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Groupements d'achat : premiers pas

Un groupement d'achat permet de mettre en lien des fournisseurs (producteur·ice·s, transformateur·ice·s, etc) avec des mangeurs et mangeuses (les adhérents/membres/client·e·s du GA). Sur CoopCircuits, il y a trois types d'"entreprise" : - une boutique simple : un producteur qui vend ses propres produits - une boutique multi-producteurs : une boutique qui vend les produits de plusieurs producteurs/fournisseurs - un profil : un producteur qui crée son catalogue produit mais n'a pas de boutique (pas de page spécifique), et qui distribue seulement à travers d'autres boutiques
Le Groupement d'Achat (GA) est une "entreprise" de type "boutique multi-producteur", qui va permettre d'agréger les catalogues produits des différents fournisseurs, et de les proposer à la vente.
Les fournisseurs créent eux-mêmes leur propre "entreprise" afin de créer leur catalogue produit - vous pouvez aussi le faire pour eux, cf chapitre 3) . Ils donnent ensuite la permission au Groupement d'Achat de vendre leur produits.
Nous allons vous guider pas à pas pour la mise en place du GA.
Les fournisseurs vous autorisent à vendre leurs produits. En tant que GA, vous êtes "distributeur" de ces produits, que vous proposez aux mangeurs à travers votre boutique multi-producteurs.

1. Créez votre boutique multi-producteurs

  • Il faut d'abord créer un compte. Rendez-vous sur cette page et entrez votre email et mot de passe. (si vous avez déjà un compte, cliquez sur l'onglet "Se connecter")
  • Dans votre client de messagerie, ouvrez l’e-mail de CoopCircuits et cliquez sur le lien d'activation de votre compte
  • Connectez-vous et suivez les étapes d'inscription :
  • A la fin de l'inscription, choisissez "Boutique multi-producteurs" (c'est l'un des trois types d'entreprises sur CoopCircuits, plus de détails ici)
  • Bien joué, votre GA dispose désormais de sa boutique sur CoopCircuits ! 🎉🥂
  • Pour voir votre boutique comme un·e client·e, allez dans l'onglet Entreprises > Paramètres, et cliquez sur l'url de la boutique
Votre boutique devrait ressembler à ceci...
L'onglet "Boutique" est pour l'instant vide, car il faut la configurer pour ouvrir un cycle de vente et faire apparaître les produits. C'est ce que nous allons voir aux étapes suivantes.
Pendant toutes ces étapes de configuration, nous vous recommandons de rendre votre boutique "invisible". Pour cela, cochez l'option "Invisible" dans Entreprises > Paramètres > Informations de base et cliquez sur "Mettre à jour".

2. Définissez les méthodes de paiement et de livraison

Avant de pouvoir ouvrir des ventes, il vous faut
👍
définir au moins une méthode de paiement : suivez ce guide
👍
définir au moins une méthode de livraison : suivez ce guide

3. Connectez-vous à vos fournisseurs

Vos fournisseurs - producteurs, transformateurs, etc.- doivent d'abord avoir créé une entreprise sur CoopCircuits et entré leur catalogue produits.
Si besoin, vous pouvez le faire pour eux ! Depuis votre espace administration, dans l'onglet Entreprises, cliquez sur "Nouvelle entreprise". Choisissez le type "Profil". Dans l'onglet "Produits", vous pouvez renseigner leurs produits. Notez qu'il est possible d'importer des tableurs de produits pour gagner du temps. Nous pouvons aussi vous y aider, n'hésitez-pas à nous écrire par mail 😉
Vous serez "Gestionnaire principal" de cette entreprise (dans Entreprises > Paramètres > Gestionnaires, vous verrez votre adresse mail dans "Gestionnaire principal"). Si vous souhaitez ensuite mettre les producteur·ice·s en co-gestionnaire, ou carrément en gestionnaire principal, il faudra ajouter leur adresse dans "Gestionnaires" (suivez ce guide).
Vous devez ensuite leur demander de vous donner la permission de vendre leurs produits.
Une fois que vos fournisseurs vous auront donné les permissions, elles apparaîtront dans votre onglet Entreprises > Permissions.
Si vous souhaitez trouver de nouveaux fournisseurs, vous pouvez consulter la carte de CoopCircuits et contacter les producteurs qui vous intéressent.

4. Créez votre premier cycle de vente

Vous pouvez suivre les étapes présentées ici.
  • Coordinateur : choisissez votre GA
  • Distributeur (étape 3) : choisissez votre GA
  • Pensez à cliquer sur "Paramétrages avancés" > Notifications automatiques, si vous souhaitez que les producteurs reçoivent automatiquement un mail avec le récapitulatif de commandes à la fin du cycle de vente. Voici à quoi ce mail ressemble :
  • Commissions : Si vous souhaitez appliquer une commission globale sur tous les produits vendus (par exemple, une commission de 10% pour les frais de gestion du GA), il vous faudra d'abord la définir, puis l'appliquer au niveau de l'étape 3 du cycle de vente. Si vous souhaitez appliquer des commissions différentes selon les producteurs, ajoutez-les plutôt à l'étape 2. Notez qu'il n'est pour l'instant pas possible d'appliquer une commission par produit. Il est par contre possible d'ajouter plusieurs commissions.
  • Répéter un cycle de vente : La fonctionnalité de pouvoir répéter un même cycle de vente de manière automatique est en cours d'étude. N'hésitez-pas à nous écrire si vous avez aussi ce besoin (ou d'autres propositions d'améliorations), cela permettra d'appuyer la demande. Pour l'heure, nous vous conseillons de dupliquer un cycle de vente pour gagner du temps.
Rendez-vous sur la page de votre boutique pour vous assurer que le cycle de vente est bien ouvert (cliquez sur l'url comme vu dans le 1). (Si certains produits n'apparaissent pas dans la boutique, c'est probablement que leur stock est à zéro, ou qu'ils n'ont pas été sélectionnés dans l'étape 2 ou 3 du cycle de vente !)

5. Paramétrez votre boutique

Dans Entreprises > Paramètres > Préférences boutiques, vous avez plusieurs fonctions qui peuvent vous être utiles :
  • Ajouter des messages d'accueil quand les ventes sont ouvertes ou fermées (dans ce dernier cas, vous pouvez par exemple inviter les utilisateurs à s'abonner à votre newsletter)
  • Obliger les utilisateurs à créer un compte pour commander sur votre boutique. Cela vous permettra d'avoir leurs informations (adresse, etc) et de pouvoir ensuite éventuellement restreindre les achats à ces acheteurs-là
  • Organiser l'affichage des produits "par producteur" plutôt que "par ordre alphabétique"
  • Vous pouvez choisir de limiter l'accès à vos ventes à la liste d'acheteurs présents dans votre onglet "Acheteurs"
Vous trouverez les explications ici.

6. Testez une première commande

  • Ajoutez un ou plusieurs produits au panier, entrez les informations clients, et vérifiez que vous retrouvez bien vos méthodes de livraison et méthodes de paiement, comme par exemple ici :
  • Cliquez sur "Passer la commande".
  • Dans votre espace administration, dans l'onglet "Commandes", vérifiez que la commande apparaît bien; pour en voir le détail, cliquez sur le numéro de commande.
  • Pensez bien à annuler la commande en cliquant sur le bouton "Actions" > Annuler la commande
  • Vous pouvez également consulter l'onglet "Rapports", qui propose des rapports utiles, notamment pour préparer les commandes.
Du côté des fournisseurs, les commandes passées à travers une boutique multi-producteurs n'apparaissent que dans les rapports (et pas dans l'onglet "Commandes"). Pour cette raison, il est important de bien les notifier par email à la fin du cycle de vente (dans un cycle de vente, cliquer sur "Notifier les producteurs" ou cochez Paramètres avancés > Notifications automatiques). Une demande de développement est déjà déposée pour que les fournisseurs aient également accès aux commandes dans l'onglet "Commandes".

Tadaaaaam !

Et voilà, votre boutique est en place et prête à vendre. Vous pouvez : la laisser cachée et ne partager l'url qu'à vos contacts, ou rebasculer en mode "visible" et restreindre l'accès aux ventes à votre liste de membres (voir ces différentes modalités ici). Ou la laisser visible et ouverte à tous·te·s, si tel est votre souhait.
Pour toute question, dans un premier temps nous vous recommandons de chercher des réponses dans le guide d'utilisation - la fonction recherche (en haut à droite) est très pratique ;)
Si vous ne trouvez pas réponse à vos questions, n'hésitez-pas à nous solliciter par mail :)
Bonnes ventes !