur donné, incluant : la sélection des produits qui devront être automatiquement commandés pour l'acheteur, le rythme de ces commandes automatiques. Mais aussi, comment mettre en pause ou supprimer une commande récurrente.
Rappel : dans la première version du module, seuls les gestionnaires de boutiques en ligne peuvent mettre en place des commandes récurrentes, l'acheteur n'a pas la main directement dessus pour générer la mise en place de la commande récurrente.
Rappel des choses à faire avant de passer aux étapes décrites ici :
Activez les commandes récurrentes dans les paramètres de l'entreprise
Vérifiez ou mettez en place les méthodes de paiement et de livraison pour l'entreprise
Contactez vos acheteurs pour connaître leurs coordonnées et préférences (option de paiement choisie, produits à commander et rythme de commande, etc.) et leur rappeler ce qu'ils doivent faire de leur côté (création d'un compte utilisateurs, enregistrement d'une carte de crédit le cas échéant, etc.)
Ajoutez vos acheteurs à votre liste d'acheteurs
Créez au moins un rythme d'abonnement
Allez dans le menu général "Commandes" puis cliquez sur le sous-menu vert Abonnements.
Cliquez ensuite sur "Nouvel abonnement" :
Acheteur : Sélectionnez un acheteur dans la liste déroulante (seuls les acheteurs présents dans votre liste d'acheteurs peuvent être sélectionnés).
Rythme d'abonnement : Sélectionnez le rythme correspondant pour l'acheteur en question.
Méthode de paiement : pour rappel seuls Stripe et le paiement manuel (espèce, chèque, virement bancaire) peuvent être utilisés pour la mise en place de commandes récurrentes.
Méthode de livraison : Sélectionnez une méthode de livraison.
Commence : Il s'agit de la date de démarrage de la commande récurrente.
Si cette date est postérieure à la date d'ouverture d'un cycle de vente en cours (non encore terminée) correspondant au rythme d'abonnement défini pour la commande récurrente, une commande sera automatiquement générée pour l'acheteur pour le cycle de vente en cours. Dans le cas contraire, la première commande automatique sera passée à l'ouverture du prochain cycle de vente correspondant au rythme d'abonnement choisi.
Termine : Après cette date la commande récurrente ne sera plus générée. Ce champ peut être laissé vide et dans ce cas la commande se générera indéfiniment (mais cela peut être modifié par la suite).
Si la date de fin de la commande récurrente de l'acheteur se situe après la date de début d'un cycle de vente et avant la date de fin de celui-ci, il n'y aura pas de génération de commande sur ce cycle de vente. La dernière commande ne sera générée que pour le dernier cycle de vente qui ferme avant la fermeture de leur commande récurrente.
Adresse : Complétez les coordonnées de votre acheteur (s'il était déjà connu de la plateforme, donc si l'acheteur a un compte et à déjà passé commande et rempli son adresse donc, les champs seront pré-remplis).
Attention : si vous mettez à jour les coordonnées d'un acheteur depuis votre liste d'acheteurs, ces modifications ne seront pas répercutées sur les commandes récurrentes paramétrées. Vous devrez donc aussi préciser ces changements ici.
Ajouter des produits : Vous pouvez ajouter des produits proposé par le distributeur à condition que ces produits soient planifiés à la vente dans un cycle de vente à venir, et que ce cycle de vente corresponde au rythme d'abonnement choisi par l'acheteur.
Vous ne pouvez pas ajouter un produit si ce dernier n'est pas proposé à la vente dans un cycle de vente futur correspondant au rythme d'abonnement de l'acheteur ! Un message d'erreur s'affichera le cas échéant.
Attention : si vous avez un cycle de vente en cours correspondant au rythme d'abonnement de la nouvelle commande récurrente saisie, dès la création de la commande récurrente, une commande va être générée et l'acheteur recevra un email de confirmation. Si vous ne souhaitez pas que la première commande automatique soit générée sur le cycle de vente en cours, assurez-vous de ne pas avoir de cycle de vente ouvert, ou mettez une date de début de commande récurrent postérieure à la fin du cycle de vente en cours.
Que se passe-t-il si le prix d'un produit figurant dans une commande récurrente change ?
Les prix des produits dans les commandes récurrentes seront mis à jour selon les prix en vigeur dans le cycle de vente correspondant au déclenchement d'une nouvelle commande automatique. L'acheteur sera donc, à chaque nouvelle commande passée automatiquement en son nom, notifié de la commande passée pour lui et des prix appliqués.
Que se pass-t-il si un produit figurant dans une commande récurrente n'est pas disponible pour un cycle de vente donné ?
Dans ce cas, l'acheteur sera alerté de l'indisponibilité de certains produits dans sa confirmation de commande.
Depuis la page Abonnements, cliquez sur le bouton "modifier" à côté de la commande que vous souhaitez modifier.
A partir de là vous pouvez modifier les produits de la commande récurrente, la méthode de livraison ou de paiement, ainsi que les dates de début et de fin.
Vous ne pouvez pas modifier le rythme d'abonnement. Pour cela vous devez recréer une commande récurrente avec un nouveau rythme et supprimer l'ancienne.
Dans la colonne "commandes", cliquez sur le numéro affiché (qui représente le nombre de commandes planifiée dans le cadre de la commande récurrente. Ce nombre correspond à tous les cycles de vente à venir correspondant au rythme d'abonnement de la commande récurrente). Vous accéderez ainsi à la liste de toutes les commandes planifiées pour les prochaines cycles de vente, et vous pourrez en modifier/annuler une en particulier.
Depuis la page Abonnements, cliquez sur la croix à côté de la commande récurrente. Cela supprimera définitivement la commande.
Si vous supprimez une commande alors qu'un cycle de vente est toujours ouvert, un message vous avertira afin de vous laisser l'option de garder la commande liée ou de la supprimer également.
Depuis la page Abonnements, cliquez sur le bouton pause à droite de la commande que vous voulez mettre en pause. Cela stoppera les commandes automatiques de cette commande récurrente jusqu'à ce que vous cliquiez sur le bouton play (qui a remplacé le bouton pause une fois que vous avez cliqué dessus).
Si vous mettez en pause une commande alors qu'un cycle de vente est toujours ouvert, un message vous avertira afin de vous laisser l'option de garder la commande liée ou de la mettre en pause également. Et inversement si vous relancez la commande récurrente alors qu'un cycle de vente est ouvert.
Une fois une commande récurrente en place pour un acheteur donné, comment cette commande est-elle traitée par le système à chaque ouverture / fermeture d'un cycle de vente ?
1) Un cycle de vente correspondant au rythme d'abonnement de la commande récurrente est ouvert :
Une commande est automatiquement générée pour tous les acheteurs qui ont une commande récurrente programmée pour ce rythme d'abonnement. Un email les notifiant qu'une nouvelle commande va être passée en leur nom leur est adressé.
Le stock des produits commandés diminue du nombre d'unités correspondant.
Un email résumant toutes les commandes passés automatiquement ainsi que celles qui on eu des problèmes (stock insuffisant par exemple) est envoyé au responsable de la boutique.
Les acheteurs peuvent modifier la commande automatique passée en leur nom jusqu'à la fin du cycle de vente si vous leur en avez laissé la possibilité dans vos paramètres de boutique.
N'oubliez pas que si vous créer une nouvelle commande récurrente pour un acheteur, et que la date de début correspond à un cycle de vente en cours, une commande automatique sera immédiatement générée pour cet acheteur.
2) Le cycle de vente ferme
Les commandes générées automatiquement sont alors confirmées et l'acheteur reçoit un email de confirmation de commande.
Si l'acheteur paye par carte de crédit (via Stripe) sa carte est alors débitée du montant final de la commande.
Le responsable de la boutique (contact saisi dans "notifications" dans le sous menu "utilisateurs" du paramétrage d'une entreprise) reçoit un email récapitulatif des commandes passées automatiquement et des éventuelles erreurs, comme par exemple des cartes qui n'ont pas pu être débitées.
Si vous proposez à vos acheteurs de passer automatiquement des commandes dans votre boutique, (soit via la commercialisation d'une formule d'abonnement, soit pour leur éviter simplement d'avoir à repasser la même commande toutes les semaines par exemple s'ils commandent leur pain de 2kg toutes les semaines), vous avez plusieurs manières de planifier vos cycles de vente futurs en lien avec l'offre que vous leur proposez :
Vous pouvez prévoir à l'avance tous les cycles de vente de la saison par exemple, en "dupliquant" un cycle de vente type, caler les dates d'ouverture / fermeture des cycles et de remise des produits correspondantes, et associer à chaque cycle les rythmes d'abonnement concernés. Attention, il ne faudra pas oublier de vérifier la disponibilité des produits avant chaque ouverture automatique d'un cycle de vente planifié !
Vous pouvez aussi créer les cycles de vente au fil de l'eau, d'une semaine sur l'autre, en associant sur chaque nouveau cycle les rythmes d'abonnement concernés.
Les commandes resteront ouvertes et seront traitées de façon normale, donc à la fermeture du cycle de vente, l'acheteur recevra une confirmation que la commande a bien été passée. Si vous souhaitez supprimer toutes les commandes automatiques associées au cycle de vente en question, vous devrez annuler chaque commande individuellement.
Oui ! Le cas échéant une commande va être passée automatiquement dans les minutes qui suivront la création de la commande récurrente. Si vous ne souhaitez pas que la commande récurrente démarre dès le cycle de vente en cours, pensez à mettre une date de début pour la commande récurrente postérieure à la fermeture du cycle de vente.
Dans ce cas, le stock ne sera pas répartis entre tous les acheteurs avec commandes automatiques pour ce produit, mais sera alloué à chaque commande automatique une par une jusqu'à ce que le stock s'épuise, et les commandes automatiques suivantes apparaîtront comme non complètement satisfaites (le produit sera manquant).
ASi vous modifiez le paramétrage de la commande récurrente alors qu'un cycle de vente sur le rythme d'abonnement correspondant est ouvert, la commande automatique déjà passée pour ce cycle de vente sera modifiée et prendra en compte les nouveaux paramètres saisis (ex: suppression d'un produit). L'email de confirmation qui sera envoyé à la fermeture du cycle de vente reflètera bien la nouvelle situation, prenant en compte les changements effectués. Si vous ne voulez pas que les changements s'appliquent à la commande automatique déjà en cours, attendez la fin du cycle de vente pour modifier le paramétrage de la commande récurrente.
Non. Si l'acheteur annule la commande ou retire le dit produit de sa commande, le stock du produit sera augmenté de la quantité correspondante, mais ne sera pas automatiquement réalloué à une autre commande automatique déjà passée. Vous pouvez cependant le faire manuellement en éditant une commande automatique spécifique selon le process décrit ici.
Activez le module en vous rendant sur les paramètres de votre profil > préférences boutique :
Abonnements (= commande récurrente) : Pour activer, sélectionnez "Activée".
Commandes des invités : Nous vous recommandons de désactiver cette option afin de ne pas risquer des doublons de commandes une fois les commandes récurrentes rendues possibles.
Modifier la commande :
Si vous permettez à l'acheteur de modifier la commande il va pouvoir à chaque nouvelle commande automatiquement passée en son nom modifier les quantités achetées et retirer des produits. Pour en ajouter, il devra faire une nouvelle commande.
Dans le cas contraire, ils devront vous contacter pour réaliser des modifications. Ils pourront cependant toujours réaliser une nouvelle commande.
Lorsque vous créez une commande récurrente pour un acheteur, il faut que vous indiquiez les méthodes de paiement et de livraison choisies, qui s'appliqueront donc automatiquement à chaque commande passée en leur nom par le système.
Il n'y a pas de restriction sur les méthodes de livraison utilisées. Pour la configuration des méthodes de livraison consultez cette page.
Vous ne pouvez utiliser que deux méthodes de paiement pour les commandes récurrentes. Consultez cette page pour la configuration générale des méthodes de paiement.
1) Méthode manuelle : Espèce, chèque ou virement bancaire (sans validation automatique sur la plateforme).
2) Stripe : Stripe est un portail de paiement par carte bancaire équivalent à Paypal (l'obligation de créer un compte pour l'acheteur en moins). Pour voir le détail de la configuration Stripe sur une boutique, cliquez ici. A chaque commande, la carte bancaire va être débitée du montant de la commande, et reflètera toute modification apportée à la commande. Rien ne sera débité si la commande récurrente a été mise en pause ou annulée.
Pour que l'acheteur soit correctement débité, il est nécessaire qu'il dispose d'un compte utilisateur sur la plateforme Open Food Network, qu'il ait enregistré une carte de crédit par défaut et donné l'autorisation à votre boutique de réaliser des prélèvements automatiques. Pour plus d'informations consultez la page Pour l'acheteur.
Également, si vous utilisez Stripe, pensez à bien nommer cette méthode de paiement dans votre interface d'administration.
Par exemple, au lieu de l'appeler "Paiement par carte bancaire", vous pouvez l'appeler "paiement automatique pour commande récurrente". Une description possible à ajouter : "Votre carte de crédit par défaut sera utilisée pour chaque commande récurrente non mise en pause ou annulée". Ce nom et la description associée à la méthode de paiement seront affichés sur l'email de confirmation reçu par l'acheteur, donc il est important que le bon niveau de détail soit inscrit pour que tout soit clair et que l'acheteur soit rassuré sur l'utilisation de sa carte bancaire.
Pour créer un abonnement pour vos acheteurs, vous allez avoir besoin de certaines informations :
Nom, numéro de téléphone et adresse e-mail : rappelons que tout acheteur souhaitant bénéficier de commandes récurrentes a l'obligation de se créer un compte sur la plateforme. Et comme précisé dans le paragraphe suivant, vous devez l'ajouter à votre liste d'acheteurs.
Adresse de facturation et de livraison : vous aurez besoin de ces informations pour mettre en place la commande récurrente.
Produits : quels produits souhaitent-ils commander de manière récurrente et automatique ?
Méthode de livraison : vous devez associer une méthode de livraison à la commande récurrente.
Méthode de paiement : vous devez associer une méthode de paiement à la commande récurrente (paiement en liquide ou chèque à réception, paiement par prélèvement automatique via Stripe). Voir point précédent pour les paiements automatiques via Stripe.
Dates : la date de début et de fin de la commande récurrente. Pour rappel, pour qu'une commande récurrente soit passée pour un acheteur sur un cycle de vente donné, la date de début de la commande récurrente peut être située avant ou après la date de début du cycle de vente, en revanche la date de fin de la commande récurrente doit obligatoirement se situer après la date de fin du cycle de vente.
Avant de mettre en place une commande récurrente pour un utilisateur, vous devez l'ajouter à votre liste d'acheteurs.
Une fois ajouté à votre liste, demandez-leur de se créer un compte sur la plateforme. Si vous planifier d'utiliser un prélèvement automatique via Stripe pour les commandes récurrentes, vous devrez aussi leur demander de sauvegarder une carte de paiement sur leur compte et de vous autoriser à prélever sur cette carte. Toutes les étapes à réaliser de leur côté sont disponibles à la page Pour l'acheteur.
Vous pouvez aussi les ajouter à votre liste une fois leur compte créé. Dans tous les cas, il est nécessaire pour l'acheteur de disposer d'un compte valide sur la plateforme, donc il doit bien avoir confirmé son adresse email. Par ailleurs, si vous utilisez Stripe en tant que méthode de paiement, il est nécessaire de les ajouter à votre liste d'acheteurs AVANT qu'ils autorisent votre boutique à réaliser des prélèvements.
Ainsi, nous recommandons le processus suivant : 1- Contactez l'acheteur pour obtenir les informations listées ci-dessus 2- Ajoutez le à votre liste d'acheteur 3- Ecrivez-lui en lui demandant de se créer un compte sur la plateforme (et si vous utilisez le prélèvement automatique par Stripe d'enregistrer une carte et vous autoriser à prélever dessus) 4- Créer ensuite seulement leur commande récurrente
S'il s'agit de votre première utilisation d'Open Food Network, nous vous conseillons de vous familiariser tout d'abord avec le concept de cycle de vente.
Une commande récurrente consiste à la passation automatique par la plateforme d'une commande prédéfinie pour un acheteur donné à chaque nouveau cycle de vente d'un distributeur donné, selon une régularité convenue entre l'acheteur et le distributeur (dite "rythme d'abonnement"). La fonctionnalité offre beaucoup de flexibilité, permettant au distributeur de proposer des "abonnements" hebdomadaires, ou bimensuels par exemple pour proposer des offres correspondant au mieux aux besoins de leurs acheteurs. Ainsi si vous disposez de plusieurs cycles de ventes simultanés, un pour les particuliers et un pour les pro, peut-être n'activerez-vous pas la possibilité de commandes récurrentes pour les professionnels. Ou alors, si vous avez des cycles de ventes hebdomadaires mais permettez la commande d'un "panier produits laitiers" hebdomadaire ou bimensuel, vous pourrez définir les semaines sur lesquels seront livrées les commandes récurrentes du rythme bimensuel (cycles des semaines paires, ou cycles des semaines impaires, par exemple).
Lorsqu'un rythme d'abonnement a été créé et associé à des commandes récurrentes, ces commandes ne seront lancées que pour les nouveaux cycles de vente reliés à ce rythme d'abonnement.
Une fois les premières étapes réalisées, vous allez voir apparaître le bouton "rythme d'abonnement" dans le menu Cycle de vente. Cliquez dessus pour créer un nouveau rythme d'abonnement :
Attention, vous devez au moins avoir un cycle de vente ouvert ou à venir pour pouvoir configurer un rythme d'abonnement.
Nom : Pensez à donner un nom logique au rythme d'abonnement. Par exemple : "hebdomadaire", "mensuel", "un jeudi sur deux"... Ce nom n'est pas visible pour les acheteurs.
Attention, si vous êtes manager sur plusieurs boutiques et que vous souhaitez utiliser la fonctionnalité de commande récurrente sur plusieurs boutiques, vous devrez créé un ou plusieurs rythme(s) d'abonnement pour chaque boutique. Pensez dans ce cas à mettre des noms clairs, car tous les rythmes vous serons proposés de façon mélangés lorsque vous mettrez en place une commande récurrente. Par exemple : hebdo-quartierZ, hebdo-quartierY, etc.
Vous pouvez déplacer les cycles de ventes en utilisant les < et > boutons.
Cliquez sur "Créer" lorsque vous avez terminé.
Pour modifier ou supprimer un rythme, cliquez sur son nom dans la colonne correspondante du tableau des cycles de vente. Cette colonne peut être être rendue visible grâce à ce menu sur la page Cycle de vente :
Vous ne pouvez pas supprimer un rythme d'abonnement si des commandes récurrentes y sont associées.
Soit vous utilisez la fonctionnalité de modification d'un rythme décrite ci-dessus, soit vous pouvez utiliser la fonction présente dans la modification d'un cycle de vente, en ajoutant ou supprimant un rythme d'abonnement :
Un même cycle de vente peut se retrouver dans plusieurs rythmes d'abonnement !
Le module abonnements est en version béta, c'est-à-dire qu'il s'agit d'une nouvelle fonctionnalité qui peut avoir encore certains défauts. N'hésitez pas à nous contacter afin de nous dire ce qui a fonctionné / pas fonctionné pour vous et ce que vous aimeriez pouvoir réaliser avec cette fonctionnalité - support@coopcircuits.fr pour la France - support@openfoodnetwork.be pour la Belgique.
Ce module vous permet de mettre en place des commandes récurrentes pour vos acheteurs. Une fois mises en place, ces commandes seront automatiquement traitées selon le rythme prévu : toutes les semaines, toutes les deux semaines, etc. Cette fonctionnalité permet aux clients de ne pas avoir à repasser manuellement une commande qu'ils font régulièrement.
En résumé :
Les acheteurs peuvent choisir d'avoir une commande régulière "automatique" pour certains produits
Vous pouvez en tant que gestionnaire mettre en pause un abonnement, ajouter / supprimer des produits ou tout simplement l'annuler
Les acheteurs peuvent autoriser votre boutique à prélever automatiquement à chaque nouvelle commande récurrente passée en leur nom le montant correspondant sur leur carte de crédit, via
La page décrit les éléments à préparer et les étapes de mise en place :
1) Activez les commandes récurrentes dans le paramétrage de votre entreprise.
2) Vérifiez que vous avez bien configuré vos et de
3) , dont leurs coordonnées, mais aussi les produits qu'ils souhaitent inclure dans leur commande récurrente et quelle méthode de paiement ils souhaitent utiliser.
4) à votre liste d'acheteurs s'ils n'ont pas encore passé commande (sinon ils y sont déjà !).
5)
6) Créez une commande récurrente pour un acheteur.
8) Comprendre comment les commandes récurrentes sont traitées.
Cette page décrit ce qui se passe pour l'acheteur qui a une commande récurrent dans une boutique, et met en exergue les points d'attention pour la boutique proposant à ses acheteurs des commandes récurrentes.
Détenir un compte sur la plateforme est obligatoire pour bénéficier de la fonctionnalité : les commandes récurrentes en mode "invité" (sans se connecter) sont donc impossibles.
Pour créer un compte en tant qu'acheteur, cliquez en haut à droite sur le bouton "se connecter" depuis la page d'accueil, selon le processus . Vous aurez juste besoin de saisir une adresse email valide et un mot de passe, un message de vérification de l'email avec un lien de confirmation sera envoyé à l'utilisateur, et une fois l'email confirmé, son compte sera créé et il pourra se connecter à la plateforme.
Les acheteurs souhaitant payer leur commande récurrente par prélèvement automatique sur leur carte bancaire ont besoin de a) enregistrer leur carte sur leur profil et b) autoriser la boutique proposant la commande récurrente à réaliser des prélèvements automatiques.
L'utilisateur accède à son compte, une fois connecté, via le bouton "profil > compte" en haut à droite.
Une fois dans son compte il peut visualiser / modifier ses cartes de crédit enregistrées.
Il est possible de sauvegarder une ou plusieurs carte de crédit dans l'onglet cartes bancaires :
Si plusieurs cartes bancaires sont enregistrées, la carte bancaire indiquée "par défaut" sera celle utilisée par Stripe pour prélever les montants des commandes automatiquement passées pour l'acheteur dans le cadre d'une commande récurrente. Si aucune carte bancaire n'est sélectionnée "par défaut", le paiement ne pourra pas avoir lieu.
N. B. : Les cartes bancaires sauvegardées ici peuvent également être sélectionnées lors d'une commande classique au moment du paiement.
Sinon il vous suffit de cocher la case pour autoriser la boutique en question à prélever automatiquement sur votre carte par défaut les montants des commandes automatiques passées dans le cadre de votre commande récurrente.
Puis que la page "" vous trouverez ensuite les éléments pour :
7) Voir comment , mettre ou une commande récurrente.
Pour comprendre comment cela se déroule pour l'acheteur, consultez.
Si vous ne voyez aucune boutique dans la section "Boutiques autorisées" (voir image ci-dessus), c'est que la boutique ne vous a pas ajouté à sa . Contactez-là pour quelle le fasse !
