L'équipe OFN reconnaît qu'il existe un grand nombre d'aspect dans la gestion d'une initiative en circuit court, l'utilisation efficace de la plateforme OFN est l'un d'entre eux ! Par conséquent, dans cette section nous visons à créer un ensemble de ressources (y compris autour du marketing est des médias sociaux) vers lesquels vous pouvez vous tourner pour obtenir des conseils.

Introduction

Vous souhaitez accorder des réductions par exemple, pour remercier les personnes bénévoles qui vous aident à gérer votre entreprise alimentaire communautaire ou encore appliquer une tarification sociale ou une remise ponctuelle ?

Vous trouverez ci-dessous un guide sur la façon de mettre en œuvre cette mesure. Le processus s'appuie sur les outils de gestion des clients disponibles grâce aux étiquettes et aux règles d'étiquetage.

Processus

Prenons le cas de réduction à appliquer aux bénévoles de votre organisation

• Demandez à vos bénévoles de vous donner l'adresse électronique liée à leur compte OFN.

• Connectez-vous au compte OFN de votre entreprise et consultez la page Clients.

• Utilisez la case "Recherche rapide" pour déterminer si la personne a déjà fait des achats chez vous.

• Si leur adresse électronique n'apparaît pas, cliquez sur + Nouveau client et ajoutez leur adresse.

• Ajoutez l'étiquette " bénévole " à la description du client.

• Allez dans Entreprises -> Paramètres, puis sélectionnez " Modes de paiement " dans le menu de gauche.

• Cliquez sur + Nouveau mode de paiement.

Nom : Remise de 5 % pour les bénévoles

Description : Merci de nous aider à gérer notre centre alimentaire local.

Affichage : Caisse et arrière-boutique

Actif : oui

Étiquettes : Ajoutez l'étiquette "bénévole" dans cet espace.

Prestataire : choisissez la méthode la plus appropriée pour votre entreprise.

Calculateur de frais : Pourcentage fixe

• Après avoir sélectionné Créer, ajoutez '-5' * au champ 'Montant' de la section 'Calculateur de frais'. (Le signe négatif correspond à une réduction).

  *-5 donne lieu à une remise de 5 % si votre entreprise n'utilise pas les frais d'entreprise.

• Rendez-vous sur la page Entreprise -> Paramètres et sélectionnez "Règles d'étiquetage" dans le menu de gauche. Configurez les règles d'étiquetage suivantes :

Par défaut : Les modes de paiement marqués " bénévole " ne sont pas visibles. Pour les clients marqués " bénévole ", les modes de paiement marqués " bénévole " sont visibles.

Bingo ! Seuls vos bénévoles pourront bénéficier d'une réduction de 5 % lorsqu'ils feront des achats chez vous.

Dans cette section, nous cherchons à montrer par une série d'exemples étape par étape comment vous pouvez combiner différentes fonctionnalités de la plateforme OFN pour gérer votre entreprise de la manière qui vous convient le mieux.

Cette liste n'est pas exhaustive et peut ne pas couvrir votre scénario spécifique. N'oubliez pas que vous pouvez toujours contacter l'équipe d'assistance de votre instance locale pour obtenir des conseils supplémentaires ou demander l'avis de vos pairs dans les forums communautaires spécifiques aux instances, les groupes Facebook d'utilisateurs, etc.

• Supprimer une entreprise

• Horaires d'achat spéciaux pour les groupes prioritaires

• Livraison gratuite ou à prix réduit pour les clients défavorisés

• Récompensez vos bénévoles

Actuellement, les utilisateurs ne peuvent pas supprimer eux-mêmes les entreprises, mais c'est une fonctionnalité qu'OFN a prévu de mettre en place.

Pour supprimer une entreprise, vous devrez contacter votre équipe d'assistance OFN locale.

Introduction

L'épidémie de COVID-19 en mars 2020 a donné lieu à une vague d'achats de panique par les consommateurs avant (ou dans les premiers jours) des "lockdowns" nationaux. Les groupes vulnérables et les travailleurs clés se sont retrouvés à court de nourriture.

Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape permettant à des clients sélectionnés (vous pouvez choisir, en tant qu'entreprise, de ne prendre en compte que les personnes âgées de plus de 80 ans ou d'inclure également les travailleurs clés) de faire leurs achats avant les autres et d'obtenir ainsi le premier choix de produits (s'ils venaient à manquer plus tard dans votre cycle de commande).

Ce processus utilise la fonction de gestion des clients qui est décrite en détail ici.

Processus

• Établissez une politique en tant qu'entreprise sur le(s) groupe(s) auquel(s) vous souhaitez offrir ce service.

• Conservez une trace du nom du client et de l'adresse e-mail liée à son compte OFN.

• Connectez-vous à votre compte OFN professionnel et visitez la page Clients.

• Utilisez la case "Recherche rapide" pour déterminer si la personne a déjà fait des achats chez vous.

• Si son adresse électronique n'apparaît pas, cliquez sur + Nouveau client et ajoutez son adresse.

• Dans la colonne Étiquettes, tapez "priorité" pour ce client.

• Visitez votre page Cycles de commande. Configurez votre prochain cycle de commande comme vous le feriez normalement : les heures d'ouverture et de fermeture étant celles que vous souhaitez offrir à tous les clients.

• Copy this order cycle.

• Change the name of the copied order cycle by adding the appendix ‘early’.

• Change the opening time to an hour/day (your choice) before that of the normal order cycle and the closing time to that of the opening time for your regular shopping.

À la page 3 du cycle de commande " anticipé ", ajoutez " priorité " dans la section étiquettes :

• Rendez-vous sur la page Enterprise -> Paramètres et sélectionnez "Règles d'étiquetage" dans le menu de gauche. Configurez les règles d'étiquetage suivantes :

Par défaut, les cycles de commande étiquetés "prioritaires" ne sont pas visibles. Pour les clients marqués 'priorité', les cycles de commande marqués 'priorité' sont visibles.

Bingo ! La devanture de votre magasin sera ouverte tôt pour une partie de vos clients seulement.

Vous pourriez aussi souhaiter : Ajouter un message à vos clients sur la page d'avis de votre boutique.

N'oubliez pas de modifier votre "message de vitrine" (disponible dans Entreprises -> Paramètres -> Préférences de la boutique) pour inviter les nouveaux clients âgés/vulnérables/travailleurs à vous contacter afin qu'ils soient prioritaires.

Un groupement permet de mettre en lien des fournisseurs (producteur·ice·s, transformateur·ice·s, etc) avec des mangeurs et mangeuses (les client·e·s/adhérent·e·s/membres). Sur CoopCircuits, il y a trois types d'"entreprise" : - une boutique simple : un producteur qui vend ses propres produits - une boutique multi-producteurs : une boutique qui vend les produits de plusieurs producteurs/fournisseurs - un profil : un producteur qui crée son catalogue produit mais n'a pas de boutique (pas de page spécifique), et qui distribue seulement à travers d'autres boutiques

Un Groupement d'Achat (GA) ou un groupement de producteurs est une "entreprise" de type "boutique multi-producteur", qui va permettre d'agréger les catalogues produits des différents fournisseurs, et de les proposer à la vente.

Chaque fournisseur dispose de sa propre "entreprise" (profil ou boutique) afin de créer et gérer son catalogue produit - il est également possible que le gestionnaire de la boutique multi-producteur le fasse pour eux (cf chapitre 3) . Chaque "entreprise fournisseur" donne la permission à la boutique multi-producteurs de vendre ses produits.

Les boutiques multi-producteurs peuvent être gérés par une ou plusieurs personnes (parfois ce sont les producteurs eux-mêmes), et une commission peut être affectée pour la gestion de la boutique multi-producteurs.

Nous allons vous guider pas à pas pour la mise en place de la boutique multi-producteurs.

1. Créez votre boutique multi-producteurs

• Il faut d'abord créer un compte. Rendez-vous sur cette page et entrez votre email et mot de passe. (si vous avez déjà un compte, cliquez sur l'onglet "Se connecter")

• Dans votre client de messagerie, ouvrez l’e-mail de CoopCircuits et cliquez sur le lien d'activation de votre compte

• Connectez-vous et suivez les étapes d'inscription :

• A la fin de l'inscription, choisissez "Boutique multi-producteurs" (c'est l'un des trois types d'entreprises sur CoopCircuits, plus de détails ici)

• Bien joué, votre GA dispose désormais de sa boutique sur CoopCircuits ! 🎉🥂

• Pour voir votre boutique comme un·e client·e, allez dans l'onglet Entreprises > Paramètres, et cliquez sur l'url de la boutique

Votre boutique devrait ressembler à ceci...

L'onglet "Boutique" est pour l'instant vide, car il faut la configurer pour ouvrir un cycle de vente et faire apparaître les produits. C'est ce que nous allons voir aux étapes suivantes.

Pendant toutes ces étapes de configuration, nous vous recommandons de rendre votre boutique "invisible". Pour cela, cochez l'option "Invisible" dans Entreprises > Paramètres > Informations de base et cliquez sur "Mettre à jour".

2. Définissez les méthodes de paiement et de livraison

Avant de pouvoir ouvrir des ventes, il vous faut

3. Connectez-vous à vos fournisseurs

Vos fournisseurs - producteurs, transformateurs, etc.- doivent d'abord avoir créé une entreprise sur CoopCircuits et entré leur catalogue produits.

Vous devez ensuite leur demander de vous donner la permission de vendre leurs produits.

Une fois que vos fournisseurs vous auront donné les permissions, elles apparaîtront dans votre onglet Entreprises > Permissions.

4. Créez votre premier cycle de vente

Vous pouvez suivre les étapes présentées ici.

• Coordinateur : choisissez votre GA

• Distributeur (étape 3) : choisissez votre GA

• Pensez à cliquer sur "Paramétrages avancés" > Notifications automatiques, si vous souhaitez que les producteurs reçoivent automatiquement un mail avec le récapitulatif de commandes à la fin du cycle de vente. Voici à quoi ce mail ressemble :

• Commissions : Si vous souhaitez appliquer une commission globale sur tous les produits vendus (par exemple, une commission de 10% pour les frais de gestion du GA), il vous faudra d'abord la définir, puis l'appliquer au niveau de l'étape 3 du cycle de vente. Si vous souhaitez appliquer des commissions différentes selon les producteurs, ajoutez-les plutôt à l'étape 2. Notez qu'il n'est pour l'instant pas possible d'appliquer une commission par produit. Il est par contre possible d'ajouter plusieurs commissions.

• Répéter un cycle de vente : La fonctionnalité de pouvoir répéter un même cycle de vente de manière automatique est en cours d'étude. N'hésitez-pas à nous écrire si vous avez aussi ce besoin (ou d'autres propositions d'améliorations), cela permettra d'appuyer la demande. Pour l'heure, nous vous conseillons de dupliquer un cycle de vente pour gagner du temps.

Rendez-vous sur la page de votre boutique pour vous assurer que le cycle de vente est bien ouvert (cliquez sur l'url comme vu dans le 1). (Si certains produits n'apparaissent pas dans la boutique, c'est probablement que leur stock est à zéro, ou qu'ils n'ont pas été sélectionnés dans l'étape 2 ou 3 du cycle de vente !)

5. Paramétrez votre boutique

Dans Entreprises > Paramètres > Préférences boutiques, vous avez plusieurs fonctions qui peuvent vous être utiles :

• Ajouter des messages d'accueil quand les ventes sont ouvertes ou fermées (dans ce dernier cas, vous pouvez par exemple inviter les utilisateurs à s'abonner à votre newsletter)

• Obliger les utilisateurs à créer un compte pour commander sur votre boutique. Cela vous permettra d'avoir leurs informations (adresse, etc) et de pouvoir ensuite éventuellement restreindre les achats à ces acheteurs-là

• Organiser l'affichage des produits "par producteur" plutôt que "par ordre alphabétique"

• Vous pouvez choisir de limiter l'accès à vos ventes à la liste d'acheteurs présents dans votre onglet "Acheteurs"

Vous trouverez les explications ici.

6. Testez une première commande

• Ajoutez un ou plusieurs produits au panier, entrez les informations clients, et vérifiez que vous retrouvez bien vos méthodes de livraison et méthodes de paiement, comme par exemple ici :

• Cliquez sur "Passer la commande".

• Dans votre espace administration, dans l'onglet "Commandes", vérifiez que la commande apparaît bien; pour en voir le détail, cliquez sur le numéro de commande.

• Pensez bien à annuler la commande en cliquant sur le bouton "Actions" > Annuler la commande

• Vous pouvez également consulter l'onglet "Rapports", qui propose des rapports utiles, notamment pour préparer les commandes.

Tadaaaaam !

Et voilà, votre boutique est en place et prête à vendre. Pour toute question, dans un premier temps nous vous recommandons de chercher des réponses dans le guide d'utilisation - la fonction recherche (en haut à droite) est très pratique ;)

Si vous ne trouvez pas réponse à vos questions, n'hésitez-pas à nous solliciter par mail :)

Bonnes ventes !

Bonus Groupement d'Achat : Réserver la boutique aux adhérents

Si vous souhaitez que votre boutique soit uniquement visible par les membres de votre groupement, vous pouvez la rendre "privée". Cela demande cependant de rentrer manuellement les emails de vos acheteurs dans l'onglet "Acheteurs", ce qui peut être long si vous avez beaucoup de membres. Dans ce cas, nous vous conseillons de rendre plutôt la boutique "invisible" pendant une ou deux sessions de vente, et de ne partager l'url qu'à vos contacts : leurs emails vont s'ajouter automatiquement à la liste "Acheteurs" lors des premières commandes. Vous pourrez ensuite rebasculer votre boutique en mode "visible" et la rendre privée.

Introduction

Les clients âgés ou fragilisés peuvent avoir plus de difficultés à atteindre votre centre ou votre point de collecte. S'il ne vous est pas nécessairement possible de livrer des marchandises à la porte de chaque client (en raison du coût, du temps et des distances à parcourir), vous pouvez peut-être aider un petit nombre de clients locaux "prioritaires".

Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape pour permettre à certains clients de bénéficier d'une livraison gratuite (ou à prix réduit).

Ce processus utilise la fonction de gestion des clients qui est décrite en détail ici.

Avant de commencer

• Quel est le nombre maximum de créneaux de livraison que vous pouvez offrir gratuitement ou à tarif réduit ?

• Dans quelles zones envisageriez-vous de livrer gratuitement ou à un tarif réduit ?

• Par exemple, limitez la zone à un code postal/une rue/un quartier spécifique ou peut-être aux rues de votre domicile.

• Soyez réaliste quant au nombre de livraisons que vous pouvez effectuer et au coût en essence/temps pour les effectuer.

Processus

• Notez le nom du client et l'adresse électronique liée à son compte OFN.

• Connectez-vous au compte OFN de votre entreprise et visitez la page Clients.

• Utilisez la case "Recherche rapide" pour déterminer si la personne a déjà fait des achats chez vous.

• Si son adresse électronique n'apparaît pas, cliquez sur + Nouveau client et ajoutez son adresse.

• Ajoutez l'étiquette "livraison_gratuite" à l'entrée du client.

• Visitez Entreprises -> Paramètres -> Méthodes d'expédition et cliquez sur +Nouvelle méthode d'expédition.

Nom : Livraison locale gratuite à domicile pour les clients âgés et vulnérables.

Description : Livraison locale gratuite à votre domicile.

Affichage : Caisse et Administration

Catégorie : Livraison

Etiquettes : Ajoutez l'étiquette 'livraison_gratuite' dans cet espace.

Calculateur de frais : Montant = 0.00

Catégories : Par défaut Zones : FR_TVA

• Rendez-vous sur la page Enterprise -> Paramètres et sélectionnez "Règles pour les étiquettes" dans le menu de gauche. Configurez les règles d'étiquetage suivantes :

Par défaut : Les modes d'expédition marqués " livraison gratuite " ne sont pas visibles. Pour les clients marqués " livraison gratuite ", les méthodes d'expédition marquées " livraison gratuite " sont visibles.

Bingo ! Un client qui s'est inscrit chez vous en tant que personne âgée et qui habite à proximité aura ces options à la caisse :

Tous les autres ne pourront voir que vos méthodes d'expédition standard :

Vous pourriez aussi souhaiter : Ajouter un message à vos clients sur la page d'avis de votre boutique.

N'oubliez pas de modifier votre "message de vitrine" (disponible dans Entreprises -> Paramètres -> Préférences de la boutique) pour inviter les nouveaux clients âgés/vulnérables/travailleurs à vous contacter afin qu'ils soient prioritaires.